Η προετοιμασία σας καθορίζει εάν θα επιτύχετε τα επιθυμητά αποτελέσματα
Σε συνδυασμό με τα πρακτικά των συνεδριάσεων , την τεκμηρίωση που λαμβάνουν οι συμμετέχοντες μετά από μια συνάντηση, η ημερήσια διάταξη είναι το σχέδιο της συνεδρίασης και η αναφερόμενη συνέχεια της προηγούμενης συνάντησης.
Όταν αναπτύσσετε μια ατζέντα για μια συνάντηση που δεν προγραμματίζεται κανονικά, τα παρακάτω βήματα θα σας βοηθήσουν. Αργότερα σε αυτό το άρθρο, θα δείτε ένα πρότυπο ημερήσιας διάταξης για μια τακτική προγραμματισμένη συνάντηση. Οι δύο τύποι συνεδριάσεων μοιράζονται παρόμοια στοιχεία της ημερήσιας διάταξης, αλλά δεν είναι ακριβώς τα ίδια.
Ανάπτυξη ημερήσιας διάταξης συνεδριάσεων
Πρώτον, προσδιορίστε αν χρειάζονται άλλοι υπάλληλοι για να σας βοηθήσουν να προγραμματίσετε τη συνάντηση. Στη συνέχεια, αποφασίστε τι θέλετε να πετύχετε κρατώντας τη συνάντηση. Καθορίστε εφικτούς στόχους για τη συνάντησή σας . Οι στόχοι που ορίσατε θα καθορίσουν το πλαίσιο για ένα αποτελεσματικό σχέδιο συνάντησης . Βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε σχεδιάσει περισσότερα από ό, τι είναι ευλόγως εφικτό εντός του χρονικού πλαισίου της συνάντησής σας.
Όπως είπε ο Stephen Covey στις "Επτά συνήθειες των εξαιρετικά αποτελεσματικών ανθρώπων", "Ξεκινήστε με το τέλος στο μυαλό". Ο σκοπός της σύσκεψης σας θα καθορίσει την εστίαση της συνεδρίασης, την ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων και τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη.
Η οικοδόμηση μιας ατζέντας κάνει ένα σχέδιο για τη συνάντηση.
Αρχίζετε με τον κύριο στόχο ή τον σκοπό που προσπαθείτε να ολοκληρώσετε κρατώντας τη συνάντηση. Μόλις αποφασίσετε για το στόχο σας, πρέπει να προσδιορίσετε εάν χρειάζεστε τη βοήθεια πρόσθετων υπαλλήλων για να προγραμματίσετε την ημερήσια διάταξη. Εάν ναι, καλέστε τους να συμμετάσχουν στην εκδήλωση συνάντησής σας συνήθως με email ή κείμενο, ώστε να μην δημιουργηθεί η ανάγκη για μια πρόσθετη συνάντηση.
Αποφάσεις που πρέπει να κάνετε κατά την ανάπτυξη της ατζέντας σας
Μετά τον καθορισμό του γενικού σας στόχου, εσείς ή η ομάδα σας πρέπει να λάβετε τις ακόλουθες αποφάσεις. Εκτός από το σκοπό ή τον στόχο της συνάντησης, κάθε ένα από αυτά τα στοιχεία εμφανίζεται στην ημερήσια διάταξη του συνεδρίου.
- Οι απαιτούμενοι συμμετέχοντες για την πραγματική συνάντηση,
- Τα αντικείμενα που χρειάζονται συζήτηση ή δράση που θα οδηγήσει στην επίτευξη του στόχου ή του σκοπού,
- Ο χρόνος που περιμένετε από την ομάδα θα χρειαστεί για τη συζήτηση κάθε στοιχείου,
- Μια ημερομηνία και ώρα για τη συνεδρίαση,
- Μια κατάλληλη τοποθεσία, που θα κρατά άνετα όλους τους συμμετέχοντες, για τη συνάντηση,
- Προ-εργασία για τη συνάντηση. Αυτό θα περιλαμβάνει οποιαδήποτε ανάγνωση, τεκμηρίωση , δεδομένα, λεπτά συνάντησης από προηγούμενη συνάντηση ή οποιαδήποτε άλλη προετοιμασία που θα καταστήσει την πραγματική σας συνάντηση επιτυχημένη. Αυτή η προετοιμασία πρέπει να επισυνάπτεται στην ειδοποίηση της σύσκεψης και στην ημερήσια διάταξη όταν τα διανέμετε σε προσκεκλημένους συμμετέχοντες.
Εκτός από τα προαναφερθέντα στοιχεία της απόφασης, τα βασικά θέματα της ημερήσιας διάταξης πρέπει να περιλαμβάνουν:
- Ελέγξτε το σκοπό, την ημερήσια διάταξη και τα αναμενόμενα αποτελέσματα και το προϊόν.
- Ελέγξτε τα πρακτικά της προηγούμενης συνεδρίασης.
- Ελέγξτε την πρόοδο των συμμετεχόντων σχετικά με τις δεσμεύσεις και τα θέματα δράσης που έγιναν κατά την προηγούμενη συνεδρίαση.
- Ο λήπτης σημείων ή ο ηγέτης πρέπει να αναθεωρήσει τις δεσμεύσεις που ανέλαβαν οι συμμετέχοντες κατά τη διάρκεια της τρέχουσας συνεδρίασης ως τελικό θέμα της ημερήσιας διάταξης
Αποφασίστε ποιος πρέπει να συμμετάσχει στην υλοποίηση της ατζέντας σας
Μόλις αποφασίσετε ότι μια συνάντηση είναι απαραίτητη για την επίτευξη του στόχου σας, θα πρέπει να αναπτύξετε τη λίστα των συμμετεχόντων.
Όλοι οι εργαζόμενοι δεν μπορούν ή δεν πρέπει να συμμετέχουν σε κάθε συνεδρίαση, αλλά η πρόσκληση των κατάλληλων συμμετεχόντων θα ενισχύσει την πιθανότητα επιτυχίας.
Πώς να προσδιορίσετε τους συμμετέχοντες που χρειάζονται για να ολοκληρώσουν την ατζέντα της συνάντησής σας
Προσδιορίστε τους συμμετέχοντες σας είτε για μια σύντομη είτε για σύντομη σειρά συναντήσεων ή για μια τακτική προγραμματισμένη ή συνεχιζόμενη συνάντηση θέτοντας τον εαυτό σας ερωτήσεις όπως οι ακόλουθες.
- Ποιος πρέπει να είναι κύριος της λύσης που αναπτύσσει η ομάδα;
- Ποιος είναι ο ιδιοκτήτης της διαδικασίας που συζητάει η ομάδα;
- Ποιος πρέπει να γνωρίζει τις πληροφορίες που διανέμετε;
- Ποιος μπορεί να παράσχει στοιχεία και γεγονότα για να καθοδηγήσει τη λήψη αποφάσεων;
- Ποιος έχει εμπειρία ή εμπειρογνωμοσύνη για να μοιραστεί με την ομάδα;
- Ποιος πρέπει να υποστηρίξει την εφαρμογή οποιωνδήποτε λύσεων ή καθηκόντων;
- Ποιος πρέπει να παράσχει άδεια ή πόρους για την επίτευξη του αποτελέσματος της συνεδρίασης;
- Ποιος μπορεί να αντιταχθεί στην εφαρμογή οποιωνδήποτε λύσεων ή κατευθύνσεων;
Χρειάζεστε μια ατζέντα συσκέψεων για τακτικές συσκέψεις;
Όχι κάθε σύσκεψη χρειάζεται μια προσαρμοσμένη ατζέντα. Οι περισσότεροι υπάλληλοι έχουν προγραμματίσει τακτικά συναντήσεις για τις υπηρεσίες ή τις ομάδες εργασίας τους. Έχετε επίσης ομάδες και έργα στα οποία συμμετέχετε.
Ένα συνεχιζόμενο έργο μπορεί να μην απαιτεί μια νέα ατζέντα για κάθε σύσκεψη, αλλά η ομάδα σας θα εξυπηρετηθεί καλά υιοθετώντας μια τυποποιημένη προσέγγιση στη συνάντησή σας.
Η τακτική προγραμματισμένη συνάντηση των εργαζομένων χωρίζεται σε τρία τμήματα για τα οποία το καθένα έχει τα βασικά στοιχεία της ημερήσιας διάταξης: Ενημερωτικά Στοιχεία, Στοιχεία Δράσης και Προγραμματισμός Προώθησης.
Στοιχεία μιας ημερήσιας διάταξης συνεδριάσεων για τακτικές συσκέψεις
Πληροφοριακά στοιχεία
Γράψτε οποιαδήποτε στοιχεία της ημερήσιας διάταξης που είναι ενημερωτικά για κάθε συνάντηση. Για παράδειγμα, ο διαχειριστής ενημερώνει την ομάδα για τα αποτελέσματα της συνεδρίασης της ανώτερης διοίκησης.
Στοιχεία δράσης
Τοποθετήστε στην ημερήσια διάταξη οποιεσδήποτε θέσεις που αναμένετε ότι η ομάδα θα θέλει να αναθεωρήσει σε κάθε τακτική συνάντηση. Για παράδειγμα, οι επιδόσεις στον προϋπολογισμό για το χρονικό διάστημα και ο προσδιορισμός της εξοικονόμησης κόστους και των συνεχών βελτιώσεων που η ομάδα σχεδιάζει να επιτύχει.
Προώθηση Προγραμματισμού
Τοποθετήστε στην ημερήσια διάταξη όλα τα στοιχεία που η ομάδα επιθυμεί να προγραμματίσει ή να προετοιμαστεί εκ των προτέρων. Για παράδειγμα, οι βραχυπρόθεσμοι στόχοι για τον επόμενο μήνα ή η ανάγκη συνδρομής του συναδέλφου για τις επικείμενες εργασίες.
Εάν ακολουθήσετε αυτές τις οδηγίες όταν αναπτύσσετε την ατζέντα του συνεδρίου σας, ενισχύετε την πιθανότητα ότι η συνάντησή σας θα αποδώσει αποτελέσματα.
Δείγμα ημερήσιας διάταξης συνεδριάσεων για μια τακτική προγραμματισμένη σύσκεψη
Χρησιμοποιήστε αυτό το δείγμα ατζέντας για μια τακτική προγραμματισμένη συνάντηση για να διασφαλίσετε ότι η συνάντησή σας παράγει τα αποτελέσματα που αναζητάτε.
- Θέρμανση και χαιρετισμούς. Εξετάστε ένα σύντομο παγοθραυστικό ανάλογα με το πόσο συχνά συναντάται η ομάδα.
- Ελέγξτε το σκοπό, την ημερήσια διάταξη και τα αναμενόμενα αποτελέσματα και το προϊόν.
- Ελέγξτε τα πρακτικά της προηγούμενης συνεδρίασης.
- Παρέχετε τις κατάλληλες πληροφορίες για το τμήμα και την εταιρεία που χρειάζεται η ομάδα.
- Ελέγξτε την πρόοδο των στοιχείων δράσης, των σχεδίων δράσης και των δεσμεύσεων. Ελέγξτε την πρόοδο της ομάδας σχετικά με τους στόχους.
- Συζητήστε και λάβετε αποφάσεις σχετικά με τα θέματα της ημερήσιας διάταξης αυτής της συνάντησης.
- Προσδιορίστε τα επόμενα βήματα.
- Προσδιορίστε τον σκοπό, την έκβαση και την ημερήσια διάταξη της επόμενης συνεδρίασης.
- Στο τέλος της συνάντησης, ο παραλήπτης πρέπει να αναθεωρήσει τις δεσμεύσεις που ανέλαβαν οι άνθρωποι κατά τη διάρκεια της συνάντησης.
- Προσδιορίστε κάθε βοήθεια που απαιτείται από άτομα που δεν ανήκουν στην ομάδα και αναθέστε τους συμμετέχοντες να έρθουν σε επαφή.
- Προσδιορίστε ποιος εκτός της συνόδου πρέπει να γνωρίζει τι και να αποφασίσει πώς θα ολοκληρώσει την επικοινωνία.
- Στείλτε τα λεπτά εντός 24 ωρών από τη σύσκεψη ή αμέσως εάν ο λήπτης σημείωσε τις σημειώσεις ηλεκτρονικά (ο κανόνας).
Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την πραγματοποίηση αποτελεσματικών συναντήσεων