Βέλτιστες πρακτικές για την επικοινωνία με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο
Κάθε χρόνο, η ανοικτή εγγραφή επιτρέπει στους εργοδότες να προσφέρουν ομαδικές παροχές στους υπαλλήλους τους για ένα σύντομο χρονικό διάστημα, συνήθως περίπου 30 έως 45 ημέρες. Κατά τη διάρκεια αυτού του κρίσιμου παραθύρου, οι εργαζόμενοι πρέπει να ενημερώνονται για τα οφέλη των εργαζομένων στα οποία μπορούν να εγγραφούν, πότε πρέπει να το πράξουν και πού να εγγραφούν. Δυστυχώς, πολλές ομάδες ανθρώπινων πόρων αγωνίζονται να κοινοποιήσουν τις απαραίτητες πληροφορίες στους υπαλλήλους, οπότε μπορεί να χάσουν.
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να είναι ένα ισχυρό εργαλείο επικοινωνίας για την εκπαίδευση των εργαζομένων κατά τις ανοικτές περιόδους εγγραφής, όταν χρησιμοποιείται σωστά. Επειδή είναι ευρέως αποδεκτό και προσβάσιμο ως μέσο επικοινωνίας, αυτό μπορεί να είναι ένας καλός τρόπος προσέγγισης όλων των εργαζομένων. Μάθετε 10 συμβουλές εμπειρογνωμόνων για την επικοινωνία των παροχών κατά τη διάρκεια της ανοικτής εγγραφής, ώστε οι εργαζόμενοί σας να επωφεληθούν πλήρως από τις προσφορές ομαδικών παροχών φέτος.
Συμβουλή # 1 - Έχετε ένα σχέδιο επικοινωνίας για τα οφέλη πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την ανοικτή εγγραφή
Μήνες πριν από την ανοιχτή ημερομηνία εγγραφής, είναι σημαντικό να έχετε ένα σταθερό σχέδιο επικοινωνίας για την παροχή των σχετικών πληροφοριών στους υπαλλήλους πριν από την εγγραφή, κατά τη διάρκεια της ενεργού εγγραφής και μόλις η εγγραφή αναδιπλώνεται. Αυτή μπορεί να είναι μια σειρά μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ενθαρρύνουν τους υπαλλήλους να λαμβάνουν συγκεκριμένες ενέργειες, με συνδέσμους προς τον ιστότοπο εγγραφής και πληροφορίες σχετικά με τις παροχές .
Συμβουλή # 2 - Αναθέστε έναν κεντρικό εκπρόσωπο επικοινωνίας παροχών
Η ανταπόκριση είναι σημαντική κατά τη διάρκεια της ανοικτής εγγραφής, επειδή οι εργαζόμενοι θα έχουν αμέτρητες ερωτήσεις κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε ορίσει τουλάχιστον ένα άτομο που θα χρησιμεύσει ως σημείο επαφής για όλα τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από υπαλλήλους που έχουν ερωτήσεις και ανησυχίες. Αυτό θα πρέπει να είναι κάποιος πολύ εξοικειωμένος με λεπτομέρειες σχεδίου, ποσοστά και προθεσμίες.
Συμβουλή # 3 - Χρησιμοποιήστε ένα εσωτερικό σύστημα για τη συλλογή πληροφοριών σχετικών με τα οφέλη και των αναλυτικών στοιχείων
Η εταιρεία σας παρακολουθεί ενεργά τις εγγραφές, τις μερικές εγγραφές και άλλες πτυχές της διαδικασίας εγγραφής;
Αν όχι, τότε ένα εσωτερικό σύστημα μπορεί να σας βοηθήσει να παραμείνετε στην κορυφή της διαχείρισης εγγραφής σε ολόκληρο τον οργανισμό. Χρησιμοποιήστε έναν δωρεάν διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως το Outlook, για να ρυθμίσετε τις ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για αλλαγές δεδομένων.
Συμβουλή # 4 - Δημιουργήστε μια σειρά μηνυμάτων για εβδομαδιαία σημεία επαφής με τους υπαλλήλους
Η ανοικτή εγγραφή μπορεί να γίνει ευκολότερη και πιο παραγωγική όταν υπάρχει συνεχής ανταλλαγή μεταξύ της ομάδας HR και των εργαζομένων. Ως μέρος της στρατηγικής επικοινωνίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δημιουργήστε μια σειρά μηνυμάτων που μιλούν για θέματα υγείας και ευεξίας, τα χαρακτηριστικά των προγραμμάτων παροχών και άλλα συναφή θέματα. Αποστέλλετε σε εβδομαδιαία μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλα.
Συμβουλή # 5 - Δώστε στους διαχειριστές έναν εβδομαδιαίο λογαριασμό των προσπαθειών εγγραφής σε παροχές
Είναι πάντα καλό να αποκτάτε πλήρες buy-in από τους διαχειριστές κατά τη διάρκεια των προσπαθειών εγγραφής των παροχών. Γιατί; Οι διευθυντές μπορούν να βοηθήσουν τους υπαλλήλους να δώσουν προτεραιότητα στην εγγραφή τους στα οφέλη τους για το προσεχές έτος προγραμματισμού και μπορούν να μοιραστούν το πώς τα οφέλη υποστηρίζουν τους στόχους των εργαζομένων. Χρησιμοποιήστε μια εστιασμένη καμπάνια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τους διαχειριστές κατά τη διάρκεια των περιόδων ΟΕ για να τους κρατήσετε ενήμερο για σημαντικές εργασίες και ημερομηνίες.
Συμβουλή # 6 - Κάνετε τα οφέλη των ηλεκτρονικών ταχυδρομείων ευχάριστα
Η ανοικτή περίοδος εγγραφής δεν χρειάζεται να είναι αγχωτική. Στην πραγματικότητα, μπορεί να είναι μια ευκαιρία να διασκεδάσετε λίγο.
Αναπτύξτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιλαμβάνουν μερικά παιχνίδια διασκέδασης όπως ερωτήσεις trivia, ενδιαφέροντα γεγονότα για την εταιρεία και δωρεάν υγιεινά σνακ δώρα.
Συμβουλή # 7 - Βεβαιωθείτε ότι έχετε σωστή γραμματική και ορθογραφία στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Πριν από την αποστολή οποιωνδήποτε ωφελημάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, βεβαιωθείτε ότι η γραμματική και η ορθογραφία ελέγχονται διεξοδικά. Αυτό μπορεί να διασφαλίσει ότι κανένα λάθος δεν φτάνει στους αναγνώστες και ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχουν νόημα. Ο Τίπος μπορεί να συγχύσει τους υπαλλήλους και φαίνεται αντιεπαγγελματικός.
Συμβουλή # 8 - Χρησιμοποιήστε ένα πρότυπο πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αφήστε το HTML
Κατά την ανάπτυξη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για επικοινωνία παροχών, οι ειδικοί λένε ότι είναι καλύτερο να κολλήσετε με το πρότυπο πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να το κρατήσετε απλό. Το Stray HTML μπορεί να επηρεάσει ορισμένα προγράμματα ανάγνωσης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ειδικά σε κινητές συσκευές.
Συμβουλή # 9 - Γράψτε ισχυρές γραμμές θέματος
Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου διαβάζονται μόνο όταν ανοίξουν.
Και αυτό δεν θα συμβεί αν η γραμμή θέματος δεν υποχρεώνει τους παραλήπτες. Κατά τη σύνταξη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, διατηρήστε την εστίαση στη δημιουργία μιας γραμμής θέματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η οποία θα περιπλέξει τους παραλήπτες για να ανοίξει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με λέξεις όπως "επείγουσες", "ευαίσθητες στο χρόνο" και "προσοχή" μπορούν να συμβάλουν στην επίτευξη αυτού του στόχου.
Συμβουλή # 10 - Χρήση συνολικών δηλώσεων ανταμοιβής σε εποχιακά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Για να βοηθήσετε τους υπαλλήλους να κατανοήσουν την πλήρη αξία των παροχών των εργαζομένων τους, χρησιμοποιήστε συνολικά δηλώσεις ανταμοιβής τουλάχιστον μία φορά κατά τη διάρκεια αυτού του τριμήνου. Αυτό μπορεί να συνδεθεί ως PDF σε μεμονωμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μια υπερσύνδεση μπορεί να συμπεριληφθεί στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να εκτελέσετε μια συνολική δήλωση ανταμοιβής με την ευκολία των εργαζομένων.