Συμβουλές για τη δημιουργία μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που διαβάζονται
Κατά τη διάρκεια της αναζήτησης εργασίας σας, πιθανότατα θα στείλετε πολλά, πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμπεριλαμβανομένων συνοδευτικών επιστολών , ευχαριστιών σημειώσεων και μηνυμάτων σε συνδέσεις που σχετίζονται με την αναζήτηση εργασίας.
Σε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα θέλετε να αποφύγετε τα ενοχλητικά σφάλματα (όπως λάθος ορθογραφία του ονόματος κάποιου). Θα θελήσετε επίσης να βεβαιωθείτε ότι έχετε γράψει σημειώσεις που λαμβάνουν απάντηση. Διαβάστε για πληροφορίες σχετικά με την εθιμοτυπία του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μαζί με συμβουλές για το πώς να δημιουργήσετε ένα χαιρετισμό.
Ξεκινήστε το email σας με επαγγελματικό χαιρετισμό
Προσπαθήστε για σαφήνεια στη γραμμή θέματος. Επιλέξτε κάτι απευθείας που να προσδιορίζει τον σκοπό του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, όπως "αλλαγή χρόνου συνάντησης" ή "γρήγορο ερώτημα σχετικά με την πρότασή σας". Αποφύγετε να κουνάτε ένα καρότο με ένα teaser όπως "πρέπει να σας ενημερώσω ..." που προσπαθεί να δελεάσει την ανάγνωση για να ανοίξει το email για να πάρει την πρόθεσή σας.
Οι άνθρωποι συχνά αποφασίζουν εάν θα ανοίξουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με βάση τη γραμμή θέματος, οπότε επιλέξτε ένα που δηλώνει σαφώς το σκοπό σας.
Χρησιμοποιήστε ένα επαγγελματικό χαιρετισμό. Συμπεριλάβετε ένα κατάλληλο χαιρετισμό για τις συνθήκες και τον παραλήπτη. Υπάρχουν χαιρετισμοί που είναι αποδεκτοί σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το οποίο δεν χρησιμοποιείται σε κανονικό γράμμα και χαιρετισμούς που χρησιμοποιούνται και για τα δύο.
Επιλέξτε ένα χαιρετισμό με βάση πόσο καλά γνωρίζετε το άτομο στο οποίο γράφετε και τον τύπο μηνύματος που γράφετε. Για παράδειγμα, εάν γράφετε κάποιον που γνωρίζετε, "Hi Jim" είναι κατάλληλος. "Αγαπητέ κ. / Μ. Σμιθ" θα ήταν κατάλληλη κατά την υποβολή αίτησης για εργασία ή τη σύνταξη επιχειρησιακής επιστολής.
Αποφύγετε να ανοίξετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με "hey" το οποίο είναι πολύ άτυπο και γενικά δεν χρησιμοποιείται στο χώρο εργασίας.
Επίσης, αποφεύγετε τις "Γεια σας" ή "Γεια σας παιδιά", ακόμη και αν η φύση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας είναι χαλαρή.
Ακολουθούν μερικά παραδείγματα χαιρετισμού που πρέπει να χρησιμοποιήσετε :
- Αγαπητοί Όνομα Επώνυμο (αυτό λειτουργεί καλά αν δεν γνωρίζετε το φύλο του ατόμου στο οποίο γράφετε)
- Αγαπητέ Όνομα (όταν στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάποιον που γνωρίζετε)
- Γεια σας Όνομα (Όταν στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάποιον που γνωρίζετε)
- Αγαπητέ κ. / Μ. Επίθετο
- Αγαπητέ κ. / Μ. Ονομα επίθετο
- Αγαπητέ Δρ. Επώνυμο
- Προς κάθε ενδιαφερόμενο
- Αγαπητοί διευθυντές ανθρώπινου δυναμικού
- Αγαπητέ διευθυντή προσλήψεων
Προσθέστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τελευταία. Εάν δεν έχετε την επιλογή να μη στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, προσθέστε την τελευταία διεύθυνση εάν έχετε την τάση να έχετε ένα γρήγορο δάκτυλο ενεργοποίησης. Εισαγάγετε το όνομα του παραλήπτη μόνο όταν είστε βέβαιοι ότι το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι έτοιμο για μετάβαση.
Αποφύγετε το παλιό σφάλμα "απάντηση όλων". Παρακολουθήστε το δάκτυλο της σκανδάλης όταν χτυπάτε Απάντηση όλων Εξετάστε αν όλοι στη λίστα πρέπει πραγματικά να διαβάσετε τι πρέπει να πείτε. Επίσης, να είστε προσεκτικοί σε παλαιότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην αλυσίδα, που ίσως να μην θέλετε να εμφανιστεί κάποιος στη λίστα Απάντηση σε όλους.
Πάμε εύκολα στο χιούμορ. Το χιούμορ μπορεί να είναι δύσκολο να διακρίνεται σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δεδομένου ότι ο τόνος σας δεν θα λάμψει απαραιτήτως. Χωρίς τη γλώσσα του σώματος, την έκφραση του προσώπου ή τον ρυθμό, το χιούμορ μπορεί να υποχωρήσει ή ακόμα και να οδηγήσει σε ακούσια προσβολή ενός αναγνώστη. Παίξτε το ασφαλές και αφήστε το έξω.
Διορθώνω τυπογραφικά δοκίμια! Μην κάνετε το λάθος να σκέφτεστε ότι οι άνθρωποι θα συγχωρήσουν τυπογραφικά μηνύματα σε ανεπίσημα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ότι θα πρέπει να αναμένετε λάθη όταν πληκτρολογείτε στο τηλέφωνό σας. Μπορεί να κρίνετε σκληρά από λάθη στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο, ειδικά αν είναι αχαλίνωτα. Μην βασίζεστε σε έναν ορθογραφικό έλεγχο, ο οποίος συχνά μπορεί να επιλέξει λάθος λέξη για εσάς - να επαληθεύσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως θα κάνατε ένα σημαντικό έγγραφο .
Συγκεκριμένα, ελέγχετε και ελέγχετε πάντα ότι τα ονόματα των ανθρώπων είναι γραμμένα σωστά.
Μην χρησιμοποιείτε emojis ή emoticons. Όλο και περισσότερο, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έρχονται να μοιάζουν με μηνύματα κειμένου. Τα μηνύματα στο χώρο εργασίας τώρα περιλαμβάνουν μερικές φορές "emesi thumbs" ή χαμόγελα πρόσωπα. Ακόμα κι αν γίνονται όλο και πιο συνηθισμένοι, αποφύγετε emojis και emoticons σε επίσημη αλληλογραφία. (Συμβουλή: Εάν ο χαιρετισμός σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιεί ένα επώνυμο, αυτό είναι ένα σίγουρο σημάδι θα πρέπει να αφήσετε emojis και emoticons.)
Θυμηθείτε ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο διαρκεί για πάντα. Σκεφτείτε δύο φορές προτού στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάτι προσωπικό ή εμπιστευτικό, πυροβολώντας κάποιον μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εκφοβίζοντας κάποιον ή απαντώντας με θυμό.
Αυτά τα είδη αλληλεπιδράσεων μπορεί να γίνουν καλύτερα προσωπικά. Ο κανόνας των είκοσι τεσσάρων ωρών είναι καλός. Εάν δεν είστε σίγουροι αν πρέπει να στείλετε το μήνυμα ή όχι, περιμένετε μέχρι την επόμενη ημέρα για να αποφασίσετε. Ένας άλλος καλός κανόνας: Μη γράφετε τίποτα σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν θα επιθυμούσατε να μοιραστείτε δημοσίως (σε μια κατάθεση, για παράδειγμα, ή στα κοινωνικά μέσα).
Περισσότερα για το γράψιμο και την αποστολή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Συμβουλές εθιμοτυπίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τους αιτούντες εργασία Επιστολή χαιρετισμούς και χαιρετισμούς