Γραπτές επικοινωνίες
Μια επιστολή διδασκαλίας (LOI) είναι μια επίσημη ειδοποίηση γραμμένη με μορφή στρατιωτικού μηνύματος που ειδοποιεί το παραλήπτη για συγκεκριμένα θέματα και αναφέρει λεπτομερώς τον τρόπο με τον οποίο ο αποστολέας θα ήθελε να απευθυνθεί. Σε γενικές γραμμές, οι οδηγίες διδασκαλίας χρησιμοποιούνται στις επικοινωνίες των επιχειρήσεων και στις προσωπικές υποθέσεις. μπορούν να γραφτούν για οποιοδήποτε θέμα από οποιονδήποτε.
Ωστόσο, στις στρατιωτικές δυνάμεις των Η.Π.Α. χρησιμοποιούνται πιο συχνά με δύο τρόπους.
Για παράδειγμα, μία μέθοδος για ένα LOI είναι ως οδηγίες για τον διακανονισμό της περιουσίας ενός ατόμου σε περίπτωση θανάτου αυτού του προσώπου. Αυτό δεν είναι βούληση, αλλά μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως περισσότερο από μια λίστα των ατόμων που πρέπει να καλέσουν, έγγραφα που πρέπει να αποκτηθούν και τελικές ρυθμίσεις για μια κηδεία. Μπορεί επίσης να απαριθμεί συγκεκριμένα στοιχεία ενεργητικού και κατανομές.
Ο δεύτερος τύπος επιστολής διδασκαλίας - όπως αυτός που φαίνεται παρακάτω - χρησιμοποιείται ως διορθωτικό ή διορθωτικό εργαλείο στο στρατό. Εξετάστε το πιο συνηθισμένο LOI ως επίσημη συμβουλευτική συνάντηση από έναν ανώτερο υπάλληλο ή ανώτερο στρατιωτικό μέλος σε ένα κατώτερο στρατιωτικό μέλος που έχει επιδείξει απόδοση κάτω από την απόδοση. Αυτό το τυπικό LOI δεν θα αναθεωρήσει μόνο τα πρότυπα που θα πρέπει να συναντήσει το μέλος, αλλά θα προσφέρει ένα διορθωτικό μέτρο για την επίτευξη καλύτερων επιδόσεων στον τομέα της ανεπάρκειας. Ίσως να μπορεί να προστεθεί ένα σχέδιο δράσης που θα ακολουθήσει για να απαιτήσει από το συμβαλλόμενο μέρος να κατανοήσει τις συνέπειες της μη εκτέλεσης στο απαιτούμενο επίπεδο.
Ένα υπόδειγμα επιστολής διδασκαλίας
Στο παρακάτω δείγμα, η εντολή γράφτηκε ως ένας τρόπος για να βοηθήσει τον αποδέκτη να βελτιώσει την απόδοση της εργασίας του, η οποία θεωρήθηκε "μη ικανοποιητική".
Η επιστολή συνεχίζει να απαριθμεί ορισμένες αποτυχίες από μέρους του παραλήπτη και τον συμβουλεύει να γίνει πιο ενεργητικός γράφοντας: «Πρέπει να ορίσετε προσωπικά τους στόχους του τμήματος σας και να επαληθεύσετε προσωπικά ότι πληρούνται».
Στη συνέχεια απαριθμεί τα απαραίτητα βήματα για τη βελτίωση της απόδοσης και κλείνει με ενθαρρυντικές λέξεις, προσφέροντας συνεχή βοήθεια και σημειώνοντας: "Θέλουμε και χρειαζόμαστε την επιτυχία σας".
Δείγμα Διδασκαλίας
Από: Διοικητικό Λειτουργό, USS NEVERSAIL (CV 11)
Προς: LCDR Mike Rowmanage, USN, 987-65-4321 / 1300
Υπεύθυνος αεροπορικών καυσίμων, USS NEVERSAIL (CV 11)
Subj: ΕΠΙΣΤΟΛΗ ΤΗΣ ΟΔΗΓΙΑΣ
Αναφορά: (α) MILPERSMAN 1611-080
1. Το παρόν έγγραφο επιστολών εκδίδεται ανά αναφορά για να συζητηθούν συγκεκριμένα μέτρα που απαιτούνται για τη βελτίωση της μη ικανοποιητικής απόδοσης της Διεύθυνσης Αεροπορικών Καυσίμων στο NEVERSAIL.
2. Από την ανάληψη των καθηκόντων σας ως αξιωματικού καυσίμων αεροσκαφών στο NEVERSAIL, έχετε επιτρέψει να υπάρχουν μη εξουσιοδοτημένες διαδικασίες στο Τμήμα Αεροπορικών Καυσίμων που οδήγησαν στη δομική ζημιά της δεξαμενής αποθήκευσης JP-5 8-39-02J κατά τη διάρκεια της αναπλήρωσης σε εξέλιξη στις 18 Ιουλίου CY. Δεν κατορθώσατε να εξοικειωθείτε με τις κατάλληλες οδηγίες για τα καύσιμα των αερομεταφορών και συνεπώς δεν μπορείτε να επαληθεύσετε τις διαδικασίες στο τμήμα σας. Επίσης, δεν μπορείτε να διασφαλίσετε ότι όλες οι οδηγίες διατηρούνται ενημερωμένες. Γενικά, στηρίξατε πλήρως τον βοηθό σας για την καθημερινή λειτουργία του τμήματος σας.
3. Για να λειτουργείτε αποτελεσματικά ως αξιωματικός των καυσίμων των αερομεταφορών, πρέπει να συμμετέχετε περισσότερο στις καθημερινές πτυχές της διαίρεσής σας.
Δεν μπορείτε να διαχειριστείτε από το γραφείο σας, δεχόμενοτε τη συμβουλή των βοηθών σας χωρίς να αναπτύξετε επαρκείς προσωπικές γνώσεις σχετικά με συγκεκριμένες διαδικασίες. Πρέπει να ορίσετε προσωπικά τους στόχους του τμήματος σας και να επαληθεύσετε προσωπικά ότι πληρούνται.
ένα. Πρέπει να αναθεωρήσετε κάθε οδηγία για τα καύσιμα των αερομεταφορών που ισχύει για το USS NEVERSAIL. Θα βεβαιωθείτε ότι είστε εξοικειωμένοι με τις κατευθυντήριες διαδικασίες. Ως θέμα ρουτίνας, θα επαληθεύσετε προσωπικά ότι η διαίρεσή σας δεν αποκλίνει από τις κατευθυντήριες διαδικασίες εκτός εάν έχει εξουσιοδοτηθεί από την ανώτερη αρχή.
σι. Θα υποβάλετε αιτήσεις ποσοστώσεων για τον εαυτό σας και την CWO2 JS Ragmann για να συμμετάσχετε σε μια σειρά μαθημάτων αξιωματικών καυσίμων αεροσκαφών μετά την ολοκλήρωση αυτής της ανάπτυξης.
4. Η παρούσα επιστολή έχει σχεδιαστεί για να σας βοηθά στη διόρθωση των ελλείψεων στην απόδοσή σας ως αξιωματικός διαίρεσης. Ολόκληρη η αλυσίδα εντολών είναι διαθέσιμη για να σας βοηθήσει με κάθε δυνατό τρόπο.
Θέλουμε και χρειαζόμαστε την επιτυχία σας.
ΔΟΚΤΟΡ ΠΕΠΠΕΡ
Αυτό το δείγμα της διδασκαλίας δίνει στον κατώτερο αξιωματικό άμεση ανατροφοδότηση χωρίς γκρίζες περιοχές σε τόνο ή νόημα. Αυτή είναι επίσης μια γραπτή έκδοση της τεκμηριωμένης συμβουλευτικής συνεδρίασης που προσφέρει άμεση βοήθεια από άλλα ανώτερα και πιο έμπειρα μέλη της διοίκησης. Πρόκειται για ένα τέλειο εργαλείο για τη δημιουργία ενός καλύτερου κατώτερου αξιωματικού στην εντολή και για την αποτροπή ενδεχόμενης απώλειας της ικανότητας αποστολής στο μέλλον.