Μια ευπρόσδεκτη επίσημη επιστολή χρησιμεύει για να επιβεβαιώσει την κατάσταση και την ημερομηνία έναρξης του νέου υπαλλήλου και να του ενημερώσει ότι είναι ήδη αναπόσπαστο μέρος της ομάδας. Τα γράμματα μπορεί να περιλαμβάνουν χαρτιά (επί τόπου εκτυπώνονται, επισυνάπτονται ή συνδέονται με).
Οι επιστολές καλωσορίσματος δίνουν επίσης στους νέους υπαλλήλους ενδείξεις για το τι πρέπει να περιμένουν την πρώτη τους μέρα, από τι να φορέσουν σε ποιον θα συναντήσουν. Συνολικά, η επιστολή χρησιμεύει για να κάνει έναν νέο υπάλληλο να αισθάνεται άνετα και ενθουσιασμένος για την πρώτη ημέρα στην εργασία.
Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε ποιες πληροφορίες περιλαμβάνονται συνήθως σε μια επιστολή καλωσορίσματος, μαζί με παραδείγματα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και έντυπων σημειώσεων.
Τι να συμπεριλάβετε σε μια επιστολή καλωσορίσματος
Μαζί με την επιβεβαίωση της ημερομηνίας έναρξης, η επιστολή θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με το πού ο νέος υπάλληλος θα πάει την πρώτη ημέρα (π.χ. "Προς την υποδοχή και ζητήστε τον Derrick."). Μπορεί επίσης να καθορίσει πότε θα πρέπει να φτάσει ο εργαζόμενος (π.χ. "Η μέρα εργασίας μας συνήθως ξεκινάει στις 9:30, αλλά για την πρώτη σας ημέρα, στοχεύετε να φτάσετε εκεί στις 10 το πρωί, ώστε να μπορέσω να σας δώσω μια περιήγηση").
Αφήστε τον υπάλληλο να γνωρίζει αν υπάρχει κάτι (π.χ., κοινωνική ασφάλιση, στοιχεία τραπεζικού λογαριασμού, κλπ.) Που πρέπει να φέρουν στην πρώτη ημέρα ή να το δώσουν εκ των προτέρων.
Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε συνδέσμους, συνημμένα ή εκτυπωμένες πληροφορίες σχετικά με την αποστολή της εταιρείας, τα επερχόμενα έργα κλπ.
Σκεφθείτε να μοιραστείτε πληροφορίες σχετικά με το τι πρέπει να περιμένει ο νέος υπάλληλος από την πρώτη ημέρα στην εταιρεία. Για παράδειγμα, "Θα περάσετε το πρωί σας γεμίζοντας γραφειοκρατία και περνώντας κατευθείαν με τον HR.
Στη συνέχεια, θα έχουμε ένα ευπρόσδεκτο μεσημεριανό γεύμα, ώστε να συναντήσετε όλη την ομάδα, ακολουθούμενη από κάποια προσωπική εκπαίδευση μαζί μου. "
Ο τόνος της αλληλογραφίας θα πρέπει να είναι φιλόξενος - θέλετε ο νέος υπάλληλος να αισθάνεται πρόθυμος να συμμετάσχει στην επιχείρηση. Τα παρακάτω είναι παραδείγματα ευπρόσδεκτων μηνυμάτων email, μαζί με μια επιστολή, για αποστολή σε νέο υπάλληλο. Η επιστολή πρέπει να προέρχεται από τον άμεσο διευθυντή, αλλά επιπλέον σημειώσεις μπορεί να προέρχονται από συναδέλφους.
Αποστολή μηνυμάτων καλωσορίσματος με email
Αν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η γραμμή θέματος του μηνύματος μπορεί απλά να λέει "Καλώς ήλθατε" ή "Συγχαρητήρια". Στη συνέχεια, στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να αναφέρετε εν συντομία ορισμένα από τα πράγματα που πρέπει να περιμένετε την πρώτη ημέρα και να επιβεβαιώσετε την ημερομηνία έναρξης.
Παράδειγμα # 1
Θέμα Γραμμή: Καλωσόρισμα στο πλοίο
Αγαπητέ Τζέικ,
Με χαρά σας καλωσορίζω στο τμήμα λογιστικής της εταιρείας XYZ. Μου άρεσε να μιλάω μαζί σας την περασμένη εβδομάδα και ανυπομονώ να σας δω στις 19 Απριλίου.
Όταν φτάσετε, θα δείτε τον Nick στο χώρο υποδοχής. Θα σας πάρει για να πάρει την ταυτότητά σας, θα σας δείξει το χώρο εργασίας σας, και θα σας παρουσιάσει στο υπόλοιπο προσωπικό. Ανυπομονούμε να συνεργαστούμε μαζί σας.
Καλώς ήρθες στην ομάδα!
Χαιρετισμοί,
Μπιλ Μπράουν
bbrownXYZ@email.com
(123) 456-7890
Παράδειγμα # 2
Θέμα: Καλώς ήλθατε!
Αγαπητέ Riley,
Ήμουν ευτυχής που άκουσα ότι αποδέχτηκε τη θέση με την εταιρία μας και ότι θα μας ενταχθείτε τη Δευτέρα 7 Σεπτεμβρίου. Καλώς ήρθατε στο πλοίο!
Θα συνεργαστείτε μαζί μου για τις πρώτες δύο εβδομάδες, μέχρι να γνωρίσετε τη ρουτίνα εδώ.
Ανυπομονώ να ακούσω τις ιδέες σας και να λάβω τις δικές σας πληροφορίες. Μην διστάσετε να καλέσετε, να στείλετε κείμενο ή να μου στείλετε email αν έχετε ερωτήσεις πριν από την πρώτη σας μέρα.
Καλύτερος,
Melanie Davis
email@company.com
122-344-5665
Νέος υπάλληλος καλωσορίσατε στο γράμμα του σκάφους
Το όνομα σου
Τίτλος
Οργάνωση
Διεύθυνση
Πόλη, κράτος, ταχυδρομικός κώδικας
Ημερομηνία
Ονομα
Τίτλος
Οργάνωση
Διεύθυνση
Πόλη, κράτος, ταχυδρομικός κώδικας
Αγαπητέ Jeanette,
Είμαστε στην ευχάριστη θέση να σας καλωσορίσουμε στην ομάδα πωλήσεων εδώ στο Specialty Stones. Είσαστε μαζί μας σε μια συναρπαστική εποχή του χρόνου, καθώς κινούμαστε στην πιο πολυάσχολη εποχή μας.
Ελπίζουμε ότι με τις φρέσκες ιδέες και τον ενθουσιασμό σας, αυτό θα είναι ένα από τα καλύτερα μας καλοκαίρια!
Όπως συζητήσαμε κατά τη διάρκεια της συνέντευξής σας, προβάλλουμε πρωτοφανή ανάπτυξη φέτος και υπολογίζουμε σε εσάς για να μας βοηθήσετε να φτάσουμε εκεί.
Όταν φτάσετε τη Δευτέρα 14 Νοεμβρίου, σταματήστε από το γραφείο μου και θα σας δείξω στη δική σας και θα σας συστήσω στον Marc και την Karen που ήταν έξω από την πόλη όταν ήσασταν εδώ για τη δεύτερη συνέντευξη σας. Είμαστε όλοι ανυπομονούμε να συνεργαστούμε μαζί σας και είμαστε βέβαιοι ότι θα είστε πολύ κατάλληλοι για αυτή την ομάδα. Καλώς επιβιβαστήκατε!
Ειλικρινά δικός σου,
Jeanne Cavenar
Διαβάστε περισσότερα: Νέα Γραπτή Ανακοίνωση Εργασίας | Παραδείγματα συγχαρητηρίων