Αποφύγετε να κρύβετε πίσω από τον υπολογιστή ή το τηλέφωνό σας σε αυτά τα σενάρια
Στην πραγματικότητα, σε ορισμένες περιπτώσεις, πρέπει να τους αποφύγετε. Σίγουρα, είναι εύκολο να κρύψετε πίσω από τον υπολογιστή σας και να πείτε τι θέλετε να πείτε μέσω του πληκτρολογίου. Αλλά μερικές φορές πρέπει να βγείτε στον κόσμο και να χρησιμοποιήσετε τη φωνή σας.
Εδώ είναι τρεις περιπτώσεις όπου θα ήταν καλύτερα αν δεν χτυπήσει στείλετε.
Αποφύγετε να χτυπήσετε Αποστολή για να επιλύσετε τη σύγκρουση
Είμαστε όλοι μέρος ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μιας συμβολοσειράς μηνυμάτων μεταξύ δύο μερών που προσπαθούν να επιλύσουν ένα πρόβλημα. Μερικές φορές, μπορεί να είστε ένας από τους δύο κύριους συμμετέχοντες ή ίσως είστε απλά ένας από τους πολλούς ανθρώπους που κάποιος αισθάνθηκε υποχρεωμένος να σας συμπεριλάβει.
Με κάθε απάντηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μηνύματος το ζήτημα κλιμακώνεται. Στο τέλος, ίσως ένα σχετικά μικρό ζήτημα έχει γίνει πολύ μεγαλύτερο. Αυτό συνήθως οδηγεί σε προσωπική συνάντηση μεταξύ των δύο μερών καθώς και σε έναν επόπτη ή διευθυντή για την επίλυση της σύγκρουσης.
Αντί να χρησιμοποιείτε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή μηνύματα για την επίλυση διενέξεων, καλέστε το άτομο ή προγραμματίστε μια προσωπική συνάντηση. Εάν είστε ο παραλήπτης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μηνύματος από κάποιον άλλο που προσπαθεί να επιλύσει ένα πρόβλημα, αντισταθείτε στον πειρασμό να απαντήσετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σηκώστε το τηλέφωνο ή περπατήστε στο γραφείο του άλλου ατόμου και πείτε: "Έλαβα το email σας και σκέφτηκα ότι θα ήταν καλύτερα να συζητήσουμε αυτή την κατάσταση one-on-one σε αντίθεση με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
Έχετε λίγα λεπτά για να μιλήσετε; "
Αν το email είναι η μόνη σας επιλογή, μην αντιγράφετε άλλα άτομα σε αυτό. Με τον τρόπο αυτό κλιμακώνεται το ζήτημα. Εάν βρίσκεστε στο τέλος λήψης ενός τέτοιου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μην πατήσετε "απάντηση σε όλους". Απλά απαντήστε μόνο στο άτομο που έστειλε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν απαντήσετε "όλα", η απάντησή σας θα πρέπει να λέει: "Εκτιμώ ότι σας φέρνετε την κατάσταση αυτή υπόψη μου.
Θα σας καλέσω σε ένα λεπτό για να συζητήσετε. "Αυτό θα ειδοποιήσει όλους όσους έχουν αντιγραφεί ότι φροντίζετε την κατάσταση one-on-one.
Αποφύγετε το χτύπημα της αποστολής όταν είστε αναστατωμένοι
Έχετε ποτέ αναστατωθεί για κάτι και απολύθηκε από ένα κακόβουλο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόνο για να αισθανθείτε άμεση λύπη; Ή, ίσως είστε στο λήμμα ενός τέτοιου μηνύματος ή μηνύματος.
Μετά από μια αναστατωμένη κατάσταση ή αλληλεπίδραση, αυτό που χρειαζόμαστε είναι μια περίοδος ψύξης . Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και τα μηνύματα δεν προσφέρονται σε αυτό. είναι στιγμιαία από το σχεδιασμό. Αντ 'αυτού, αφού έχετε καθησυχάσει, καλέστε ή επισκεφθείτε το άτομο για να συζητήσετε την κατάσταση. Αν βρίσκεστε στο τέλος λήψης ενός κακόβουλου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αποφύγετε την ανάγκη να απαντήσετε. Δώστε στον εαυτό σας χρόνο να ηρεμήσετε και στη συνέχεια να καλέσετε το άτομο και να ζητήσετε να συζητήσετε πρόσωπο με πρόσωπο.
Στο μέλλον, αποφασίστε εκ των προτέρων ότι δεν θα χρησιμοποιήσετε ποτέ μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μηνυμάτων όταν είστε αναστατωμένοι. Κάνετε αυτό ένα μη διαπραγματεύσιμο σύμφωνο με τον εαυτό σας.
Εάν αισθάνεστε την ανάγκη να γράψετε κάτι όταν είστε αναστατωμένοι, γράψτε το χέρι ένα μήνυμα. Μην την εισάγετε σε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ακόμη και αν δεν σκοπεύετε να στείλετε το μήνυμα. Δεν θα είνατε το πρώτο άτομο που έπεσε τυχαία το πλήκτρο "αποστολή" αντί για το κουμπί "αποθήκευση".
Αποφύγετε το πάτημα αποστολής για αποστολή κακών ειδήσεων
Κανείς δεν αρέσει να λαμβάνει κακά νέα και να τη λαμβάνει μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ένα μήνυμα μπορεί να προσθέσει αλάτι στην πληγή.
Έχετε ποτέ στείλει μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έναν πελάτη για να του πείτε ότι η παραγγελία του καθυστέρησε; Ή έστειλε μηνύματα σε έναν φίλο για να την ενημερώσει ότι δεν μπορείς να παρευρεθείς στο πάρτι γενεθλίων της; Ή πώς να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον προϊστάμενό σας για να του προειδοποιήσετε ότι δεν ολοκληρώσατε ένα έργο και θα χάσατε την προθεσμία σας;
Εάν η απάντηση σε κάποια από αυτές τις ερωτήσεις είναι ναι, σταματήστε να χρησιμοποιείτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή τα μηνύματα για να μεταδώσετε κακά νέα. Η χρήση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μηνυμάτων για την επικοινωνία κακών ειδήσεων μπορεί να στείλει το μήνυμα που δεν σας ενδιαφέρει ή ότι το ζήτημα δεν είναι αρκετά σημαντικό για να δικαιολογήσει την προσωπική σας προσοχή. Όταν χρησιμοποιείτε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή μηνύματα για να μεταδώσετε κακά νέα, δεν έχετε τρόπο να κρίνετε την αντίδραση του ατόμου. Πιθανότατα, οι άνθρωποι θα είναι απογοητευμένοι ή αναστατωμένοι. Εάν δεν προσφέρετε προσωπικά τα νέα, τα αισθήματα απογοήτευσης μπορεί να κλιμακωθούν και να δημιουργήσουν μια ακόμη χειρότερη κατάσταση.
Τέλος, όταν χρησιμοποιείτε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή μηνύματα σε αυτό το σενάριο, εμφανίζεστε δειλά. Οι πελάτες, οι συνεργάτες, τα αφεντικά και οι φίλοι εκτιμούν τους ανθρώπους που έχουν το θάρρος να επικοινωνούν προσωπικά κακά νέα.
Εάν δεν είστε βέβαιοι εάν το μήνυμά σας χαρακτηρίζεται ως άσχημα νέα, ρωτήστε τον εαυτό σας: "Θα ήθελα να λαμβάνω ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ένα μήνυμα με αυτό το είδος ειδήσεων ή θα προτιμούσα να το έχετε επικοινωνήσει αυτοπροσώπως;". Στη συνέχεια ενεργήστε αναλόγως.
Αν και δεν υπάρχει αμφιβολία ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή η ανταλλαγή μηνυμάτων είναι ένα γρήγορο και αποτελεσματικό μέσο επικοινωνίας, δεν είναι πάντοτε το κατάλληλο. Ακολουθήστε τις παραπάνω οδηγίες και αποφύγετε τη χρήση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μηνύματος όταν δεν είναι σωστό να το κάνετε.