Η σωστή μορφοποίηση είναι ιδιαίτερα σημαντική εάν στέλνετε ένα αντίγραφο αντίγραφου στον παραλήπτη και όχι σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - το γράμμα πρέπει να ταιριάζει σωστά στη σελίδα και να δείχνει καλά.
Η ακόλουθη μορφή επιστολής δειγμάτων περιλαμβάνει τις πληροφορίες που πρέπει να συμπεριλάβετε κατά τη σύνταξη μιας επιστολής μαζί με συμβουλές σχετικά με την κατάλληλη γραμματοσειρά, χαιρετισμό, απόσταση, κλείσιμο και υπογραφή για επαγγελματική αλληλογραφία.
Μορφή επιστολής δείγματος
Στοιχεία επικοινωνίας (Τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Αν γράφετε σε επιστολόχαρτο που περιλαμβάνει τα στοιχεία επαφής σας, δεν χρειάζεται να το συμπεριλάβετε στην αρχή της επιστολής.)
Το όνομα σου
Η διεύθυνση σου
Η πόλη, η πολιτεία, ο ταχυδρομικός σας κώδικας
Τον αριθμό του τηλεφώνου σας
Η ηλεκτρονική σου διεύθυνση
Ημερομηνία
Στοιχεία επικοινωνίας (Το άτομο ή η εταιρεία στην οποία γράφεστε)
Ονομα
Τίτλος
Εταιρία
Διεύθυνση
Πόλη, κράτος, ταχυδρομικός κώδικας
Χαιρετισμός ( παραδείγματα χαιρετισμού )
Αγαπητέ κ. / Μ. Επώνυμο: (Χρησιμοποιήστε έναν επίσημο χαιρετισμό, όχι ένα πρωτότυπο, εκτός αν γνωρίζετε το άτομο εξαιρετικά καλά.) Εάν δεν γνωρίζετε το φύλο του ατόμου, μπορείτε να γράψετε το πλήρες όνομά του, για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε "Αγαπητέ Pat Crody" αντί για "Αγαπητέ κ. Crody" ή "Αγαπητέ κ. Crody." Σημειώστε ότι το όνομα του ατόμου ακολουθείται πάντοτε από ένα τετράγωνο (:) σε επαγγελματική επιστολή και όχι από κόμμα.Αν δεν γνωρίζετε το όνομα του παραλήπτη, εξακολουθεί να είναι κοινή (και ασφαλής) να χρησιμοποιήσει το παλιομοδίτικο "Σε ποιον μπορεί να ανησυχεί:").
Σώμα της επιστολής
Η πρώτη παράγραφος της επιστολής σας θα πρέπει να παρέχει μια εισαγωγή για το λόγο που γράφετε έτσι ώστε ο σκοπός σας να είναι προφανής από την αρχή.
Στη συνέχεια, στις παρακάτω παραγράφους, παρέχετε περισσότερες πληροφορίες και συγκεκριμένες λεπτομέρειες σχετικά με το αίτημά σας ή τις πληροφορίες που παρέχετε.
Η τελευταία παράγραφο της επιστολής σας θα πρέπει να επαναλάβει το λόγο που γράφετε και να ευχαριστήσω τον αναγνώστη για την εξέταση του αιτήματός σας.
Αν χρειαστεί, θα πρέπει επίσης να ζητήσετε ευγενικά γραπτή απάντηση ή την ευκαιρία να οργανώσετε μια συνάντηση για να συζητήσετε περαιτέρω το αίτημά σας.
Κλείσιμο
Με εξαιρετική σημασία, ( Παραδείγματα κλεισίματος )
Υπογραφή
Χειρόγραφη υπογραφή (για ένα γράμμα σε έντυπη μορφή - χρησιμοποιήστε μπλε ή μαύρο μελάνι για να υπογράψετε το γράμμα)
Υπογεγραμμένη υπογραφή
Εάν στέλνετε μια επιστολή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να συμπεριλάβετε και να μορφοποιήσετε την υπογραφή σας .
Συμβουλές για τη μορφοποίηση της επιστολής σας
- Όταν γράφετε ένα γράμμα, η επιστολή σας πρέπει να είναι απλή και εστιασμένη, έτσι ώστε ο σκοπός της επιστολής σας να είναι σαφής.
- Απλώστε το γράμμα σας και αφήστε ένα διάστημα μεταξύ κάθε παραγράφου . Αριστερά δικαιολογεί την επιστολή σας.
- Χρησιμοποιήστε μια απλή γραμματοσειρά όπως Arial, Times New Roman, Courier New ή Verdana. Το μέγεθος της γραμματοσειράς πρέπει να είναι 10 ή 12 μονάδες.
- Αφήστε μια κενή γραμμή μετά το χαιρετισμό και πριν το κλείσιμο.
- Τα επιχειρησιακά γράμματα θα πρέπει πάντα να τυπώνονται σε χαρτί λευκού χαρτιού και όχι σε έγχρωμο χαρτί ή σε προσωπικά ακίνητα.
Ελέγξτε για τη μορφοποίηση σφαλμάτων και τύπων
Μόλις έχετε γράψει την επιχειρησιακή σας επιστολή, επαληθεύστε την (χρησιμοποιώντας ορθογραφικό έλεγχο) στην οθόνη. Στη συνέχεια, εκτυπώστε το και διαβάστε το για τουλάχιστον μία φορά, ελέγχοντας τυχόν σφάλματα ή τυπογραφικά λάθη. (Είναι συχνά πιο εύκολο να εντοπίσετε σφάλματα σε ένα αντίγραφο.)
Φροντίστε επίσης για σφάλματα μορφοποίησης, όπως δύο παράγραφοι που δεν έχουν κενό μεταξύ τους ή γραμμές που είναι χαραγμένες.
Στη συνέχεια, προτού τοποθετήσετε την επιστολή σας σε φάκελο, μην ξεχάσετε να υπογράψετε επάνω από το πληκτρολόγημά σας, χρησιμοποιώντας μπλε ή μαύρο μελάνι.
Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Word ή άλλο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου για να γράψετε την επιστολή σας, υπάρχουν διαθέσιμα πρότυπα που μπορούν να σας βοηθήσουν να διαμορφώσετε σωστά την επιστολή σας. Ακολουθούν περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα δωρεάν πρότυπα επιστολών Microsoft Word .
Περισσότερες πληροφορίες γραπτής γραφής
Γνωρίζοντας πώς να γράψετε επιχειρηματικές επιστολές είναι μια βασική δεξιότητα, έτσι εδώ είναι αρκετά περισσότερα άρθρα για σας:
Ξεκινήστε με τα βασικά στοιχεία σχετικά με τον τρόπο σύνταξης μιας επιχειρηματικής επιστολής χρησιμοποιώντας μια γενική μορφή και αναθεωρήστε διάφορα πρότυπα επιχειρηματικών επιστολών. Επιπλέον, μπορείτε να δείτε αυτά τα παραδείγματα επιχειρηματικών επιστολών που σχετίζονται με την απασχόληση. Ελέγξτε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τη μορφοποίηση και ρίξτε μια ματιά σε ένα άλλο παράδειγμα του τρόπου μορφοποίησης μιας επιχειρησιακής επιστολής .
Εάν θέλετε να μάθετε εξετάζοντας παραδείγματα, υπάρχουν πολλά είδη επιχειρηματικών επιστολών για να διαλέξετε, όπως συνοδευτικές επιστολές, συνεντεύξεις ευχαριστώ γράμματα, επιστολές παρακολούθησης, αποδοχή εργασίας και επιστολές απόρριψης, επιστολές παραίτησης και επιστολές εκτίμησης.
Θα βρείτε όλα αυτά και περισσότερα δείγματα επιστολών που σχετίζονται με τις επιχειρήσεις και την απασχόληση σε αυτή την αναθεώρηση των δειγμάτων επιστολών .
Δεν εκτυπώνονται όλα τα επιχειρηματικά γράμματα και αποστέλλονται ταχυδρομικά, οπότε είναι σημαντικό να αναθεωρήσετε αυτές τις οδηγίες για επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και γραπτές επιστολές .