Το εννιά-κουτί είναι ένα από τα πιο διαδεδομένα εργαλεία στον σχεδιασμό διαδοχής και στην ανάπτυξη της ηγεσίας. Μπορεί να είναι ένα πολύτιμο εργαλείο για όσους εργάζονται στη διαχείριση ταλέντων ή για οποιονδήποτε διευθυντή ως τρόπος αξιολόγησης και διαφοροποίησης ομάδας ή οργανισμού.
Χρησιμοποιείται συνήθως για την αξιολόγηση των ατόμων σε δύο διαστάσεις: τις προηγούμενες επιδόσεις τους και τις μελλοντικές τους δυνατότητες.
Ο άξονας Χ (οριζόντια γραμμή) τριών κουτιών αξιολογεί την απόδοση και ο άξονας Υ τριών κουτιών (κάθετη γραμμή) αξιολογεί το δυναμικό ηγεσίας. Ένας συνδυασμός άξονα Υ και Χ αποτελεί το κουτί εντός του δικτύου που τοποθετείται κάθε εργαζόμενος.
1A = Υψηλή απόδοση / Υψηλό δυναμικό, 3C = Χαμηλή απόδοση / Χαμηλό δυναμικό, 2Β = μέση απόδοση / μεσαίο δυναμικό, κλπ.
Φανταστείτε το παλιό παιχνίδι του Hollywood Squares ή την εισαγωγή στο Brady Bunch, όπου κάθε χαρακτήρας κάθεται σε ένα από τα εννέα κουτιά.
Ενώ ένας μεμονωμένος ηγέτης μπορεί να χρησιμοποιήσει το εννέα κουτί για να αξιολογήσει τους δικούς του υπαλλήλους, έχει πραγματική αξία όταν μια ηγετική ομάδα το χρησιμοποιεί ως μέρος μιας "αναθεώρησης ταλέντων" για να συζητήσει για το συλλογικό ταλέντο ολόκληρου του οργανισμού.
Ποια είναι τα οφέλη; Γιατί είναι τόσο δημοφιλές;
Είναι απλό και αποτελεσματικό (95% του χρόνου).
Η ομορφιά του εργαλείου είναι με την απλότητα και την ευκολία χρήσης του. Με λίγη εξήγηση και αρχική διευκόλυνση, οι διαχειριστές συνήθως μπορούν να πιάσουν γρήγορα.
Βοηθά στην αντιμετώπιση πολλών από τις κοινές παγίδες όταν πρόκειται για αξιολόγηση ταλέντων, όπως:
-Περισσότερη έμφαση στην τρέχουσα απόδοση
-Απομόνιση μιας ενιαίας γνώμης
-Η έλλειψη κριτηρίων αξιολόγησης ή ασυνεπών κριτηρίων
Οι ομάδες ηγεσίας (συχνά μηχανικοί ή επιστήμονες) θα προσπαθήσουν συχνά να το υπερκατασκευάσουν προσθέτοντας περισσότερα κουτιά, ορισμούς για κάθε κουτί και όλα τα είδη καμπάνες και σφυρίγματα.
Δεν βελτιώνει ποτέ τη διαδικασία και συχνά προσθέτει μεγαλύτερη πολυπλοκότητα από την αξία.
Όταν λέω ότι λειτουργεί 95 τοις εκατό του χρόνου, είναι από τη δική μου εμπειρία και τη συγκριτική αξιολόγηση. Είχα μόνο μια ομάδα υψηλού επιπέδου, όπου μόλις ανατίναξε, και αυτό γιατί υπήρχε μια τέτοια έλλειψη εμπιστοσύνης και δυσλειτουργίας της ομάδας.
Είναι δωρεάν και δεν είναι ιδιόκτητο.
Εκτός από το χρόνο των ανθρώπων, ή ένας πληρωμένος διευκολυντής, δεν υπάρχει κόστος για τη χρήση του εννέα κουτιού. Υπάρχουν άλλοι τρόποι για την αξιολόγηση των δυνατοτήτων - τα επίσημα όργανα και τα κέντρα αξιολόγησης είναι μεγάλα, όμως είναι επίσης δαπανηρά. Ενώ πολλοί θα επικρίνουν την έλλειψη αντικειμενικότητας στη χρήση ενός εννέα κουτιού για την αξιολόγηση των επιδόσεων και των δυνατοτήτων, οι περισσότεροι οργανισμοί δεν έχουν την πολυτέλεια να στείλουν κάθε διευθυντή μέσω ενός κέντρου αξιολόγησης $ 10.000.
Χρησιμεύει ως καταλύτης για ισχυρό διάλογο.
Δεν πρόκειται για τη συμπλήρωση του πλέγματος - πρόκειται για τη συζήτηση. Αυτό είναι ένα κρίσιμο σημείο που συχνά ξεχνούν οι ομάδες αρχάριων. Οι διευθυντές, γενικά, δεν είναι πολύ εξειδικευμένοι όσον αφορά την αξιολόγηση του ταλέντου και είναι πολύ διστακτικοί να συζητήσουν τους υπαλλήλους των άλλων διευθυντών ή να ακούσουν τα σχόλιά τους για το δικό τους. Αυτό το εργαλείο βοηθά τους διαχειριστές να έχουν αυτές τις συνομιλίες με επαγγελματικό και παραγωγικό τρόπο.
Παρέχει ένα πλαίσιο και μια δομή.
Ενώ το "ειλικρινές και γερό" είναι ένα καλό πράγμα, χωρίς ένα πλαίσιο, αυτές οι συνομιλίες μπορούν να πάρουν βρώμικο και αποπροσανατολισμένο. Με εξειδικευμένη διευκόλυνση, το εννέα κουτί παρέχει ένα πλαίσιο και έναν χάρτη πορείας για να συζητήσουμε τις επιδόσεις, τις προοπτικές, τις αναπτυξιακές ανάγκες και τα αναπτυξιακά σχέδια κάθε ατόμου.
Βοηθά στη βαθμονόμηση των κριτηρίων και των προσδοκιών.
Συνιστάται οι ομάδες να συμμετέχουν στην αναθεώρηση του ταλέντου με έναν προκαθορισμένο, σαφή και συνεπή ορισμό της απόδοσης και των δυνατοτήτων. Μερικές φορές αυτοί οι ορισμοί δεν υπάρχουν. Ακόμα κι αν το κάνουν, είναι συχνά μόνο λόγια σε χαρτί που δεν στηρίζεται στην πραγματικότητα. Χρησιμοποιώντας αυτό το εργαλείο, οι ομάδες έχουν την ευκαιρία να συζητήσουν ποια είναι η απόδοση και το δυναμικό πραγματικά . Αν είναι γεγονός, για πολλούς διευθυντές στο δωμάτιο, είναι η πρώτη φορά που έχετε ακούσει τις προσδοκίες των αφεντικών τους, οπότε θα τους δούμε να γράφουν διακριτικά σημειώσεις και να εκτιμούν τους εαυτούς τους.
Είναι ακριβέστερη από τη γνώμη ενός ατόμου.
Η ακρίβεια της αξιολόγησης της απόδοσης και του δυναμικού βελτιώνεται με πολλαπλά σημεία δεδομένων. Οι διαχειριστές έχουν συχνά τυφλά σημεία με τους υπαλλήλους τους και δεν γνωρίζουν πώς αντιλαμβάνονται οι άλλοι. Αυτές οι συζητήσεις μπορούν να βοηθήσουν να φωτίσουν τα σούπερ σταρ και τους φτωχούς ερμηνευτές.
Διευκολύνει την κοινή ιδιοκτησία και την ομαδική εργασία.
Αποτελεί βασικό κανόνα για οποιαδήποτε συνάντηση διαχείρισης ταλέντων και συζήτηση: «Όλοι, ως ομάδα, είμαστε συλλογικά υπεύθυνοι για την οικοδόμηση μιας ισχυρότερης οργάνωσης. Πρέπει να είμαστε ειλικρινείς, να ακούσουμε ο ένας τον άλλον και να βοηθήσουμε στην ανάπτυξη των υπαλλήλων του άλλου ».
Σε μια λειτουργική ή κατακερματισμένη οργάνωση, η ανάπτυξη ταλέντων είναι συχνά ένα από τα λίγα πράγματα που μια ομάδα διαχείρισης μπορεί πραγματικά να εργαστεί μαζί.
Είναι ένα διαγνωστικό εργαλείο για την ανάπτυξη.
Μια συνάντηση αναθεώρησης ταλέντου αποκαλύπτει τόσο ατομικά όσο και οργανωτικά πλεονεκτήματα και αδυναμίες. Το εννέα πλαίσιο χρησιμεύει ως εκτίμηση αναγκών για αναπτυξιακές δράσεις που πρέπει να ληφθούν. Πολλοί οργανισμοί χρησιμοποιούν τώρα κριτικές για ταλέντο εννέα κουτιών για να συζητήσουν και να συμφωνήσουν σε μεμονωμένα αναπτυξιακά σχέδια για κάθε εργαζόμενο.
Το εννέα κουτί μπορεί να είναι ένα πολύ αποτελεσματικό εργαλείο για να διευκολύνει μια συζήτηση γύρω από τις επιδόσεις και τις δυνατότητες. Παρόλο που δεν είναι τέλειο και έχει τις εγγενείς παγίδες, τα πλεονεκτήματά του υπερβαίνουν κατά πολύ τα μειονεκτήματά του.
Για συγκεκριμένες οδηγίες σχετικά με τον τρόπο χρήσης του εννέα κουτιού σε μια ανασκόπηση ταλέντων, ανατρέξτε στην ενότητα Πώς να χρησιμοποιήσετε το Matrix επιδόσεων και δυναμικού εννέα κουτιών για τον προγραμματισμό και την ανάπτυξη διαδοχής.