Αν ψάχνετε για αυτό το είδος εργασίας, μπορείτε να βελτιώσετε δραματικά τις πιθανότητές σας γνωρίζοντας ποιες από τις δεξιότητες και τις εμπειρίες σας θα επισημανθούν κατά τη διάρκεια της διαδικασίας υποβολής αιτήσεων και συνέντευξης.
Πώς να χρησιμοποιήσετε λίστες δεξιοτήτων
Κοιτάξτε πάνω από αυτόν τον κατάλογο των επιδιωκόμενων δεξιοτήτων. Μπορεί να διαπιστώσετε ότι έχετε περισσότερους από αυτούς που νομίζατε ότι είχατε. Χρησιμοποιήστε τα ονόματα των σχετικών δεξιοτήτων σας ως λέξεις-κλειδιά στο βιογραφικό σας σημείωμα και τη συνοδευτική επιστολή , οπότε ο υπεύθυνος προσλήψεων θα είναι σε θέση να δει καθαρά ότι έχετε αυτό που ψάχνετε. Βεβαιωθείτε ότι έχετε διαβάσει προσεκτικά την περιγραφή της εργασίας, ώστε να γνωρίζετε ποιες δεξιότητες είναι πιο σημαντικές για τον μελλοντικό εργοδότη σας. Η έρευνα της εταιρείας βοηθά επίσης.
Όταν προετοιμάζετε για τη συνέντευξή σας, ετοιμάστε τουλάχιστον ένα συγκεκριμένο παράδειγμα χρόνου που αποδείξατε καθεμία από τις δεξιότητες που περιμένετε να συζητήσετε. Μην περιμένετε από αυτούς να πάρουν το λόγο σας για αυτά τα πράγματα.
Μπορείτε επίσης να ανατρέξετε στις λίστες δεξιοτήτων που απαριθμούνται ανά δουλειά και είδη δεξιοτήτων .
Παραδείγματα δεξιοτήτων του Office Manager
Όχι όλες οι θέσεις διευθυντή γραφείου απαιτούν ακριβώς το ίδιο σύνολο δεξιοτήτων . Πολλά θα εξαρτηθούν από τον αριθμό των βοηθών γραφείου που θα πρέπει να επιβλέπει, πόσοι άνθρωποι χρησιμοποιούν το γραφείο που θα διαχειριστείτε και ποια λογισμικά και άλλα συστήματα χρησιμοποιεί ο εργοδότης σας.
Αλλά υπάρχουν κάποιες δεξιότητες που ουσιαστικά όλες οι αποτελεσματικές διευθυντές γραφείου έχουν και δεν μπορούν να κάνουν χωρίς.
Διοικητικές δεξιότητες
Ως διευθυντής γραφείου, θα είστε υπεύθυνοι για την ολοκλήρωση πολλών διοικητικών εργασιών . Αυτές περιλαμβάνουν την πρόσληψη και εκτόξευση εργαζομένων, τη διενέργεια αξιολογήσεων απόδοσης, την εκπαίδευση νέων υπαλλήλων και την εποπτεία άλλων.
Η έγκριση τυπικών αιτημάτων, η διεξαγωγή γενικών επιχειρηματικών δραστηριοτήτων και η τήρηση εγγράφων και αρχείων προσωπικού μπορεί να εμπίπτει και στη δικαιοδοσία σας.
Θα χρειαστεί επίσης να σχεδιάσετε, να αναλάβετε την επεξεργασία ταχυδρομείου, να προγραμματίσετε και να παρακολουθήσετε συναντήσεις. Μπορεί να κληθείτε να ασκήσετε επίλυση συγκρούσεων , να μεταβιβάσετε την εργασία και να είστε πολιτικός και υπεύθυνος λήψης αποφάσεων .
Αναλυτικές δεξιότητες
Μέρος της εργασίας σας θα είναι να βρούμε τρόπους να κάνουμε την δουλειά σας καλύτερα. Αν μπορείτε να εντοπίσετε ανεπάρκειες στον τρόπο λειτουργίας του γραφείου σας και να παρέχετε λύσεις, ίσως μπορέσετε να σώσετε τον εργοδότη σας πολλά χρήματα και να σώσετε τους συναδέλφους σας πολύ από επιδείνωση. Ένας σπουδαίος διευθυντής γραφείου θα αναρωτιέται πάντα για όλες τις διαδικασίες, τις πρακτικές και τις διαδικασίες, "έχει νόημα αυτό; Είναι αυτό το καλύτερο που μπορούμε να κάνουμε; "Αυτή είναι μια λίστα αναλυτικών δεξιοτήτων που μπορείτε να συμπεριλάβετε στο βιογραφικό σας σημείωμα.
Προσοχή στη λεπτομέρεια
Ως διευθυντής γραφείου, το buck σταματά μαζί σας. Θα είστε υπεύθυνοι για την έγκαιρη παραγγελία των σωστών ειδών γραφείου, για τη σωστή και οργανωμένη τήρηση αρχείων και για την παρακολούθηση των αναγκών και των θεμάτων όλων των άλλων στο γραφείο. Αν το κάνετε σωστά, το γραφείο φαίνεται να τρέχει. Αν πάρετε μια μικρή λεπτομέρεια λάθος, άλλα άτομα μπορεί να μην είναι σε θέση να κάνουν τις δουλειές τους.
Δεξιότητες επικοινωνίας
Όπως και οι βοηθοί γραφείου, θα είστε συχνά ένας από τους πρώτους που βλέπουν οι επισκέπτες και μπορεί μερικές φορές να είναι ο μόνος που βλέπουν, αν ο επαγγελματίας του οποίου το γραφείο αυτό συμβαίνει να είναι έξω. Ως εκ τούτου, πρέπει να ενεργείτε ως αποτελεσματικός ρεσεψιονίστ, ενώ ταυτόχρονα να εκτελείτε τα άλλα καθήκοντά σας.
Μπορεί επίσης να είστε το κύριο σημείο σύνδεσης μεταξύ όλων των διαφόρων ατόμων που χρησιμοποιούν το γραφείο και ενδεχομένως μεταξύ του γραφείου σας και άλλων εντός του ίδιου οργανισμού. Ίσως χρειαστεί να ασκήσετε επίλυση συγκρούσεων . Θα πρέπει σίγουρα να μεταβιβάσετε την εργασία. Όλα αυτά συσχετίζονται με πολλές επικοινωνίες, τόσο γραπτές όσο και προφορικές, οι οποίες πρέπει να είναι ακριβείς, αποτελεσματικές, φιλικές και επαγγελματικές ανά πάσα στιγμή.
Υπολογιστικές δεξιότητες
Είναι σημαντικό οι διευθυντές γραφείου να διαθέτουν ένα ευρύ φάσμα δεξιοτήτων πληροφορικής .
Οι λεπτομέρειες θα εξαρτηθούν από τον εργοδότη σας, αλλά θα περιλαμβάνουν την καταχώρηση δεδομένων, τα υπολογιστικά φύλλα και τα γενικά καθήκοντα πληροφορικής.
Τα διευθυντικά στελέχη μπορούν να είναι τεράστια ευθύνη. Οι διευθυντές γραφείων εργάζονται γενικά στην κορυφή ενός οργανισμού, με τα χέρια τους σε κάθε πτυχή της εταιρείας. Αν αυτός ο κεντρικός ρόλος σας απευθύνει έκκληση, ανατρέξτε στη λίστα των δεξιοτήτων μας για να δείτε αν θα μπορούσε να είναι μια καριέρα για εσάς.
Οικονομικά θέματα
Οι ευθύνες σας μπορεί να περιλαμβάνουν τη λογιστική, την τιμολόγηση, τον προϋπολογισμό και τη λογιστική. Μπορεί επίσης να χρειαστεί να χειριστείτε μισθοδοσία, μικρά μετρητά και QuickBooks . Οι τριμηνιαίες και οι εξαμηνιαίες εκθέσεις μπορεί να εμπίπτουν στο εύρος των καθηκόντων σας. Τουλάχιστον, αν το γραφείο σας χειρίζεται τα χρήματα καθόλου, θα είστε τελικά υπεύθυνοι για να βεβαιωθείτε ότι το χειρίζεται καλά
Ηγετικές ικανότητες
Ως υπεύθυνος για το τι μπορεί να είναι μια μεγάλη ομάδα βοηθών γραφείου, θα πρέπει να κρατάτε όλους τους παρακινημένους και συντονισμένους. Θα πρέπει να κάνετε την ομαδική εργασία να συμβεί. Η δουλειά σας θα περιλαμβάνει τον καθορισμό ενός προτύπου για το έργο όλων των άλλων και τη διασφάλιση της τήρησης αυτών των προτύπων. Η καθοδήγηση συχνά σημαίνει να βοηθήσουμε άλλους ανθρώπους να αναπτυχθούν στην καριέρα τους και να βοηθήσουν τους ανθρώπους να ξεκινήσουν και να επικοινωνήσουν καλά μεταξύ τους.
Κοινωνικές δεξιότητες
Οι διαπροσωπικές δεξιότητες διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο στο να είναι ένας διευθυντής γραφείου. Θα χρειαστεί να έχετε μια θετική στάση, να χαιρετίσετε τους επισκέπτες και να συμμετάσχετε στην ομαδική εργασία .
Διάφορα πλεονεκτήματα
Οι διευθυντές γραφείου τείνουν να έχουν ένα σύνολο διαφορετικών δεξιοτήτων που τους βοηθά να κάνουν τη δουλειά τους. Αυτό περιλαμβάνει την προσοχή στη λεπτομέρεια, είναι γενικά ευέλικτο σχετικά με τα καθήκοντα που θα πρέπει να εκτελέσετε και να είστε αξιόπιστοι.
Οι διευθυντές γραφείου θα πρέπει επίσης να είναι networkers, λογικοί στοχαστές , multi-taskers και λύτες προβλημάτων . Η διαχείριση του χρόνου και η οργάνωση πρέπει να είναι δεύτερη φύση για τους ανθρώπους που υπηρετούν σε αυτό το ρόλο.