Το Multitasking δεν λειτουργεί
Για παράδειγμα, φανταστείτε ότι καθώς βουρτσίζετε τα δόντια σας το πρωί, αρχίζετε να σκέφτεστε την ημερήσια διάταξη μιας μεγάλης συνάντησης αργότερα την ημέρα.
Δεν χρειάζεται μεγάλη ποσότητα επεξεργασίας από τον εγκέφαλό σας για να βουρτσίζετε τα δόντια σας και ίσως να είστε σε θέση να επικεντρωθείτε στην ατζέντα ενώ χειρίζεστε μηχανικά το πρωινό καθάρισμα των δοντιών σας.
Αλλά τι γίνεται με δύο καθήκοντα που απαιτούν περισσότερη ικανότητα του εγκεφάλου σας; Μπορεί να μιλάτε στο τηλέφωνο ενώ προετοιμάζετε το πρωινό. Μπορείτε να κάνετε τα δύο καθήκοντα σωστά, αλλά η πιθανότητα για λάθη που οφείλονται σε χαλάρωση στην προσοχή είναι μεγάλη. Και όπως όλοι γνωρίζουμε, ανακατεύοντας
Το τσιμπούρισμα λειτουργεί καλύτερα
Το "Chunking" περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί η ανθρώπινη χρήση της μνήμης. Είναι σημαντικό να θυμόμαστε αυτήν την ιδέα, καθώς εξετάζουμε την ολοκλήρωση πολλών εργασιών ταυτόχρονα.Πραγματικά αλλάζουμε μεταξύ τους αντί να τις κάνουμε ταυτόχρονα (αν και στην περίπτωση του βουρτσίσματος των δοντιών σας μπορεί να φαίνεται σαν να είναι ταυτόχρονα).
Φανταστείτε ότι είστε στο τηλέφωνο όταν κάποιος μπαίνει στο γραφείο σας. Ζητούν τη συμβουλή σας ή μια γρήγορη απόφαση για ένα θέμα.
Σταματάτε να ακούτε για λίγο το πρόσωπο στο τηλέφωνο, σαρώνετε τη σημείωση μπροστά σας, γράφετε μια απάντηση και επιστρέφετε στην τηλεφωνική κλήση. Δεν κάνατε τις δύο δραστηριότητες (τηλεφωνική κλήση και συνομιλία στο πρόσωπο) ταυτόχρονα.
Πραγματικά κάνατε τρία καθήκοντα διαδοχικά. ξεκίνησε την τηλεφωνική κλήση, είχε την συνομιλία στο πρόσωπο και συνέχισε ξανά την τηλεφωνική κλήση.
Ακριβώς όπως στο παράδειγμα πρωινού παραπάνω, θα μπορούσατε να έχετε κάνει και τα δύο καλύτερα, και σε λιγότερο συνολικό χρόνο, εάν τα είχατε κάνει το ένα μετά το άλλο αντί της ίδιας στιγμής. Ο λόγος είναι ότι καθώς ξεκινάτε κάθε εργασία πρέπει να εστιάσετε σε αυτήν και να ξεκινήσετε.
Ο χρόνος εκκίνησης εξουδετερώνει το Multitasking
Όταν ξεκινήσατε την κλήση, έπρεπε να το σκεφτείτε, να βρείτε τον αριθμό τηλεφώνου και να πραγματοποιήσετε την κλήση. Όταν διακόψατε, έπρεπε να καταλάβετε τι ήθελε ο άνθρωπος από εσάς για να μπορέσετε να δώσετε μια απόφαση. Τέλος, όταν επαναλάβατε το τηλεφώνημα, θα πρέπει να θυμάστε πού απομακρύνεστε. Ίσως ίσως έπρεπε να πείτε, "Ωχ, συγγνώμη, κάποιος μπήκε μέσα. Τι λέγατε ;"
Όσο περισσότερο ξεκινάτε και σταματάτε κατά τη διάρκεια της ημέρας, τόσο περισσότερες από αυτές τις χρονοβόρες στιγμές έναρξης που έχετε. Αυτές οι στιγμές είναι μη παραγωγικός χρόνος. Εάν έχετε μια ημερήσια έκθεση για να προετοιμάσετε, η στιγμή έναρξης είναι πιθανώς αρκετά μικρή σε σύγκριση με εκείνη για την αναφορά που κάνετε μόνο τριμηνιαία. Ακόμα, αν προετοιμάζετε αυτήν την αναφορά και διακόπτεστε, έχετε σχεδόν το ίδιο χρονικό διάστημα για την εκκίνηση κάθε φορά.
Μπορώ να γράψω την εβδομαδιαία αναφορά μου σε περίπου 30 λεπτά χωρίς διακοπές. Είχα αρκετές ώρες να ολοκληρώσω απλώς και μόνο επειδή η δουλειά μου είναι λειτουργική και απαιτεί πολύ να ασχοληθώ με απρογραμμάτιστα καθήκοντα.
(Αυτός είναι ο κώδικας που έχω πολλές διακοπές στην ημέρα μου). Ωστόσο, ο ένοχος δεν ήταν οι άνθρωποι που με διέκοψαν. Ο ένοχος ήταν ο απαιτούμενος χρόνος για στιγμές έναρξης κάθε φορά που ξεκίνησα εκ νέου την αναφορά.
Κάποιες φορές πρέπει να κάνετε πολλαπλές εργασίες
Εντάξει, μερικές φορές πρέπει να κάνετε πολλαπλούς σκοπούς. Η δουλειά σας μπορεί να λειτουργήσει όπως η δική μου. Τι είναι λοιπόν καλύτερο από το multitasking; Το τσούξιμο είναι καλύτερο.
Το χασμουρητό είναι η ιδέα της διάσπασης της ημέρας σας σε μεγαλύτερα κομμάτια αντί να αντιδράτε σε συνεχείς διακοπές. Τα περισσότερα κομμάτια του χρόνου που μπορείτε να αφιερώσετε σε συγκεκριμένες εργασίες, τόσο λιγότερες στιγμές εκκίνησης θα έχετε και η αποτελεσματικότητά σας βελτιώνεται ανάλογα. Δεδομένου ότι δεν θα ξοδεύετε τόσο χρόνο στις αρχικές στιγμές, θα έχετε περισσότερο χρόνο και θα κάνετε περισσότερα. Ως μπόνους, δεδομένου ότι θα είστε σε θέση να εστιάσετε στο συγκεκριμένο έργο, θα το κάνετε καλύτερα.
Ως πλαϊνή γραμμή, οι διαχειριστές έργων διαπίστωσαν εδώ και πολύ καιρό τη δύναμη αυτής της τεχνικής και δημιούργησαν τη δική τους εκδοχή του "χαστούκι" μέσω της διαδικασίας δομής κατανομής εργασιών .
Ξεκινώντας με τσιμπήματα
Πώς μπορείτε λοιπόν να ξεκινήσετε την αποκοπή;
- Ξεκινήστε λίγο έως ότου έχετε την αίσθηση του. Επιλέξτε ένα μόνο έργο, ίσως την εβδομαδιαία αναφορά σας.
- Αφήστε κατά μέρος τα 30 λεπτά που γνωρίζετε ότι θα χρειαστούν.
- Κλείστε την πόρτα σας ή βάλτε ένα σημάδι που διαβάζει το "Genius στην εργασία" ή κάτι τέτοιο και στη συνέχεια επικεντρώνεται στην έκθεση και τίποτα άλλο εκτός από την έκθεση.
- Αγνοήστε το τηλέφωνο.
- Μην ελέγχετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
- Απλά γράψτε την αναφορά.
Προσπαθήστε το ίδιο με τις τηλεφωνικές κλήσεις, τις συναντήσεις των εργαζομένων και άλλες τακτικές δραστηριότητες. Εστίαση, κόψτε τις μέρες σας έξω και μετά από μερικές εβδομάδες πρακτικής, θα αισθανθείτε και θα είστε πιο αποτελεσματικοί.
Η κατώτατη γραμμή
Μην σπαταλάτε τόσο χρόνο από την προσπάθειά σας για πολλαπλές εργασίες. Αντ 'αυτού, κάνετε τον εαυτό σας πιο αποτελεσματικό και πιο παραγωγικό με το χαστούκι. Ενώ ο όρος είναι αδέξιος, η έννοια είναι αποτελεσματική!
-
Ενημερώθηκε από την Art Petty