Η δύναμη ενός προσεκτικά κατασκευασμένου πεδίου εφαρμογής:
Μια προσεκτικά καθορισμένη δήλωση πεδίου είναι ένας κρίσιμος παράγοντας επιτυχίας του έργου και αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της πρακτικής αποτελεσματικής διαχείρισης του έργου. Τα οφέλη περιλαμβάνουν:
- Η δήλωση επιτρέπει στην ομάδα του έργου και στους πελάτες να διασφαλίσουν ότι μοιράζονται μια κοινή άποψη των αναμενόμενων χαρακτηριστικών, της ποιότητας και του χρονικού ορίζοντα του έργου.
- Το πεδίο εφαρμογής επιτρέπει στην ομάδα του έργου την ικανότητα να προσδιορίζει με σαφήνεια και να συνεργάζεται με τα ενδιαφερόμενα μέρη: τα άτομα ή τις ομάδες που επηρεάζονται από το έργο και κερδίζουν την υποστήριξή τους και τη συμμετοχή τους.
- Το πεδίο χρησιμεύει για να βοηθήσει τα μέλη της ομάδας να επικεντρωθούν μόνο στις εργασίες που απαιτούνται για την κάλυψη των αναγκών του πελάτη.
- Εάν προτείνονται αλλαγές που υπερβαίνουν τα όρια του αρχικού πεδίου εφαρμογής, η δήλωση χρησιμεύει ως οδηγός για την εκτίμηση και την πρόταση τροποποιήσεων. Εάν οι αλλαγές γίνουν αποδεκτές από όλους τους εμπλεκόμενους φορείς, η δήλωση πεδίου αναθεωρείται.
Δημιουργία του πεδίου εφαρμογής του έργου:
Ο διευθυντής του έργου σε συνεργασία με τα μέλη της ομάδας, τους πελάτες, τον εκτελεστικό χορηγό και τους βασικούς ενδιαφερόμενους εργάζεται για να κατανοήσει και να περιγράψει το απαιτούμενο προϊόν από την πρωτοβουλία του έργου, που συχνά αναφέρεται ως παραδοτέο. Αυτό το παραδοτέο περιλαμβάνει ένα κόστος ή αποδεκτό εύρος τιμών που επικυρώνεται κατά τον σχεδιασμό και την εκτίμηση των δραστηριοτήτων.
Ορίζει επίσης τα βασικά χαρακτηριστικά που πρέπει να συμπεριληφθούν καθώς και το χρονοδιάγραμμα για την τελική παράδοση του έργου. Μόλις συμφωνηθεί από τον πελάτη, τον υπεύθυνο του έργου, την ομάδα έργου και τον εκτελεστικό χορηγό, οι αλλαγές στην παρούσα δήλωση πρέπει να γίνονται με προσεκτική ελεγχόμενη και τεκμηριωμένη διαδικασία αλλαγής.
Επίδραση του πεδίου εφαρμογής του έργου σε άλλους:
Μόλις συμφωνηθεί η δήλωση ή το έγγραφο, οι εμπλεκόμενες ομάδες εργασίας χρησιμοποιούν τις πληροφορίες στη δήλωση για να εκτιμήσουν τη δουλειά τους, το χρονοδιάγραμμα και το κόστος τους. Όσο πιο ακριβής και ακριβής είναι η δήλωση πεδίου, τόσο πιο πιθανό είναι οι ομάδες εργασίας να παράγουν ακριβείς εκτιμήσεις και απαιτήσεις πόρων.
Οι δηλώσεις περί εμβέλειας του έργου προσδιορίζουν τι δεν περιλαμβάνεται στην πρωτοβουλία:
Δεν είναι ασυνήθιστο για το έγγραφο του πεδίου εφαρμογής του έργου να απαριθμούνται επίσης συγκεκριμένα στοιχεία που δεν αποτελούν μέρος του πεδίου εφαρμογής του σχεδίου και έτσι αποκλείονται από τις εργασίες που πρόκειται να παραδοθούν. Για παράδειγμα, ένα σχέδιο για την ανέγερση ενός σπιτιού μπορεί να προβλέπει ότι η λήψη περιβαλλοντικών αδειών πρέπει να γίνεται από τον ιδιοκτήτη και δεν εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του έργου του εργολάβου που κτίζει το σπίτι.
Ο αντίκτυπος ενός ανεπαρκώς κατασκευασμένου πεδίου εφαρμογής:
Η έλλειψη σαφήνειας γύρω από το πεδίο εφαρμογής του έργου αποτελεί κοινή πηγή άγχους και αποτυχίας του έργου.
Ένα αόριστο ή διφορούμενο έγγραφο πεδίου αφήνει πολλά θέματα ανοιχτά στη συζήτηση και σε απρογραμμάτιστες εκκλήσεις κρίσης, οι οποίες επηρεάζουν τα χαρακτηριστικά, την ποιότητα, το χρονοδιάγραμμα και το κόστος της πρωτοβουλίας.
Μια άλλη πρόκληση με μια αόριστη δήλωση περίπτωσης σε συνδυασμό με τις αδύναμες διαδικασίες αλλαγής ονομάζεται: ερπυσμός εμβέλειας. Η εμβάθυνση της εμβέλειας παρουσιάζεται όταν οι αιτήσεις πελατών και οι ομάδες εργασίας προσθέτουν πρόσθετες δυνατότητες στο παραδοτέο, πέρα από την πρόθεση ή τα όρια των αρχικών σχεδίων.
Αλλαγή του πεδίου εφαρμογής:
Ενώ οι συχνές αλλαγές στο πεδίο εφαρμογής θα καθυστερήσουν την ολοκλήρωση του έργου και ενδέχεται να προσθέσουν σημαντικό κόστος, υπάρχουν κάποιες καταστάσεις όπου είναι απαραίτητο και εύλογο να προσαρμοστεί το πεδίο εφαρμογής. Οι Διαχειριστές Έργου βασίζονται σε μια διαδικασία διαχείρισης αλλαγών που προσδιορίζει την ζητούμενη αλλαγή, αναθεωρεί όλες τις αντίστοιχες εκτιμήσεις χρόνου, κόστους και φόρτου εργασίας και επανεκτιμά το έργο για νέους κινδύνους λόγω της αλλαγής.
Συνήθως, ο διαχειριστής του έργου και ο εκτελεστικός χορηγός λαμβάνουν την τελική απόφαση για την αλλαγή του πεδίου εφαρμογής μόλις αναλυθεί πλήρως η κατάσταση. Οι αλλαγές τεκμηριώνονται σε ένα αρχείο καταγραφής αποφάσεων και στη συνέχεια κοινοποιούνται στην μεγαλύτερη ομάδα έργου.
Επίσης γνωστές ως Απαιτήσεις Έργου, Στόχοι Έργου
Παραδείγματα: Το πεδίο εφαρμογής του έργου ήταν η παράδοση ιστότοπου μιας σελίδας, σύμφωνα με τις προδιαγραφές του έργου, εντός 2 εβδομάδων.