Πώς να παραμείνετε στον έλεγχο των επαγγελματικών συναντήσεων σας

Στρατηγικές συναντήσεων για την αντιμετώπιση των ερωτήσεων των υπαλλήλων

Οι επιχειρηματικές συναντήσεις μπορούν να λειτουργήσουν ασταμάτητα αν ανοίξετε το πάτωμα για να λάβετε ερωτήσεις των εργαζομένων εάν δεν καθορίσετε παραμέτρους από την αρχή και διατηρήσετε τον έλεγχο του δαπέδου. Το ρητό "υπάρχει ένα σε κάθε πλήθος" ισχύει καλά στο πλαίσιο των επιχειρηματικών συναντήσεων, καθώς οι δυσαρεστημένοι εργαζόμενοι συχνά είναι πιο πρόθυμοι να μιλήσουν σε ομάδες. Το μόνο που χρειάζεται είναι ένα αρνητικό σχόλιο ή ερώτηση για να βοηθήσουν τους άλλους να ξεκινήσουν να χτυπάει σε συμφωνία.

Αλλά το αντίστροφο μπορεί επίσης να είναι αλήθεια: ξεκινήστε μια θετική συζήτηση και καλέστε τους άλλους να συμμετάσχουν και το αποτέλεσμα μπορεί να είναι μια παραγωγική συναντήσετε με όλους που περπατούν μακριά αισθάνεται ότι η συνάντηση αξίζει τον χρόνο τους.

Μία από τις μεγαλύτερες καταγγελίες για επαγγελματικές συναντήσεις είναι ότι συχνά είναι περιττές και σπαταλούν πολύτιμο χρόνο εργασίας. Βεβαιωθείτε ότι δηλώνετε σαφώς τον σκοπό της συνάντησής σας , ορίζετε εκ των προτέρων το χρόνο που θα αφιερώσετε στη συνάντηση (καθώς και σε τυχόν ανοιχτές συζητήσεις) και στη συνέχεια να τηρήσετε τα θέματα της σύσκεψης και την προγραμματισμένη διάρκεια. Ίσως θελήσετε επίσης να κάνετε τις συναντήσεις πιο ενδιαφέρουσες με μια συνάντηση παγοθραυστικών ή μια δραστηριότητα προθέρμανσης .

Ακολουθούν στρατηγικές για την αντιμετώπιση εργαζομένων που θέτουν ερωτήσεις κατά τη διάρκεια συναντήσεων που δεν θέλετε να απαντήσετε αμέσως ή που δεν θέλετε να απευθυνθείτε σε οποιοδήποτε σημείο κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης.

Πότε να ενεργήσει σε μια ερώτηση Αμέσως

Εάν μια ερώτηση είναι έγκαιρη και σε αποστολή και νομίζετε ότι πρέπει να αντιμετωπιστεί, απαντήστε αμέσως - αλλά σύντομα - και μετά ακολουθήστε λέγοντας ότι θα λάβετε περισσότερες ερωτήσεις στο τέλος της συνάντησης αν έχετε χρόνο.

Υποστηρίξτε τη δήλωση ότι μετακινείτε με τη γλώσσα του σώματος. Κοιτάξτε τις σημειώσεις σας ή γυρίστε για να αντιμετωπίσετε έναν πίνακα, κλπ. Με το να σπάσετε στιγμιαία την επαφή με τα μάτια, δείξτε ότι προχωράτε. Αν κοιτάξετε έξω το ακροατήριο (ειδικά με τα υπερυψωμένα φρύδια) ίσως στέλνετε ένα μήνυμα που αφήνετε ένα άνοιγμα για περισσότερες ερωτήσεις.

Εάν το κοινό είναι αρνητικό ή εχθρικό, αναγνωρίστε τις ανησυχίες του αλλά μόνο έμμεσα. Αφιερώστε λίγο χρόνο για να εξηγήσετε ότι καταλαβαίνετε και μοιράζεστε τις ανησυχίες τους, αλλά αν πάρετε πολύ μακριά από το θέμα τίποτα δεν θα επιτευχθεί. Προτείνετε ότι οι χρήστες θα γράψουν τις ερωτήσεις τους αργότερα ή θα κανονίσουν να συναντήσουν μαζί σας ιδιωτικά, όπου μπορείτε να συζητήσετε λεπτομερέστερα τις ανησυχίες τους.

Η απάντηση σε μία ερώτηση είναι χρήσιμη επειδή:

• Επιτρέπει σε έναν κάτοχο συνεδρίασης να απευθύνει κάτι που ίσως δεν έχει σκεφτεί.
• Στέλνει ένα μήνυμα ότι ακούτε το ακροατήριό σας.
• Λαμβάνοντας μόνο μία ερώτηση, στέλνετε επίσης το μήνυμα ότι εξακολουθείτε να ελέγχετε τη συνάντηση, αλλά φροντίζετε για το τι σκέπτονται οι παρευρισκόμενοι.

Πώς να αναβάλει με ειλικρίνεια μια ερώτηση

Αν το ερώτημα που τίθεται θα εξεταστεί αργότερα στη συνάντηση, δηλώστε: "Αυτή είναι μια καλή ερώτηση και μια ερώτηση που θα εξετάσουμε σύντομα".

Εάν η ερώτηση που τίθεται είναι εκτός θέματος και δεν θα αντιμετωπιστεί στη σύσκεψη, δώστε ένα σύνολο συγκεκριμένων οδηγιών για την επίλυση. Αν απλά αρνείστε να απαντήσετε σε μια ερώτηση ή να περάσετε μια κρίση, "αυτός δεν είναι ο σκοπός αυτής της συνάντησης", μπορεί να καταλήξετε να στείλετε λάθος μήνυμα στους υπαλλήλους σας: η διεύθυνση δεν ενδιαφέρεται.

Ένας άλλος τρόπος να αναβληθούν οι ερωτήσεις που δεν θα συζητηθούν κατά τη συνάντηση είναι να ζητήσετε από το άτομο να συναντηθεί μαζί σας (ή άλλο κατάλληλο μέλος της διοίκησης) για να συζητήσετε λεπτομερώς τις ανησυχίες τους.

Μπορεί ακόμη και να υποδείξετε (αν είναι απαραίτητο) ότι η ερώτηση είναι αρκετά σημαντική ώστε να δικαιολογεί την εξέταση της αντιμετώπισης σε μια ξεχωριστή συνάντηση σε μια μελλοντική στιγμή.

Η αναβολή μιας ερώτησης είναι χρήσιμη επειδή:

• Σε ένα περιστασιακό εργασιακό περιβάλλον, οι εργαζόμενοι μπορεί να αισθάνονται πολύ ελεύθεροι να μιλήσουν στο μυαλό τους και να πάρουν τον έλεγχο μιας συνάντησης.
• Οι περισσότεροι θυμωμένοι ή δυσαρεστημένοι εργαζόμενοι θέλουν να ακουστούν περισσότερο από οτιδήποτε άλλο. Δίνοντας τους ένα ηχητικό συμβούλιο στο σωστό χρόνο και ρύθμιση μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή μικρών προβλημάτων από το να γίνουν μεγαλύτερα προβλήματα? και
• Οι εργαζόμενοι χρειάζονται και ανταποκρίνονται σε καλή ηγεσία. Εάν η διοίκηση διατηρεί τον έλεγχο με δίκαιο και ισορροπημένο τρόπο, στέλνει το μήνυμα στους υπαλλήλους που η διεύθυνση ακούει, αλλά πρέπει να ορίσει τα κατάλληλα όρια.