Συμβουλές για να γνωρίζετε πότε, γιατί, πώς και τι να τεκμηριώνετε στην απόδοση του υπαλλήλου
Η τεκμηρίωση είναι απαραίτητη για τους διευθυντές και το προσωπικό του ανθρώπινου δυναμικού επειδή πρέπει να καταβάλλετε σοβαρή προσπάθεια για την καταγραφή όλων των γεγονότων στο ιστορικό απασχόλησης των υπαλλήλων σας - τόσο θετικά όσο και αρνητικά περιστατικά απόδοσης.
Εδώ είναι το γιατί οι διευθυντές και το ανθρώπινο δυναμικό θα θέλουν να τεκμηριώσουν προσεκτικά όλα τα συμβάντα.
Γιατί Έγγραφο;
- Η τεκμηρίωση παρέχει αποδείξεις ότι τα θέματα επιδόσεων συζητήθηκαν με τον εργαζόμενο με έγκαιρο και συνοπτικό τρόπο.
- Η τεκμηρίωση προσφέρει ένα ιστορικό βελτίωσης ή αδυναμίας βελτίωσης της απόδοσης του υπαλλήλου με την πάροδο του χρόνου. Είναι χρονολογική και ακριβής περιγραφή των ενεργειών του εργαζομένου, των ενεργειών του διευθυντή και των γεγονότων που συμβαίνουν.
- Η τεκμηρίωση παρέχει στοιχεία που υποστηρίζουν τις αποφάσεις της διοίκησης να λαμβάνουν δυσμενείς ενέργειες όπως πειθαρχία ή τερματισμός με έναν υπάλληλο.
- Η τεκμηρίωση προσφέρει απόδειξη ότι ένας υπάλληλος αξίζει μια διαθέσιμη προώθηση ή ευκαιρία έναντι άλλων υπαλλήλων που είναι επίσης επιλέξιμοι.
- Η τεκμηρίωση παρέχει στοιχεία που δικαιολογούν αυξήσεις μισθών , μειώσεις ή γιατί ένας υπάλληλος δεν έλαβε καμία αύξηση.
- Σε περίπτωση αγωγής, η πλήρης και λεπτομερής τεκμηρίωση προστατεύει τα συμφέροντα του εργοδότη. Η τεκμηρίωση μπορεί να υποστηρίξει τις ενέργειες της διοίκησης για τον τερματισμό ενός ανεπιτυχούς υπαλλήλου . Μπορεί επίσης να αποδείξει ότι ο εργαζόμενος τερματίστηκε για λόγους που είναι νόμιμοι σε αντίθεση με άλλους, όπως οι παράνομες διακρίσεις .
Τι να τεκμηριώνετε
Οι διαχειριστές πρέπει να τεκμηριώνουν την απόδοση των εργαζομένων, τόσο τις θετικές συνεισφορές όσο και τις αποτυχίες απόδοσης. Πρέπει να τεκμηριώσουν ακριβώς τι έκανε και είπε ο υπάλληλος και τι έκανε ο διευθυντής και απάντησε κατά τη διάρκεια της συνάντησης ή της συνομιλίας.
Πρέπει να τεκμηριώσετε τυχόν συμφωνίες που έγιναν κατά τη διάρκεια της συζήτησης, τους στόχους που τέθηκαν , τις απαιτούμενες και αναμενόμενες βελτιώσεις και το χρονοδιάγραμμα βελτίωσης.
Η τεκμηρίωση θα πρέπει επίσης να περιέχει δεσμεύσεις που ο διευθυντής κάνει για να βοηθήσει τον υπάλληλο.
Πώς να τεκμηριώσετε
Η τεκμηρίωση θα πρέπει να συνταχθεί κατά τη διάρκεια ή αμέσως μετά τη συνεδρίαση ή συνομιλία με τον υπάλληλο. Σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να χάσετε την καταγραφή της συζήτησης την ημέρα που συνέβη πραγματικά. Η αναμονή μέχρι αργότερα επηρεάζει την ποιότητα της τεκμηρίωσης, επειδή βασίζεται στη μνήμη.
Ένα από τα χειρότερα λάθη που κάνουν οι διαχειριστές είναι να πιστεύουν ότι μπορούν να ανοικοδομήσουν ένα ιστορικό συμβουλών των εργαζομένων όπως απαιτείται. Κανένα πρόσωπο HR που έχει οποιαδήποτε εμπειρία αξιοπρεπούς και έγκαιρης τεκμηρίωσης θα ξεγελαστεί ποτέ από ένα ανακατασκευασμένο ρεκόρ. Οι διευθυντές που ανασυνθέτουν από τη μνήμη φέρνουν περιττό και απαράδεκτο κίνδυνο για την επιχείρησή τους, διότι μια κατασκευασμένη ιστορία δεν θα παραμείνει σε μια πιθανή αγωγή.
Χρειάζεστε την τεκμηρίωσή σας ώστε να εμφανίζεται επαγγελματική, τακτοποιημένη και οργανωμένη. Γράψτε την τεκμηρίωση σαν να μιλάτε για την ιστορία σε ένα τρίτο μέρος. Ποτέ δεν γνωρίζετε ποιος μπορεί να διαβάσει την τεκμηρίωσή σας μια μέρα, οπότε βεβαιωθείτε ότι αντανακλά τον επαγγελματισμό σας. (Το πίσω μέρος μιας πετσέτας κοκτέιλ, φακέλου ή κολλητικής σημείωσης δεν θεωρείται επαγγελματική τεκμηρίωση.)
Η τεκμηρίωσή σας πρέπει να μεταφερθεί στον νέο διαχειριστή του υπαλλήλου εάν ο εργαζόμενος αποκτήσει μια νέα δουλειά - ή εσείς - στον οργανισμό σας.
Για τη μνήμη σας και για να ενημερώσετε τον νέο διευθυντή του υπαλλήλου, πρέπει να βάλετε το όνομα και τον τίτλο του υπαλλήλου, το όνομά σας και τον τίτλο σας και την πλήρη ημερομηνία σε κάθε έγγραφο.
Γράψτε τεκμηρίωση που είναι πραγματική, δίκαιη, νομική, αντικειμενική, πλήρης και συνεπής. Αποφύγετε τις απόψεις μου (ο Μίκης είναι μπερδεμένος, η Αλίκη είναι τεμπέλητος, ο Τομ ήταν ψέματα σε μένα.), Ονομάζοντας, εκδοτικοποιώντας (ο Μάρκος έχει πρόβλημα στάσης.) Και την επισήμανση (η Μαρία είναι ανεύθυνη. παίχτης.).
Αποφύγετε επίσης να προσπαθήσετε να ερμηνεύσετε τη συμπεριφορά του εργαζομένου. (Η Μαρία δεν πρέπει να αρέσει αυτή την ανάθεση. Η Paula φαίνεται να είναι πάνω από το κεφάλι της.) Ελαχιστοποιήστε τη χρήση των περιγραφικών λέξεων όπως τα επίθετα και τα επιρρήματα (αργά, χαλαρά, δυσαρεστημένα, χυδαία, αγενή). Δηλώστε την συγκεκριμένη συμπεριφορά και τις ενέργειες του υπαλλήλου, όχι τη γνώμη σας ή την ερμηνεία του.
Στην τεκμηρίωση, αυτό που χρειάζεται είναι μια ακριβής καταγραφή της συνομιλίας. Ακολουθήστε τα γεγονότα και γράψτε ακριβώς τι είπατε και τι είπε ο υπάλληλος. Βεβαιωθείτε ότι η τεκμηρίωσή σας είναι ξεκάθαρη και ότι παίρνει τα γεγονότα ευθεία. (Σε οποιαδήποτε πιθανή νομική κατάσταση, τα σφάλματα σε οποιοδήποτε από τα τεκμηριωμένα συμβάντα υπονομεύουν όλα τα έγγραφα).
Τέλος, τεκμηριώνετε τυχόν συμφωνίες, δεσμεύσεις, χρονοδιαγράμματα, βελτιώσεις που απαιτούνται, σημεία check-in και άλλες λεπτομέρειες που ενδέχεται να γλιστρήσουν από τη μνήμη. Βεβαιωθείτε ότι ορίσατε μια ημερομηνία και ώρα για τις προθεσμίες και τις ημερομηνίες λήξης, ώστε να μην συμβεί παρεξήγηση.
Γνωρίστε την πολιτική τεκμηρίωσης της υπηρεσίας ανθρώπινου δυναμικού, η οποία θα σας πει τι είδους τεκμηρίωση χρειάζεται να τοποθετηθεί στο αρχείο προσωπικού του υπαλλήλου Οποιαδήποτε τεκμηρίωση πειθαρχικών ενεργειών θα πρέπει σίγουρα να συμπεριληφθεί.
Πού να αποθηκεύσετε την τεκμηρίωση του υπαλλήλου
Δεδομένου ότι η τεκμηρίωση σχετικά με τους υπαλλήλους είναι εμπιστευτική και ιδιωτική για τον εργαζόμενο, θα πρέπει να φροντίσετε ώστε οποιαδήποτε τεκμηρίωση να παραμείνει εμπιστευτική στον διαχειριστή, τον ΥΕ και ενδεχομένως τον επόμενο διαχειριστή του υπαλλήλου. Επομένως, δεν συνιστάται η τοποθέτηση τεκμηρίωσης σε έναν κοινόχρηστο υπολογιστή. Η χειρόγραφη τεκμηρίωση και η τεκμηρίωση ενός διαχειριστή είναι καλύτερα φυλλασμένα σε κλειδωμένη αποθήκευση.
Αν ακολουθήσετε αυτές τις οδηγίες, όταν πηγαίνετε στο HR για να ζητήσετε βοήθεια για πειθαρχία, τερματισμό ή μεταφορά ενός υπαλλήλου σε μια θέση εργασίας με καλύτερη δυνατότητα , η HR θα σας βοηθήσει να λύσετε το πρόβλημα ή να βελτιώσετε την κατάσταση. Όταν το HR σας λέει να τεκμηριώσετε, να τεκμηριώσετε, να τεκμηριώσετε ή να μην σας βοηθήσουν, θα έχετε καλύψει όλες τις βάσεις σας.
Αποποίηση ευθυνών: Σημειώστε ότι οι πληροφορίες που παρέχονται, ενώ είναι έγκυρες, δεν είναι εγγυημένες για ακρίβεια και νομιμότητα. Ο ιστότοπος διαβάζεται από παγκόσμιο ακροατήριο και οι νόμοι και οι κανονισμοί για την απασχόληση διαφέρουν από κράτος σε κράτος και χώρα σε χώρα. Ζητήστε νομική βοήθεια ή βοήθεια από κρατικούς, ομοσπονδιακούς ή διεθνείς κυβερνητικούς πόρους για να βεβαιωθείτε ότι η νομική σας ερμηνεία και οι αποφάσεις σας είναι σωστές για την τοποθεσία σας. Αυτές οι πληροφορίες είναι για καθοδήγηση, ιδέες και βοήθεια.