Αυτές οι 10 συμβουλές θα κάνουν τους υπαλλήλους να εκτιμούν τις συναντήσεις σας
Οι άνθρωποι ενδιαφέρονται, αλλά οι πιο αποτελεσματικές συναντήσεις προσελκύουν την προσοχή τους με ερωτήσεις και απαντήσεις που προκαλούν σκέψη, οπτικοακουστικά μέσα και συμμετοχή. Αυτές οι συμβουλές σας φέρνουν επιτυχία.
- Ξεκινήστε τις συναντήσεις, τις παρουσιάσεις και τις εκπαιδευτικές σας συναντήσεις με μια δραστηριότητα διακοπής πάγου ή προθέρμανσης. Σε μια μεγάλη συνάντηση ή σε μια σύντομη συνάντηση, ο παγοθραυστικός μπορεί να είναι ένα μόνο ερώτημα που κάνει τους ανθρώπους να σκέφτονται και να μιλάνε με τον πλησίον τους. Για παράδειγμα, ρωτήστε μια ερώτηση που κάνει τους ανθρώπους να σηκώνουν τα χέρια τους. Το μήκος του διακόπτη πάγου εξαρτάται από τη διάρκεια της συνάντησής σας, επομένως σχεδιάστε με σύνεση.
- Διαφοροποιήστε τις μεθόδους παρουσίασής σας. Αν κάθε ομιλητής μιλάει στο ακροατήριο, σε μορφή διαλέξεων, ακόμη και τα ενδιαφερόμενα κεφάλια σύντομα νεύουν. Ζητήστε από τους ανθρώπους να μιλούν σε μικρές ομάδες.
Χρησιμοποιήστε οπτικοακουστικό υλικό όπως βίντεο, διαφάνειες και παρουσιάσεις και εικόνες PowerPoint. Αν μιλάτε για μια νέα διαδικασία ζωγραφικής, δείξτε στους υπαλλήλους σας πριν και μετά τα βαμμένα μέρη. Περάστε γύρω από θετικές έρευνες πελατών και κάρτες σχολίων. - Προσκαλέστε τους ομιλητές για τη συμμετοχή του κοινού και τον ενθουσιασμό. Οι πελάτες σας έχουν πολλά να πουν στο εργατικό δυναμικό σας για τις ανάγκες και τις απαιτήσεις ποιότητας. Μια οργάνωση πελάτη που συνεργάζεται με μη κερδοσκοπικούς φιλανθρωπικούς οργανισμούς διαθέτει προσκεκλημένους ομιλητές από τους οργανισμούς που λαμβάνουν τις δωρεές τους. Ομιλητές από οργανισμούς που υποστηρίζουν οικονομικά οι εργαζόμενοί σας είναι δυναμίτες.
- Ενθαρρύνετε τις ερωτήσεις για να προχωρήσετε σε διάλογο. Ζητήστε από τους ανθρώπους να γράψουν τις ερωτήσεις τους πριν από τη συνάντηση και κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Αφήστε χρόνο για ερωτήσεις που απευθύνονται σε κάθε ομιλητή καθώς πηγαίνετε.
Εάν δεν μπορείτε να απαντήσετε άμεσα και σωστά στην ερώτηση, πείτε στους ανθρώπους ότι θα πάρετε πίσω τους μαζί τους όταν έχετε τη σωστή απάντηση. Εάν οι ερωτήσεις υπερβαίνουν το χρόνο, προγραμματίστε μια συνάντηση για το θέμα.
- Μια συχνά παραβλεφθείσα αλλά κρίσιμη και επιτυχημένη τακτική συνάντησης είναι να ζητηθεί από κάθε ομιλητή να επαναλάβει δυνατά κάθε ερώτηση που του ζητείται. Το πρόσωπο που θέτει την ερώτηση τότε γνωρίζει ότι ο ομιλητής αντιλήφθηκε την ερώτηση. Άλλοι που παρευρίσκονται στη συνάντηση μπορούν να ακούσουν και να γνωρίσουν την ερώτηση, όχι μόνο να υποθέσουν την ερώτηση - ίσως εσφαλμένα - από την απάντηση του ομιλητή.
- Ορίστε στόχους για την περιοδική σας συνάντηση. Δεν μπορείτε να παρουσιάσετε όλες τις πτυχές της επιχείρησης στην συνάντηση μιας ώρας. Λοιπόν, αποφασίστε για τα σημαντικά, επίκαιρα θέματα και περάστε το χρόνο συνάντησης μαζί τους. Λάβετε υπόψη τα συμφέροντα και της πλειοψηφίας των συμμετεχόντων.
Θυμηθείτε, έχετε άλλες μεθόδους για την επικοινωνία των εταιρικών πληροφοριών που περιλαμβάνουν προγράμματα όπως το Yammer, το Google Hangouts, το GoToMeeting, το Skype for Business, το Flowdock, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και το IM. Η ανακοίνωση των στρατηγικών στοιχείων της εταιρείας δεν χρειάζεται να πραγματοποιηθεί σε μια συνεδρίαση. - Διαμορφώστε προσεκτικά την ατζέντα . Προσδιορίστε τις ανάγκες και τα συμφέροντα της πλειοψηφίας των συμμετεχόντων. Ξεκινήστε με τα καλά νέα που θα κάνουν τους συμμετέχοντες να αισθάνονται καλά.
Αλλαγή της σειράς των ομιλητών στην ημερήσια διάταξη κάθε μήνα. Δεν θέλετε οι άνθρωποι να βαρεθούν από την ομοιότητα. Διανέμουν τα απαραίτητα στοιχεία σε όλη την ημερήσια διάταξη, ώστε οι άνθρωποι να μην συντονίζουν το τέλος της συνάντησης ή να πιστεύουν ότι τα τελικά στοιχεία είναι λιγότερο σημαντικά. - Ένα άρθρο στην Wall Street Journal, πριν από αρκετά χρόνια, δήλωσε ότι οι Αμερικανοί διευθυντές θα εξοικονομούσαν το 80% του χρόνου που χάνουν στις συναντήσεις εάν κάνουν δύο πράγματα σωστά. Το πρώτο ήταν πάντα να έχουμε μια ατζέντα. Το δεύτερο ήταν να αρχίσει εγκαίρως και να τελειώσει εγκαίρως . Θα προσθέσω ότι πρέπει να επιτρέπετε σε κάθε ομιλητή το χρονικό διάστημα που είναι απαραίτητο για την κάλυψη του θέματος. Κρατήστε τους στο χρονικό τους όριο - ωραία.
- Οργανώστε το φυσικό περιβάλλον, ώστε οι άνθρωποι να είναι προσεκτικοί στο περιεχόμενο της σύσκεψης. Κανείς δεν πρέπει να καθίσει πίσω ή στο πλάι των ηχείων σας. Βεβαιωθείτε ότι υπάρχουν καθίσματα για όλους τους συμμετέχοντες, και εάν απαιτείται η λήψη σημειώσεων, μια επιφάνεια για την εγγραφή, επίσης. Βεβαιωθείτε ότι τα γραφικά είναι ορατά και ότι οι άνθρωποι μπορούν να ακούσουν. Μπορεί να χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε ένα μικρόφωνο. Μπορείτε να περάσετε στηρίγματα ή δείγματα γύρω από το δωμάτιο για προβολή.
- Ποτέ μην υποτιμάτε τη δύναμη των τροφίμων σε μια συνάντηση. Το φαγητό χαλαρώνει την ατμόσφαιρα, βοηθά τους ανθρώπους να αισθάνονται άνετα, βοηθά τους ανθρώπους να διατηρούν θετικά επίπεδα ενέργειας και να χτίζει την καμάρα της ομάδας. Βεβαιωθείτε ότι ικανοποιείτε τις ποικίλες ανάγκες της ομάδας σας με το φαγητό που εξυπηρετείτε. Για παράδειγμα, προσφέρετε φρούτα και γιαούρτι εκτός από τα ντόνατς. Προσφέρετε χορτοφάγους και kosher hot dogs με τα κανονικά franks.
Τι χρειάζεστε για μια επιτυχημένη συνάντηση:
- Υποστήριξη ή πίνακας ηχείων
- Μικρόφωνο
- Ημερήσια διάταξη
- Οπτικά βοηθήματα