Παρακάτω είναι συμβουλές για το πώς να γράψετε μια επιστολή αναφοράς, καθώς και ένα παράδειγμα επιστολής αναφοράς για έναν πρώην υπάλληλο.
Για τους αιτούντες εργασία, οι πληροφορίες θα σας δείξουν τι να περιμένετε όταν ένας εργοδότης σας παρέχει μια γραπτή αναφορά.
Συμβουλές για τη σύνταξη μιας επιστολής αναφοράς
Εστίαση στην περιγραφή εργασίας. Ρωτήστε τον πρώην υπάλληλο για αντίγραφο της εργασίας. Αναθεωρήστε το, και στη συνέχεια γράψτε για τους τρόπους με τους οποίους ο πρώην υπάλληλός σας είναι καλός για τις ευθύνες της θέσης. Ή εάν γράφετε μια γενική σύσταση, ρωτήστε τον υπάλληλο για λεπτομέρειες σχετικά με τον τύπο θέσης και τον κλάδο. Εάν γνωρίζετε ότι ο υποψήφιος υποβάλλει αίτηση για να είναι ιατρικός βοηθός ή πωλητής, μπορείτε να προσαρμόσετε την επιστολή σας για να αναφέρετε τις σχετικές δεξιότητες και την εμπειρία ανάλογα.
Συλλέξτε πληροφορίες σχετικά με τον πρώην υπάλληλο. Ζητήστε από τον πρώην υπάλληλο αντίγραφο του βιογραφικού του ή του βιογραφικού σημειώματος , ώστε να μπορείτε να μιλήσετε με την ειδική εργασιακή εμπειρία του εργαζομένου. Αν ήταν λίγο από τότε που συνεργάστηκε με τον υπάλληλο, ένα βιογραφικό είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να ανανεώσετε τη μνήμη σας.
Μπορείτε επίσης να ρωτήσετε το άτομο αν υπάρχουν σημεία που θα θέλατε να επισημάνετε.
Συμπεριλάβετε συγκεκριμένα παραδείγματα. Στην επιστολή, παρέχετε συγκεκριμένα παραδείγματα τρόπων με τους οποίους ο εργαζόμενος επέδειξε διάφορες δεξιότητες. Προσπαθήστε να σκεφτείτε παραδείγματα από πότε το άτομο εργάστηκε για εσάς. Εάν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αριθμούς για να ποσοτικοποιήσετε την επιτυχία τους, ακόμα καλύτερα.
Παραμείνετε θετικοί. Δηλώστε ότι νομίζετε ότι αυτό το άτομο είναι ισχυρός υποψήφιος. Θα μπορούσατε να πείτε κάτι σαν εσάς "προτείνετε αυτό το άτομο χωρίς επιφύλαξη", ή "θα προσλάβετε ξανά αυτό το άτομο" αν μπορούσατε. Τονίστε αυτό ιδιαίτερα στην αρχή και στο συμπέρασμα της επιστολής. Αυτό θα βοηθήσει αυτόν τον υποψήφιο να ξεχωρίσει.
Μοιραστείτε τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Παρέχετε έναν τρόπο για τον εργοδότη να επικοινωνήσει μαζί σας αν έχετε περισσότερες ερωτήσεις. Συμπεριλάβετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τον αριθμό τηλεφώνου ή και τα δύο στο τέλος της επιστολής.
Ακολουθήστε τις οδηγίες υποβολής. Ρωτήστε τον πρώην υπάλληλό σας πώς να υποβάλετε την επιστολή. Βεβαιωθείτε ότι ακολουθείτε οποιεσδήποτε απαιτήσεις, ειδικά σχετικά με το πού θα αποσταλεί και πότε, καθώς και τη μορφή (για παράδειγμα, PDF, φυσική επιστολή κ.λπ.).
Σκεφτείτε προσεκτικά για να πείτε ναι. Βεβαιωθείτε ότι συμφωνείτε μόνο να γράψετε την επιστολή εάν μπορείτε να γράψετε μια θετική σύσταση. Εάν δεν νομίζετε ότι μπορείτε, πείτε στον υπάλληλο ότι δεν είστε ικανοποιημένοι να γράψετε τη σύσταση. Εδώ είναι πώς να απορρίψετε μια αίτηση σύστασης .
Πώς να χρησιμοποιήσετε ένα παράδειγμα επιστολής αναφοράς
Είναι καλή ιδέα να αναθεωρήσετε δείγματα επιστολών σύστασης πριν γράψετε την επιστολή σας. Μαζί με τη βοήθεια με τη διάταξη σας, παραδείγματα μπορούν να σας βοηθήσουν να δείτε τι είδους περιεχόμενο θα πρέπει να συμπεριλάβετε στο έγγραφό σας.
Μπορείτε επίσης να δείτε τα πρότυπα επιστολών της σύστασης για να πάρετε μια αίσθηση του τρόπου διαμόρφωσης της σύστασής σας και τι να συμπεριλάβετε (όπως εισαγωγές και παραγράφους του σώματος). Υπάρχουν επίσης χρήσιμες οδηγίες για τη μορφοποίηση επιστολών συστάσεων, συμπεριλαμβανομένων του μήκους, της μορφής, της γραμματοσειράς και του τρόπου οργάνωσης των επιστολών σας.
Ενώ τα παραδείγματα, τα πρότυπα και οι οδηγίες είναι ένα καλό σημείο εκκίνησης για την επιστολή σας, πρέπει πάντα να είστε ευέλικτοι. Θα πρέπει να προσαρμόσετε ένα παράδειγμα επιστολής για να ταιριάζει στο ιστορικό εργασίας του υποψηφίου και στη δουλειά για την οποία υποβάλλει αίτηση.
Παράδειγμα επιστολής αναφοράς για έναν υπάλληλο
Προς κάθε ενδιαφερόμενο:
Θα ήθελα να συστήσω τον Muriel MacKensie ως υποψήφιο για μια θέση με τον οργανισμό σας. Στη θέση της ως διοικητικού βοηθού, ο Muriel απασχολήθηκε στο γραφείο μας από το 20XX - 20XX.
Κατά τη διάρκεια του χρόνου της με την οργάνωσή μας, παρουσίασε κρίσιμες δεξιότητες που θα την καθιστούσαν εξαιρετικό υπάλληλο στην εταιρεία σας.
Η Muriel έκανε μια καταπληκτική δουλειά στη θέση της και ήταν ένα πλεονέκτημα για την οργάνωσή μας κατά τη διάρκεια της θητείας της στο γραφείο. Έχει άριστες γραπτές και προφορικές επικοινωνιακές δεξιότητες, είναι εξαιρετικά οργανωμένη, μπορεί να εργαστεί ανεξάρτητα και είναι σε θέση να αναλάβει αποτελεσματικά πολλαπλές εργασίες για να εξασφαλίσει ότι όλα τα έργα θα ολοκληρωθούν εγκαίρως.
Λόγω της αποτελεσματικότητάς της, έδωσα ακόμη και τις πρόσθετες ευθύνες της, συμπεριλαμβανομένης της ανάπτυξης προγράμματος κατάρτισης για τους ασκούμενους. Ο Muriel πήγε πάνω και πέρα σε αυτή την αποστολή, όπως κάνει σε όλα τα καθήκοντα.
Η Muriel ήταν πάντα πρόθυμη να προσφέρει την βοήθειά της και είχε εξαιρετική σχέση με τους πολλούς εκπροσώπους που υπηρετούσε το γραφείο μας, συμπεριλαμβανομένων των πελατών, των εργοδοτών και άλλων επαγγελματικών οργανώσεων. Αυτό θα ήταν ιδιαίτερα χρήσιμο για την επιχείρησή σας, καθώς δηλώνετε ότι αναζητάτε έναν υποψήφιο που μπορεί να επικοινωνήσει αποτελεσματικά με ανθρώπους σε διάφορα τμήματα.
Θα ήταν ένα πλεονέκτημα για κάθε εργοδότη, και εγώ ολόψυχα την συστήσω για κάθε προσπάθεια που επιλέγει να ακολουθήσει. Παρακαλώ με ενημερώστε εάν έχετε περαιτέρω ερωτήσεις.
Με εκτιμιση,
John Doe
Τίτλος εργασίας
Εταιρία
Διεύθυνση
Τηλέφωνο
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ