Η χρήση του χρόνου σας με σύνεση σημαίνει επίσης να καθορίζετε ποια καθήκοντα πρέπει να γίνουν πρώτα, πώς να αποφύγετε τις περισπασμούς και πώς να κάνετε τα πράγματα όταν εμφανίζονται νέες προτεραιότητες. Όταν οι εργοδότες σας ρωτούν ερωτήσεις σε μια συνέντευξη σχετικά με τη διαχείριση του χρόνου, προσπαθούν να μετρήσουν τον τρόπο με τον οποίο διαχειρίζεστε τους πόρους σας και αν μπορείτε να είστε ευέλικτοι και ευκίνητοι παράλληλα με την παραγωγή ενός ποιοτικού προϊόντος εργασίας.
Συμβουλές για την απάντηση στις ερωτήσεις συνέντευξης διαχείρισης χρόνου
Η προετοιμασία με μια εμπεριστατωμένη, λεπτομερή απάντηση που είναι προσεκτικά αιτιολογημένη θα εντυπωσιάσει έναν μελλοντικό διαχειριστή. Αναφερόμενος στον τρόπο με τον οποίο χειρίζεστε διαφορετικές πτυχές της διαχείρισης του χρόνου θα σας ξεχωρίσουμε από άλλους υποψηφίους, ειδικά εάν παρέχετε συγκεκριμένα παραδείγματα.
Καθημερινή ιεράρχηση
Οι εργοδότες θέλουν να ξέρουν ότι μπορείτε να χειρίζεστε τα καθήκοντά σας κάθε μέρα χωρίς να ενημερώνεστε άμεσα σε κάθε βήμα σχετικά με το τι πρέπει να γίνει. Θέλουν επίσης να γνωρίζουν ότι μπορείτε να καταφέρετε να δώσετε προτεραιότητα στην εργασία με τον κατάλληλο τρόπο. Μπορείτε να το ολοκληρώσετε με την απάντησή σας λέγοντας ότι δημιουργείτε μια νέα λίστα για τον εαυτό σας στην αρχή κάθε εργάσιμης ημέρας, η οποία παραγγέλλεται σύμφωνα με μια προθεσμία και το επίπεδο σπουδαιότητας. Δεδομένου ότι γνωρίζετε ότι οι εκπλήξεις και οι διακοπές μπορεί να συμβεί, δημιουργείτε τρεις "must-win" για τον εαυτό σας των καθηκόντων που πρέπει να ολοκληρωθούν μέχρι το τέλος της επιχείρησης.
Μπορείτε επίσης να εξηγήσετε πώς χρησιμοποιείτε τον "κανόνα 80/20" (γνωστός επίσης ως "Αρχή του Pareto") για να δώσετε προτεραιότητα στις εργασίες.
Ο κανόνας 80/20 ορίζει ότι σε κάθε έργο το 20% των δραστηριοτήτων αποδίδει το 80% των αποτελεσμάτων. Συνήθως, το πρώτο 10% και το τελικό 10% του χρόνου που αφιερώνεται σε ένα έργο καταναλώνουν τους περισσότερους πόρους και είναι το πιο εργατικό. Έτσι, μπορείτε να εξηγήσετε πώς προγραμματίζετε το χρόνο σας, ώστε να μπορείτε να δώσετε την πλήρη προσοχή σας στα πιο κρίσιμα στάδια ενός συγκεκριμένου έργου (τυπικά, αρχή και τέλος / roll-out).
Αποφυγή πολυεπεξεργασίας
Παρόλο που υπήρξε μια εποχή όπου οι εργαζόμενοι που μπορούσαν να κάνουν πολλά πράγματα ταυτόχρονα, αποτιμήθηκαν, πρόσφατες μελέτες έδειξαν ότι το multitasking είναι γενικά υπερβολικά υπερτιμημένο. Πολύ συχνά οι άνθρωποι που προσπαθούν να ολοκληρώσουν πολλαπλές εργασίες ταυτόχρονα καταλήγουν να κάνουν αδύναμη εργασία, χάνουν το χρόνο που έχουν "αποθηκευτεί" όταν αργότερα αναγκάζονται να διορθώσουν τα λάθη τους.
Ένα βασικό στοιχείο της αποτελεσματικής διαχείρισης του χρόνου είναι η δυνατότητα να προγραμματίσετε το χρόνο σας έτσι ώστε να μπορείτε να εστιάσετε σε ένα πράγμα τη φορά. Εάν μπορείτε να αποδείξετε, με ένα παράδειγμα ή δύο, την ικανότητά σας να διεκπεραιώσετε με επιτυχία εργασίες εργασίας «μεμονωμένων καθηκόντων», θα δώσετε στον ερευνητή σας την ευνοϊκή εντύπωση ότι είστε αφοσιωμένοι στην παροχή ποιοτικής εργασίας.
Προθεσμίες συνάντησης
Η τήρηση σημαντικών προθεσμιών αποτελεί σημαντική πτυχή της δουλειάς σας. Όταν ένας δυνητικός εργοδότης σας ρωτά πώς χειρίζεστε τις προθεσμίες, υπογραμμίστε την κατανόησή σας για τις διαδικασίες και τη σημασία της εργασίας μπροστά. Για παράδειγμα, η απάντησή σας θα μπορούσε να είναι ότι εργάζεστε πίσω από την προθεσμία όταν σχεδιάζετε την προσέγγισή σας σε ένα έργο, σπάζοντας το σε μικρότερα καθήκοντα και καθορίζοντας ελάχιστες προθεσμίες για κάθε έργο που οδηγεί στη συνολική ημερομηνία λήξης του έργου. Με αυτόν τον τρόπο, πραγματοποιείτε συνεχώς πρόοδο κάθε μέρα και εξασφαλίζετε ότι το έργο ολοκληρώνεται εγκαίρως.
Διαχείριση Διακοπών
Οι διακοπές και οι περισπασμοί είναι συνήθεις στον χώρο εργασίας. Η ικανότητά σας να τα αποκλείσετε και να τα χειρίζεστε με τον κατάλληλο τρόπο είναι ζωτικής σημασίας για τη συνολική απόδοση. Οι εργοδότες ψάχνουν για εργαζόμενους που μπορούν να ορίσουν σταθερά όρια, διατηρώντας τον εαυτό τους από το να αποστασιοποιούνται στο χώρο εργασίας από συναδέλφους ή διασκεδαστικούς ιστότοπους. Αναφέρετε τις στρατηγικές που έχετε θέσει σε εφαρμογή, όπως φορώντας ακουστικά για να αποκλείσετε τα chit-chat, βάζοντας μπλοκ στον υπολογιστή σας για ορισμένα κομμάτια του "χρόνου εργασίας" του πυρήνα και περιορίζοντας τα κουτσομπογιά.
Την ισορροπία οικογενειακής και επαγγελματικής ζωής
Για έναν καλό εργοδότη, η διασφάλιση ότι οι εργαζόμενοι είναι ισορροπημένοι και δεν τονίζουν ή καίγονται είναι σημαντικός για το ηθικό της εταιρείας και την παραγωγικότητα. Όταν οι εργοδότες ρωτούν για αυτό, πραγματικά δεν ψάχνουν κάποιον να πει "εργασία είναι η ζωή μου" ή ότι δεν έχουν χόμπι ή υποχρεώσεις εκτός του χώρου εργασίας? οι διαχειριστές γνωρίζουν ότι δεν είναι υγιής.
Αντ 'αυτού, επικεντρώστε την απάντησή σας στο πώς δίνετε την πλήρη προσπάθειά σας στην εργασία και είστε εντελώς παρόντες ενώ βρίσκεστε στο ρολόι και ότι η αποτελεσματικότητά σας σας επιτρέπει να αποσυνδέετε όταν βρίσκεστε στο σπίτι σας.
Τα ερωτήματα διαχείρισης χρόνου μπορεί να είναι δύσκολα, καθώς οι διαχειριστές αναζητούν πραγματικά περισσότερες πληροφορίες από το πώς θα χρησιμοποιήσετε το χρόνο σας. Εστιάστε τις απαντήσεις σας σε αυτούς τους σημαντικούς παράγοντες για να αποδείξετε την αποτελεσματικότητα και την παραγωγικότητά σας.