Οι καλύτεροι τρόποι για να ξεκινήσετε μια επιστολή
Όταν αποφασίζετε ποιο χαιρετισμό πρέπει να χρησιμοποιήσετε , θα πρέπει να εξετάσετε αν γνωρίζετε το άτομο και πόσο καλά. Εάν γράφετε σε κάποιον με επαγγελματική ιδιότητα που γνωρίζετε προσωπικά εδώ και πολλά χρόνια, είναι σκόπιμο να χρησιμοποιήσετε μόνο το όνομά του.
Διαφορετικά, είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε τον κ., Κα, ή τον Δρ ως κατάλληλο χαιρετισμό επαγγελματικών επιστολών . Αν έχετε αμφιβολίες σχετικά με το χαιρετισμό που πρέπει να χρησιμοποιήσετε, σκεφτείτε προσεκτικά και χρησιμοποιήστε το πιο επίσημο στυλ διεύθυνσης.
Προσπαθήστε να μην μπείτε στον πειρασμό να ξεκινήσετε την επαγγελματική σας επιστολή με ανεπίσημες χαιρετισμούς όπως "Γεια σας", "Χαιρετισμούς", "Γεια σας εκεί" ή "Καλημέρα" εάν δεν γνωρίζετε το όνομα του ατόμου επαφής σας.
Ενώ αυτά τα ανεπίσημα στυλ χαιρετισμού είναι ωραία για τυχαία μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε φίλους ή ακόμα και για πιο επίσημα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορείτε να στείλετε σε ομάδες ανθρώπων, σε επαγγελματική επιστολή θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε μια προσωπική χαιρετισμό, μία είτε με μια πρώτη και / ή επώνυμο ("Αγαπητέ κύριε Doe") ή τίτλο εργασίας ("Αγαπητέ Διευθυντής Προσλήψεων").
Παραδείγματα επαγγελματικών επιστολών χαιρετισμούς
- Αγαπητέ Όνομα Επώνυμο; π.χ., Αγαπητέ John Doe
- Αγαπητέ κ. / Μ. Επίθετο; π.χ., Αγαπητέ κύριε Doe ή Αγαπητέ κα Doe
- Αγαπητέ κ. / Μ. Ονομα επίθετο; π.χ., Αγαπητέ κ. John Doe ή Αγαπητέ κα Jane Doe
- Αγαπητέ διευθυντή προσλήψεων
- Αγαπητέ κύριε ή κυρία
- Προς κάθε ενδιαφερόμενο
- Αγαπητοί διευθυντές ανθρώπινου δυναμικού
- Αγαπητή Εταιρία Υπεύθυνος Προσλήψεων? π.χ. Αγαπητέ ABC Company Recruiter
Πώς να βρείτε ένα πρόσωπο επαφής
Εάν είναι δυνατόν, χρησιμοποιήστε ένα όνομα επικοινωνίας όταν γράφετε. Αυτό κάνει την επιστολή σας πιο προσωπική και δημιουργεί μια άμεση σχέση με τον αναγνώστη.
Εάν δεν έχετε ένα όνομα επικοινωνίας, μπορείτε να κάνετε κάποια έρευνα για να προσπαθήσετε να μάθετε το σωστό άτομο για να απευθυνθεί στην επιστολή σας .
Μερικές φορές το όνομα θα βρίσκεται στην ιστοσελίδα της εταιρείας ή ενδέχεται να μπορείτε να βρείτε το σωστό πρόσωπο στο LinkedIn. Ίσως κάποιος από τους συναδέλφους ή τις επαφές σας να γνωρίζει ποιος μπορεί να είναι το κατάλληλο πρόσωπο. Μπορείτε επίσης να καλέσετε το γραφείο του άγνωστου ατόμου που γράφετε και να ζητήσετε από τον ρεσεψιονίστ το όνομά του, εξηγώντας τον λόγο σας για την κλήση ( Παράδειγμα: "Ζήτω για μια δουλειά στην εταιρεία σας. Διευθυντής, ώστε να ξέρω σε ποιόν να απευθύνω τη συνοδευτική μου επιστολή ; "). Δεν χρειάζεται πολύς χρόνος για να προσπαθήσουμε να βρούμε ένα όνομα και το συναίσθημα που μεταφέρει αξίζει τον κόπο.
Μερικές φορές, παρά τις καλύτερες προσπάθειές σας, απλά δεν μπορείτε να βρείτε ένα όνομα για να απευθυνθείτε στην επιστολή σας. Σε αυτή την περίπτωση, έχετε μια ποικιλία επιλογών, τα οποία είναι όλα επαγγελματικά και κατάλληλα. Όσες περισσότερες πληροφορίες έχετε σχετικά με το σημείο αποστολής της επιστολής, τόσο το καλύτερο (για παράδειγμα, στο τμήμα ανθρώπινων πόρων της εταιρείας ή στον διευθυντή του τμήματος που σχετίζεται με την ερώτησή σας). Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να κάνετε πιο στοχοθετημένη επιλογή κατά την επιλογή του χαιρετισμού σας.
Όταν έχετε ένα όνομα αλλά δεν είστε σίγουροι για το φύλο του ατόμου στο οποίο γράφετε, είναι αποδεκτό να αφαιρέσετε το τιμητικό και να χρησιμοποιήσετε μόνο τα ονόματα και τα επώνυμα.
Συμβουλές για τη σύνταξη και την αποστολή επιστολής
Μετά το χαιρετισμό σας, θα ξεκινήσετε την πρώτη παράγραφο, η οποία είναι συνήθως μια εισαγωγή που επιτρέπει στον αναγνώστη να γνωρίζει ποιοι είστε και τι γράφετε. Εάν έχετε μια αμοιβαία γνωριμία που σας παραπέμπει στον αναγνώστη, θα πρέπει να τα αναφέρετε αυτή τη στιγμή .
Το σώμα της επιστολής σας αποτελείται κανονικά από μια παράγραφο ή δύο από κείμενο. Εδώ μπορείτε να επεξεργαστείτε το θέμα της επιστολής σας και να παράσχετε υποστηρικτικές λεπτομέρειες στο θέμα. Θα θελήσετε να το κρατήσετε σύντομο και κατάλληλο για το άτομο και το θέμα. Να είστε προσεκτικοί, αλλά μην επαναλαμβάνετε τον εαυτό σας ή συνεχίζετε να κάνετε σχετικά με ασήμαντες λεπτομέρειες.
Στη συνέχεια, θα πρέπει να συνοψίσω την επιστολή σας.
Η περίληψη σας θα πρέπει να περιλαμβάνει μια ευχαριστία στο άτομο για το χρόνο και την προσοχή του. Αν σκοπεύετε να ακολουθήσετε αργότερα, μπορείτε επίσης να δώσετε λεπτομέρειες για το πότε και πώς θα επικοινωνήσετε μαζί του.
Τελειώστε την επαγγελματική σας επιστολή με ένα κλείσιμο , όπως "Ειλικρινά" ή "Συγνώμη". Εάν σκοπεύετε να στείλετε την επιστολή με ταχυδρομική υπηρεσία, η υπογραφή σας θα πρέπει να ακολουθείται από το πληκτρολόγημά σας. Αν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το πληκτρολόγημά σας θα πρέπει να ακολουθείται από τα στοιχεία επικοινωνίας σας, τα οποία μπορείτε να πληκτρολογήσετε με το χέρι ή να τα κάνετε αυτόματα για εσάς. Δείτε πώς μπορείτε να ρυθμίσετε μια αυτόματη υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου .
Σχετικά Άρθρα: Σε ποιον μπορεί να ενδιαφέρει | Επιχειρησιακό Επιστολή Χαιρετισμοί Παραδείγματα χαιρετισμού επιστολής εξωφύλλου