Με ένα αποτελεσματικό κιτ τύπου, μπορείτε πραγματικά να ξεχωρίσετε.
Μπορεί να έχετε ακούσει τον όρο "κιτ τύπου" που χρησιμοποιείται σε διαφημιστικά γραφεία και πρακτορεία PR, και μπορεί να έχει λάβει ακόμη κι ένα κιτ τύπου για κάτι. Αν και η μορφή και η λειτουργία ενός κιτ τύπου μπορεί να ποικίλει σημαντικά από τη βιομηχανία, ο αποδεκτός ορισμός ενός είναι:
"Πακέτο διαφημιστικού υλικού που παρέχεται σε μέλη του Τύπου για να τους ενημερώσει, ειδικά για ένα προϊόν, μια υπηρεσία ή έναν υποψήφιο."
Αυτός είναι πραγματικά ένας ευρύς όρος εν τούτοις, και αν αυτό είναι όλο που πρέπει να συνεχίσετε, δεν θα δημιουργήσετε κιτ Τύπου που έχουν τον αντίκτυπο που υποτίθεται.
Λοιπόν, ας δούμε λίγο πιο βαθιά στα πραγματικά συστατικά που μπορούν να αποτελέσουν ένα κιτ τύπου και πώς να συναρμολογήσετε ένα προϊόν που δίνει στο προϊόν ή την υπηρεσία σας την καλύτερη ευκαιρία για δωρεάν δημοσιότητα, γνωστή και ως κερδισμένα μέσα ενημέρωσης. Αν κάνετε σωστά το κιτ τύπου σας, θα δείτε μια επιστροφή πολλές φορές μεγαλύτερη από την αρχική επένδυσή σας, ειδικά εάν το κιτ παίρνει το προϊόν ή το χρόνο υπηρεσίας σας σε σταθμούς ειδήσεων ή μεγάλες εγγραφές σε ηλεκτρονική μορφή και σε περιοδικά.
Δημιουργία του Κιτ Τύπου σας
Δεν υπάρχει κανένα βιβλίο κανόνων για τη δημιουργία κιτ τύπου που να λένε ποια συστατικά πρέπει να συμπεριλάβετε. Τα κιτ Τύπου σας θα διαφέρουν ανάλογα με το τι χρησιμοποιείτε για προώθηση της PR και τον τύπο του χώρου όπου θα διανέμετε το κιτ τύπου σας. Τα περισσότερα κιτ τύπου αποστέλλονται ταχυδρομικά, συχνά σε άτομα που έχουν βοηθούς διαχειριστή και είναι δική σας δουλειά να φτιάξετε ένα κιτ τύπου που είναι αρκετά ενδιαφέρον για να περάσετε από αυτό το άτομο. Το περιεχόμενο και η παρουσίαση έχουν μεγάλη σημασία.
Έτσι, αυτό που συμπεριλαμβάνετε είναι μια πολύ σημαντική απόφαση επειδή ένα κιτ τύπου είναι ένας εύκολος τρόπος να τοποθετήσετε τον προβολέα σε εσάς ή την επιχείρησή σας.
Μπορείτε ακόμη να το θεωρήσετε ως τη μεγαλύτερη συμπλοκή της επιτυχίας της εταιρείας σας, επειδή καταρτίζετε τις πληροφορίες που θέλετε να γνωρίζουν τα μέσα ενημέρωσης για εσάς και τα προϊόντα και τις υπηρεσίες σας σε ένα πακέτο τακτοποίησης. Τούτου λεχθέντος, τα κύρια συστατικά του κιτ τύπων που θα θελήσετε να εξετάσετε είναι:
1. Το Δελτίο Τύπου
Το δελτίο τύπου του κιτ τύπου σας ανακοινώνει όλη την ιδέα.
Αν έχετε ένα νέο προϊόν, το κιτ τύπου βοηθάει να το εισαγάγετε. Εάν η επιχείρησή σας συγχωνεύεται με κάποιον άλλον, το κιτ Τύπου το πρωτοστατεί.
Μπορείτε να συμπεριλάβετε πολλά δελτία τύπου στο κιτ τύπου ή μπορείτε να εκδώσετε ένα δελτίο τύπου πριν το κιτ σβήσει. Για παράδειγμα, ένα πακέτο τύπου εμπορικής έκθεσης μπορεί να περιέχει ένα δελτίο τύπου για τη συγχώνευση επιχειρήσεων, τρία νέα δελτία τύπου προϊόντων και ένα δελτίο τύπου που αναγγέλλει ένα νέο CEO.
Μια λέξη της προσοχής? μην συσκευάστε το κιτ τύπου σας με περισσότερα από ένα δελτία τύπου μόνο και μόνο επειδή μπορείτε. Εάν στέλνετε ένα κιτ τύπου σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας, θα χρειαστείτε μόνο ένα δελτίο τύπου. Αν παραδίδετε το κιτ τύπου σας σε μια εμπορική έκθεση, πολλά δελτία τύπου δεν είναι ασυνήθιστα. Αλλά θυμηθείτε, όσο περισσότερο συμπεριλαμβάνετε, τόσο περισσότερη δουλειά κάνετε εσείς κάνει. Θέλετε να κάνετε τη δουλειά σας όσο το δυνατόν πιο εύκολη.
2. Συνοπτική επιστολή / Πίνακας Περιεχομένων
Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για κάθε είδος κιτ τύπου που περιλαμβάνει πολλά διαφορετικά αλλά εξίσου σημαντικά στοιχεία. Η επιστολή σας μπορεί να απευθυνθεί στα μέσα ενημέρωσης ευχαριστώντας τους για το ενδιαφέρον τους για την εταιρεία σας και στη συνέχεια μπορείτε να παράσχετε μια περίληψη αυτού που συμπεριλαμβάνεται.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε κάνει το όνομα της επαφής πολυμέσων σας και τα στοιχεία επικοινωνίας, σαφή σε αυτή τη σελίδα, αφού θα είναι η πρώτη που θα δει.
Όλα αυτά τα στοιχεία βοηθούν το περιεχόμενό σας να συγκεντρωθεί και να αισθάνεται πολύ πιο οργανωμένο από τα χαρτιά και τα δείγματα τυχαία γεμισμένα σε ένα φάκελο.
3. Ένα φυλλάδιο
Οι επαγγελματίες της PR χρησιμοποιούν κιτ τύπου για να ανακοινώσουν ένα νέο προϊόν, αλλά μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε το φυλλάδιο σας. Τα φυλλάδια είναι ιδιαίτερα χρήσιμα για να εξηγήσετε το προϊόν ή την υπηρεσία σας εκτός από ένα απλό δελτίο τύπου. Είναι ένα πράγμα να δημιουργήσετε ένα κιτ τύπου για ένα νέο σνακ υγείας. είναι κάτι άλλο για να δημιουργηθεί ένα κιτ τύπου που φέρνει ένα νέο χρηματοπιστωτικό προϊόν στην επενδυτική αγορά.
Για ένα πακέτο τύπου εμπορικών εκθέσεων, μπορείτε να συμπεριλάβετε διάφορα φυλλάδια που δίνουν στον συντάκτη / δημοσιογράφο μια μεγάλη ποσότητα πληροφοριών σχετικά με το προϊόν / την υπηρεσία σας. Αυτό τους βοηθά να καθορίσουν αν θέλουν ακόμη και να καλύψουν αυτό που προσφέρετε για την ελεύθερη έκθεση των μέσων ενημέρωσης.
4. Δείγματα προϊόντων
Εάν το προϊόν σας είναι αρκετά μικρό και μπορείτε να το αντέξετε οικονομικά, θα πρέπει να βάλετε δείγμα στο κιτ τύπου.
Αυτό δίνει στους συντάκτες και στους δημοσιογράφους την ευκαιρία να δοκιμάσουν το προϊόν από μόνος του και να του δώσουν ένα γνήσιο μπράβο ή αντίχειρα κάτω.
Αν το προϊόν σας είναι πολύ μεγάλο και θα πραγματοποιήσετε μια επίδειξη στη δική σας εγκατάσταση, συμπεριλάβετε αυτές τις πληροφορίες, έτσι ώστε ο συντάκτης / δημοσιογράφος να μπορεί να έρθει στην τοποθεσία σας και να πάρει τα χέρια στα προϊόντα σας. Ή αν το περίπτερο του εμπορίου σας παρουσιάζει ένα demo, αυτός είναι ένας άλλος πολύ καλός τρόπος για να δώσετε σε μια μαζική ποσότητα εκδοτών και δημοσιογράφων από όλη τη χώρα έναν τρόπο να δείτε το προϊόν σας σε δράση.
Αν μπορείτε να στείλετε μόνο μερικά δείγματα έξω, δημιουργήσατε μια κλιμακωτή αλληλογραφία τύπου κιτ. Η πρώτη βαθμίδα μπορεί να αποτελείται μόνο από πέντε έως δέκα προοπτικές, αλλά θα είναι οι πιο σημαντικές. Λαμβάνουν το πραγματικό στοιχείο. Οι άλλες σειρές παίρνουν λιγότερα, με βάση την επιρροή τους. Κάποιοι μπορεί να πάρουν απλά μια ταχυδρομική κάρτα ή μια επιστολή που καλύπτει τις βασικές πληροφορίες.
5. Past Coverage Coverage
Αν έχετε λάβει δωρεάν κάλυψη από τα μέσα ενημέρωσης πριν, μπορείτε να συμπεριλάβετε ένα φύλλο που θα περιγράφει λεπτομερώς αυτά τα μέσα εκτύπωσης. Ορισμένες εταιρείες επιθυμούν να συμπεριλάβουν αντίγραφα άρθρων που έχουν γραφτεί σχετικά με αυτά στο κιτ τύπου τους και αυτό προσθέτει ένα βαθμό αξιοπιστίας στην εκστρατεία. Απλά μην πηγαίνετε στη θάλασσα. Η δημοσιοποίηση των επιτυχιών του παρελθόντος είναι ένα πράγμα, αλλά μια περίοδος καυχησιολογίας είναι ξεκάθαρη.
Εάν συμπεριλαμβάνετε άρθρα, μερικές σελίδες θα είναι περισσότερο από αρκετό περιεχόμενο για το κιτ τύπου σας. Προσδιορίστε εάν ένα απλό φύλλο που προσδιορίζει αυτά τα σημεία πώλησης αντί θα εξυπηρετούσε καλύτερα το κιτ τύπου και τον εκδότη / δημοσιογράφο.
6. Ένα ενημερωτικό δελτίο
Αυτό μπορεί να είναι μια μεγάλη προσθήκη σε ένα κιτ Τύπου επειδή αναλύει τα χαρακτηριστικά, τα οφέλη και άλλες συγκεκριμένες πληροφορίες με τέτοιο τρόπο ώστε να εκπαιδεύει τον δημοσιογράφο ή τον συντάκτη για την εταιρεία σας και / ή τα προϊόντα σας με γρήγορες πληροφορίες. Τα ενημερωτικά δελτία μπορούν να χρησιμοποιηθούν για εκτοξεύσεις προϊόντων, πακέτα για νέες προσλήψεις , συνέδρια ειδήσεων και άλλους τομείς στους οποίους θέλετε να δώσετε στον συντάκτη τα βασικά στοιχεία που μπορεί να θέλουν να χρησιμοποιήσουν λέξη για λέξη.
7. Ιστορικό της εταιρείας
Η σύνταξη μιας σελίδας ιστορικού της εταιρείας μπορεί να είναι πολύτιμη για τρέχοντα και μελλοντικά κιτ τύπου. Αυτό το υπόβαθρο διευκρινίζει τις αρχές της εταιρείας σας. από όπου και αν βρίσκεστε, μέχρι το σημείο όπου πηγαίνετε και τα σχέδιά σας για επέκταση και ανάπτυξη προϊόντων. Φροντίστε να το ενημερώσετε με πρόσφατα επιτεύγματα και άλλα καλά νέα στην ιστορία σας.
8. Εκτελεστικό Bios
Είτε πρόκειται για νέο CEO , ένα νέο εκτελεστικό PR, είτε για ένα νέο μέλος στο διοικητικό σας συμβούλιο, αυτό είναι το κατάλληλο μέρος για να ενημερώσετε τους ανθρώπους για αυτά.
Το εκτελεστικό bios, μαζί με τις εικόνες υψηλής ανάλυσης, δίνουν στον συντάκτη τις απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με τους ανθρώπους πίσω από την εταιρεία. Ορισμένες εκδόσεις εκτυπώνουν μια βιολογική λέξη για λέξη, οπότε γράψτε το βιολογικό στην τρίτη άποψη του προσώπου και όχι την άποψη του πρώτου προσώπου. Και, είναι αυτονόητο, βεβαιωθείτε ότι τα bios είναι ακριβή και τρέχοντα. Μπορεί να είναι ενοχλητικό να συμπεριλάβετε πληροφορίες επικοινωνίας σε άτομα που έχουν εγκαταλείψει ή έχουν εγκαταλείψει.
9. Ένα δελτίο παραπόνων και συχνές ερωτήσεις
Οι πληροφορίες επικοινωνίας των μέσων ενημέρωσης θα πρέπει να είναι πολύ εύκολο για οποιονδήποτε συντάκτη να βρει για πρόσθετες ερωτήσεις σχετικά με το κιτ τύπου. Αλλά ένα δελτίο παραπομπής (με άμεσες αναφορές από τους ανθρώπους της εταιρείας σας) μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για να δώσει στους πολυάσχολους συντάκτες τα αποσπάσματα που χρειάζονται για να συμπληρώσουν ένα άρθρο χωρίς να εντοπίσουν ένα άτομο PR μιας εταιρείας.
Αυτό το φύλλο μπορεί να περιέχει αποσπάσματα από τα στελέχη σας, τους προγραμματιστές προϊόντων και ακόμη και την επαφή PR. Ένα φύλλο αναφορών μπορεί να απαντήσει στις πιο προφανείς ερωτήσεις που μπορεί να έχει ένας συντάκτης και μπορεί να τεθεί σε μορφή επαγγελματική και ενημερωτική. Θέλετε κάθε απόσπασμα να φαίνεται καλές σε χαρτί, δεδομένου ότι το απόσπασμα θα είναι πιθανότατα χρησιμοποιημένο κατά γράμμα.
10. Εικόνες Hi-Res σε μια μονάδα Flash
Είναι οι εικόνες σχετικές με το κιτ τύπου; Αν ναι, βεβαιωθείτε ότι είναι εικόνες υψηλής ανάλυσης, αποθηκεύονται σε μια πολύ βολική συσκευή πολυμέσων όπως μια μονάδα flash ή ένα CD / DVD.
Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε εικόνες υψηλής ανάλυσης στον ιστότοπό σας για να κάνετε λήψη και των μέσων. Απλά φροντίστε να συμπεριλάβετε τον άμεσο σύνδεσμο στην συλλογή φωτογραφιών σας στα υλικά του κιτ τύπου.
11. CD, DVD, Flash drives, λογισμικό και βίντεο
Αυτά τα υλικά μπορεί να είναι δαπανηρά όταν δημιουργείτε κιτ τύπου σε μαζικούς αριθμούς. Απαιτούνται; Δεν είναι πάντα. Αλλά πόσο αποτελεσματικές είναι αυτές που εξαρτώνται από την κάλυψη που αναζητάτε.
Εάν δημιουργείτε ένα κιτ τύπου για μια μπάντα, ένα CD επίδειξης ή ένας σύνδεσμος προς τη μουσική που μπορείτε να κατεβάσετε πρόκειται να σας δώσει περισσότερα χιλιόμετρα σε ένα κιτ τύπου απ 'ό, τι σε μια ανακοίνωση που το αναγγέλλει. Εάν προσπαθείτε να αποκτήσετε κάλυψη για τα βιντεοπαιχνίδια της εταιρείας σας, ένα CD που έχει πολλές εκδόσεις επίδειξης των νέων τίτλων σας είναι ένας πολύ καλύτερος τρόπος να αποκτήσετε ενδιαφέρον εκδότη από πέντε δελτία τύπου . Εάν μόλις ανοίξατε μια νέα μονάδα παραγωγής και στέλνετε τα υλικά σας σε συντάκτες / δημοσιογράφους πολύ μακριά για να ταξιδέψετε για μια περιοδεία, ένα DVD μπορεί να σας προσφέρει μια βιντεο περιπατητική δραστηριότητα. Και, βεβαίως, καθώς η τεχνολογία εξελίσσεται, πρέπει και οι τύποι σας να δουλεύουν. Θα μπορούσατε να συμπεριλάβετε έναν κώδικα QR που στέλνει άτομα σε έναν μοναδικό ιστότοπο, με ένα μήνυμα που προσαρμόζεται μόνο σε αυτά.