Ζητώντας γραπτή άδεια αυξάνει επίσης τις πιθανότητες ότι ο διευθυντής σας θα παραχωρήσει το αίτημά σας και θα σας βοηθήσει να διατηρήσετε τη θέση σας στη δουλειά, ώστε να ελαχιστοποιήσετε τις συνέπειες της καριέρας σας.
Η Διαδικασία για την Απαλλαγή από την Εργασία
Η τυπική διαδικασία για να ζητήσετε επίσημη άδεια απουσίας από την εργασία είναι να συζητήσετε την κατάστασή σας με τον διευθυντή ή το τμήμα ανθρώπινων πόρων.
Στην ιδανική περίπτωση, θα πρέπει πρώτα να γράψετε μια επιστολή (ή, τυπικά, ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) στον άμεσο προϊστάμενό σας, ζητώντας μια συνάντηση για να συζητήσετε εάν και πώς πρέπει να υποβάλετε αίτηση για άδεια απουσίας.
Στην παρούσα επιστολή θα πρέπει να αναφέρετε:
- Ο λόγος που χρειάζεστε άδεια απουσίας (όπως η γέννηση ή η υιοθεσία ενός παιδιού, προσωπικά ή οικογενειακά προβλήματα υγείας, η απώλεια ενός αγαπημένου προσώπου ή η ανακούφιση από το υπερβολικό άγχος της εργασίας)
- Τα πράγματα που είστε διατεθειμένοι να κάνετε για να βοηθήσετε στην προετοιμασία για την απουσία σας (παραδείγματα: εκπαίδευση του αντικαταστάτη σας, σύνταξη λεπτομερούς εγχειριδίου των ημερήσιων διαδικασιών εργασίας σας ή προσφορά για να παραμείνετε διαθέσιμοι για ερωτήσεις κατά τη διάρκεια της απουσίας σας)
- Οι ημερομηνίες αναχώρησης και επιστροφής στην εργασία που προβλέπετε
- Αίτημα για βοήθεια από τον επιβλέποντα σας για να σας βοηθήσουμε να διαπραγματευτείτε τη διαδικασία άδειας απουσίας με την ανώτερη διοίκηση ή / και την υπηρεσία ανθρώπινου δυναμικού σας
Μόλις παρακολουθήσετε αυτή τη συνάντηση με τον προϊστάμενό σας, παρακολουθήστε τη συνομιλία με γραπτή αίτηση για άδεια απουσίας.
Αυτό θα μεταφερθεί στον φάκελο του προσωπικού σας, προκειμένου να ξεκινήσει η επίσημη διαδικασία απουσίας και να παράσχει τεκμηρίωση για να εγκριθεί η άδειά σας.
Η εταιρεία σας μπορεί να έχει μια πολιτική για να ζητήσει φύλλα από την εργασία που να καθορίζει τους λόγους για τους οποίους μπορεί να χορηγηθεί άδεια και πόσο χρόνο μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι εργαζόμενοι.
Ελέγξτε το εγχειρίδιο των υπαλλήλων σας για λεπτομέρειες. Εάν υπάρχει πολιτική, βεβαιωθείτε ότι τηρείτε αυτές τις οδηγίες για να ζητήσετε άδεια απουσίας.
Dos και Don'ts για να ζητήσετε άδεια απουσίας
Είναι σημαντικό να ζητήσετε την άδειά σας με τον καλύτερο δυνατό τρόπο. Οι παρακάτω οδηγίες θα σας βοηθήσουν να γράψετε ένα αίτημα που είναι αποτελεσματικό, επαγγελματικό και ευγενικό.
- Δώστε όσο το δυνατόν μεγαλύτερη ειδοποίηση. Χρειάζεται χρόνος για να οργανωθεί η κάλυψη για την εργασία σας και να αντιμετωπιστούν οι ανάγκες σε ανθρώπινο δυναμικό που σχετίζονται με την άδεια.
- Να ξερεις τα ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΑ ΣΟΥ. Η πράξη περί οικογενειακής και ιατρικής άδειας δίνει τη δυνατότητα σε πολλούς υπαλλήλους να λάβουν άδεια άνευ αποδοχών για την αντιμετώπιση ιατρικών καταστάσεων και οικογενειακών αναγκών, όπως η γέννηση ή η υιοθεσία παιδιού ή οι έκτακτες ανάγκες που σχετίζονται με την ενεργό στρατιωτική θητεία ενός μέλους οικογένειας. Οι επιλέξιμοι εργαζόμενοι που εργάζονται σε εταιρείες με 50 ή περισσότερους υπαλλήλους δικαιούνται 12 εβδομάδες εργασίας άνευ αποδοχών κατά τη διάρκεια μιας δωδεκάμηνης περιόδου. Μάθετε εάν είστε καλυμμένοι πριν ζητήσετε άδεια.
- Μιλήστε πρώτα στον άμεσο προϊστάμενό σας και περιγράψτε το αίτημά σας εγγράφως.
Τι να συμπεριλάβετε στην επίσημη επιστολή σας
Όταν ζητάτε επίσημη άδεια απουσίας, η επιστολή σας πρέπει να περιλαμβάνει:
- Αίτημα άδειας απουσίας
- Οι ημερομηνίες που αναμένετε να είστε μακριά από την εργασία
- Η ημερομηνία που σκοπεύετε να επιστρέψετε στην εργασία
- Μια προσφορά παροχής βοήθειας, εάν είναι εφικτό
- Ευχαριστούμε που εξετάσατε το αίτημά σας
Δείτε παρακάτω παραδείγματα επιστολών που ζητούν επίσημη άδεια, καθώς και επιστολές και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που διευκρινίζουν τους λόγους για τους οποίους ζητάτε παρατεταμένο χρόνο εκτός εργασίας.
Επίσημο Άδεια Αίτησης Επιστολής: Γραπτό Παράδειγμα
Αυτή η παραδειγματική επιστολή απουσίας παρέχει επίσημη αίτηση για άδεια απουσίας από την εργασία, μετά από συζήτηση με τον επιβλέποντα υπάλληλο.
Το όνομα σου
Η διεύθυνση σου
Η πόλη, η πολιτεία, ο ταχυδρομικός σας κώδικας
Τον αριθμό του τηλεφώνου σας
Ημερομηνία
Όνομα του επόπτη
Τίτλος
Οργάνωση
Διεύθυνση
Πόλη, Κράτος, Τ.Κ.
Αγαπητέ κ. / Μ. Επίθετο:
Αυτή η επιστολή αποτελεί επίσημη αίτηση για άδεια απουσίας, για να συνεχιστεί η χθεσινή μας συνάντηση. Όπως συζητήσαμε, θα ήθελα να ζητήσω άδεια απουσίας από την 1η Απριλίου έως τις 30 Ιουνίου 20XX.
Θα επιστρέψω στην εργασία την 1η Ιουλίου 20XX.
Ενημερώστε μας αν μπορώ να σας παράσχω περαιτέρω πληροφορίες ή εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις.
Σας ευχαριστώ πολύ για την εκτίμησή σας για την παροχή αυτής της ευκαιρίας για προσωπική άδεια.
Με εκτιμιση,
Η υπογραφή σας (επιστολόχαρτο)
Το δακτυλογραφημένο σας όνομα
Πώς να στείλετε μήνυμα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με επίσημη άδεια απουσίας
Ακολουθεί ένα παράδειγμα μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ζητά άδεια απουσίας.
Θέμα: Άδεια απουσίας - John Dooley
Αγαπητέ Τζένιφερ,
Όπως συζητήσαμε χθες, θα ήθελα να ζητήσω επίσημη άδεια απουσίας από τη δουλειά μου. Σκοπεύω να φύγω από την 1η Ιουλίου 20XX - 31 Δεκεμβρίου 20XX, επιστρέφοντας στην εργασία την 1η Ιανουαρίου 20XX.
Εάν εγκριθεί, θα χαρούμε να βοηθήσουμε με ένα σχέδιο για την κάλυψη του φόρτου εργασίας μου απουσία μου. Θα έχω επίσης τη δυνατότητα να απαντώ σε ερωτήσεις και να παρέχω βοήθεια ενώ βρίσκομαι μακριά.
Ενημερώστε μας αν χρειάζεστε επιπλέον πληροφορίες. Σας ευχαριστώ πολύ για την εξέταση του αιτήματός σας.
Καλύτερος,
Γιάννης
Περισσότερα Παραδείγματα Επιστολών: Αφήστε την επιστολή απουσίας - Οικογενειακοί λόγοι | Απουσία εξαγγελιών Βασική άδεια απουσίας επιστολής Αίτημα άδειας ιατρικής απουσίας