Χρησιμοποιήστε τη διευκόλυνση για να κάνετε τις συναντήσεις πιο παραγωγικές
Ο κύριος ρόλος του διαμεσολαβητή είναι να προσθέσει αξία σε μια συνεδρίαση ή μια συνάντηση σχεδιασμού ομάδας , κρατώντας την ομάδα σε λειτουργία και μετακινώντας την προς την ίδια κατεύθυνση.
Ο διευκολυντής εξασφαλίζει επίσης ότι κάθε μέλος της ομάδας συμμετέχει στη συνάντηση.
Διευκόλυνση ομάδας
Η διευκόλυνση ομάδων ή ομάδων παρέχεται από εσωτερικούς υπαλλήλους ή από εξωτερικούς συμβούλους που είναι εξειδικευμένοι σε:
- Παρουσιάζοντας περιεχόμενο και πληροφορίες,
- Σχεδιάζοντας και διαμορφώνοντας μια διαδικασία που βοηθά μια ομάδα να επιτύχει τους στόχους της,
- Παροχή κατάλληλης δομής για μια συνάντηση , κατάρτιση, συνάντηση για την οικοδόμηση ομάδας ή άλλη εκδήλωση εργασίας, έτσι ώστε η αποστολή της ομάδας να πραγματοποιηθεί στη σύνοδο,
- Προώθηση της κοινής ευθύνης για το αποτέλεσμα της συνεδρίασης και
- Αναπτύσσοντας από τους συμμετέχοντες τις απαντήσεις σε ερωτήσεις και λύσεις στα προβλήματα.
Ατομική διευκόλυνση
Όταν συμμετέχουν άτομα στη διαδικασία, είναι συνήθως επειδή δύο ή περισσότεροι υπάλληλοι αντιμετωπίζουν σύγκρουση , διαφωνία, ανάγκη να θέσουν κοινούς στόχους ή υπάρχει ανάγκη να ενημερωθεί ένα έργο, μια διαδικασία ή μια εμπειρία. Ένας εξειδικευμένος διευκολυντής μπορεί να παρέχει τη δομή, το περιεχόμενο και τη διαδικασία που χρειάζονται οι μεμονωμένοι εργαζόμενοι για να επιτύχουν μια αμοιβαία ικανοποιητική λύση στα ζητήματά τους.
Χαρακτηριστικά προσώπων που παρέχουν διευκόλυνση
Η διευκόλυνση είναι μια μαθητευμένη ικανότητα που έρχεται πιο φυσικά σε άτομα που παρουσιάζουν τέτοια χαρακτηριστικά όπως:
- Ισχυρές ηγετικές ικανότητες ομάδων,
- Η βαθιά γνώση των διαδικασιών και των δομών του ομίλου,
- Η γνώση της ομαδικής και διαπροσωπικής δυναμικής και η κατανόηση της λεκτικής και μη λεκτικής επικοινωνίας ,
- Η ικανότητα δημιουργίας περιεχομένου κατάρτισης και ομαδοποίησης με τρόπο που να ενθαρρύνει τη συμμετοχή των συμμετεχόντων στη συνεδρίαση,
- Εμπύλη για τους ανθρώπους και τις καταστάσεις τους,
- Ισχυρές δεξιότητες ακρόασης και επικοινωνίας, και
- Η ικανότητα δομής των παρεμβάσεων και των γεγονότων για την παραγωγή των επιθυμητών αποτελεσμάτων για την ομάδα.
Υπό την ηγεσία ενός ειδικευμένου διευκολυντή, συνεδριάσεις, συνεδρίες οικοδόμησης ομάδων και μαθήματα κατάρτισης μπορούν να επιτύχουν αποτελέσματα χωρίς πιθανότητα χωρίς ηγέτη. Αυτό συμβαίνει επειδή οι συμμετέχοντες σε μια ομάδα συχνά στερούνται τις δεξιότητες, τις άδειες και την υποστήριξη που χρειάζονται για να διευκολύνουν αποτελεσματικά τις δικές τους διαδικασίες εργασίας.
Αποφυγή ανταγωνιστικών συνομιλιών στις συναντήσεις
Είναι συχνά δύσκολο να έχετε αποτελεσματικές εργασιακές σχέσεις με τους ανθρώπους στην εργασία. Αυτό είναι όπου η διευκόλυνση έρχεται σε πρακτικό. Η αποτελεσματική διευκόλυνση της ομάδας στις συναντήσεις διαχειρίζεται την αλληλεπίδραση των δύσκολων ανθρώπων που διεξάγουν ανταγωνιστικές συνομιλίες.
Οι συνομιλίες εκτός θέματος μεταξύ δύο ή περισσοτέρων μελών της συνεδρίασης χάνουν χρόνο, εμποδίζουν την πρόοδο της ομάδας και περιορίζουν τη συμμετοχή των ατόμων στην ομάδα ως σύνολο. Επιπλέον, οι ανταγωνιστικές συζητήσεις σε αρκετές μικρές ομάδες, ακόμα και όταν το θέμα, στερεί τα μέλη της ομάδας από τις ιδέες που συζητούν τα μέλη της ομάδας.
Αυτό τελικά οδηγεί σε περιορισμένες ιδέες που παράγονται στις συναντήσεις.
Είτε είστε ο ηγέτης της συνάντησης, ένας διευθυντής ή ένα μέλος της ομάδας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις παρακάτω ιδέες για να επαναφέρετε την ομάδα όταν τα μέλη της ομάδας κρατούν περισσότερες από μία συζητήσεις κάθε φορά.
Διαχείριση ανταγωνιστικών συνομιλιών
- Χρησιμοποιήστε μη λεκτική επικοινωνία: Κοιτάξτε σταθερά στους συμμετέχοντες για μια στιγμή. Ανυψώστε τα φρύδια σας ενώ κοιτάζετε ή κυματίζετε στους συμμετέχοντες. Σταματήστε το άτομο που έχει το λόγο για ένα λεπτό ενώ οι άλλοι συμμετέχοντες θα επανενταχθούν στην ομάδα. Μη φοβάστε να το κάνετε αυτό - είναι μέρος της δουλειάς ενός διευθυντή ή ομάδας ηγέτη για να ελέγχετε τις συναντήσεις.
- Κάντε μια ερώτηση: Καλέστε ένα από τα μέλη της ομάδας που συμμετέχουν στην ανταγωνιστική συνομιλία. Με μια σύντομη περίληψη της συζήτησης που λαμβάνει χώρα στη συνάντηση στο σύνολό της, ζητήστε τη γνώμη της. Ζητήστε από αυτόν ή αυτήν να μοιραστεί τις ιδέες του με τους υπόλοιπους ανθρώπους στη συνάντηση .
Πέστε: "Πιστεύω ότι θα είχαμε ενδιαφέρει όλοι τις σκέψεις σας σχετικά με αυτό το θέμα, Kerry." Αυτό μπορεί να είναι λίγο άβολο για σας, αλλά εξυπηρετεί δύο σκοπούς: Φέρνει την συνομιλία πλευρά στην κύρια συζήτηση και επιτρέπει σε όλους να γνωρίζουν ότι η συμπεριφορά δεν είναι επιτρεπτή.
- Ερμηνεύστε προφορικά: Ζητήστε απευθείας από τα μέλη της ομάδας που συμμετέχουν στην ανταγωνιστική συζήτηση να επανέλθουν στην ομαδική συζήτηση χωρίς να χρησιμοποιήσουν σαρκασμό ή θυμό. Πείτε: "Φοβάμαι ότι λείπουν οι καλές ιδέες όταν όλοι μιλάνε αμέσως. Ξέρω ότι δεν μπορώ να παρακολουθώ όλες αυτές τις σκέψεις." Γενικά, είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε αυτή την τακτική ως δεύτερη ή τρίτη προσπάθεια να τραβήξετε τους ανθρώπους μέσα. Είναι άμεση και πολύ αποτελεσματική, αλλά μπορεί να στενοχωρήσει τα μέλη της ομάδας.
- Δημιουργία ενός ομαδικού σήματος: Το σήμα της ομάδας υπενθυμίζει στους συμμετέχοντες να κρατούν μια συζήτηση κάθε φορά. Ένα σήμα που λειτουργεί αποτελεσματικά είναι να κάνει ένα μη λεκτικό χρονικό σημάδι και στη συνέχεια να κρατάει ένα δείκτη για να δείξει μία συνάντηση. Εάν υπάρχει μια καλή σχέση μεταξύ των μελών της ομάδας, ένα αστείο μπορεί επίσης να είναι ένα αποτελεσματικό εργαλείο. Δοκιμάστε κάτι σαν: "Γεια σου, John και Jane, σταματήστε να προσπαθείτε να σχεδιάσετε την ανάληψη του κόσμου σας και επιστρέψτε στη συνάντηση".
Ένα Τελικό Λόγο Σχετικά με τις Διαγωνιστικές Συζητήσεις στις Συναντήσεις
Οι άνθρωποι περνούν ένα μεγάλο μέρος της εβδομάδας εργασίας τους που παρακολουθεί τις επαγγελματικές συναντήσεις. Είναι δική σας ευθύνη ως διευθυντής ή σύμβουλος για να βεβαιωθείτε ότι οι εργαζόμενοι κάνουν καλή χρήση του χρόνου τους. Η αποτελεσματική διαχείριση των συναντήσεων διατηρεί το χρόνο τους και με τον έλεγχο των συνομιλιών, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι η συνάντηση θα παραμείνει στο θέμα και θα παράγει ποιοτική δουλειά.