Επιστροφή χρημάτων για τη χρήση του δικού σας οχήματος
Η αποζημίωση των εργαζομένων για τη χρήση του δικού σας αυτοκινήτου θα ποικίλει κάπως από τον εργοδότη και τον κλάδο, αλλά οι περισσότεροι οργανισμοί αποζημιώνουν τους υπαλλήλους περίπου στο πρότυπο χιλιομέτρου που ορίζει το IRS ή το ποσοστό ιδιωτικής αποζημίωσης οχημάτων.
Το ποσοστό καθορίζεται κάθε χρόνο από τη Γενική Διοίκηση Υπηρεσιών (GSA) βάσει έρευνας που διεξάγεται από ανεξάρτητη εταιρεία παροχής συμβουλών σχετικά με τα τρέχοντα έξοδα χρήσης ενός οχήματος.
Για το 2018, το ποσοστό IRS ορίζεται σε 54,5 σεντ ανά μίλι που διανύθηκε, από 53,5 σεντς για το 2017 και από 54 σεντ για το 2016 και 57,5 σεντ το 2015. Αυτό το σταθερό σταθερό επιτόκιο ενσωματώνει το κόστος ασφάλισης, λάδι και συντήρηση. Για κάποιον που οδηγεί πολύ για δουλειά, αυτό μπορεί να οδηγήσει σε μια αρκετά σημαντική αφαίρεση.
Οι περισσότεροι εργοδότες θα αποζημιώσουν το IRS ή το ποσοστό GSA, δεδομένου ότι μπορούν να αφαιρέσουν μέχρι το ποσό αυτό ως έξοδο όταν υποβάλλουν την εταιρική δήλωσή τους, αν και υπάρχουν και άλλοι σύνθετοι φορολογικοί τύποι που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι εργοδότες. Όταν οι ειδικευμένοι εργαζόμενοι είναι δύσκολο να βρεθούν κατά τη διάρκεια οικονομικών επεκτάσεων, οι εργοδότες είναι πιο πιθανό να παρέχουν ανταγωνιστικά ποσοστά επιστροφής.
Η υπηρεσία εσωτερικών εσόδων απαιτεί να καταβάλλονται αποζημιώσεις ξεχωριστά από την υπηρεσία μισθοδοσίας χωρίς να λαμβάνονται φόροι.
Ως εκ τούτου, οι περισσότεροι εργοδότες θα επεξεργάζονται τις πληρωμές δαπανών μέσω του συστήματος πληρωτέων λογαριασμών για να τους κρατήσουν ξεχωριστά από την υπηρεσία μισθοδοσίας και να διατηρήσουν τη συμμόρφωση με τους νόμους IRS.
Εάν ο εργοδότης σας επιστρέφει στην τιμή GSA ή στο IRS ή κοντά, τότε μπορείτε να είστε σίγουροι ότι παίρνετε μια δίκαιη συμφωνία. Εάν λαμβάνετε λιγότερο από το επιτόκιο IRS, τότε ενδέχεται να μπορείτε να αφαιρέσετε μερικά από τα έξοδα για τους φόρους εισοδήματος.
Επιστροφή των υπαλλήλων του Δημοσίου
Οι κυβερνητικοί υπάλληλοι θα επιστρέφονται πάντοτε με το ακριβές επιτόκιο της GSA, εάν επιτρέπεται η χρήση ιδιωτικού αυτοκινήτου ή όταν δεν διατίθεται κυβερνητικό όχημα.
Απαιτήσεις αποζημίωσης εξόδων αυτοκινήτων
Θα χρειαστεί να παράσχετε ένα ημερολόγιο χιλιομέτρων, αποδείξεις αερίου και τεκμηρίωση οποιασδήποτε άλλης επιτρεπόμενης απόδειξης δαπανών που σχετίζεται με το αυτοκίνητό σας. Χωρίς λεπτομερή αρχεία, η έκθεσή σας μπορεί να απορριφθεί. Ή χειρότερα, ο εργοδότης σας θα μπορούσε ενδεχομένως να πάρει πειθαρχικά μέτρα αν πιστεύει ότι η αξίωσή σας μπορεί να είναι δόλια. Πολλοί εργοδότες απαιτούν σύγχρονη τήρηση αρχείων, όπως και το IRS. Μην επιχειρήσετε να υπολογίσετε το χιλιομετρικό σας μήκος, καθώς αυτό μπορεί να παραβιάσει τις πολιτικές του εργοδότη σας.
Κρατώντας το στυλό και το χαρτί στο αυτοκίνητό σας είναι μια μέθοδος, αν και μια κουραστική. μια καλύτερη επιλογή είναι μια εφαρμογή παρακολούθησης χιλιομέτρων που παρακολουθεί αυτόματα τα ταξίδια σας σε ένα σύγχρονο ημερολόγιο που μπορείτε να εκτυπώσετε ή να μεταφορτώσετε. Είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για να παρακολουθείτε τα διανυθέντα χιλιόμετρα, τα αρχικά και τα τελικά σημεία και τον επιχειρησιακό σκοπό του οδηγού να συμπεριλάβει με την αναφορά εξόδων σας.
Φορολογικές συνέπειες
Οι αποζημιώσεις σε χιλιόμετρα θεωρούνται αφορολόγητες εκταμιεύσεις από τους εργοδότες, εφόσον είναι τεκμηριωμένες και δεν υπερβαίνουν τα πραγματικά σας έξοδα.
Ωστόσο, ο εργοδότης σας δεν μπορεί να πληρώσει άμεσα για λειτουργικά έξοδα όπως επισκευές ή συντήρηση του αυτοκινήτου σας χωρίς φορολογικές συνέπειες. Άλλες δαπάνες, όπως τα τέλη που σχετίζονται άμεσα με την μεταφορά των επιχειρήσεων, μπορούν να επιστραφούν χωρίς φορολογία, εφόσον έχετε αποδείξεις.
Ορισμένοι εργοδότες παρέχουν μηνιαία αποζημίωση για έξοδα αυτοκινήτων. Εάν οι εργαζόμενοι υποχρεούνται να καταγράφουν τα έξοδα, θα φορολογούνται μόνο για οποιοδήποτε ποσό που εισπράχθηκε πέρα από τα καταγεγραμμένα έξοδα. Εάν οι εργοδότες δεν απαιτούν τεκμηρίωση, τότε το επίδομα μπορεί να υπόκειται σε φορολογία.
Από το φορολογικό έτος 2018, με την εφαρμογή του νόμου περί φορολογικών περικοπών και απασχόλησης, οι εργαζόμενοι δεν θα είναι πλέον σε θέση να εκπέσουν τα μη εξοφλημένα έξοδα αυτοκινήτων. Το 2017 και τα προηγούμενα έτη οι δαπάνες αυτές εκπίπτουν στο βαθμό που υπερβαίνουν το 2% του προσαρμοσμένου ακαθάριστου εισοδήματος.
Έτσι, οι εργαζόμενοι που θα οδηγούν εκτεταμένα στο πλαίσιο της άσκησης των καθηκόντων τους, θα πρέπει να αξιολογήσουν προσεκτικά τις πολιτικές αποζημίωσης της εταιρείας καθώς εξετάζουν τις προσφορές εργασίας. Εάν ο εργοδότης δεν επιστρέφει συνήθως τα έξοδα αυτοκινήτου, τότε μπορεί να προσφέρετε μείωση του μισθού σε αντάλλαγμα της επιστροφής εξόδων, αφού η αποζημίωση θα προστατευθεί από τη φορολογία εάν τα έξοδα τεκμηριώνονται κατάλληλα. Εναλλακτικά, ενδέχεται να διαπραγματευτείτε υψηλότερο μισθό για να υπολογίσετε την πρόσθετη φορολογική επιβάρυνση βάσει του νέου φορολογικού νόμου.
Συμβουλευτείτε τον εργοδότη σας ή έναν φορολογικό λογιστή για συμβουλές σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο ισχύουν οι κανονισμοί για την κατάστασή σας.
Διαβάστε περισσότερα: Ο καλύτερος τρόπος για την αποζημίωση των εργαζομένων για τα έξοδα διανυθέντων χιλιομέτρων