Σε αυτή τη θέση, προσφέρω οδηγίες για την εμπλοκή και τη διαχείριση της συνομιλίας.
10 Συμβουλές για τη βελτίωση της άνεσης σας με δύσκολες συζητήσεις:
- Κάνετε τις εργασίες σχεδιασμού. Η παρατήρηση σας για τις εν λόγω συμπεριφορές και η ικανότητά σας να συνδέσετε αυτές τις συμπεριφορές με την επιχείρηση είναι απαραίτητες. Μάθετε πού θέλετε να πάει η συζήτηση. Οι πραγματικοί κύριοι ανατροφοδότες αναπτύσσουν την πειθαρχία για να γράψουν και να ασκήσουν το προγραμματισμένο τους ανοιχτήρι συνομιλίας. Ο προγενέστερος σχεδιασμός αποτρέπει την άθλια απόδοση!
- Η επικαιρότητα είναι απαραίτητη. Αν έχετε λάβει ποτέ μια ετήσια επισκόπηση των επιδόσεων που περιλάμβανε επικρίσεις για κάτι που υποτίθεται ότι έκανε ή δεν έκανε πριν από λίγους μήνες, ξέρετε πόσο άχρηστο είναι η ανατροφοδότηση. Είναι η δουλειά σας ως διευθυντής για να διασφαλίσετε ότι η ανατροφοδότηση είναι συμπεριφοριστική, επικεντρωμένη στις επιχειρήσεις και έγκαιρη. Ο συνεργάτης μου για το πρώτο μου βιβλίο, Πρακτικά μαθήματα στην ηγεσία, πρότεινε ότι η αξία της εποικοδομητικής ανάδρασης μειώθηκε κατά 50% κάθε μέρα καθυστερώντας να την δώσετε.
Αν τα συναισθήματα είναι ζεστά, αφήστε τα πράγματα να κρυώσουν λίγο. Ενώ μόλις τελείωσα να σας παρακαλέσω να σας παρέχουμε έγκαιρα σχόλια - όσο το δυνατόν πιο κοντά στο περιστατικό - εάν τα πράγματα θερμαίνονται, πάρτε μια μέρα για να τα αφήσετε να κρυώσουν λίγο. Απλά μην το αφήνετε να παραμείνει για πάρα πολύ καιρό.
- Επιλέξτε τη ρύθμιση . Αν το δύσκολο θέμα σας είναι δυσοίωνο ή προλαβαίνετε μια συναισθηματική απόκριση, αποφύγετε τις ρυθμίσεις του ανοιχτού γραφείου ή τις αίθουσες συνεδριάσεων με γυάλινα παράθυρα. Μην σφάλλετε στην άλλη πλευρά επιλέγοντας μια ρύθμιση που έχει σκοπό να εκφοβίσει. Μια ουδέτερη, ιδιωτική ρύθμιση είναι καλύτερη για πιο δύσκολες συνομιλίες. Εάν φοβάστε για φυσικές επιπτώσεις, συμβουλευτείτε τον εκπρόσωπό σας για το Ανθρώπινο Δυναμικό, ο οποίος μπορεί να αποφασίσει να είναι παρών μαζί σας.
- Προετοιμάστε τη στάση σας. Είναι σημαντικό να μπει σε αυτές τις συζητήσεις με ένα αίσθημα εμπιστοσύνης και μια συμπεριφορά που δείχνει ότι είστε ήρεμοι και δεσμευμένοι σε ένα θετικό αποτέλεσμα. Ο τόνος της φωνής, της γλώσσας του σώματος και της επαφής με τα μάτια είναι όλα σημαντικά. Θυμηθείτε, αυτή η συζήτηση είναι σημαντική για την επιχείρησή σας, την ομάδα σας και το άτομο που κάθεται απέναντι σας. Διαχειριστείτε τον εαυτό σας για να απεικονίσετε το σωστό επίπεδο επίλυσης με το σωστό επίπεδο ανησυχίας για την ευημερία του άλλου μέρους.
- Χρησιμοποιήστε την αρχική πρόταση που ετοιμάσατε κατά τη συνεδρία προγραμματισμού . Ένα καλό ανοιχτήρι εντοπίζει τη συμπεριφορά, συνδέει το με τον αντίκτυπο της επιχείρησης και υποδεικνύει την ανάγκη αλλαγής. Μην αισθάνεστε υποχρεωμένοι να το τυλίγετε σε επαίνους. Ενώ ορισμένοι επαγγελματίες ανατροφοδότησης εκτιμούν την «εποικοδομητική ανατροφοδότηση» με θετικά, πολλοί πιστεύουν ότι αυτό απλά προκαλεί σύγχυση στο μήνυμα. Και, φυσικά, πρέπει να δίνετε θετικά σχόλια - όταν κερδίζετε - νωρίς και συχνά.
- Μην χάσετε τον έλεγχο της συνομιλίας. Περισσότεροι από μερικοί καλοπροαίρετοι διευθυντές βρέθηκαν ανάποδα σε αυτές τις συνομιλίες. Αν ο συμμετέχων ανταποκριθεί στην αρχική δήλωσή σας με κάτι σαν: "Λοιπόν, θα το έκανα αν ήταν καλύτερος μάνατζερ", μην παίρνετε αμυντική και αφήστε τη συζήτηση να μετατραπεί σε επιχείρημα σχετικά με την απόδοσή σας. Μια λογική απάντηση μπορεί να είναι, "John, αυτή η συζήτηση αφορά τη συμπεριφορά που περιέγραψα και τον αντίκτυπο που έχει στην δουλειά μας, όχι στην απόδοση μου".
- Μην εκτροχιάσετε από τα εργοστάσια. Είχα και τους άντρες και τις γυναίκες να κλαίνε μπροστά μου, και ενώ άβολα, είναι συχνά ο τρόπος του ατόμου να ανταποκρίνεται στο άγχος. Να είστε έτοιμοι με έναν ιστό. Δώστε χρόνο για να συνθέσουν. Αν χρειαστεί, κάντε ένα σύντομο διάλειμμα. Μπορείτε να είστε ενθουσιασμένοι με την κατάσταση, απλά μην αφήνετε τα δάκρυα να εκτροχιάσουν την εστίασή σας για να φτάσετε στη σωστή ανάλυση.
- Προωθήστε ένα διάλογο . Οι καλύτερες ανατροφοδοτήσεις και συνομιλίες αφοσιωμένες στη συμπεριφορά είναι συζητήσεις, όχι μονολόγοι. Το άλλο μέρος θα σας δώσει τη δυνατότητα να δημιουργήσετε μια συζήτηση όπου χρειάζεται. Δοκιμάστε για να επιβεβαιώσετε την κατανόηση και να ζητήσετε ιδέες για την ενίσχυση ή την αλλαγή της εν λόγω συμπεριφοράς. Ξέρετε ότι δουλεύει όταν το παραλήπτη προσφέρει ιδέες για τις δικές του βελτιώσεις.
- Θυμηθείτε να εργάζεστε για την προγραμματισμένη κατεύθυνση της συζήτησης. Εάν η συμπεριφορά είναι μια δεξιότητα ή γνώση που σχετίζονται, ελάτε προετοιμασμένοι με ιδέες για την κατάρτιση. Αν πρόκειται για προπόνηση για να ενισχύσετε την εμπιστοσύνη ή να ενθαρρύνετε το άτομο να κάνει το επόμενο βήμα, τοποθετήστε το καπέλο σας. Αν το θέμα επικεντρώνεται σε μια απαράδεκτη συμπεριφορά, επαναλάβετε τις επιχειρηματικές επιπτώσεις της συμπεριφοράς και προσφέρετε σαφή συμβουλευτική για την αποφυγή αυτού στο μέλλον. Όταν αντιμετωπίζετε τα πιο δύσκολα θέματα απόδοσης ή συμπεριφοράς, πρέπει να υπάρχουν επιπτώσεις για τη μη συμμόρφωση.
- Δημιουργήστε μαζί ένα σχέδιο δράσης. Μόλις αποκτήσετε σαφήνεια σχετικά με το ζήτημα, εργάζονται από κοινού για να καθορίσετε την πορεία προς τα εμπρός. Συμφωνείτε για ένα σχέδιο δράσης και ορίστε μια σαφή ημερομηνία για να παρακολουθήσετε και να συζητήσετε την πρόοδο.
Η κατώτατη γραμμή για τώρα:
Στην αρχική μου θέση, έχω μοιραστεί το μυστικό που οι περισσότεροι διευθυντές σβήνουν στη διεξαγωγή όσων αντιλαμβάνονται ότι θα είναι μια δύσκολη συζήτηση. Το άλλο μυστικό είναι ότι οι περισσότεροι άνθρωποι θέλουν ανατροφοδότηση και θέλουν να βελτιωθούν. Σε δημοσκόπηση μετά από δημοσκόπηση στα εργαστήρια μου, τα άτομα εκφράζουν με συντριπτική πλειοψηφία ότι επιθυμούν οι διαχειριστές τους να τους δίνουν περισσότερα σχόλια - τόσο εποικοδομητικά όσο και θετικά. Αντί να καθυστερήσετε αυτές τις συζητήσεις σχετικά με τις επιδόσεις, την καριέρα και την επιχειρηματική ανάπτυξη, σχεδιάστε την επιτυχία και χρησιμοποιήστε τη διαδικασία και τις παραπάνω συμβουλές για να ενισχύσετε τις δικές σας επιδόσεις με αυτό το κρίσιμο εργαλείο διαχείρισης.