Οι εφαρμογές ηλεκτρονικής τηλεδιάσκεψης όπως το Zoom, το WebEx, το Skype και το GoToMeeting είναι εξαιρετικά εργαλεία που επιτρέπουν σε όσους εργάζονται στο σπίτι να συναντώνται ουσιαστικά με συνεργάτες και συνεργάτες. Επιτρέπει τη λήψη αποφάσεων σε πραγματικό χρόνο και την οικοδόμηση μιας προσωπικής προσέγγισης με τους συναδέλφους ταυτόχρονα. Και όλη αυτή η επαγγελματική συνεργασία καθιστά ευκολότερο για όσους από εμάς αναζητούμε την ισορροπία εργασίας-ζωής για να το βρούμε.
Ναι, αυτά τα ηλεκτρονικά εργαλεία είναι πραγματικά μεγάλα, στην πραγματικότητα, μέχρι να μην είναι.
Ενώ οι συναντήσεις με αυτά τα εργαλεία μπορούν να είναι αποτελεσματικοί, αποτελεσματικοί τρόποι για να συναντηθούν οι άνθρωποι, υπάρχουν μερικές προειδοποιητικές ιστορίες. Πάρτε, για παράδειγμα, τη γυναίκα που μανικιούσε τα νύχια της κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης ... ενώ χωρίς να γνωρίζει κανείς της, προβάλλεται σε μια οθόνη μεγέθους τοίχου στις άλλες τοποθεσίες της εταιρείας σε όλο τον κόσμο. Και τότε υπήρχε ο τύπος που δούλευε από το σπίτι και ήταν ορατός σε μια συνάντηση μόνο από το στήθος. Φορούσε ένα ωραίο πουκάμισο της Οξφόρδης. Η εξοργιστικότητα όμως εξασφάλισε όταν σηκώθηκε από την καρέκλα του για να ανακτήσει ένα βιβλίο. Απλά φορούσε μπόξερ κάτω από την Οξφόρδη.
Παρά αυτά τα snafus, οι εικονικές συναντήσεις ξεκινούν στον εταιρικό κόσμο - κάτι που όλοι από εμάς που εργαζόμαστε στο σπίτι εκτιμούμε πραγματικά. Οι τεχνολογικές εξελίξεις, σε συνδυασμό με την προθυμία των περισσότερων εταιρειών να επιτρέπουν στους υπαλλήλους να εργάζονται τουλάχιστον ένα μέρος του χρόνου από το σπίτι, έχει κάνει τη διαδικτυακή τηλεδιάσκεψη έναν πολύτιμο, οικονομικό τρόπο για να συνεργαστούν οι εργαζόμενοι.
Αλλά υπάρχει και μια σκοτεινή υπογείωση που συνδέεται με αυτούς τους τύπους συνάντησης, που μπορεί να κυμαίνεται από απόλυτη υστερική έως εξευτελιστική ταπεινότητα για ταχεία απόλυση από την εταιρεία. Εάν πρέπει να συμμετάσχετε σε αυτές τις συναντήσεις, πρέπει να λάβετε υπόψη σας μερικά πράγματα.
01 Gaffes βίντεο και βίντεο
Ίσως να νομίζετε ότι αυτό δεν χρειάζεται να ειπωθεί, αλλά εάν βρίσκεστε σε ένα δωμάτιο των ανθρώπων και συμμετέχετε σε τηλεδιάσκεψη με άλλες πολυπληθείς αίθουσες ανθρώπων και είστε στο μέτωπο της ομάδας σας, έτσι στο κέντρο της λήψης της φωτογραφικής μηχανής, δεν είναι μια καλή στιγμή για ένα μανικιούρ. Μην ξεχνάτε πού βρίσκεστε. Βρίσκεστε σε συνάντηση εργασίας. Προσέξτε τους συναδέλφους και την εταιρεία σας.
Κάπου σε όλες τις εφαρμογές βιντεοδιάσκεψης υπάρχει ένας τρόπος να σβήνετε τον ήχο σας έτσι ώστε να μην μπορείτε να ακούσετε. Γίνετε εξοικειωμένοι με τη θέση αυτού του κουμπιού και μπορείτε να κάνετε κλικ σε αυτό με ταχύτητα φωτός.
Μόλις συναντήσαμε μια συνάντηση τηλεδιάσκεψης που δεν ήταν πολύ καιρό πριν, κατά την οποία ο αντιπρόεδρος της εταιρίας προχώρησε σε στρατηγικό και αυτό, ξεκάθαρο ως κουδούνι, μια γυναίκα που ήταν στην κλήση, δήλωσε: "Αυτός ο τύπος δεν ξέρει τι κάνει το @@ για τον οποίο μιλάει. Είναι ένας τέτοιος @ ** # @ %%. "Με σχεδόν 200 άτομα στην κλήση, η σιωπή ήταν η διάσπαση του αυτιού. Λίγο αργότερα, αυτή η γυναίκα χωρίστηκε από την εταιρεία. Μάθημα της ημέρας: Το κουμπί σίγασης είναι ο φίλος σου.
02 Οικογενειακά θέματα
Φυσικά, ένα κλάμα μωρό που ακούγεται σε μια κλήση συνδιάσκεψης είναι ένα πρόβλημα. Αυτό είναι προφανές. Αλλά τι γίνεται με το ορκωτό σύζυγο που ακούγεται στο παρασκήνιο ή το γυμνό παιδί που τρέχει μέσα από το γραφείο σας κατά τη διάρκεια μιας συνομιλίας μέσω βίντεο. Εάν προσπαθείτε να προβάλλετε επαγγελματισμό ενώ εργάζεστε στο σπίτι, αυτό θα σας υπονομεύσει με μεγάλο τρόπο! Βεβαιωθείτε ότι η οικογένειά σας γνωρίζει (και τηρεί τους) τους βασικούς κανόνες εργασίας σας στο σπίτι.
03 Προβλήματα κατοικίδιων ζώων
Ποιος δεν αγαπά τον Rover; Οι άνθρωποι με τους οποίους κρατάτε μια τηλεδιάσκεψη που πρέπει να τον ακούσετε να γαβγίζει. Το ίδιο ισχύει και για την Kitty που κυλάει στο πληκτρολόγιο καθώς δακτυλογραφείτε στο chat!
Αν δεν υπάρχει μια πολύ μικρή ομάδα στη συνάντηση και πιστεύετε ότι έχετε φτάσει σε υψηλό επίπεδο εμπιστοσύνης και εμπιστοσύνης με αυτούς τους ανθρώπους, δεν είναι καλή ιδέα να τοποθετήσετε το Shih tzu σας σε εσάς, είστε σε μια συνάντηση εργασίας!
Ένα γραφείο στο σπίτι θα πρέπει πάντα να έχει μια πόρτα ώστε να μπορείτε να αποκλείσετε τα κατοικίδια ζώα και άλλες πιθανές περισπασμούς κατά τη διάρκεια βίντεο συναντήσεις και καλές συναντήσεις τηλεφωνίας παλιάς μόδας. Αυτό είναι επίσης χρήσιμο αν η συνάντησή σας συμπίπτει με την πιο ευτυχισμένη στιγμή της ημέρας της σκύλας ... την άφιξη του μεταφορέα ταχυδρομείου.
04 Κοινή χρήση οθόνης Snafus
Πολλά συστήματα τηλεδιάσκεψης σας επιτρέπουν να μοιραστείτε την οθόνη σας με άλλους στη συνάντηση. Αυτό σας δίνει τη δυνατότητα να ανοίξετε αυτό το υπολογιστικό φύλλο που εργάζεστε όλη την εβδομάδα και να το μοιραστείτε με τα μέλη της ομάδας σας ώστε να μπορούν να δουν (α) γνωρίζετε πραγματικά τι μιλάτε όταν πρόκειται για αυτό το έργο και (β) εσείς είναι ένα υψηλό επίτευγμα, επειδή έχετε κατακτήσει τη δυνατότητα να μοιραστείτε την οθόνη σας.
Αλλά μην ξεπεράσετε τον εαυτό σας. Εάν έχετε μια αίσθηση πριν από μια συνάντηση βίντεο που μπορεί να χρειαστεί να μοιραστείτε την οθόνη σας, θυμηθείτε ότι η οθόνη σας θα είναι ορατή σε όλους πριν ανοίξετε αυτό το υπολογιστικό φύλλο. Δεν θα ήταν βέλτιστο, για παράδειγμα, εάν ξεκινήσατε να μοιράζεστε την οθόνη σας και ο καθένας, συμπεριλαμβανομένου του αφεντικού σας, είδε ότι απλά παρακολουθούσατε την τελευταία ηλεκτρονική πώληση στο Bed Bath & Beyond ή χειρότερα γράφοντας μια συνοδευτική επιστολή για μια νέα δουλειά!
05 Εθιμοτυπία συνομιλίας
Η κουβέντα στο διαδίκτυο είναι γρήγορη, γρήγορη και διασκεδαστική. Τι θα μπορούσε ενδεχομένως να πάει στραβά; Λοιπόν ... όταν πρόκειται για τηλεδιάσκεψη, η κουβέντα μπορεί να γίνει μια τρύπα κουνελιού, ένα ψηφιακό διάδρομο που χτυπά την προσοχή από τη σωστή συνάντηση. Το Zoom, μια δημοφιλής λύση εικονικής συνάντησης, έχει μια ωραία λειτουργία συνομιλίας που μπορεί να σας βοηθήσει. Τα μηνύματα συνομιλίας όπως "Έχω χάσει ήχο" ή "Υπάρχει σύνδεσμος για την παρουσίαση;" είναι καλά ερωτήματα επειδή μπορούν να ειδοποιήσουν έναν οργανωτή της συνάντησης ότι μπορεί να υπάρξει κάποιο τεχνικό πρόβλημα ή ότι υπάρχει ανάγκη για κοινή χρήση πληροφοριών ευρέως.
Αλλά αυτός ο τύπος κουβούρας που μιλάει κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης - ειδικά όταν υπάρχουν δεκάδες άτομα στη συνάντηση - μπορεί να αποστασιοποιηθεί πραγματικά γρήγορα. Θυμηθείτε ότι ο καθένας βλέπει αυτές τις συζητήσεις εκτός θέματος όπως "Τι κάνεις για το γεύμα σήμερα, είμαι λιμοκτονούν" ή "Είσαι σκύλος είναι η ΔΡΑΣΗ!"
06 Το Upshot: Χρησιμοποιήστε την κοινή λογική σας
Όπως συμβαίνει με το μεγαλύτερο μέρος της τεχνολογίας, η online τηλεδιάσκεψη είναι ένα θαυμάσιο εργαλείο που οδηγεί στην επιχειρηματική δέσμευση και επιτρέπει στους ανθρώπους που εργάζονται εκτός του παραδοσιακού γραφείου να είναι σημαντικοί συνεργάτες στην ομάδα εργασίας.
Αλλά, όπως και με την πλειονότητα των τεχνολογιών, οι χρήστες χρειάζονται μια ισχυρή έννοια κοινής λογικής για το τι είναι και τι δεν είναι σωστό στις συνεδριάσεις τηλεδιάσκεψης. Πριν από πολλά χρόνια, ο πρώτος μου προϊστάμενος είχε αυτές τις συμβουλές σχετικά με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο : "Αν δεν γράψατε το μήνυμά σας σε μια καρτ-ποστάλ σε εσάς τη μητέρα, πιθανότατα δεν θα πρέπει να το στείλετε σε ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο." τηλεδιάσκεψη, αυτό το είδος κοινής λογικής εξακολουθεί να αποτελεί πολύ καλή συμβουλή.