Περιγραφή θέσης υποδοχής
Οι υπάλληλοι υποδοχής εκτελούν καθήκοντα διοικητικού και γραφείου, όπως τηλεφωνήματα και ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, λήψη επισκεπτών και παροχή γενικών πληροφοριών για την οργάνωσή τους στο κοινό και τους πελάτες.
Ένας ρεσεψιονίστ είναι, εξ ορισμού, το πρώτο άτομο που ο επισκέπτης κανονικά βλέπει. Η μπροστινή είσοδος ενός συγκροτήματος γραφείων ή ενός ιατρικού κέντρου θα έχει συνήθως έναν ρεσεψιονίστ, του οποίου η κύρια εργασία είναι να κατευθύνει τους επισκέπτες στο σωστό γραφείο εντός της εγκατάστασης. Τα μεμονωμένα γραφεία μπορούν επίσης να έχουν δικό τους ρεσεψιονίστ, ή βοηθός γραφείου ή διευθυντής γραφείου μπορεί να εκπληρώσει αυτόν τον ρόλο. Πράγματι, οι τρεις βαθμοί μεταξύ τους σε κάποιο βαθμό. Αν και μερικές φορές παραβλέπονται, οι ρεσεψιονίστ καταλαμβάνουν έναν κεντρικό και αξιόπιστο ρόλο σε κάθε εταιρεία.
Μισθός
Ο μέσος μισθός για τους λογιστές ήταν 27.920 δολάρια ετησίως τον Μάιο του 2016 σύμφωνα με το Γραφείο Στατιστικών Εργασίας. Θα διαφέρει ανάλογα με την περιοχή και τα επίπεδα εμπειρίας.
Οι 5 καλύτερες δεξιότητες που χρειάζονται οι ρεσιτάλ
Εδώ υπάρχουν πληροφορίες σχετικά με τις κορυφαίες δεξιότητες που αναζητούν οι εργοδότες κατά την πρόσληψη ρεσεψιονίστ:
1. Επαγγελματισμός
Ως ρεσεψιονίστ, υποτίθεται ότι είστε το πρώτο άτομο που βλέπει ένας πελάτης ή άλλος επισκέπτης κατά την άφιξή του.
Αυτό σημαίνει ότι είστε υπεύθυνοι για την παροχή της πρώτης εντυπώσεως του καθένα για τον εργοδότη σας. Πρέπει λοιπόν να ενσωματώσετε τα ιδανικά της εταιρείας σας, τόσο στη συμπεριφορά σας όσο και στην εμφάνισή σας. Κοίτα το μέρος. Χαιρετήστε όλους με ένα χαμόγελο και μια καλή λέξη και δείξτε ότι είστε στην ευχάριστη θέση να βοηθήσετε.
2. Δεξιότητες επικοινωνίας
Η επικοινωνία είναι πολύ σημαντική αφού η κύρια εργασία σας είναι να χαιρετίζετε τους ανθρώπους, να μάθετε τι χρειάζονται και να τους βοηθήσετε να το αποκτήσουν.
Το μεγαλύτερο μέρος αυτής της ανακοίνωσης θα είναι προφορικά, είτε αυτοπροσώπως είτε τηλεφωνικά.
Εκτός από την αλληλεπίδραση με τους επισκέπτες, θα πρέπει επίσης να συνεργαστείτε στενά με όλους τους ανθρώπους που επισκέπτονται οι επισκέπτες. Εάν μια σημαντική συνάντηση πέσει, ίσως χρειαστεί να εξηγήσετε γιατί. Εάν κάποιος έχει μια κακή μέρα, μπορεί να υποστεί το κύριο βάρος του.
Εάν εκδηλωθεί έκτακτη ανάγκη στον χώρο της επιχείρησής σας ή μπροστά από αυτήν, ίσως είστε ο πρώτος που πρέπει να απαντήσει σε αυτήν και να αποφασίσει τι να κάνει. Και πάντα θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες ρέουν μέσω σας με ακρίβεια και αποτελεσματικότητα.
3. Τεχνολογικές δεξιότητες
Πιο προφανώς, θα χρησιμοποιήσετε ένα τηλεφωνικό σύστημα, πιθανώς ένα με πολλές εσωτερικές και εξωτερικές γραμμές που πρέπει να συνεχίσετε να λειτουργείτε ομαλά. Κατά πάσα πιθανότητα θα πρέπει να είστε εξοικειωμένοι με τα λογιστικά φύλλα, το λογισμικό επεξεργασίας κειμένου, τα ηλεκτρονικά μηνύματα και τα συστήματα κοινής χρήσης αρχείων της εταιρείας σας και ενδεχομένως με διάφορες πλατφόρμες κοινωνικών μέσων και τις δικές σας λύσεις λογισμικού της εταιρείας σας. Υπάρχει πάντα μια συσκευή αντιγραφής και το χαρτί θα μπλοκάρει πάντα. Μπορείς να το φτιάξεις?
4. Οργάνωση
Θα είστε ο σύνδεσμος ενός μεγάλου μέρους της εσωτερικής επικοινωνίας του εργοδότη σας. Αυτό σημαίνει ότι όχι μόνο θα πρέπει να κρατήσετε τον εαυτό σας οργανωμένο , θα πρέπει να κρατήσετε και τους άλλους οργανωμένους.
Ενδέχεται να είστε υπεύθυνοι για την αποθήκευση και την ευθυγράμμιση των αναγνωστικών υλικών ή των πληροφοριακών πόρων στην περιοχή αναμονής σας.
5. Δυνατότητα πολλαπλών εντολών
Σπανίως θα έχετε μόνο ένα πράγμα για να παρακολουθήσετε. Μια νέα τηλεφωνική κλήση μπορεί να έρθει ενώ είστε ακόμα συνδεδεμένος με την πρώτη, γι 'αυτό πρέπει να χαιρετήσετε τον νέο καλούντα και στη συνέχεια να επιστρέψετε. Εν τω μεταξύ, τρία άτομα μπορεί να περιμένουν αυτοπροσώπως να σας μιλήσουν. Θα πρέπει να κρατήσετε τις ανάγκες του κάθε ατόμου ξεχωριστά στο μυαλό σας, να μην παραμελήσετε κανέναν και να μην κατακλυστείτε ή απογοητευμένοι. Μερικοί άνθρωποι απολαμβάνουν την πρόκληση. Μερικοί δεν το κάνουν. Εάν μπορείτε να λάβετε πολλά μηνύματα , μπορείτε να είστε ένα πλεονέκτημα για τον εργοδότη και την επιχείρησή σας και πιθανότατα θα είστε επιτυχημένος ως ρεσεψιονίστ.
Λίστα δεξιοτήτων υποδοχής
Οι απαιτούμενες δεξιότητες για την εργασία ρεσεψιονίστ θα διαφέρουν ανάλογα με τη δουλειά για την οποία υποβάλλετε αίτηση.
Ακολουθεί μια λίστα με τις πιθανές δεξιότητες που μπορεί να χρειαστείτε για να προσλάβετε.
A - G
- Ακρίβεια
- Υποστήριξη από διαχειριστή
- Απαντήσεις σε ερωτήσεις
- Προγραμματισμός συνάντησης
- Βοηθώντας άλλους
- Προσοχή στη λεπτομέρεια
- Υποστηρικτική Υποστήριξη
- Σχέσεις Πελατών
- Επικοινωνία
- Υπολογιστή
- Επιβεβαίωση των διορισμών
- Αλληλογραφία
- Εστίαση στον πελάτη
- Εξυπηρέτηση πελατών
- Εισαγωγή δεδομένων
- Παράδοση αλληλογραφίας
- Διπλωματία
- Σκηνοθεσία επισκεπτών
- Ηλεκτρονική αλληλογραφία
- Διοργάνωση δεξίωσης
- Υποβολή
- Προώθηση τηλεφωνικών κλήσεων
- Φιλικός
- Επιτραπέζιοι χειρισμοί
- Χαιρετισμός Επισκεπτών
Η - Μ
- Διαπροσωπικές
- Εκδίδει Passes Security
- Ταχυδρομείο
- Διαχείριση Βιβλίων επισκεπτών
- Συνεδριάσεις
- Μήνυμα Λήψη
- το γραφείο της Microsoft
Ν-δ
- Καθήκοντα Γραφείου
- Εξοπλισμός γραφείου
- Υποστήριξη γραφείου
- Οργάνωση
- Τηλεφωνικές κλήσεις
- Προτεραιότητα
- Παροχή πληροφοριών
- Παροχή υλικών ανάγνωσης
- Ακρίβεια
- Εγγραφή των επισκεπτών
- Αξιοπιστία
- Ερευνα
- Προβολή και καθοδήγηση κλήσεων
- Αυτοκίνηση
- Πίνακας διανομής
Τ - Ζ
- ΟΜΑΔΙΚΗ ΔΟΥΛΕΙΑ
- Τηλέφωνο
- Διαχείριση χρόνου
- Η επικύρωση του χώρου στάθμευσης παραμένει
- Προφορική επικοινωνία
- Συντήρηση χώρου αναμονής
- Καλώς ορίσατε Επισκέπτες
- Επεξεργασίας κειμένου
- Γραπτή επικοινωνία
Φράσεις που πρέπει να συμπεριληφθούν σε έναν υπάλληλο Resume
Ένα βιογραφικό σημείωμα για τη θέση του ρεσεψιονίστ θα πρέπει να περιλαμβάνει ορισμένα τμήματα όπως έναν στόχο ή ένα προφίλ , μια περίληψη των προσόντων , τομείς εμπειρογνωμοσύνης, επιτεύγματα, ιστορικό απασχόλησης, δεξιότητες και εκπαίδευση.
Οι παρακάτω φράσεις θα σας βοηθήσουν να επεξεργαστείτε το βιογραφικό σας Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις δηλώσεις είτε στα τμήματα δεξιοτήτων, προσόντων ή δυνατοτήτων του βιογραφικού σας:
• Υψηλά προσόντα για να χαιρετούν τους επισκέπτες και να τους κατευθύνουν στο κατάλληλο άτομο ή τμήμα
• Καλή γνώση της διαχείρισης των επισκεπτών και έκδοση των δελτίων ασφαλείας
• Έμμεση εμπειρία στην παροχή πληροφοριών στους επισκέπτες και στην απάντηση στις ερωτήσεις τους
• Αποδεδειγμένη καταγραφή της απάντησης / προώθησης κλήσεων και λήψης μηνυμάτων
• Αποδεδειγμένη ικανότητα αντιμετώπισης τηλεφωνικών και ηλεκτρονικών ερωτήσεων
• Δυνατότητα διατήρησης ενός οργανωμένου χώρου υποδοχής
• Πλήρης γνώση της οργάνωσης υλικού ανάγνωσης στην περιοχή αναμονής
Οι ακόλουθες δηλώσεις καθηκόντων του ρεσεψιονίστ δίνονται στο παρελθόν και μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να περιγράψουν τις εμπειρίες σας με μια δουλειά που κάνατε στο παρελθόν. Εάν θέλετε να γράψετε μια περιγραφή της τρέχουσας εργασίας υποδοχής στο βιογραφικό σημείωμά σας, θα πρέπει να αλλάξετε αυτές τις φράσεις για να παρουσιάσετε ένταση.
• Επισκέπτες, βοηθοί και διευθυντές, εργαζόμενοι, επισκέπτες και ευρύ κοινό
• Απάντησε όλες τις εισερχόμενες κλήσεις και χειρίστηκε τα ερωτήματα του καλούντος
• Παρέχονται υπηρεσίες υποστήριξης γραφείου έτσι ώστε να εξασφαλίζεται η αποτελεσματικότητα
• Ανταπόκριση στους επισκέπτες και δημόσιες έρευνες
• Λάβετε, κατευθύνετε και περάσατε με τηλεφωνικά μηνύματα φαξ
• Σκηνοθέτησε τους υπαλλήλους, τους επισκέπτες και το ευρύ κοινό στο σωστό μέλος του προσωπικού
• Διατηρείται επαρκές αρχείο αναλωσίμων γραφείου
• Παρέχεται επεξεργασία κειμένου και γραφική υποστήριξη
• Συλλογή και παραλαβή της αλληλογραφίας
• Διατηρήστε το κοινό σύστημα αρχειοθέτησης και καταγράψτε όλα τα γράμματα
• Συντονίστε την επισκευή και συντήρηση των αναλωσίμων γραφείου
• Παρέχονται διοικητικές υπηρεσίες στον υπεύθυνο γραφείου
Παράδειγμα παραδείγματος υποδοχής
Βοηθά πάντα να έχουμε ένα παράδειγμα, οπότε εδώ θα δούμε τι πρέπει να μοιάζει με ένα ρεσεψιονίστ και μπορεί να προσαρμοστεί στις ανάγκες αναζήτησης εργασίας:
Ονομα επίθετο
123 Moore Ave.
Albany, ΝΥ 12201
(111) (222-3333)
firstnamelastname@email.com
Προϋπηρεσία
Βοηθός υποδοχής / διαχειριστή
Νομικά γραφεία του Smith και του Reilly
Colonie, NY
Ιανουάριος 201Χ - Παρούσα
- Προγραμματίστε και παρακολουθήστε συναντήσεις, λάβετε λεπτά συνάντησης, διασκορπίστε λεπτά μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλους τους συνεργάτες.
- Οργανώστε τα έγγραφα που προετοιμάζονται για τις ημερομηνίες των δικαστηρίων
- Πρώτο πρόσωπο επαφής για πελάτες.
- Παραγγείλει και συντηρεί υλικά γραφείου για την επιχείρηση.
- Οργανώθηκε και απάντησε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως ήταν απαραίτητο.
Υπεύθυνος υποδοχής
Οδοντιατρείο του Δρ Smith
Albany, Νέα Υόρκη
20XX Δεκέμβριος - Δεκέμβριος - 20XX
- Επισκέφτηκε τους ασθενείς όταν έφθασαν.
- Προγραμματισμένα ραντεβού αυτοπροσώπως και μέσω τηλεφώνου.
- Επεξεργασμένα ιατρικά αρχεία (σημειώσεις, ταξινόμηση και αρχειοθέτηση).
- Καταγγελίες με οδοντιατρικές ασφαλιστικές εταιρείες.
- Επεξεργασία εισερχόμενων και εξερχόμενων μηνυμάτων και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Αντιπρόσωπος εξυπηρέτησης πελατών
Εθνική Εταιρεία Ισχύος και Αερίου
Albany, Νέα Υόρκη
20XX Σεπτέμβριος - Δεκέμβριος 20XX
- Απαντημένες κλήσεις εξυπηρέτησης πελατών.
- Επιλύσει τα προβλήματα και τις ανησυχίες των πελατών.
- Κατευθύνει τους πελάτες σε κατάλληλους πόρους.
- Χρησιμοποιείται άνετα από υπολογιστή με βάση το σύστημα εξυπηρέτησης πελατών.
Άλλη εμπειρία
Ευτυχία στρατόπεδο - σύμβουλος στρατόπεδων
Καλοκαίρι 199Χ
Latham High Gazette - Επεξεργαστής Εφημερίδων
Παιδικά και Ανώτερα Χρόνια Γυμνασίου
Εκπαίδευση
ABC College, Albany, Νέα Υόρκη
Bachelor of Arts
Σημαντικό: Διοίκηση Επιχειρήσεων
Δεξιότητες
- Εξαιρετικές δεξιότητες MS Office.
- Εξαιρετικές δεξιότητες γραμματικής.
- Απολαύστε την απάντηση κλήσεων σε τηλέφωνα πολλαπλών γραμμών.
- Άνετη χρήση ποικιλίας εξοπλισμού γραφείου.
- Δυνατότητα διατήρησης ενός οργανωμένου και τακτοποιημένου χώρου εργασίας.
- Ισχυρές δεξιότητες εξυπηρέτησης πελατών.
Συμβουλές για τη σύνταξη του βιογραφικού σας
Κατά τη σύνταξη του βιογραφικού σας μην ξεχάσετε να αναφέρετε όλες τις σχετικές δεξιότητές σας, έχοντας κατά νου το είδος του γραφείου στο οποίο εργάζεστε. Γράψτε το βιογραφικό σας για τη δουλειά για την οποία υποβάλλετε αίτηση.
Για παράδειγμα, εάν υποβάλετε αίτηση για θέση σε ιατρικό γραφείο, φροντίστε να επισημάνετε τις ικανότητές σας που θα χρησιμοποιηθούν σε αυτό το είδος ρύθμισης, όπως η εξυπηρέτηση πελατών, οι τηλεφωνικές δεξιότητες ή οι ικανότητες κατάθεσης που έχετε. Δείτε πώς μπορείτε να αντιστοιχίσετε τις ικανότητές σας με μια περιγραφή εργασίας .