Πώς (και γιατί) να καταγράψετε τα λεπτά συνάντησης
Τα πρακτικά περιλαμβάνουν συνήθως:
- τα ονόματα των συμμετεχόντων,
- τα θέματα που αφορούν την ημερήσια διάταξη ,
- οι αποφάσεις των συμμετεχόντων,
- τις δράσεις παρακολούθησης που έχουν αναλάβει οι συμμετέχοντες,
- - ημερομηνίες λήξης των υποχρεώσεων, και -
- οποιαδήποτε άλλα γεγονότα ή συζητήσεις που αξίζει να τεκμηριωθούν για μελλοντική αναθεώρηση ή ιστορικό.
Παραδειγματικά πρακτικά συνεδριάσεων επικεντρώνονται στις αποφάσεις που λαμβάνονται κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης και στις δεσμεύσεις των συμμετεχόντων. Οι δεσμεύσεις συνοδεύονται από προθεσμίες και οποιεσδήποτε άλλες λεπτομέρειες είναι απαραίτητες για την κοινή κατανόηση από τους συμμετέχοντες στη συνεδρίαση.
Συνάντηση πρακτικών ως ιστορικού εγγράφου
Ως ιστορικό έγγραφο, είναι επίσης χρήσιμα για την τεκμηρίωση των βασικών ιδεών ή των συζητήσεων που οδήγησαν στη λήψη απόφασης. Για παράδειγμα, απαντώντας σε ερωτήσεις αργότερα, όταν ένα μέλος της ομάδας λέει, «τι σκεφτόμασταν όταν επιλέξαμε αυτόν τον στόχο».
Αποτελεσματικά πρακτικά συνάντησης παρουσιάζουν τις πέντε εναλλακτικές λύσεις που συζητήθηκαν από την ομάδα και ο βασικός λόγος για τον οποίο επιλέχθηκε κάποιος από τους άλλους διαθέσιμους δρόμους.
Τα αποτελεσματικά λεπτά συνάντησης για την τυπική επιχειρηματική συνάντηση δεν χρειάζεται να καταγράφουν κάθε συζήτηση.
Δεν χρειάζεται επίσης και δεν πρέπει να δηλώνει ποιος είπε τι. Ούτε πρέπει να τεκμηριώνουν τι λέει λεπτομερώς κάθε συμμετέχων. Στο παράδειγμα που δίνεται, ένας αποτελεσματικός σημειωτής συνοψίζει τη συζήτηση αντί να γράφει κάθε λέξη.
(Αναγνωρίστε ότι αυτός ο κανόνας διαφέρει για άλλους τύπους συναντήσεων σε περιπτώσεις όπως δικαστικές ενέργειες, ακροάσεις δικαστηρίων κ.ο.κ.
Αυτά τα πρακτικά απαιτούν ακριβή καταγραφή της συνομιλίας και των δηλώσεων.) Αλλά, η συνηθισμένη συνάντηση στο χώρο εργασίας σας δεν το κάνει.
Πότε και πώς να μοιράζεστε τα συνοπτικά πρακτικά
Στην ιδανική περίπτωση, τα πρακτικά των συνεδριάσεων διανέμονται ηλεκτρονικά στους συμμετέχοντες στο συνέδριο, στο τέλος της συνεδρίασης. Με αυτόν τον τρόπο, οι συμμετέχοντες ενημερώνονται αμέσως για τις δεσμεύσεις και τις προθεσμίες τους. Εάν αυτό δεν είναι εφικτό (για παράδειγμα, ο λήπτης σημειώσεων θέλει να καθαρίσει τα λάθη), ο λήπτης της σημείωσης θα πρέπει να διαδώσει τα πρακτικά της συνάντησης εντός 24 ωρών από τη συνεδρίαση.
Τα πρακτικά χρησιμεύουν ως υπενθύμιση των μελών των ομάδων υποχρεώσεων που έγιναν κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης. Βοηθά τους συμμετέχοντες να μεταφέρουν τις δεσμεύσεις τους για τη συνάντηση στα ημερολόγιά τους και να καταρτίζουν λίστες. Χρησιμεύουν ως υπενθύμιση για κάθε στοιχείο που πρέπει να φτάσει στους συμμετέχοντες πριν από την επόμενη συνάντηση.
(Αυτό μπορεί να εξαλείψει ένα από τα πιο σημαντικά προβλήματα με τις συναντήσεις, γενικά - να περάσει πληροφορίες στη σύσκεψη έτσι ώστε οι συμμετέχοντες να ξοδεύουν την ανάγνωση της συζήτησης αντί να αλληλεπιδρούν.) Σε τελική ανάλυση, δεν είναι αλληλεπίδραση το σημείο μιας συνάντησης; Για οτιδήποτε άλλο, έχετε εργαλεία όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και το Yammer.
Θα θέλετε να ελέγξετε τα πρακτικά της προηγούμενης συνάντησής σας κατά την έναρξη της επόμενης συνεδρίασης, ώστε να μπορούν οι χρήστες να τα ελέγξουν για την ορθότητα και τα επόμενα βήματα.
Τα πρακτικά των συνεδριάσεων συμβάλλουν αποτελεσματικά στις επιτυχημένες συναντήσεις όταν τα πρακτικά είναι κατάλληλα γραμμένα και διανεμημένα εγκαίρως. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα όταν μια ομάδα έχει διαμορφώσει ισχυρούς κανόνες που υποστηρίζουν την επιχειρηματική της επιτυχία .
Πώς χειρίζονται οι Οργανισμοί Λήψη Συνεδριάσεων;
Κρίσιμη για την επιτυχία της συνάντησης , ο σημειωτής ή ο καταγραφέας εγγράφει τη συνάντηση για τους συμμετέχοντες, το ιστορικό και τους υπαλλήλους που πρέπει να γνωρίζουν τι συνέβη στη συνεδρίαση. Χωρίς πλήρη πρακτικά, οι προοπτικές επιτυχίας της συνάντησης μειώνονται.
Ο υπάλληλος που λαμβάνει τα πρακτικά της συνάντησης είναι συνήθως μέλος της ομάδας και παίρνει τις σημειώσεις ενώ συμμετέχει στη συνάντηση. Σε συνεδριάσεις που έχουν νομικές ή κυβερνητικές διαδικασίες, συνέπειες ή απαιτήσεις όπως ακροάσεις, απαιτούνται συνεδριάσεις εταιρικών συμβουλίων ή καταθέσεις, ένα μη συμμετέχον άτομο λαμβάνει τα επίσημα πρακτικά και συχνά καταγράφει τις διαδικασίες.
Ο υπάλληλος που καταγράφει τα πρακτικά πρέπει να έχει ένα αυτί για λεπτομέρειες για να καταγράψει με ακρίβεια. Επίσης, ο εργαζόμενος πρέπει να συμμετέχει πολλαπλώς στην συνεδρίαση κατά την εγγραφή των πρακτικών.
Σε ορισμένες συνεδριάσεις, ο ίδιος υπάλληλος λαμβάνει τα πρακτικά σε κάθε συνεδρίαση. Σε άλλα, ο ρόλος του λεπτού κατόχου περνά από τον υπάλληλο στον υπάλληλο. Όπως και η ηγεσία του συνανθρώπου , ο ρόλος του κατόχου σημειώσεων οικοδομεί την ηγεσία , την επικοινωνία και τις αποτελεσματικές ηγετικές ικανότητες συνάντησης.
Ποιες είναι οι απαιτήσεις μιας συνάντησης λεπτών πρακτικών συνεδριάσεων;
Οι απαιτήσεις για τον καταγραφέα ή τον παραλήπτη σημειώσεων περιλαμβάνουν:
- Καταγράψτε με ακρίβεια τις αποφάσεις, τις δεσμεύσεις και τα σημαντικά σημεία συζήτησης που έγιναν σε μια συνεδρίαση.
- Καταγράψτε τα στοιχεία δράσης που τα μέλη της συνεδρίασης δεσμεύονται να κάνουν μαζί με την ημερομηνία λήξης που τα μέλη δεσμεύονται να κάνουν. Τα στοιχεία δράσης έχουν ένα συνημμένο όνομα, αλλά η γενική συζήτηση δεν δηλώνει ποιος είπε τι σε άτυπες συναντήσεις στο χώρο εργασίας.
- Αναθεωρήστε τις σημαντικές αποφάσεις και τις εκχωρήσεις ή τις εθελοντικές δεσμεύσεις και τα θέματα δράσης στο τέλος της συνάντησης, ώστε οι συμμετέχοντες να μπορούν να επανεξετάσουν και να συμφωνήσουν σχετικά με τα γεγονότα και τις δεσμεύσεις πριν από τη λήξη της συνάντησης.
- Ο ηγέτης της συνάντησης μπορεί να ζητήσει από τον λήπτη της σημείωσης να επανεξετάσει περιοδικά τη συζήτηση κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης.
- Σε μια συνεχιζόμενη σειρά συναντήσεων, ο σημειωτής παίρνει ένα λεπτό για να αναθεωρήσει τα πρακτικά της συνεδρίασης στην αρχή της επόμενης συνάντησης. Οι υπάλληλοι που συμμετέχουν μπορούν να προσθέσουν ή να διορθώσουν οτιδήποτε διαφωνούν στα πρακτικά.
- Η διάδοση αντιγράφου των πρακτικών της συνεδρίασης εντός 24 ωρών από τη συνεδρίαση αποτελεί την τυπική σύσταση των διευκολυντών συνάντησης εδώ και χρόνια. Τώρα, ωστόσο, ο καταγραφέας πιθανότατα πήρε τα λεπτά σε μια ηλεκτρονική συσκευή όπως ένα φορητό υπολογιστή ή το iPad. Έτσι, ο σημειωτής θα πρέπει να διανείμει τις σημειώσεις της συνάντησης μετά από μια γρήγορη αναθεώρηση της ορθογραφίας, της γραμματικής και της σαφήνειας-συχνά σε λεπτά ή μέσα σε λίγα λεπτά από τη συνάντηση.
Ο καταγραφέας είναι ένας ρόλος που πρέπει να λάβει μια συνάντηση για να εξασφαλίσει ότι τα αποτελέσματα μιας συνάντησης θα ανακοινωθούν και θα ενεργήσουν από τους συμμετέχοντες. Χωρίς τις σημειώσεις, οι συμμετέχοντες πρέπει να βασίζονται στη μνήμη των άλλων συμμετεχόντων. Εγγυημένη, αυτό δεν είναι ένα καλό σχέδιο.
Η τεκμηρίωση μιας συνάντησης για τη λήψη σημειώσεων είναι απαραίτητη για την επιτυχία μιας συνάντησης, όπως και η τεκμηρίωση είναι απαραίτητη για τη βελτίωση της απόδοσης των εργαζομένων.