Μπορείτε να σχεδιάσετε, να οδηγήσετε και να διαχειριστείτε μια συνάντηση για την παραγωγή αποτελεσμάτων
Εάν παραβλέψετε κάποια από αυτές τις ευκαιρίες διαχείρισης συναντήσεων , οι συναντήσεις και οι ομάδες σας δεν θα φέρουν το καρπό που επιθυμείτε από τη στιγμή που επενδύετε. Πάρτε αυτές τις δώδεκα συμβουλές για τη διοργάνωση συνάντησης για να καθοδηγήσετε τους συμμετέχοντες σας για να επιτύχετε αναμενόμενα, θετικά και εποικοδομητικά αποτελέσματα.
Τι πρέπει να κάνετε πριν από τη συνάντηση για να εξασφαλίσετε αποτελεσματικές συναντήσεις
Οι ενέργειες πριν από τη συνάντηση δημιουργούν τις βάσεις για την επίτευξη των αποτελεσμάτων της συνεδρίασης. Μπορείτε να κάνετε όλες τις απαραίτητες ενέργειες παρακολούθησης αλλά χωρίς ένα αποτελεσματικό σχέδιο σύσκεψης για να ξεκινήσετε, τα αποτελέσματά σας θα σας απογοητεύσουν. Αυτές οι συμβουλές θα σας βοηθήσουν να σχεδιάσετε και να εφαρμόσετε τη συνάντηση.
Σχεδιάστε τη Συνάντηση
Οι αποτελεσματικές συναντήσεις που παράγουν αποτελέσματα αρχίζουν με το σχεδιασμό των συναντήσεων. Πρώτον, προσδιορίστε αν χρειάζονται άλλοι υπάλληλοι για να σας βοηθήσουν να προγραμματίσετε τη συνάντηση. Στη συνέχεια, αποφασίστε τι θέλετε να πετύχετε κρατώντας τη συνάντηση. Καθορίστε εφικτούς στόχους για τη συνάντησή σας.
Οι στόχοι που ορίσατε θα καθορίσουν το πλαίσιο για ένα αποτελεσματικό σχέδιο συνάντησης. Όπως λέει ο Stephen Covey στις Επτά Συνήθειες των Πολύ Αποτελεσματικών Λαών , "ξεκινήστε με το τέλος στο μυαλό". Ο σκοπός της σύσκεψης σας θα καθορίσει την εστίαση της συνεδρίασης, την ατζέντα του συνεδρίου και τους συμμετέχοντες στη συνεδρίαση που χρειάζεστε για να πετύχετε τον σκοπό.
Βεβαιωθείτε ότι χρειάζεστε μια συνάντηση
Μόλις αναπτύξετε το σχέδιό σας για τη συνάντηση, βεβαιωθείτε ότι μια σύσκεψη είναι το κατάλληλο όχημα για την επίτευξη των καθορισμένων στόχων. Για να προγραμματίσετε και να πραγματοποιήσετε μια συνάντηση είναι δαπανηρή όταν υπολογίζετε την ώρα των ατόμων που συμμετέχουν, καταβάλλετε προσπάθειες για να διαπιστώσετε ότι η συνάντηση είναι η καλύτερη ευκαιρία για να λύσετε το πρόβλημα, να βελτιώσετε τη διαδικασία ή να κάνετε ένα συνεχιζόμενο σχέδιο.
Μπορεί να διαπιστώσετε ότι μπορείτε να πετύχετε τους στόχους της σύσκεψης με μια συζήτηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή διανέμοντας και ζητώντας πληροφορίες μέσω του ενημερωτικού δελτίου της εταιρείας. Βεβαιωθείτε ότι η σύσκεψη είναι απαραίτητη και όχι απλά πιο βολική για σας - θα έχετε καλύτερα αποτελέσματα από τους συμμετέχοντες στη συνάντησή σας, όταν έχετε πραγματικά καταγράψει τις ανάγκες σας.
Εξασφαλίστε την κατάλληλη συμμετοχή στη συνάντηση
Εάν μια συνάντηση είναι το κατάλληλο μέσο για την επίτευξη των στόχων σας , ελέγξτε με τους συμμετέχοντες που πρέπει να παρευρεθούν στη συνεδρίαση για να πετύχουν. Οι απαραίτητοι συμμετέχοντες πρέπει να είναι διαθέσιμοι για να παρευρεθούν στη συνεδρίαση.
Αναβάλλετε τη συνεδρίαση αντί να πραγματοποιήσετε μια συνάντηση χωρίς κρίσιμα μέλη του προσωπικού. Εάν ένας εκπρόσωπος παρευρίσκεται στη θέση ενός αποφασιστικού παράγοντα λήψης αποφάσεων, βεβαιωθείτε ότι ο ορισθείς υπάλληλος έχει την εξουσία να λαμβάνει αποφάσεις - ή να αναβάλλει τη συνεδρίαση.
Διανείμετε και αναθεωρήστε την προεργασία πριν από τη σύσκεψη
Πόσες συσκέψεις έχετε παρακολουθήσει εκείνες που ξεκίνησαν με το διευκολυντή της συνάντησης να περάσει μια δέσμη των ενημερωτικών φυλλαδίων ή να προβάλει μια διαφάνεια του Microsoft PowerPoint για συζήτηση; Απογοητευτικό; Βάζεις στοίχημα. Η συνάντηση γίνεται μια ομάδα ανάγνωσης, ελάχιστα παραγωγική για την επίτευξη του στόχου.
Όταν οι δηλωμένοι σκοποί για τη διεξαγωγή μιας συνάντησης είναι η λήψη αποφάσεων και η απάντηση σε ερωτήσεις, μια ανάγνωση ομάδας είναι μια ντροπή σπατάλη χρόνου λαών.
Μπορείτε να κάνετε τις συναντήσεις πιο παραγωγικές και να εξασφαλίσετε αποτελέσματα, παρέχοντας την απαραίτητη προεργασία πριν από την πραγματική συνάντηση. Η παροχή προ-εργασίας, γραφημάτων, γραφημάτων και υλικού ανάγνωσης 48 ώρες πριν από μια συνάντηση επηρεάζει την επιτυχία της συνάντησης. Όσο περισσότερος χρόνος προετοιμασίας καταβάλλετε, οι καλύτερα προετοιμασμένοι άνθρωποι θα είναι για τη συνάντησή σας.
Η τεκμηρίωση που θα σας βοηθήσει να επιτύχετε τους στόχους της συνεδρίασης μπορεί να περιλαμβάνει αναφορές. τα δεδομένα, τα διαγράμματα και τις συνδέσεις με τις ανταγωνιστικές πληροφορίες, τα μηνιαία πωλήσεις και τα σχέδια παραγωγής. Διαφάνειες του Microsoft PowerPoint που απεικονίζουν βασικά σημεία συζήτησης. και πρακτικά συνεδριάσεων , σημειώσεων και παρακολούθησης από προηγούμενες ή συναφείς συναντήσεις και σχέδια.
Προ-εργασία, ακόμα και απλώς συνδέσεις για να ακολουθήσετε για να διαβάσετε τις πληροφορίες, διανεμημένες εγκαίρως, με τη σοβαρή προσδοκία ότι οι συμμετέχοντες θα διαβάσουν την προεργασία πριν από τη συνάντηση, βοηθώντας να διασφαλίσετε ότι η συνάντησή σας θα πετύχει.
Κατά τη διάρκεια της Συνάντησης για την εξασφάλιση αποτελεσματικών συναντήσεων
Η αποτελεσματική χρήση του χρόνου συνάντησης δημιουργεί ενθουσιασμό για το θέμα. Δημιουργεί δέσμευση και αίσθηση επιτυχίας από τους συμμετέχοντες. Οι άνθρωποι αισθάνονται κομμάτι κάτι μεγαλύτερο από τις καθημερινές προκλήσεις τους. Ως εκ τούτου, μια καλά οργανωμένη και ενεργητική συνάντηση που θέτει τις προϋποθέσεις για παρακολούθηση θα οδηγήσει σε αποτελέσματα συνάντησης.
Αποτελεσματική Διευκόλυνση Συναντήσεων
Ο ηγέτης της συνάντησης θέτει έναν θετικό, παραγωγικό τόνο για την αλληλεπίδραση μεταξύ των συμμετεχόντων στη συνάντηση. Η αποτελεσματική διευκόλυνση των συνεδριάσεων αρχίζει με την αναθεώρηση των στόχων, των αναμενόμενων αποτελεσμάτων και της ημερήσιας διάταξης. Ο διευκολυντής βοηθά τα μέλη της ομάδας να μείνουν εστιασμένα και παραγωγικά.
Ο σχεδιασμός των συνεδριάσεων και η ατζέντα έθεσαν το πλαίσιο της συνάντησης. Ένας αποτελεσματικός διευκολυντής, ο οποίος παρακολουθεί τους συμμετέχοντες, εξασφαλίζει την επίτευξη των αναμενόμενων, επιθυμητών αποτελεσμάτων από τη συνάντηση.
Χρησιμοποιήστε το Pre-Work στη συνεδρίαση
Χρησιμοποιήστε ή ανατρέξτε στις πληροφορίες πριν και κατά τη διάρκεια της συνάντησης πριν από τη συνάντηση. Αναβαθμίζετε την ανάγκη οι συμμετέχοντες να αφιερώνουν το χρόνο που απαιτείται για να εξετάσουν υλικό που είναι αναπόσπαστο για την επίτευξη των επιθυμητών αποτελεσμάτων.
Οι συμμετέχοντες σας θα προετοιμαστούν πριν από τη συμμετοχή σας στις συναντήσεις σας και τα αποτελέσματά σας θα δώσουν μαρτυρία για μια σταθερή προετοιμασία και ηγεσία . Κανείς δεν θέλει να φαίνεται απροετοίμαστος, μη ενδιαφερόμενος ή να μην συμβάλλει στα μάτια ενός συμπαίκτη.
Συμμετοχή σε κάθε συμμετέχοντα σε ενέργειες
Κάθε ομάδα εργασίας έχει διάφορες προσωπικότητες που εμφανίζονται για συναντήσεις. Έχετε ήσυχους συναδέλφους και ανθρώπους που προσπαθούν να κυριαρχήσουν σε κάθε πλατφόρμα. Είτε διευκολύνετε είτε συμμετέχετε στη συνάντηση, πρέπει να εμπλέξετε κάθε συμμετέχοντα στην εκπλήρωση των στόχων της σύσκεψης.
Αυτό εξασφαλίζει ότι κάθε συμμετέχων επενδύεται στο θέμα της συνάντησης και στη συνέχεια. Θα πετύχετε περισσότερα αποτελέσματα με όλη την ομάδα που τραβάτε από ό, τι με ένα κυρίαρχο προσωπικό που προσπαθεί να ωθήσει όλους τους άλλους στο λόφο.
Δημιουργήστε ένα Σχέδιο Παρακολούθησης Αποτελεσματικής Συνέλευσης
Κατά τη διάρκεια της συνάντησης, κάντε ένα σχέδιο παρακολούθησης με στοιχεία δράσης. Τα αποτελεσματικά σχέδια περιλαμβάνουν τα ακόλουθα.
- Το συγκεκριμένο στοιχείο δράσης,
- το όνομα του προσώπου που δεσμεύτηκε να "κατέχει" την υλοποίηση του αντικειμένου της δράσης,
- η ημερομηνία λήξης του στοιχείου της δράσης, και
- μια συμφωνία σχετικά με το τι αποτελεί την ολοκλήρωση του θέματος της δράσης.
Συζητήστε σενάρια πραγματικής ζωής και εμπόδια στην επιτυχία που μπορούν να αντιμετωπίσουν τα μέλη της ομάδας καθώς προσπαθούν να επιτύχουν τα στοιχεία που θα παράγουν τα απαιτούμενα αποτελέσματα. Ορίστε μια ώρα για την επόμενη συνάντησή σας, αν χρειαστεί, ενώ οι συμμετέχοντες είναι παρόντες.
Μετά τη Συνάντηση για την εξασφάλιση αποτελεσματικών συναντήσεων
Οι ενέργειες και ο προγραμματισμός πριν και κατά τη διάρκεια της συνάντησης διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο βοηθώντας σας να επιτύχετε αναμενόμενα, θετικά και εποικοδομητικά αποτελέσματα. Οι ενέργειές σας μετά τη συνάντηση είναι εξίσου σημαντικές. Η παρακολούθηση της επόμενης προγραμματισμένης συνάντησης δεν είναι ποτέ αρκετή επένδυση για την εξασφάλιση αποτελεσμάτων.
Δημοσιεύστε τα λεπτά συνάντησης
Ξεκινήστε δημοσιεύοντας τα πρακτικά και το σχέδιο δράσης σας εντός 24 ωρών. Οι άνθρωποι θα συμβάλλουν αποτελεσματικότερα στα αποτελέσματα αν ξεκινήσουν άμεσα τα αντικείμενα δράσης. Έχουν ακόμα μια νέα μνήμη της συνάντησης, τη συζήτηση και το σκεπτικό της επιλεγμένης κατεύθυνσης.
Παραμένουν ενθουσιασμένοι και έτοιμοι να ξεκινήσουν. Μια καθυστέρηση στην κατανομή των λεπτών θα βλάψει τα αποτελέσματά σας, καθώς οι περισσότεροι άνθρωποι περιμένουν να φτάσουν τα πρακτικά πριν αρχίσουν να αντιμετωπίζουν τις δεσμεύσεις τους.
Αποτελεσματική συνέχιση της συνεδρίασης
Ο σεβασμός και η τήρηση των προθεσμιών και η παρακολούθηση θα σας βοηθήσουν να επιτύχετε αποτελέσματα από τις συναντήσεις σας. Η προθεσμία καθορίστηκε κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης. Μετά τη συνάντηση, κάθε άτομο που διαθέτει ένα στοιχείο δράσης θα πρέπει επίσης να καταρτίσει ένα σχέδιο για την προσωπική εκπλήρωση της δέσμευσής του.
Είτε γράφουν τα βήματα στον προγραμματιστή τους, μεταβιβάζουν τα καθήκοντα σε άλλο προσωπικό είτε απλώς ολοκληρώνουν το έργο, το άτομο είναι υπεύθυνο για την παρακολούθηση.
Έτσι είναι ο προγραμματιστής της συνάντησης. Μπορείτε να βελτιώσετε τα αποτελέσματα των συναντήσεων παρακολουθώντας κάθε άτομο που έχει ένα στοιχείο δράσης στο μέσο του δρόμου μεταξύ των συναντήσεων. Ο στόχος σας είναι να ελέγξετε την πρόοδο και να διασφαλίσετε ότι οι εργασίες βρίσκονται σε εξέλιξη. Θυμηθείτε ότι αυτό που ρωτάτε γίνεται με επιτυχία.
Λογοδοσία για παρακολούθηση κατά την επόμενη συνεδρίαση
Έχετε καθίσει ποτέ σε μια συνέλευση παρακολούθησης που συνίστατο σε κάθε συμμετέχοντα που έλεγε στην ομάδα γιατί δεν μπόρεσαν να εκπληρώσουν τη δέσμευσή τους; Το αποτέλεσμα είναι λυπηρό. Η καθιέρωση του κανόνα ή της συνήθειας της λογοδοσίας για τα αποτελέσματα αρχίζει νωρίς στον κύκλο των συνεδριάσεών σας.
Η παρακολούθηση από τον μεσολαβητή μεταξύ των συνεδριάσεων βοηθάει, αλλά η ομάδα πρέπει να κάνει την αποτυχία να κρατήσει τις δεσμεύσεις απαράδεκτες . Αναφέρετε την πρόοδο και τα αποτελέσματα της επόμενης συνεδρίασης και αναμένετε ότι όλα θα έχουν ολοκληρωθεί. Εναλλακτικά, ελέγξτε την πρόοδο κατά την επόμενη συνάντηση και αν υπάρχει πραγματικός αποκλεισμός για την πρόοδο, καθορίστε πώς να προχωρήσετε.
Αναφέρετε τη διαδικασία συναντήσεων για συνεχή βελτίωση
Η πρακτική της ενημέρωσης κάθε συνάντησης είναι ένα ισχυρό εργαλείο για τη συνεχή βελτίωση. Οι συμμετέχοντες συζητούν εκ περιτροπής τι είναι αποτελεσματικό ή αναποτελεσματικό όσον αφορά την τρέχουσα διαδικασία της συνεδρίασης. Συζητούν επίσης την πρόοδο που αισθάνονται ότι η ομάδα κάνει σχετικά με το θέμα για το οποίο πραγματοποιήθηκε η συνάντηση.
Με τη συνεχή βελτίωση σε ένα άλλο επίπεδο, επιτυχημένες ομάδες ενημερώνουν ολόκληρο το έργο τους καθώς και τη διαδικασία για να προσδιορίσουν πόσο αποτελεσματικά κατάφεραν να δημιουργήσουν αποτελέσματα. Οι μελλοντικές συνεδριάσεις αντικατοπτρίζουν την αξιολόγηση. Οι συναντήσεις εξελίσσονται ως ένα ακόμη πιο αποτελεσματικό εργαλείο για τη δημιουργία αποτελεσμάτων οργανισμού.
συμπέρασμα
Τα αποτελέσματα είναι εφικτά και προβλέψιμα από καλά προγραμματισμένες και υλοποιημένες συναντήσεις. Ακολουθήστε αυτές τις δώδεκα συστάσεις για να εξασφαλίσετε ότι οι συμμετέχοντες στη συνεδρίαση θα επιτύχουν αναμενόμενα, θετικά και εποικοδομητικά αποτελέσματα από τη στιγμή που θα επενδύσουν σε συναντήσεις. Η οργάνωσή σας θα ανταμείψει το επίτευγμά σας και οι συνεργάτες σας θα σας αγαπήσουν όταν χρησιμοποιείτε αυτές τις αποτελεσματικές συμβουλές συνάντησης.