Διαχειριστείτε τους υπαλλήλους σωστά και δεν θα χάσουν χρόνο στην εργασία
Αν παραμείνει ανεξέλεγκτο, γίνεται ένας εφιάλτης για τον διευθυντή ανθρώπινων πόρων μιας εταιρείας, ο οποίος είναι συγκλονισμένος με επιδόσεις και πειθαρχικά ζητήματα, υψηλότερο από τον κανονικό κύκλο εργασιών και τη συνεχή πρόσληψη για να καλύψει τις κενές θέσεις εργασίας.
Είναι σαν να βρίσκεστε σε ένα ποδήλατο που δεν σταματούν ποτέ.
Πού πηγαίνει ο καιρός;
Σε ανασκοπήσεις που πραγματοποιήθηκαν από το Salary.com το 2012 και το 2013 σχετικά με το χρόνο σπατάλης στην εργασία , ανακαλύφθηκαν τα εξής:
- Το 64% (το 2012) στο 70% (το 2013) των ερωτηθέντων της έρευνας παραδέχτηκε ότι σπαταλάει το χρόνο στην εργασία σε καθημερινή βάση. Ο χρόνος που χάνεται κυμαίνεται από 30 λεπτά έως αρκετές ώρες κάθε μέρα.
- Οι κορυφαίες δραστηριότητες απώλειας χρόνου ήταν: το 43% μιλούσε με τους συναδέλφους, τις 34% σε απευθείας σύνδεση δραστηριότητες και το 4% το καθένα για την γραπτή και προσωπικές κλήσεις.
- Οι σημαντικότεροι λόγοι που έκαναν οι εργαζόμενοι για το λόγο ότι χάνουν χρόνο ήταν: το 35% δεν αμφισβητήθηκε αρκετά, το 32% θεώρησε ότι δεν υπήρχε κανένα κίνητρο να εργαστεί σκληρότερα, το 30% δεν είχε ικανοποίηση από αυτό που κάνουν και το 23% .
Μερικές φορές γιατί ο χρόνος απόρριψης των εργαζομένων είναι εμφανής
Και στις δύο έρευνες για το 2012 και το 2013, οι εργαζόμενοι εντόπισαν πάρα πολλές συναντήσεις ως το μεγαλύτερο χάσιμο χρόνου στο χώρο εργασίας τους. Άλλες ενδιαφέρουσες απαντήσεις στο ερώτημα της έρευνας, «Ποια είναι η μεγαλύτερη απόσπαση της προσοχής στο χώρο εργασίας σας;» ήταν:
- Ανεπαρκείς συνεργάτες: το 17%
- Άλλοι συνεργάτες: 17%
- Γραφείο πολιτικής: 13%
- Απασχολημένο έργο: 13%
- Άλλο: 11%
- Και τέλος, το αφεντικό μου: 8%
Το να κατηγορείτε τους υπαλλήλους σας μπορεί να είναι ο ευκολότερος τρόπος για να εξηγήσετε το χρόνο που χάνετε. Αλλά, πρέπει να ρωτήσετε τον εαυτό σας, τι κάνετε (ή δεν κάνετε) που τους επιτρέπει ή ενθαρρύνει να χάσουν χρόνο;
Οι απαντήσεις και οι λύσεις μπορεί να υπάρχουν ακριβώς κάτω από τη μύτη σας. Εδώ είναι 5 δυνατότητες.
Η ελαχιστοποίηση της σπατάλης χρόνου ξεκινά με την ηγεσία
Ένας αποτελεσματικός ηγέτης είναι μόνο τόσο καλός όσο η ομάδα που αναπτύσσουν (κατάλληλα τρένο) και οδηγεί ( καθορίζει προσδοκίες και στόχους ). Αν ο ηγέτης δεν είναι αποτελεσματικός, η ομάδα δεν θα αποδώσει καλά σε συνεπή βάση.
Εάν ο ηγέτης δεν θέσει τις προσδοκίες για την ομάδα να επιτύχει, τότε η ομάδα θα θέσει τη δική τους και θα κάνει ό, τι θέλουν - συμπεριλαμβανομένης της σπατάλης όσο το δυνατόν περισσότερο.
Οι περισσότεροι άνθρωποι θα κάνουν μόνο ό, τι καλούνται να κάνουν. Εάν δεν τους ζητηθεί να κάνουν κάτι συγκεκριμένο ή εάν οι οδηγίες είναι υπερβολικά ευρείες ή ασαφείς, δεν αποτελεί έκπληξη το γεγονός ότι χάνουν χρόνο και δεν παράγουν ικανοποιητικό επίπεδο παραγωγικότητας.
Δεν προκαλεί έκπληξη το γεγονός ότι όταν ερωτηματολογούνται γιατί χάνουν χρόνο, δίνουν απαντήσεις όπως «δεν είναι αρκετά προκλητικές», «δεν υπάρχει κίνητρο για να εργαστούμε σκληρότερα» ή «έλλειψη ικανοποίησης από την εργασία». Οι ηγέτες πληρώνονται για να παράγουν αποτελέσματα μέσω των συνδυασμένων προσπαθειών των μέλη ομάδας. Όταν ο ηγέτης κάνει κακή δουλειά οδήγησης, η ομάδα αποφασίζει τι θα κάνει και πότε θα το κάνει.
Στην αρχή: Επανεκκίνηση του χρόνου στην εργασία
Η λύση για την πρόκληση χρόνου σπατάλης αρχίζει κατά τη στιγμή της μίσθωσης.
Αν ένας ηγέτης δεν έχει σαφές όραμα για το πού θέλει να πάρει την οργάνωση του στο μέλλον, τότε δεν υπάρχει τρόπος να προσλάβει τους σωστούς ανθρώπους .
Γιατί; Επειδή δεν γνωρίζει το ιδανικό πρόσωπο, θα πρέπει να μισθώσει από την άποψη των δεξιοτήτων, των ικανοτήτων και της πολιτιστικής προσαρμογής που απαιτούνται για να καταστήσει το όραμα πραγματικότητα.
Έτσι, χωρίς το όραμα, ο ηγέτης αυξάνει τις πιθανότητες πρόσληψης λανθασμένων ανθρώπων - εκείνων που έχουν την τάση να χάνουν χρόνο ή να δίνουν μόνο το ελάχιστο από την άποψη της απόδοσής τους. Οι ηγέτες πρέπει να έχουν ένα σαφές και συγκεκριμένο όραμα, μαζί με μια οριστική περιγραφή των θέσεων εργασίας που χρειάζονται και του είδους των ανθρώπων για να καλύψουν αυτές τις θέσεις εργασίας για να έχουν μια παραγωγική ομάδα.
Τα μέλη της ομάδας χρειάζονται σαφείς προσδοκίες
Μόλις προσληφθούν οι εργαζόμενοι, βεβαιωθείτε ότι κάθε μέλος της ομάδας σας γνωρίζει ακριβώς τι πρέπει να κάνουν και πώς και πότε πρέπει να το κάνουν.
Το πιο σημαντικό, κάθε μέλος της ομάδας πρέπει να καταλάβει γιατί κάνουν ό, τι κάνουν. Πρέπει να ξέρουν πώς αυτά που κάνουν ταιριάζουν στο όραμα που δημιουργείτε.
Όταν οι άνθρωποι βλέπουν πώς αυτά που συμβάλλουν στη συνολική προσπάθεια, είναι ευκολότερο να συσπειρωθούν γύρω από την αιτία και να δουν το σκοπό τους. Οι ομάδες που έχουν σκοπό και αντιλαμβάνονται τη συμβολή τους στο σκοπό, τείνουν να μην αποσπούν την προσοχή και να χάνουν χρόνο στην εργασία.
Ορισμός, επικοινωνία και μέτρηση προσδοκιών απόδοσης
Ο ηγέτης πρέπει να αναγνωρίσει πώς να θέσει και να επικοινωνήσει ρεαλιστικές προσδοκίες απόδοσης για το τι πρέπει να γίνει. Μόλις καθοριστεί και κοινοποιηθεί, ο ηγέτης πρέπει να ακολουθήσει και να κρατήσει την ομάδα υπεύθυνη για την εκπλήρωση αυτών των προσδοκιών.
Οι προσδοκίες σας επιτρέπουν να μετρήσετε τα αποτελέσματα. Αν δεν μπορείτε να μετρήσετε τα αποτελέσματα, τότε δεν μπορείτε να διαχειριστείτε τη διαδικασία για να επιτύχετε τα επιθυμητά αποτελέσματα. Ελλείψει προσδοκιών ή προσπάθειας να κρατηθούν οι υπεύθυνοι για τη συνάντησή τους, η ομάδα θα θέσει τις δικές της προσδοκίες και θα συναντήσει μόνο εκείνες που έθεσε για τον εαυτό τους.
Εάν οι εργαζόμενοι γνωρίζουν ότι η απόδοσή τους μετριέται αντικειμενικά, με συνέπεια και με εποικοδομητικό τρόπο, είναι λιγότερο πιθανό να περιπλανηθούν και να χάσουν χρόνο.
Δεν πρόκειται ποτέ για τη διαχείριση χρόνου
Όπως ανέφερα από την αρχή, η λύση για την καταπολέμηση των εργαζομένων που χάνουν χρόνο στην εργασία αρχίζει από εσάς, τον ηγέτη, και από τις προσδοκίες και τις ευθύνες που καθορίζετε. Ας είμαστε σαφείς, η λύση δεν έχει καμία σχέση με τη διαχείριση του χρόνου, επειδή δεν μπορείτε να διαχειριστείτε το χρόνο - απλά συνεχίζει να κινείται.
Τι μπορείτε να διαχειριστείτε εσείς και πώς χρησιμοποιείτε το διαθέσιμο χρόνο που έχετε στη δουλειά σας. Σας καλώ διαχείριση. Περάστε το χρόνο να διδάξετε την ομάδα σας για τη διοίκησή σας σε συνδυασμό με οτιδήποτε άλλο συζητήθηκε εδώ και στη συνέχεια να σταθείτε πίσω και να τους αφήσετε να κάνουν ό, τι χρειάζονται και θέλουν να κάνουν.