Οι άνθρωποι επιθυμούν να γνωρίζουν ότι είναι ευπρόσδεκτοι και ακόμη και ένα γρήγορο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα συμβάλει στην τσιμεντοποίηση της σχέσης σας με τον συγγραφέα αναφοράς και ίσως θα τους κάνει ακόμα πιο πρόθυμους να σας βοηθήσουν ξανά στο μέλλον.
Πουθενά αυτό δεν είναι σημαντικότερο από όταν κάποιος σας έχει κάνει μια χάρη, για παράδειγμα γράφοντάς σας μια επαγγελματική ή προσωπική επιστολή αναφοράς . Γράφοντας επιστολές αναφοράς χρειάζεται χρόνος και ενέργεια, και οι περισσότεροι από εμάς έχουν πολύτιμο λίπος από τα δύο. Μια επαφή που κάνει την προσπάθεια να σας γράψει μια αναφορά σας κινεί μπροστά από διάφορες προτεραιότητες σε μια γεμάτη λίστα των υποχρεώσεων. Είναι σημαντικό να το αναγνωρίζετε και να τους ευχαριστήσετε για το γεγονός ότι κάνατε το πρόβλημα.
Με αυτόν τον τρόπο, δεν κάνετε μόνο τη μητέρα σας περήφανη που σας δίδαξε πώς να συμπεριφέρεστε όλα αυτά τα χρόνια. Στερεώνετε επίσης μια σύνδεση με κάποιον που έχει ήδη δείξει ότι είναι πρόθυμος να κάνει κάποια προσπάθεια εκ μέρους σας. Αυτή είναι καλή δουλειά, καθώς και καλοί τρόποι.
Τα καλά νέα είναι ότι αυτές οι ευχαριστίες επιστολές δεν απαιτούν μεγάλες επενδύσεις από μέρους σας - σίγουρα δεν συγκρίνονται με την επιστολή αναφοράς που πρόκειται να αναγνωρίσουν.
Συχνά, μπορείτε να στείλετε τις ευχαριστίες σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να επωφεληθείτε από τον ταχύτατο γύρο της τεχνολογίας και να εξοικονομήσετε μια σφραγίδα στη διαδικασία.
Σημειώστε ότι αν πάτε αυτή τη διαδρομή, ο χρόνος είναι ουσιαστικός. Εάν στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το συντομότερο δυνατόν μετά τη λήψη της επιστολής αναφοράς σας, δείχνετε ότι εκτιμάτε την εύνοια και ότι το συμφέρον σας είναι να τους ευχαριστήσετε όσο το δυνατόν γρηγορότερα.
(Επίσης, σημειώστε ότι ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ευχαριστιών δεν είναι πάντα η καλύτερη επιλογή, περισσότερο σε αυτό σε ένα λεπτό.)
Τι θα πρέπει να συμπεριλαμβάνει μια επιστολή ευχαρίστησης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Email ευχαριστήρια γράμματα μπορεί να είναι σύντομη και γλυκιά. Δεν χρειάζεται να αφιερώνετε παραγράφους που επεκτείνουν τις ευχαριστίες σας, αλλά θέλετε να βεβαιωθείτε ότι η σημείωσή σας περιέχει τα εξής:
- Μια σαφής γραμμή θέματος, αναφέροντας συγκεκριμένα την παραπομπή.
- Μια αναγνώριση της σημασίας της παραπομπής, π.χ. "Ξέρω ότι ο καλός λόγος σας πήγε πολύς δρόμος προς την επίτευξη της δουλειάς μου".
- Ευχαριστώ.
- Όλα τα τυποποιημένα μέρη ενός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιχειρηματικών επιστολών , συμπεριλαμβανομένου ενός χαιρετισμού και ενός κλεισίματος.
- Ακριβώς γραμμένο, γραμματικά σωστό γράψιμο. Δώστε ιδιαίτερη προσοχή στα ορθογραφικά ορθογραφικά ονόματα. Μια ευχαριστία που διαγράφει εσφαλμένα το όνομα του παραλήπτη είναι αισθητά λιγότερο γνήσια.
Πότε δεν πρέπει να στείλετε τη δική σας επιστολή ευχαριστιών μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχει προχωρήσει πολύ από την άποψη της αποδοχής ως μέσου αποστολής ημιτελικής επιχειρηματικής επικοινωνίας, αλλά υπάρχουν στιγμές που μια φυσική ευχαριστήρια σημείωση είναι μια καλύτερη επιλογή. Σε γενικές γραμμές, θα πρέπει να πάτε με καλό παλιομοδίτικο χαρτί και μελάνι αν:
- Η επιστολή αναφοράς γράφτηκε επίσης σε χαρτί και με μελάνι.
- Ήταν μια αναφορά για μια δουλειά, και η βιομηχανία σας είναι κάπως παραδοσιακή.
- Το άτομο που κάνει την παραπομπή τείνει να στείλει φυσικές ευχαριστίες.
Ακόμη και στην περίπτωση αυτή, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να είναι χρήσιμο, ωστόσο - είναι απολύτως εντάξει να στείλετε μια γρήγορη επιβεβαίωση της εκτίμησής σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και έπειτα ένα επίσημο γράμμα μετά. Δεν θα πάει ποτέ να πάει στραβά, λαμβάνοντας αυτό το επιπλέον βήμα. Σε μια εποχή που οι περισσότεροι από εμάς πληρώνουμε τους λογαριασμούς μας στο διαδίκτυο και στέλνουμε προσκλήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μια πραγματική σημείωση μπορεί να πει πολλά για την εκτίμησή σας. Θα ξεχωρίσει επίσης στο μυαλό του παραλήπτη ως κάτι ξεχωριστό.
Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Ευχαριστήριο παράδειγμα επιστολής
Ακολουθεί ένα δείγμα μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σας λέει ευχαριστώ για μια αναφορά. Αυτό το δείγμα ενημερώνει επίσης τον συγγραφέα αναφοράς ότι το άτομο προσλήφθηκε.
Θέμα Γραμμή: Αναφορά Greg Doubleday
Αγαπητέ Δρ Ζέιν,
Εκτιμώ πραγματικά την αναφορά που δώσατε στο Happy Town Home Group.
Η Jody Smith μου τηλεφώνησε και με πληροφόρησε ότι πήρα τη δουλειά.
Η υποστήριξή σας σημαίνει πολλά, και είμαι βέβαιος ότι η εμπιστοσύνη σας σε με βοήθησε να κάνει την απόφαση πρόσληψης τόσο γρήγορα.
Τις καλύτερες ευχές,
Greg Doubleday
Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις επιστολές αναφοράς: Ευρετήριο ευχαριστιών επιστολών Επαγγελματικές αναφορές | Αναφορές προσωπικών στοιχείων και χαρακτήρων