Αυτές οι συστατικές επιστολές έχουν σημαντικό βάρος στους αποδέκτες τους. Εάν σας ζητηθεί να γράψετε ένα, είναι σημαντικό να συμπεριλάβετε λεπτομέρειες που δημιουργούν μια ισχυρή υπόθεση για τον αιτούντα.
(Εάν δεν αισθάνεστε άνετα να επικυρώσετε τον αιτούντα, είναι καλύτερο να αρνηθείτε να γράψετε μια επιστολή παρά να γράψετε κάτι χλιαρό.)
Εδώ είναι τι πρέπει να ξέρετε για να γράψετε μια αποτελεσματική επιστολή που υποστηρίζει έναν υποψήφιο.
Εξετάστε το είδος της επιστολής που γράφετε
Αν σας ζητηθεί να δώσετε μια αναφορά για μια συγκεκριμένη εργασία , θα πρέπει να γράψετε την επιστολή με τις απαιτήσεις της συγκεκριμένης δουλειάς κατά νου. Διαβάστε προσεκτικά την απόσπαση ή την περιγραφή της θέσης εργασίας, αναζητώντας συγκεκριμένες δεξιότητες και γνώσεις που μπορείτε να συμπεριλάβετε στην επιστολή για τον υποψήφιο. Στην επιστολή σας, σημειώστε πού υπάρχει αντιστοιχία μεταξύ των προσόντων του αιτούντος και των ευθυνών της εργασίας.
Με μια γενική επιστολή σύστασης , εστιάστε στους τύπους ή την κατηγορία των θέσεων εργασίας για τις οποίες το άτομο υποβάλλει αίτηση. Τα παραδείγματα σας σε αυτόν τον τύπο επιστολής θα είναι ευρύτερα και λιγότερο συγκεκριμένα.
Συλλογή πληροφοριών πριν ξεκινήσετε
Ζητήστε από το άτομο για το οποίο γράφετε να σας παράσχει ένα αντίγραφο της απόσπασης εργασίας και του βιογραφικού σημειώματος ή βιογραφικού σημειώματος πριν να αρχίσετε να συνθέτετε την επιστολή σας.
Μπορεί επίσης να είναι χρήσιμο να επανεξετάσει τη συνοδευτική επιστολή τους για να δει πώς βάζουν τα προσόντα τους για την εργασία.
Όταν γράφετε μια πιο γενική σύσταση, ζητήστε από το θέμα της επιστολής σας να περιγράψετε τους στόχους για την απασχόληση. Ζητήστε τους ένα παράδειγμα ή δύο από τις θέσεις εργασίας για τις οποίες υποβάλλουν αίτηση. Ζητήστε επίσης από αυτούς να μοιραστούν τα πιο εμπορεύσιμα περιουσιακά τους στοιχεία για αυτόν τον τύπο εργασίας, ειδικά εκείνα που ίσως έχετε παρατηρήσει στη σχέση σας με το πρόσωπο που συστήνετε.
Όσες περισσότερες πληροφορίες έχετε σχετικά με τις θέσεις εργασίας ή τους τύπους εργασιών που υποβάλλει ο υποψήφιος, τόσο πιο αποτελεσματική θα είναι η σύστασή σας.
Τι πρέπει να συμπεριλάβετε σε μια επιστολή συστάσεως
Η πρώτη παράγραφος της επιστολής σας θα πρέπει να εξηγεί πώς γνωρίζετε το άτομο για το οποίο γράφετε. Αναφέρετε τον τίτλο εργασίας σας και τον τίτλο εργασίας του ατόμου κατά τη στιγμή που έχετε αλληλεπιδράσει, καθώς και τη φύση της σχέσης σας, συμπεριλαμβανομένου του αν εσείς εποπτεύσατε το άτομο που συστήνετε.
Συνήθως, θα συμπεριλάβετε και το χρονικό διάστημα που έχετε γνωρίσει το άτομο.
Κυρίως μέρος του γράμματος
Το σώμα της επιστολής σας πρέπει να αναφέρει τις δεξιότητες , τις ιδιότητες, τις περιοχές γνώσης και άλλα περιουσιακά στοιχεία του προσώπου που συστήνετε. Ξεκινήστε κάνοντας μια λίστα με τα δυνατά σημεία που θα θέλατε να μεταφέρετε στη σύστασή σας.
Στη συνέχεια, συνθέστε προτάσεις που αποδεικνύουν τους ισχυρισμούς σας - αυτό θα κάνει την επιστολή σας πιο αξιόπιστη. Παρέχετε συγκεκριμένα παραδείγματα περιπτώσεων όπου παρατηρήσατε τον υποψήφιο χρησιμοποιώντας τις δεξιότητες που τονίζουν στον διαχειριστή μίσθωσης.
Αυτό μπορεί να συνίσταται σε ένα έργο ή έναν ρόλο όπου έχουν εφαρμόσει με επιτυχία μια συγκεκριμένη ικανότητα. Η αναφορά σε επιτεύγματα όπου προστέθηκε αξία στον οργανισμό σας και στην περιγραφή των δυνατοτήτων που επέτρεψαν στο άτομο να παράγει αυτά τα αποτελέσματα μπορεί να είναι ιδιαίτερα επιτακτική.
Ακολουθούν περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το τι πρέπει να συμπεριλάβετε σε μια επιστολή συστάσεων .
Επιστολή Κλείσιμο
Στην τελική δήλωσή σας, μπορεί να είναι πολύ αποτελεσματικό να αναφέρετε ότι θα προσλάβετε ξανά το άτομο. Ή, αναφέρετε την πεποίθησή σας ότι το άτομο θα είναι μια εξαιρετική προσθήκη στην εταιρεία.
Μοιραστείτε τα στοιχεία επικοινωνίας σας
Ως μέρος του κλεισίματός σας, μπορείτε επίσης να μοιραστείτε έναν αριθμό τηλεφώνου και μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αναφέροντας την προθυμία σας να μοιραστείτε μια επιπλέον προοπτική στον υποψήφιο. Με αυτόν τον τρόπο, οι πιθανοί εργοδότες μπορούν εύκολα να έρθουν σε επαφή εάν έχουν οποιεσδήποτε επακόλουθες ερωτήσεις.
Διαμόρφωση της επιστολής σας
Ακολουθούν οδηγίες για τη μορφοποίηση επιστολών συστάσεων, συμπεριλαμβανομένων του μήκους, της μορφής, της γραμματοσειράς και του τρόπου οργάνωσης των επιστολών σας. Εάν αυτή είναι η πρώτη φορά που γράφετε μια συστατική επιστολή, ίσως σας φανεί χρήσιμο να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο .
Αποστολή της επιστολής σας
Ενδέχεται να σας ζητηθεί να στείλετε την επιστολή στο πρόσωπο που συστήνετε ή απευθείας στον εργοδότη. Αν αποστέλλετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επισυνάψτε ένα αντίγραφο της επιστολής σας στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως έγγραφο PDF ή Microsoft Word. Η αποσφράγιση θέσεων εργασίας ή ο εργοδότης θα καθορίζουν συνήθως τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να αποσταλεί η σύσταση και με ποιον πρέπει να αποσταλεί.
Επανεξέταση συστάσεων επιστολών
Δεν είσαι σίγουρος τι να γράψεις; Αναθεωρήστε τα επιστολικά της σύστασης δείγματα , συμπεριλαμβανομένων των επιστολών για την απασχόληση, τις ακαδημαϊκές επιστολές και τα γράμματα προσωπικής αναφοράς.
Όταν δεν μπορείτε να γράψετε μια θετική σύσταση
Αν έχετε δυσκολία να δημιουργήσετε με ειλικρίνεια μια συναρπαστική επιστολή για έναν υποψήφιο, τότε είναι καλό να απορρίψετε το αίτημα. Είναι καλύτερο να πείτε όχι απ 'ότι είναι να γράψετε μια επιστολή που δεν υποστηρίζει έντονα το πρόσωπο που συστήνετε.
Μπορείτε απλά να πείτε κάτι ασαφές, όπως εσείς δεν αισθάνεστε εντελώς άνετα γράφοντας μια σύσταση ή δεν έχετε το είδος της έκθεσης που θα σας επιτρέψει να παρέχετε το σωστό είδος επιστολής. Εδώ είναι πώς να απορρίψετε μια αίτηση σύστασης .