Ωστόσο, είναι επίσης δυνατό να χρησιμοποιήσετε ένα γράφημα Org ως εργαλείο διαχείρισης, για να προωθήσετε την επίτευξη των στόχων του οργανισμού σας.
Θα εξετάσουμε τα τυπικά παραδείγματα των "τυποποιημένων" διαγραμμάτων Org. Θα εξετάσουμε τα συγχέοντας Org Charts. Τέλος, θα συζητήσουμε τη χρήση του γραφήματος Org ως εργαλείο διαχείρισης.
"Τυποποιημένα" οργανογράμματα
Τα τυπικά γραφήματα οργάνων χρησιμοποιούνται συνήθως για να δείχνουν στους ανθρώπους την προβλεπόμενη δομή του οργανισμού. Αυτή η "επίσημη" οργάνωση υποτίθεται ότι αντικατοπτρίζει τη δομή της εξουσίας της εταιρείας. Συχνά, αντικατοπτρίζει μόνο τη δομή ευθύνης. Η πραγματική ισχύς στον οργανισμό ακολουθεί συχνά γραμμές επικοινωνίας αντί για γραμμές στο γράφημα Org.
Οι χάρτες έχουν τυπικά πυραμιδικό σχήμα. Δείχνουν τον υπεύθυνο στην κορυφή. Κάτω από αυτόν ή αυτή είναι συγκεντρωμένοι υφιστάμενοι, συνήθως σε σταδιακά μικρότερα κουτιά. Συνήθως, τα άτομα που εμφανίζονται στο ίδιο οριζόντιο επίπεδο στο γράφημα Org θεωρούνται ως "συμμαθητές" μέσα στον οργανισμό.
Αυτός ο πίνακας Org του Τμήματος Πληροφορικής της Imperial College (DOC) είναι χαρακτηριστικός του διαγράμματος πυραμίδων.
Ο επικεφαλής του τμήματος έχει πέντε διευθυντές που του αναφέρουν άμεσα, συν έναν αναπληρωτή επικεφαλής και μια επιτροπή έρευνας. Κάθε μέλος του Διοικητικού Συμβουλίου έχει τις άμεσες αναφορές του στα πράσινα φύλλα κάτω από τις επιτροπές τους.
Μπερδεμένα γραφήματα οργανισμού
Μερικές φορές τα γραφήματα Org μπορούν να μπερδέψουν τους ανθρώπους ως προς την πραγματική δομή.
Αυτό συνήθως δεν είναι σκόπιμο, αλλά αντανακλά μάλλον τη σύγχυση των εμπλεκομένων. Εάν δεν είστε σίγουροι για τις λειτουργικές σχέσεις της ομάδας ή εάν αλλάζουν συχνά, είναι σχεδόν αδύνατο να τις διαγράψετε με ακρίβεια.
Ίσως ο πιο συνηθισμένος χώρος για να βρείτε τα συγχέοντας Org Charts είναι στην ομοσπονδιακή κυβέρνηση των ΗΠΑ. Ο πίνακας Org για το Τμήμα Πληροφορικής & Μαθηματικών του Εθνικού Εργαστηρίου του Oak Ridge δεν μεταδίδει γρήγορα την κατανόηση της δομής του Οργανισμού. Φαίνεται ότι υποδηλώνουν ότι έντεκα λειτουργίες αναφέρονται απευθείας στον Διευθυντή.
Ενώ το εύρος του ελέγχου (ο αριθμός των άμεσων αναφορών που μπορεί να εποπτεύει αποτελεσματικά ο διαχειριστής) ποικίλλει σημαντικά, μου φαίνεται δύσκολο να πιστέψω ότι πρόκειται για έναν οργανισμό που λειτουργεί άριστα. Υποψιάζομαι ότι ορισμένοι ηγέτες των λειτουργιών είναι "πιο ίσοι". Αν έπρεπε να καταγράψουμε τη ροή επικοινωνιών μέσα σε αυτήν την οργάνωση και το χρονικό διάστημα που κάθε υποτελής ξοδεύτηκε με τον διευθυντή, ορισμένες από τις άμεσες αναφορές θα έπρεπε πιθανώς να αναταξινομηθούν ως υποτελείς άλλων λειτουργιών.
Οργάνωση διαγραμμάτων ως εργαλείο διαχείρισης
Τα γραφήματα Org είναι συνήθως μια αντιδραστική και όχι μια προορατική συσκευή. Δημιουργήσαμε έναν οργανισμό ή μας επέτρεψε να εξελιχθεί και έχει αυξηθεί.
Δεν είναι πλέον σαφές στους ανθρώπους του οργανισμού, ή στους ανθρώπους με τους οποίους αλληλεπιδρούν, ποιος είναι υπεύθυνος για το τι. Δημιουργούμε λοιπόν μια δέσμη κιβωτίων και γραμμών για να δείξουμε σε όλους όσους κάνουν ό, τι. Στη συνέχεια, προσθέτουμε διακεκομμένες γραμμές και παρόμοιες τεχνητές συσκευές, για να δείξουμε ότι αυτό που έχουμε καταρρεύσει δεν είναι πάντα πάντα έτσι.
Μια καλύτερη επιλογή, ωστόσο, είναι να δημιουργήσετε ένα γράφημα Org που να αντικατοπτρίζει το πού θέλετε να πάει η οργάνωση, αντί να αντικατοπτρίζει απλά πώς είναι τώρα. Εάν θέλετε μια επίπεδη, οριζόντια οργάνωση, σχεδιάστε το διάγραμμα Org με αυτόν τον τρόπο. Δείξτε ότι έξι ή οκτώ (ή ακόμα και έντεκα όπως είδαμε παραπάνω) διευθυντές αναφέρουν στην VP . Δείξτε ότι και οι δέκα προγραμματιστές αναφέρουν απευθείας στο Project Manager .
Αν ο οργανισμός σας βασίζεται σε κύκλους ποιότητας ή σε ομάδες παραγωγής για να ολοκληρώσει την αποστολή του, θα πρέπει να δείξετε ότι στον πίνακα οργάνων σας.
Μην αισθάνεστε υποχρεωμένοι να παραμένετε σε οριζόντιες ομάδες και κάθετες γραμμές. Εάν οι υπάλληλοί σας κατανοήσουν καλύτερα τους ρόλους τους, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κύκλους, ανεστραμμένα τρίγωνα ή ο, τιδήποτε άλλο χρειάζεστε.
Υπάρχουν πολλά προϊόντα λογισμικού στην αγορά που σας βοηθούν να δείξετε πώς θέλετε να λειτουργεί η εταιρεία σας. Το OrgPlus είναι ένα παράδειγμα των εργαλείων που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την αποσαφήνιση πολλών πτυχών της επιχείρησης, συμπεριλαμβανομένων των διαγραμμάτων Org.
Ο τρόπος που πρέπει να γίνει
Το παρακάτω παράδειγμα είναι μια αναπαράσταση ενός πίνακα οργάνων, που με εντυπωσίασε πολύ. Απελευθερώθηκε για να δημιουργήσει μια νέα εποχή για μια εταιρεία που απαιτούσε δημιουργική και νέα δράση από όλους τους υπαλλήλους της.
Δείχνει σαφώς την επίπεδη, οριζόντια δομή που αποσκοπεί στην προώθηση της επικοινωνίας και της καινοτομίας. Δείχνει με σαφήνεια την ομάδα που σχηματίζουν οι δύο κορυφαίοι αξιωματικοί, ενδεικτικά του τι αναμένεται να κάνουν οι εργαζόμενοι. Ωστόσο, διατηρεί τις σαφείς γραμμές τελικής ευθύνης. Ο Πρόεδρος οδηγεί με σαφήνεια την εταιρεία, αλλά όλοι γνωρίζουν ότι πρέπει να κάνουν το ρόλο τους για να πετύχουν.
Ο τρόπος που πρέπει να είναι ένας πίνακας οργάνων
Είναι ακόμη πολύ νωρίς για να διαπιστώσετε εάν αυτός ο πίνακας Org θα έχει το επιθυμητό αποτέλεσμα. Έχει τοποθετηθεί μόνο δύο εβδομάδες. Ωστόσο, οι υπάλληλοι της εταιρείας το έχουν χρησιμοποιήσει σαφώς ως αποτελεσματικό εργαλείο διαχείρισης για να βοηθήσουν την οργάνωση τους προς τους νέους στόχους της.