Δείτε δείγματα σωστών και εσφαλμένων τεκμηρίων σχετικά με τους ανθρώπινους πόρους
Τεκμηρίωση σχετικά με ένα αρχείο απασχόλησης
Η τεκμηρίωση είναι μια γραπτή καταγραφή των ενεργειών του εργαζομένου, συζήτηση, συμβάντα προπόνησης επίδοσης , μάρτυρες παραβιάσεων πολιτικής, πειθαρχική ενέργεια, θετικές συνεισφορές, ανταμοιβή και αναγνώριση, έρευνες, αδυναμία εκπλήρωσης απαιτήσεων και στόχων, αξιολόγηση απόδοσης και πολλά άλλα.
Η τεκμηρίωση επιτρέπει στον εργοδότη ή τον υπάλληλο να διατηρεί γραπτό αρχείο των γεγονότων και των συζητήσεων που έγιναν γύρω από ένα συγκεκριμένο γεγονός. Η τεκμηρίωση της εργασιακής σχέσης παρέχει γραπτό αρχείο που μπορεί να είναι απαραίτητο για τη στήριξη τέτοιων ενεργειών, όπως η προώθηση των εργαζομένων, οι μισθολογικές αυξήσεις των εργαζομένων και η πειθαρχική ενέργεια, συμπεριλαμβανομένου του τερματισμού της απασχόλησης .
Η τεκμηρίωση σχετικά με τους υπαλλήλους είναι γενικά θετική και αρνητική, όταν είναι απαραίτητο. Είναι πραγματικό και όχι κρίσιμο. Περιγράφει τα γεγονότα καθώς δεν εμφανίζονται οι απόψεις και οι σκέψεις του θεατή σχετικά με το γεγονός. Η τεκμηρίωση περιγράφει επίσης τις ενέργειες που έχουν ληφθεί σε αξιοσημείωτες περιπτώσεις, όπως όταν παρέχετε επίσημη αναγνώριση εργαζομένων ή κάνετε πειθαρχικές ενέργειες.
Θυμηθείτε ότι πρέπει να δημιουργήσετε τεκμηρίωση όσο πιο κοντά γίνεται όταν συμβαίνει το περιστατικό, ώστε η τεκμηρίωση να είναι έγκαιρη, λεπτομερής και ακριβής.
Σε μια νομική διαδικασία, η τεκμηρίωση της παρελθούσας απόδοσης ενός υπαλλήλου είναι συχνά κρίσιμη για το αποτέλεσμα που βιώνει ο εργοδότης από την εκδήλωση.
Η επίτευξη μιας δίκαιης εικόνας της απόδοσης του υπαλλήλου χωρίς να επικεντρώνεται αποκλειστικά στα αρνητικά συμβάντα είναι ο στόχος.
Τύποι τεκμηρίωσης
Οι πολιτικές, οι διαδικασίες, το εγχειρίδιο των εργαζομένων και τα σχέδια ανάπτυξης επιδόσεων είναι επίσης μορφές τεκμηρίωσης που καταγράφουν τις αναμενόμενες συμπεριφορές των εργαζομένων και τις απαιτήσεις του χώρου εργασίας για να διατηρήσουν έναν εύρυθμο και δίκαιο χώρο εργασίας, στον οποίο οι εργαζόμενοι γνωρίζουν τι αναμένεται από αυτούς.
Η τεκμηρίωση είναι επίσης η γραπτή καταγραφή των δηλώσεων του κατηγορούμενου, του κατηγορουμένου και μάρτυρες των εχθρικών εκδηλώσεων στο χώρο εργασίας που περιλαμβάνουν κακή συμπεριφορά των εργαζομένων, όπως η σεξουαλική παρενόχληση .
Η τεκμηρίωση μπορεί να είναι επίσημη και να φυλάσσεται στο αρχείο προσωπικού του υπαλλήλου . Οι εργαζόμενοι αναμένεται να υπογράψουν αυτήν την τεκμηρίωση για να αναγνωρίσουν ότι έχουν λάβει ένα αντίγραφο και έχουν αναθεωρήσει το περιεχόμενο. (Η υπογραφή δεν σημαίνει συμφωνία με τις δηλώσεις στην τεκμηρίωση.)
Η τεκμηρίωση αυτή περιλαμβάνει επίσης τα μόνιμα αρχεία όπως η υπογεγραμμένη αίτηση απασχόλησης, οι γραπτές αναφορές απασχόλησης , τα έγγραφα υποψηφιότητας όπως τα βιογραφικά σημειώματα και τα συνοδευτικά έγγραφα και οι έλεγχοι ιστορικού. Πέρα από το φάκελο του προσωπικού των εργαζομένων, διατηρείται επίσης η τεκμηρίωση όπως το έντυπο I-9 που επαληθεύει την επιλεξιμότητα του εργαζομένου στις ΗΠΑ, όπως τα ιατρικά αρχεία, τα αρχεία FMLA κ.ο.κ.
Η τεκμηρίωση μπορεί επίσης να είναι άτυπη, όπως και στα πρακτικά του διαχειριστή για τις συζητήσεις του με έναν υπάλληλο κατά τη διάρκεια ενός έτους. Είναι σημαντικό οι διαχειριστές να τηρούν αυτή την τεκμηρίωση σε όλα τα μέλη του προσωπικού που τις αναφέρουν. κανένας υπάλληλος δεν θα πρέπει να ξεχωρίζει λόγω της απόδοσης. (Αυτό θα μπορούσε να ερμηνευτεί αργότερα ως διάκριση.)
Χρήση τεκμηρίωσης
Η τεκμηρίωση των κρίσιμων περιστατικών, είτε θετικών είτε αρνητικών, συνιστάται επίσης, ώστε οι διαχειριστές να καταγράφουν τις επιδόσεις των εργαζομένων για ένα χρονικό διάστημα.
Η τεκμηρίωση χρησιμοποιείται με άλλους τρόπους σε οργανισμούς. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν διαδικασίες, οδηγίες εργασίας και οδηγίες λογισμικού για να αναφέρουμε μερικές, αλλά για τους σκοπούς της λειτουργίας Ανθρώπινου Δυναμικού, αυτές είναι οι συνήθεις χρήσεις της τεκμηρίωσης. Και, αυτές είναι οδηγίες για το πώς να τεκμηριώσετε κατάλληλα .
Δείγματα τεκμηρίωσης απόδοσης
Η τεκμηρίωση για την απόδοση ενός υπαλλήλου θα σας επιτρέψει να πειθαρχήσετε , να τερματίσετε ή να προωθήσετε, να ανταμείψετε και να αναγνωρίσετε τους υπαλλήλους. Χωρίς τεκμηρίωση, η υπόθεση για οποιαδήποτε από αυτές τις πράξεις είναι δύσκολη και ενδεχομένως επικίνδυνη για τον εργοδότη.
Ο εργοδότης πρέπει να αποφύγει οποιαδήποτε πιθανή κατηγορία για διακριτική μεταχείριση των εργαζομένων .
Ανεξαρτήτως της νομιμότητας, οι καλοί εργοδότες θέλουν να δημιουργήσουν ένα περιβάλλον εργασίας που να είναι δίκαιο, συνεκτικό και να υποστηρίζει τους στόχους των εργαζομένων και τα σχέδια σταδιοδρομίας.
Αυτό το περιβάλλον υποστηρίζεται από την επαγγελματική τεκμηρίωση του επιτελείου των επιδόσεων των εργαζομένων-τόσο γοητευτική συμπεριφορά όσο και δράσεις που χρειάζονται διόρθωση ή βελτίωση. Νωρίτερα, συζητήθηκε λεπτομερώς ο τρόπος τεκμηρίωσης. Αυτά τα δείγματα σας δίνουν περισσότερα παραδείγματα κατάλληλης τεκμηρίωσης.
Δείγματα τεκμηρίωσης
Λάθος :
Ο Mark συνήθως καθυστερεί για δουλειά. Ο Mark χάνει πάρα πολλή δουλειά.
Δεξιά :
1 Απριλίου: Ο Mark ονομάζεται άρρωστος και έχασε 8 ώρες εργασίας.
4 Απριλίου: Ο Mark επέστρεψε στην εργασία στις 10 π.μ., δύο ώρες αργότερα από την προγραμματισμένη ώρα έναρξης.
6 Απριλίου: Ο Mark σημείωσε ραντεβού για ένα γιατρό και στη συνέχεια, έμεινε σπίτι για να εγκαταστήσει έναν νέο κλιβάνου.
12 Απριλίου: Ο Mark ονομάζεται άρρωστος και έχασε 8 ώρες εργασίας.
Λάθος :
Η Μαρία είναι αναξιόπιστη. Δεν κάνει ποτέ αυτό που έχει δεσμευτεί να κάνει.
Δεξιά :
2 Μαΐου: Η Μαρία υποσχέθηκε ότι το πρώτο σχέδιο της πρότασης προϊόντος θα είναι διαθέσιμο για αναθεώρηση κατά τη σημερινή εβδομαδιαία συνάντηση. Η Μαρία δεν έδωσε ένα σχέδιο εγγράφου όπως αναμενόταν. Είπε ότι ήταν πολύ απασχολημένος και οι άνθρωποι που η βοήθεια που χρειαζόταν δεν είχε πάρει πίσω μαζί της.
Ο διευθυντής απάντησε: Τι βοήθεια χρειάζεστε; Πληροφορίες? Ποιος δεν έχει επιστρέψει σε εσάς και τι χρειάζεστε από αυτούς;
Ο Carl και ο Michael χρειάστηκαν να ενημερώσουν τη Mary για την πρόοδό τους.
Τι σας κάνει τόσο απασχολημένους που δεν έχετε χρόνο να ακολουθήσετε τη δέσμευσή σας; Κάνει πάρα πολλές δεσμεύσεις με περιορισμένες ώρες για να τις εκπληρώσει.
Τι μπορώ να κάνω για να σας βοηθήσω;
Πότε θα διαθέσετε το σχέδιο εγγράφου για έλεγχο;
Αυτά τα δείγματα παρέχουν μια επισκόπηση της αποτελεσματικής τεκμηρίωσης που μοιάζει με την τεκμηρίωση που έχει γραφτεί λανθασμένα. Ακολουθήστε αυτές τις συμβουλές για να τεκμηριώσετε αποτελεσματικά και νομικά τις πολιτικές, τις επιδόσεις και τα γεγονότα στο χώρο εργασίας σας.
Αποποίηση ευθυνών: Σημειώστε ότι οι πληροφορίες που παρέχονται, ενώ είναι έγκυρες, δεν είναι εγγυημένες για ακρίβεια και νομιμότητα. Ο ιστότοπος διαβάζεται από παγκόσμιο ακροατήριο και οι νόμοι και οι κανονισμοί για την απασχόληση διαφέρουν από κράτος σε κράτος και χώρα σε χώρα. Ζητήστε νομική βοήθεια ή βοήθεια από κρατικούς, ομοσπονδιακούς ή διεθνείς κυβερνητικούς πόρους για να βεβαιωθείτε ότι η νομική σας ερμηνεία και οι αποφάσεις σας είναι σωστές για την τοποθεσία σας. Αυτές οι πληροφορίες είναι για καθοδήγηση, ιδέες και βοήθεια.