Ένα Primer για το πώς τα αφεντικά σκέφτονται όταν ζητάτε πόρους και χρήματα:
Η τυπική γραμμή ή ο άμεσος διευθυντής είναι τεντωμένος για τους πόρους και το χρόνο και κάθε φορά που προτείνετε μια νέα πρωτοβουλία, αγωνίζεστε σε μια ανησυχητική μάχη για ενδιαφέρον και προσοχή. Έχοντας ζήσει εδώ και πολλά χρόνια, μπορώ να σας διαβεβαιώσω ότι οι ακόλουθες σκέψεις είναι κορυφαίες στο μυαλό του προϊσταμένου σας όταν την πλησιάζετε με την τελευταία σας ιδέα:
- Έχουμε ήδη υπερβολικά πολλά έργα που κυνηγάνε πολύ λίγους πόρους. Δεν μπορούμε να προσθέσουμε άλλο έργο ή η ομάδα θα επαναστατήσει.
- Η προτεραιότητά μου είναι να μειώσουμε το κόστος και η ιδέα σας θα κοστίσει χρήματα και δεν υπάρχει εγγύηση ότι θα εξοικονομήσουμε χρήματα μακροπρόθεσμα.
- Μπες στη σειρά. Είστε ο τρίτος άνθρωπος αυτή την εβδομάδα για να προτείνετε μια σημαντική νέα πρωτοβουλία.
- Η ιδέα σας ακούγεται μεγάλη, αλλά δεν ταιριάζει στη στρατηγική . Εάν δεν μπορώ να τη συνδέσω με εμάς για την επίτευξη των στρατηγικών στόχων μας φέτος, δεν μπορώ να την πουλήσω.
- Έχω τρεις καταστάσεις έκτακτης ανάγκης και το αφεντικό μου είναι μετά από μένα για κάποιο πρόβλημα που δεν γνωρίζω καν. Μη με ενοχλείτε.
Παρόλο που αυτές είναι οι ακλόνητες σκέψεις του αφεντικού σας, είναι αντιπροσωπευτικές των πολύ πραγματικών προκλήσεων και πονοκεφάλων των περισσότερων διαχειριστών. Είναι συχνά μια ευχαριστημένη δουλειά. Τώρα που γνωρίζετε τουλάχιστον μερικά από τα θέματα που διατηρούν το μάνατζερ σας ξύπνιο το βράδυ εξετάστε μερικές πρόσθετες εταιρικές πραγματικότητες.
- Πολλές οργανώσεις διαθέτουν μια λεπτομερή διαδικασία έγκρισης έργου, η οποία απαιτεί να προετοιμάσετε μια επιχειρησιακή υπόθεση ως μέρος της δικαιολόγησης της πρωτοβουλίας.
- Παρόλο που δεν είναι κάθε πρωτοβουλία άξια επιχειρηματικής υπόθεσης, εάν το αίτημά σας περιλαμβάνει πόρους ή / και χρήματα, αγωνίζεστε για προκαταβολικά δολάρια προϋπολογισμού. Τα ανώτερα διευθυντικά στελέχη έχουν κάποια διακριτική ευχέρεια να μεταφέρουν τα δολάρια προϋπολογισμού από μια κατηγορία σε μια άλλη, ωστόσο, σε ορισμένους οργανισμούς, είναι μια χρονοβόρα και ενοχλητικά δύσκολη δραστηριότητα.
- Πολλοί οργανισμοί θα φιλτράρουν τα αιτήματα ενάντια στην υπερβολική στρατηγική και τους βασικούς στόχους. Εάν η πρωτοβουλία δεν φαίνεται να υποστηρίζει ή να ταιριάζει με αυτούς τους στόχους, είναι δύσκολο να δικαιολογηθεί.
Ναι, υπάρχουν πολλοί καλοί λόγοι για τους οποίους οι ιδέες, τα αιτήματα και τα σχέδιά σας θα πεθάνουν με ήσυχο θάνατο είτε με τον διευθυντή σας είτε με τον διευθυντή του διευθυντή σας. Η πρόκλησή σας είναι να προβλέψετε τα ζητήματα που εντοπίστηκαν παραπάνω και να παρουσιάσετε μια υπόθεση που εξαλείφει τα μεγαλύτερα εμπόδια.
Επτά βήματα για να φτάσετε στο "Ναι" με το αφεντικό σας:
- Πάντα να κάνετε την εργασία σας . Προσπαθήστε να κατανοήσετε τους εταιρικούς και λειτουργικούς στόχους και να εργαστείτε για να διασφαλίσετε ότι οι ιδέες και τα αιτήματά σας θα ευθυγραμμιστούν λογικά και εύκολα με αυτούς τους στόχους. Εάν είναι απαραίτητο, ζητήστε από τον προϊστάμενό σας να αναθεωρήσει τους στόχους του τμήματος σας για την επόμενη περίοδο προτού προτείνετε την πρωτοβουλία σας. Πάρτε το ένα βήμα παραπάνω και ζητήστε από το αφεντικό σας να περιγράψει τους στόχους του. Όσο περισσότερες πληροφορίες έχετε σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο θα αξιολογηθεί ο προϊστάμενός σας και η ομάδα σας, τόσο πιο εύκολο θα είναι να προσαρμόσετε το αίτημά σας ώστε να ταιριάζει με αυτές τις παραμέτρους.
- Δώστε έμφαση στην ανακούφιση των βαρών, όχι σε κάποια διφορούμενα και απίθανα μελλοντικά κέρδη. Ελέγξτε το παραπάνω περιεχόμενο και θυμηθείτε ότι ο προϊστάμενός σας επικεντρώνεται στην επιβίωση περισσότερο από την αυτο-ενημέρωση. Ανάπτυξη προτάσεων που υποδηλώνουν τη μείωση της εργασίας, την απλούστευση των διαδικασιών και την απομάκρυνση των ήδη υπερφορτωμένων πόρων.
- Σχεδιάστε την περίπτωσή σας σαν δικηγόρος. Ο προϊστάμενός σας και ίσως και άλλοι ανώτεροι διευθυντές είναι η κριτική επιτροπή και συνήθως έχετε μια ευκαιρία να κάνετε την υπόθεση. Βασιστείτε την υπόθεσή σας για να βοηθήσετε στην επίλυση ενός προβλήματος. να δείξει πώς θα μετριάσει το πρόβλημα. υποδεικνύουν τον αντίκτυπο όσον αφορά την εξοικονόμηση κόστους, την αύξηση της παραγωγικότητας ή τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας. Ρωτήστε ένα αντικειμενικό τρίτο μέρος να ελέγξει τις παραδοχές και τα δεδομένα σας.
- Προσθέστε προσεκτικά τα έμμεσα οφέλη για να γλυκάνετε την περίπτωσή σας. Αφού εντοπίσετε την ανακούφιση των βαρών και τεκμηριώσετε τους αριθμούς και τις υποθέσεις σας, μπορείτε να προσφέρετε δυνητικά πρόσθετα οφέλη που είναι πιο άυλα αλλά ελκυστικά, όπως βελτιωμένη ηθική ή ικανοποίηση από την εργασία, μειωμένο προσωπικό, η ευκαιρία για πρόσθετη εκμάθηση ή εναλλαγή θέσεων εργασίας.
- Προγραμματίστε τις απαντήσεις σας στις αντιρρήσεις. Προβλέψτε τις ερωτήσεις και τις αντιρρήσεις και σκεφτείτε και καταγράψτε τις απαντήσεις σας πριν κάνετε το πραγματικό αίτημα. Μετρήστε δύο φορές, κόψτε μια φορά.
- Ο χρόνος, ο τόπος και η ευκαιρία είναι κρίσιμα. Να είστε εσκεμμένοι για να εντοπίσετε την καλύτερη ευκαιρία για να κάνετε την περίπτωσή σας. Ένας από τους προϊσταμένους μου πρότεινε πολύ νωρίς τις πρωινές συναντήσεις για να μιλήσω μέσα από νέες ιδέες. Είχα την πλήρη προσοχή του για 45 λεπτά. Το μόνο που έπρεπε να κάνω ήταν να φτάσω στις 5:15 π.μ. Βρείτε την αντίστοιχη "καλύτερη εποχή" του αφεντικού σας και πάρτε το χρονοδιάγραμμα.
- Κάντε το pitch sales σαν συμβουλευτικός πωλητής . Θυμηθείτε, το αφεντικό σας ζητά βοήθεια, όχι περισσότερη δουλειά ή πρόσθετο κόστος. Εμπιστευθείτε τις προκλήσεις. Προσφέρετε ευγενικές λύσεις σε οποιεσδήποτε αντιρρήσεις ή προσαρμόστε την προσέγγισή σας όπως απαιτείται. Δώστε το πάθος σας για την ιδέα και δεσμευθείτε για την επιτυχία της. Αυτό το τελευταίο βήμα, δέσμευση, είναι το πιο σημαντικό.
Η κατώτατη γραμμή:
Η ουσία της διαχείρισης είναι η διάθεση πόρων στις καλύτερες ευκαιρίες. Η κατανόηση των στόχων και των στόχων σας και η ενσυναίσθηση σας με τις προκλήσεις του προϊσταμένου σας είναι ουσιώδεις για την επιτυχία στην επίτευξη "ναι" για τις ιδέες και τις προτάσεις σας. Μια μεθοδική προσέγγιση για την οικοδόμηση, την παρουσίαση και την υπεράσπιση της περίπτωσής σας θα βελτιώσει τις πιθανότητες επιτυχίας σας εκπληκτικά.