Εάν είναι πολιτική της εταιρείας να απαιτήσει μια απουσία εξήγηση επιστολή ή όχι, είναι πάντα καλή ιδέα να τεκμηριώνετε χαμένες εργάσιμες ημέρες, για τα αρχεία σας καθώς και για τα αρχεία της εταιρείας.
Με αυτόν τον τρόπο, εάν προκύψει ποτέ μια ερώτηση σχετικά με το χρόνο σας, το αρχείο σας θα δείξει ότι οι απουσίες σας ήταν όλες νόμιμες.
Πώς να γράψετε μια απουσία Εργασίας Email ή Επιστολή
Η δική σας επιστολή εξήγησης μπορεί να αποσταλεί μέσω χαρτιού ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αν στείλετε μια επιστολή εντός του γραφείου, θα πρέπει να συμπεριλάβετε στην αρχή την ημερομηνία και τα στοιχεία επικοινωνίας του προϊσταμένου ή του υπεύθυνου HR.
- Η γραμμή θέματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας θα πρέπει να περιέχει το όνομά σας και το "Absence Excuse."
- Πάντα να ξεκινάτε επισήμως την επιστολή σας : "Αγαπητέ κα Τζόουνς" ή "Αγαπητή Phyllis."
- Το σώμα της επιστολής σας θα πρέπει να είναι σύντομο και συγκεκριμένο, αναφέροντας τον λόγο της απουσίας σας, την ημερομηνία, τη διάρκεια και εάν συμπεριλαμβάνετε τυχόν επεξηγηματικά έγγραφα, όπως γιατρό ή γραφειοκρατία.
- Χρησιμοποιήστε ένα ευγενικό και επαγγελματικό κλείσιμο , όπως "Ειλικρινά" ή "Συγνώμη".
Θυμηθείτε ότι οποιαδήποτε επαγγελματική αλληλογραφία θα πρέπει να φαίνεται επαγγελματική . Ακόμη και σε ένα απλό γραφείο, χρησιμοποιήστε την κατάλληλη μορφή για την επιστολή σας και τη διόρθωσή της πριν από την αποστολή.
Τα περιστασιακά σφάλματα αντικατοπτρίζουν αρνητικά την επαγγελματική σας φήμη. Δεν θέλετε να δικαιολογήσετε μια αδικαιολόγητη γραπτή απουσία για να γίνετε μέλος του αρχείου της εργασίας σας.
Δείγμα απουσίας επιστολών εργασίας
Εδώ είναι παραδείγματα επιστολών συγνώμη απουσίας για να επανεξετάσει όταν πρέπει να δώσετε μια γραπτή δικαιολογία για την απουσία εργασίας. Είναι καλό να κρατήσετε την επιστολή σύντομη και απλή - βεβαιωθείτε ότι έχετε δηλώσει την ακριβή ημερομηνία της απουσίας και τον κύριο λόγο πίσω από αυτήν.
Δείγμα # 1
Ημερομηνία
Ονομα επίθετο
Τίτλος
Οργάνωση
Διεύθυνση
Πόλη, κράτος, ταχυδρομικός κώδικας
Αγαπητέ κ. Επώνυμο:
Παρακαλώ δεχτείτε την παρούσα επιστολή ως έγγραφη ειδοποίηση ότι δεν μπόρεσα να παρακολουθήσω την εργασία σας την 1η Αυγούστου 20XX λόγω οικογενειακής ασθένειας.
Ενημερώστε μας αν μπορώ να σας παράσχω περαιτέρω πληροφορίες ή τεκμηρίωση από το γραφείο του γιατρού μας.
Με εκτιμιση,
Η υπογραφή σου
Το δακτυλογραφημένο σας όνομα
Δείγμα # 2
Ημερομηνία
Ονομα επίθετο
Τίτλος
Οργάνωση
Διεύθυνση
Πόλη, κράτος, ταχυδρομικός κώδικας
Αγαπητέ κα. Επίθετο,
Γράφω για να τεκμηριώσω την απουσία μου στις 15 Ιουλίου, 20XX. Χρειάστηκα να πάρω τον γιο μου να βάλει το πόδι του μετά από έναν τραυματισμό στο παιχνίδι του μπέιζμπολ το προηγούμενο βράδυ.
Βλ. Συνημμένη τεκμηρίωση από τον παιδιατρικό ορθοπεδικό. Εάν χρειάζεστε επιπλέον πληροφορίες, ενημερώστε μας.
Με εκτιμιση,
Η υπογραφή σου
Το δακτυλογραφημένο σας όνομα
Δείγμα # 3
Θέμα: Όνομα παραλήπτη - Απουσία εξαίρεση
Αγαπητέ Διευθυντή,
Παρακαλώ δεχθείτε αυτήν την επιστολή ως τεκμηρίωση της απουσίας μου στις 9 Αυγούστου, 20XX. Ταξίδευα και παρακολουθούσα την κηδεία της γιαγιάς μου.
Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου. Ευχαριστούμε για την κατανόησή σας.
Χαιρετισμοί,
Ονομα επίθετο
flastname@email.com
555-555-5555
Δείγμα # 4 (μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου)
Θέμα: Roger Bledsoe - Εξαίρεση
Αγαπητέ κύριε Garner,
Παρακαλώ δεχθείτε την παρούσα επιστολή ως γραπτή τεκμηρίωση της απουσίας μου στις 30 Οκτωβρίου 20XX. Όπως γνωρίζετε, είμαι στη διαδικασία διαζυγίου και είχα συναντήσεις με τον δικηγόρο και τον οικονομικό μου σχεδιαστή.
Εκτιμώ την υποστήριξη και την κατανόησή σας. Αν μπορώ να παράσχω πρόσθετα στοιχεία ή τεκμηρίωση, ενημερώστε με.
Χαιρετισμοί,
Roger Bledsoe
rogerb@email.com
555-555-5555
Δείγμα # 5 (Μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου)
Θέμα: Janet Nathan - Απουσία εξαίρεση
Αγαπητέ κα Blevens,
Παρακαλώ αποδεχτείτε αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως γραπτή τεκμηρίωση της απουσίας μου χθες στις 14 Νοεμβρίου, 20XX. Ένα δέντρο έπεσε στο σπίτι μας κατά τη διάρκεια της καταιγίδας το προηγούμενο βράδυ, και έπρεπε να συναντηθώ με τον ασφαλιστικό μας πράκτορα, έναν αρμπορίτη και έναν καφετέρια.
Εκτιμώ την υποστήριξη και την κατανόησή σας. Εάν μπορώ να παράσχω πρόσθετα στοιχεία ή τεκμηρίωση, όπως φωτογραφίες σχετικά με τη ζημιά, ενημερώστε μας.
Χαιρετισμοί,
Janet Nathan
janet@email.com
555-555-5555
Περισσότερα Απορρήματα Λόγια εξαίρεσης
Οι εργαζόμενοι μπορεί να χρειαστεί να δώσουν μια επιστολή εξήγησης όταν χάνουν χρόνο από την εργασία τους σε συνέντευξη, για να παρακολουθήσουν ένα ραντεβού γιατρού, ή για άλλους λόγους. Ακολουθούν περισσότερα γράμματα δικαιολογητικών που μπορείτε να επεξεργαστείτε ώστε να ταιριάζουν στις προσωπικές σας συνθήκες.
Διαβάστε περισσότερα
Δικαιολογητικά για την απουσία εργασίας
Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επιστολών εξήγηση παραδείγματα