Καθαρό ή βρώμικο δεν έχει σημασία. Αποτελεσματική.
Το πρόβλημα εδώ δεν είναι ότι το γραφείο σας είναι ακατάστατο. Το πρόβλημα είναι ότι τα σημαντικά πράγματα χάνουν. Είναι είτε θαμμένος από νέο υλικό που μπαίνει, είτε είναι στο νέο υλικό, αλλά δεν παρατηρείται.
Ως αποτέλεσμα, ξοδεύετε πολύ χρόνο σε πράγματα που είναι απλά επείγοντα και όχι σημαντικά.
Όταν το αφεντικό σας θέλει να μάθει πόσο σύντομα μπορεί να έχει αυτή την αναφορά για τον Αντιπρόεδρο , δεν θέλετε να του πείτε ότι δεν έχετε παρατηρήσει το σημείωμα που σας έστειλε ζητώντας την αναφορά. Ούτε ο προϊστάμενός σας θα είναι ενθουσιασμένος να ακούσει ότι η διάταξη της νέας σειράς προϊόντων καθυστερεί, επειδή το έχετε αφήσει στην άκρη και έχει καλυφθεί και έχετε ξεχάσει γι 'αυτό.
Μερικοί άνθρωποι θα σας πουν τον καλύτερο τρόπο για να λύσετε αυτό το πρόβλημα είναι ένα καθαρό γραφείο. Άλλοι λένε ότι ένα χάος είναι εντάξει. Ποιος έχει δίκιο; Κανενα απο τα δυο. Και οι δύο.
Στεγασμένο γραφείο, γεμάτο μυαλό
Όχι πολύ καιρό πριν, υπήρξε μια δημοφιλής έκφραση "ένα γεμάτο γραφείο είναι ένα σημάδι ενός γεμάτου μυαλού." Η έκφραση αυτή δημιούργησε μια ολόκληρη βιομηχανία που σχεδιάστηκε για να βοηθήσει τα στελέχη των επιχειρήσεων να καθαρίζουν τα επιτραπέζια τους συστήματα ως ένδειξη της ψυχικής τους οξύτητας.
Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι έχετε δει ταινίες όπου ο αρχηγός κάθεται στο γραφείο του πάνω από έναν ουρανοξύστη στο κέντρο της πόλης.
Στεγάζει πίσω από ένα γραφείο γυάλινης επιφάνειας χωρίς συρτάρια. Τα μόνα στολίδια είναι το εντυπωσιακό σετ για την υπογραφή σημαντικών εγγράφων και ένα τηλέφωνο ή ενδοεπικοινωνία, ώστε να μπορεί να δίνει εντολές.
Αφ 'ετέρου...
Πολλοί άνθρωποι δεν βλέπουν τίποτα λάθος με πασσάλους χαρτιού που καλύπτουν την επιφάνεια εργασίας, ακόμη και να χυθεί στα καθίσματα των καρεκλών και στο πάτωμα του γραφείου.
Παραθέτουν τα λόγια όπως «ένα γεμάτο γραφείο είναι ένα σημάδι ιδιοφυΐας» και «ένα βρώμικο γραφείο είναι μόνο ένα σημάδι ενός ακατάστατου γραφείου».
Όλοι γνωρίζουμε κάποιον του οποίου το γραφείο είναι έτσι. Δεν βλέπετε πώς μπορούν να διακρίνουν ακόμη και αν η επιφάνεια εργασίας είναι μέταλλο ή ξύλο. Ωστόσο, όταν τους ζητάτε κάτι, πηγαίνουν δεξιά σε ένα σωρό, φύλλων από 2 ή 3 φύλλα, και βγάλτε ό, τι ζητήσατε.
Τι λειτουργεί για σας
Και οι δύο πλευρές είναι σωστές. Το ζήτημα δεν είναι το σωστό. Το ζήτημα είναι που θα σας κάνει πιο αποτελεσματικό. Υπάρχουν μερικές θεμελιώδεις κατευθυντήριες γραμμές που ισχύουν και για τις δύο προσεγγίσεις, αλλά το κλειδί είναι να εργαστείτε με τρόπο που σας επιτρέπει να είστε πιο αποτελεσματικοί. Σχεδόν ο καθένας πρέπει να απαλλαγεί από κάποιο από τα ακαταστασία στην κορυφή του γραφείου του, αλλά δεν έχει πάνω από ένα μόνο στοιχείο στο γραφείο σας οποιαδήποτε στιγμή δεν θα λειτουργήσει για πολλούς από εμάς.
Πολλοί άνθρωποι εργάζονται σε πολλά έργα ταυτόχρονα (ή σχεδόν ταυτόχρονα). Οι δημιουργικοί τύποι αισθάνονται την ανάγκη να έχουν έμπνευση γύρω τους. Τα λεπτομερή προσανατολισμένα άτομα χρειάζονται όγκους υλικού αναφοράς κοντά στο χέρι. Μερικοί άνθρωποι αισθάνονται ότι οι σωροί της δουλειάς τους κάνουν να φαίνονται απασχολημένοι και, επομένως, να τους κρατούν ασφαλέστερους σε περιόδους απολύσεων . Άλλοι αισθάνονται ότι ένα καθαρό γραφείο δείχνει πόσο αποτελεσματικές είναι να κάνουν τη δουλειά.
Αυτό που είναι σημαντικό είναι να κάνουμε ό, τι δουλεύει για σένα.
Πώς να ταρακουνήσει το τέρας
Είτε πρόκειται για την αποστειρωμένη επιφάνεια εργασίας γυαλιού, είτε απλά θέλετε να δώσετε λίγο περισσότερη παραγγελία στο χάος της επιφάνειας εργασίας σας, υπάρχουν μερικές βασικές οδηγίες:
- Θέλετε πραγματικά να βελτιωθεί.
Δεν συστήνω την πολύ σοβαρή προσέγγιση που κάνουν ορισμένοι. Δυστυχώς, αυτό αφήνει τις δικαιολογίες πολύ εύκολη για τον εαυτό σας. Αυτή η προσπάθεια να καταστήσετε το γραφείο σας πιο γεμάτο και αποτελεσματικότερο εξαρτάται από το να καταβάλλετε μια σοβαρή προσπάθεια. - Κρατήστε, πετάξτε ή μετακινήστε.
Βρείτε τρία δοχεία. Ετικέτα το μικρότερο "κρατήσει". Ετικέτα τη μεγαλύτερη "πετώντας". Έχετε ένα άλλο δοχείο με την ένδειξη "κίνηση". Τα πραγματικά ζωτικά πράγματα θα πάνε στο δοχείο αποθήκευσης σας για να ταξινομηθούν αργότερα. Οτιδήποτε θέλετε να πάρετε στο σπίτι ή να δώσετε μακριά πηγαίνει στο δοχείο "κίνηση". Όλα τα υπόλοιπα πηγαίνουν στο δοχείο. (Στην ιδανική περίπτωση, το δοχείο εκτίναξής σας θα αποτελείται από δύο μέρη: ένα μέρος θα είναι απορρίμματα και το άλλο θα είναι προϊόντα από χαρτί, τα οποία μπορούν να ανακυκλωθούν).
- Ξεκινήστε με το παλαιότερο.
Μπορείτε να το πείτε κοιτάζοντάς τους ποιος σωρός είναι ο παλαιότερος. Συνήθως, είναι πιο μακριά από την καρέκλα σας. Θα είναι το πιο εύκολο να πετάξετε αντικείμενα από αυτό το σωρό. - Αξιολογείτε κάθε κομμάτι μόνο μία φορά
Κοιτάξτε κάθε στοιχείο στο σωρό. Αποφασίστε σε ποιο κοντέινερ θα εισέλθει. Δεν μπορείτε να το επαναφέρετε στο γραφείο σας για αργότερα, πρέπει να αποφασίσετε τώρα. Τοποθετήστε τα πάντα σε ένα από τα τρία δοχεία. Δεν υπάρχει άλλη επιλογή. - Ρωτήστε τον εαυτό σας αυτό ...
Η πρώτη ερώτηση είναι "το έχω κάπου αλλού ή μπορεί να το βρω από κάποιον;" Εάν έχετε ένα αντίγραφο στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο ή σε μια αναφορά ή στο γραφείο του ατόμου που συνέταξε την ανάλυση της αγοράς κλπ., Δεν χρειάζεται να φυλάξετε ένα άλλο αντίγραφο. Πέτα το. Στη συνέχεια, ρωτήστε "γιατί χρειάζομαι αυτό;" Εάν η απάντηση είναι α) να ενεργήσουμε επ 'αυτού, β) να κάνουμε κάτι μαζί του, όταν έχω περισσότερες πληροφορίες από κάποιον, ή γ) να αναφερθώ στο ότι εργάζομαι άλλο, το βάζω στο σωρό. (Αφού απαλλαγείτε από την ακαταστασία, θα αναδιοργανώσετε το σωρό σας από αυτές τις τρεις κατηγορίες, οπότε αισθανθείτε ελεύθερος να τα διαχωρίσετε τώρα, θα εξοικονομήσετε χρόνο αργότερα.) Εάν η απάντησή σας ήταν κάτι άλλο, πετάξτε το στοιχείο. - Να είστε αδίστακτοι. Να είσαι γενναίος.
Καθώς προχωράτε μέσα από κάθε σωρό, πλησιάζετε και πλησιάζετε στα πράγματα που μόλις έφτασα, να είστε αδίστακτοι στις αποφάσεις σας. Μην κρατάτε κρατουμένους. Αν πραγματικά δεν το χρειάζεστε, πετάξτε το. Και να είναι γενναίος. Μην κρεμάτε σε κάτι μόνο και μόνο επειδή κάποιος μπορεί να σας ρωτήσει κάτι για αυτό κάποια μέρα. Μη χτίζετε ένα φρούριο χαρτιού για να προστατεύσετε τον εαυτό σας.
Διαχείριση της έκδοσης
Η επιφάνεια εργασίας σας δεν χρειάζεται να είναι αποστειρωμένη και εντελώς χωρίς χαρτί, αν και μπορεί να είναι αν το βοηθά. Ο στόχος σας είναι να οργανώσετε την επιφάνεια εργασίας σας, ώστε να μεγιστοποιήσετε την αποτελεσματικότητά σας. Αν αυτό σημαίνει μερικές ακόμη σωρούς στο γραφείο σας από το επόμενο άτομο, αυτό είναι εντάξει - υπό την προϋπόθεση ότι ό, τι διατηρήσατε σας βοηθά να ανταποκριθείτε στον στόχο σας για αυξημένη αποτελεσματικότητα .