Αν σας ζητηθεί να γράψετε μια επιστολή αναφοράς, να έχετε υπόψη ότι ο στόχος σας είναι να αποδείξετε ότι το άτομο είναι ισχυρό υποψήφιο για την εργασία.
Απλά εκφράζοντας το θαυμασμό σας δεν θα είναι αρκετό. η επιστολή πρέπει να επικεντρώνεται σε συγκεκριμένα παραδείγματα που δείχνουν ότι ο εργαζόμενος είναι υψηλόβαθμος. Η επιστολή πρέπει επίσης να έχει επαγγελματική εμφάνιση, να είναι γραμμένη σε επιχειρηματική μορφή και να εκδίδεται καλά.
Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τον τρόπο σύνταξης μιας επιστολής αναφοράς για την απασχόληση, ανατρέξτε στις συμβουλές και στο επιστολότυπο αναφοράς παρακάτω.
Συμβουλές για τη σύνταξη μιας επιστολής αναφοράς
- Σκεφτείτε προσεκτικά πριν λέτε ναι. Να λέτε "ναι" μόνο να γράψετε μια επιστολή αναφοράς εάν μπορείτε να γράψετε μια θετική επιστολή για το άτομο. Εάν δεν γνωρίζετε καλά το άτομο ή δεν νομίζετε ότι μπορείτε να συστήσετε σίγουρα το άτομο για τη δουλειά, θα πρέπει να πείτε όχι . Θυμηθείτε ότι ποτέ δεν έχετε καμία υποχρέωση να δώσετε μια επιστολή αναφοράς και ότι έχετε επιλογές για να το πράξετε με διακριτικότητα. Μπορείτε να πείτε, για παράδειγμα, ότι δεν είστε επαρκώς εξοικειωμένοι με το έργο του ατόμου για να δώσετε μια αναφορά ή αναφέρετε την πολιτική του εργοδότη σχετικά με την μη παροχή αναφορών . (Εάν, στην πραγματικότητα, υπάρχει κάποιος. Μην ψέματα, ή θα διατρέξετε τον κίνδυνο να παγιδευτείτε και να στενοχωρήσετε μπροστά από τον συνάδελφό σας.)
- Χρησιμοποιήστε τη μορφή επιστολών επιχειρήσεων. Ακολουθήστε τη μορφή επιστολής επιχείρησης για την επιστολή σας. Συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας, την ημερομηνία και τα στοιχεία επικοινωνίας του εργοδότη. Αντιμετωπίστε τη δουλειά στον εργοδότη ή, αν δεν ξέρετε σε ποιόν να απευθυνθείτε στην επιστολή , μπορείτε να πείτε "σε ποιον μπορεί να αφορά" ή απλά να ξεκινήσετε με την πρώτη παράγραφο.
- Εστίαση στην περιγραφή εργασίας. Ζητήστε ένα αντίγραφο της περιγραφής εργασίας από το άτομο που συστήνετε. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να εστιάσετε στις συγκεκριμένες απαιτήσεις της θέσης. Προσπαθήστε να συμπεριλάβετε λέξεις-κλειδιά από την περιγραφή της εργασίας στην επιστολή σας. Ακόμα κι αν γράφετε μια πιο γενική σύσταση, μπορείτε ακόμα να ρωτήσετε τον εργαζόμενο για τους τύπους θέσεων εργασίας που θα υποβάλουν αίτηση.
- Συμπεριλάβετε συγκεκριμένα παραδείγματα. Στη συνοδευτική επιστολή, παρέχετε συγκεκριμένα παραδείγματα των περιόδων κατά τις οποίες ο εργαζόμενος παρουσίασε διάφορα χαρακτηριστικά ή δεξιότητες που απαιτούνται για την εργασία. Εάν είναι δυνατόν, χρησιμοποιήστε τους αριθμούς για να ποσοτικοποιήσετε τις επιτυχίες τους . Για παράδειγμα, μπορείτε να εξηγήσετε πόσα χρήματα το άτομο έκανε για την επιχείρησή σας ή πόσους πελάτες το άτομο αλληλεπίδρασε σε καθημερινή βάση.
- Παραμείνετε θετικοί. Δηλώστε ότι νομίζετε ότι αυτό το άτομο είναι ισχυρός υποψήφιος. Θα μπορούσατε να πείτε κάτι σαν "Προτείνω αυτό το άτομο χωρίς επιφύλαξη", ή "Θα ήθελα να προσλάβω αυτό το άτομο ξανά αν μπορούσα." Θυμηθείτε, θέλετε να βοηθήσετε αυτόν τον υποψήφιο να ξεχωρίζει.
- Μοιραστείτε τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Παρέχετε έναν τρόπο για τον εργοδότη να επικοινωνήσει μαζί σας αν έχετε περισσότερες ερωτήσεις. Συμπεριλάβετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τον αριθμό τηλεφώνου ή και τα δύο στην επιστολή.
- Ακολουθήστε τις οδηγίες υποβολής. Ρωτήστε τον υπάλληλο πώς να υποβάλετε την επιστολή. Βεβαιωθείτε ότι ακολουθείτε οποιεσδήποτε απαιτήσεις, ειδικά σχετικά με το πού θα αποσταλεί και πότε, καθώς και τη μορφή (για παράδειγμα, PDF, φυσική επιστολή κ.λπ.)
Πώς να χρησιμοποιήσετε ένα παράδειγμα επιστολής αναφοράς
Είναι μια καλή ιδέα να αναθεωρήσετε τα συστατικά επιστολικά δείγματα και τα πρότυπα επιστολών διεύθυνσης πριν γράψετε την επιστολή σας. Τα παραδείγματα μπορούν να σας βοηθήσουν να δείτε τι είδους περιεχόμενο θα πρέπει να συμπεριλάβετε στο έγγραφό σας, ενώ τα πρότυπα μπορούν να σας βοηθήσουν να αποκτήσετε μια αίσθηση της καλύτερης διάταξης και ποιες ενότητες θα χρησιμοποιήσετε (όπως εισαγωγές και παραγράφους σώματος).
Κατά τη μορφοποίηση της επιστολής συστάσεών σας , χρησιμοποιήστε έναν ενιαίο τύπο με ένα διάστημα μεταξύ κάθε παραγράφου. Ευθυγραμμίστε το κείμενό σας προς τα αριστερά και χρησιμοποιήστε περιθώρια 1 ίντσας παντού. Επιλέξτε μια παραδοσιακή γραμματοσειρά όπως Times New Roman ή Arial. Πυροβολήστε για τουλάχιστον μια σελίδα σε μήκος. εάν η επιστολή σας είναι πολύ σύντομη, θα φανεί ότι δεν γνωρίζετε αρκετά για τον υποψήφιο για να κάνετε μια σύσταση.
Ενώ τα παραδείγματα, τα πρότυπα και οι οδηγίες είναι ένα καλό σημείο εκκίνησης για την επιστολή σας, πρέπει πάντα να προσαρμόσετε ένα γράμμα παράδειγμα για να ταιριάζει στο ιστορικό εργασίας του υποψηφίου και στη δουλειά για την οποία υποβάλλει αίτηση.
Γράμμα αναφοράς για παράδειγμα απασχόλησης
Προς κάθε ενδιαφερόμενο:
Θα ήθελα να συστήσω τον Sharon Doe ως υποψήφιο για μια θέση με τον οργανισμό σας. Στη θέση της ως Βοηθός Προσωπικού, ο Sharon εργάστηκε στο γραφείο μας από το 20XX-20XX. Η Sharon έκανε μια εξαιρετική δουλειά σε αυτή τη θέση και ήταν ένα πλεονέκτημα για την οργάνωσή μας κατά τη διάρκεια της θητείας της στο γραφείο. Έχει εξαιρετικές γραπτές και προφορικές επικοινωνιακές δεξιότητες, είναι εξαιρετικά οργανωμένη, μπορεί να εργαστεί ανεξάρτητα και είναι σε θέση να ακολουθήσει για να εξασφαλίσει ότι η δουλειά γίνεται.
Κατά τη διάρκεια της θητείας της στην εταιρεία μας, ο Sharon ήταν υπεύθυνος για την επίβλεψη των βοηθών των γραφείων του τμήματος. Αυτοί οι βοηθοί, υπό τη διεύθυνση του Sharon, ήταν υπεύθυνοι για πολλές από τις βασικές διοικητικές και γραφειοκρατικές λειτουργίες του γραφείου.
Ο Sharon είχε προγραμματιστεί και διαχειριστεί αποτελεσματικά αρκετούς βοηθούς για να διατηρήσει αποτελεσματικές λειτουργίες γραφείου.
Έχει αναπτύξει ένα εκπαιδευτικό πρόγραμμα για αυτούς τους βοηθούς που τους οδήγησε να γίνουν πολύ έμπειροι στις επιχειρήσεις γραφείων κατά το ήμισυ του χρόνου τους.
Η Sharon ήταν πάντα πρόθυμη να προσφέρει την βοήθειά της και είχε μια εξαιρετική σχέση με τους πολλούς εκπροσώπους που υπηρετούσε το γραφείο μας, συμπεριλαμβανομένων των πελατών, των εργοδοτών και άλλων επαγγελματικών οργανώσεων. Η ικανότητά της να επικοινωνεί αποτελεσματικά με όλους αυτούς τους ανθρώπους μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μέσω τηλεφώνου και αυτοπροσώπως, την έφερε στο γραφείο της.
Προσθέτει αξία σε οποιαδήποτε εταιρεία και την συστήνω για κάθε προσπάθεια που επιλέγει να ακολουθήσει. Παρακαλώ ενημερώστε μας αν έχετε οποιεσδήποτε άλλες ερωτήσεις.
Ειλικρινά δικός σου,
Υπογραφή ( επιστολόχαρτο )
Τζέιν Σμιθ
Διαβάστε περισσότερα: Πώς να γράψετε μια επιστολή αναφοράς Περισσότερα παραδείγματα επιστολών αναφοράς