Οι αποτελεσματικοί εποπτικοί και διαχειριστές εργάζονται σκληρά για να καλλιεργήσουν τις δεξιότητές τους στην παροχή οδηγιών στα μέλη της ομάδας τους. Αυτή η θέση παρέχει οδηγίες για αποτελεσματική κατεύθυνση και εξουσιοδότηση σε εποπτικό πλαίσιο.
7 Θετικές Επικοινωνιακές Πρακτικές για Προσφορά Οδηγιών Κατεύθυνσης
- Πάντα να παρέχετε το πλαίσιο για την ολοκλήρωση της εργασίας. Οι άνθρωποι κάνουν την καλύτερη δουλειά τους όταν αντιλαμβάνονται τη σημασία του έργου για τη μεγαλύτερη επιχείρηση. Όταν αφιερώνετε χρόνο για να εξηγήσετε την επιχειρηματική σημασία της εργασίας που ζητάτε να ολοκληρωθεί, διδάσκετε και δείχνετε σεβασμό για το άτομο που ζητήσατε να ολοκληρώσει το έργο.
- Να είστε συγκεκριμένοι, αναφέροντας πότε πρέπει να ολοκληρωθεί η εργασία και να μοιραστείτε ποιοτικά πρότυπα.
- Ρωτήστε με σεβασμό σε σχέση με την έκδοση αυστηρής εντολής. Επιλέξτε ένα σεβαστό τόνο φωνής, ευγενικές λέξεις και παραδώστε το μήνυμα με την κατάλληλη ένταση. Αντίθεση: "Γεια σου, πρέπει να ξεφορτωθείς αυτό το φορτηγό", είπε με αυστηρό τόνο, "John, η αποστολή για αυτό το φορτηγό είναι απαραίτητη στη γραμμή παραγωγής. Θα βοηθούσες να βοηθήσεις έξω και να ξεφορτωθείς το φορτηγό πριν από το μεσημέρι". Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι η τελευταία προσέγγιση θα θεωρηθεί θετική και η πρώτη θα είναι αρνητική.
- Προσφέρετε στο άτομο που καλείται να ολοκληρώσει την εργασία την ευκαιρία να ζητήσει διευκρινιστικές ερωτήσεις. Αυτό το βήμα συμβάλλει στην ενίσχυση της επικοινωνίας μεταξύ του υπαλλήλου και του επιβλέποντος και βελτιώνει την πιθανότητα επιτυχούς έκβασης. Ο εργαζόμενος έχει την ευκαιρία να επιβεβαιώσει ότι κατανοεί πραγματικά τι τους ζητάει.
- Αντιμετωπίστε την επιθυμία να εποπτεύσετε ή να διαχειριστείτε πολύ καλά την ολοκλήρωση του ζητούμενου έργου από τον εργαζόμενο. Μέρος της μάθησης για να δίνετε κατευθύνσεις αποτελεσματικά είναι να μάθεις να εμπιστεύεσαι τα άτομα που ζητάς βοήθεια.
- Προσφέρετε κατάλληλες ευχαριστίες και θετική ανατροφοδότηση για τις εργασίες που ολοκληρώθηκαν σωστά
- Προσφέρετε σαφή, συμπεριφορικά, εστιασμένη ανατροφοδότηση για τυχόν καθήκοντα που έχουν ολοκληρωθεί ακατάλληλα.
Δώστε έμφαση στη διδασκαλία μαζί με τις οδηγίες
Ένα καλοκαίρι, δούλεψα ως βοηθός για έναν έμπειρο έμπορο. Έμαθα πολλά, παρακολουθώντας τον, όμως, όταν μου έδωσε ένα καθήκον να ολοκληρώσω αυτό που δεν ήξερα, θα με παρακολουθούσε να αγωνίζομαι για λίγα δευτερόλεπτα και έπειτα να ολοκληρώσω το έργο. Αυτό έγινε απογοητευτικό για μένα. Ενώ ήταν ενδιαφέρον να τον παρακολουθήσω, αφού μου δόθηκε η ευκαιρία να ολοκληρώσω το έργο, ήθελα πραγματικά να μάθω πώς να το κάνω.
Εάν θα είχε πάρει το χρόνο να παράσχει κάποια βασική εκπαίδευση και λίγη καθοδήγηση κατά την πρώτη συμπλήρωση του έργου μου, θα ήμουν σε θέση να ολοκληρώσω εύκολα αυτό το έργο γι 'αυτόν το υπόλοιπο καλοκαίρι. Η προσέγγισή του με μικροεπιχειρήσεις απέτυχε να διδάξει και να με ενθαρρύνει. Δημιούργησε περισσότερη δουλειά γι 'αυτόν και μείωσε τη συνολική αποτελεσματικότητά του.
- Αξιολογήστε αν η εργασία είναι νέα ή περίπλοκη και αξίζει την κατάρτιση.
- Παρέχετε οδηγίες και, στη συνέχεια, προσφέρετε την ευκαιρία στο άτομο να ασκήσει το έργο με την εξυπηρέτησή σας.
- Μόλις το άτομο έχει αναπτύξει εμπιστοσύνη για το έργο, επιτρέψτε σε αυτόν να ολοκληρώσει την εργασία χωρίς την επίβλεψή σας. Ελέγξτε ξανά αργότερα για να επικυρώσετε την ολοκλήρωση, την επικαιρότητα και την ποιότητα.
- Προσφορά θετικής ανατροφοδότησης για εργασίες που έχουν ολοκληρωθεί σωστά.
- Προσφέρετε διορθωτική εκπαίδευση όταν το άτομο αγωνίζεται να ολοκληρώσει την εργασία εγκαίρως ή στο σωστό επίπεδο ποιότητας.
Να προσέχετε αυτές τις παγίδες όταν δίνετε οδηγίες
- Εκδίδει εντολές με επιθετικό τόνο. Ενώ ορισμένες περιστάσεις, συμπεριλαμβανομένων των καταστάσεων έκτακτης ανάγκης ή των περιστάσεων ζωής και θανάτου, μπορεί να αξίζουν εντολές, αν δεν είστε στο στρατό, αντισταθείτε σε αυτήν την παρόρμηση.
- Απαντώντας στο "Γιατί;" με "Επειδή το είπα". Πρόκειται για μια κακή προσέγγιση για την ανάπτυξη γονέων και μια χειρότερη προσέγγιση στο χώρο εργασίας.
- Ζητώντας με αόριστο τρόπο.
- Ζητώντας από πολλούς ανθρώπους να ολοκληρώσουν την ίδια εργασία.
- Αδυναμία αναγνώρισης όταν απαιτείται μια εντολή πριν από την ολοκλήρωση της εργασίας.
- Δεν αναγνωρίζει ότι τα άτομα ενδέχεται να έχουν αντικρουόμενες προτεραιότητες και προθεσμίες.
- Μην προσφέρετε ευχαριστίες και θετικά σχόλια για μια καλή δουλειά.
Ενημερώθηκε από την Art Petty