Ποιες ιατρικές πληροφορίες τοποθετούνται στα ιατρικά αρχεία υπαλλήλων;

Οι ιατρικές πληροφορίες των εργαζομένων δεν βρίσκονται ποτέ σε αρχείο προσωπικού προσωπικού

Ο ιατρικός φάκελος των υπαλλήλων είναι ο χώρος αποθήκευσης για όλα όσα σχετίζονται με την υγεία, τα οφέλη για την υγεία, την άδεια για την υγεία των εργαζομένων και την επιλογή των παροχών και την κάλυψη του υπαλλήλου. Ο εργοδότης τηρεί ιατρικό φάκελο ξεχωριστά για κάθε εργαζόμενο. Το περιεχόμενο αυτών των αρχείων δεν συγχέεται ποτέ με κανένα άλλο αρχείο υπαλλήλων, όπως το αρχείο προσωπικού.

Επειδή το ιατρικό αρχείο περιέχει ευαίσθητες και εμπιστευτικές πληροφορίες, πρέπει να διαμένει σε ασφαλή, κλειδωμένη, απρόσιτη τοποθεσία.

Το γραφείο αρχειοθέτησης που φιλοξενεί ιατρικά αρχεία υπαλλήλων θα πρέπει επίσης να κλειδώνει και το προσωπικό του ανθρώπινου δυναμικού θα πρέπει να έχει τα μόνο κλειδιά. Η πρόσβαση στα ιατρικά αρχεία των εργαζομένων περιορίζεται αποκλειστικά στο προσωπικό του ανθρώπινου δυναμικού.

Ο Νόμος περί Φορητότητας και Υπευθυνότητας Ασφάλισης Υγείας του 1996 (HIPAA) απαιτεί από τους εργοδότες να προστατεύουν τα ιατρικά αρχεία των εργαζομένων ως εμπιστευτικά. τα ιατρικά αρχεία πρέπει να αποθηκεύονται ξεχωριστά και εκτός από άλλα επαγγελματικά αρχεία. Μην αποθηκεύετε ποτέ ιατρικά αρχεία υπαλλήλων στο αρχείο γενικού προσωπικού του υπαλλήλου.

Λόγω της εμπιστευτικότητας των πληροφοριών, τα αρχεία πρέπει να απομονώνονται από αρχεία που μπορούν να έχουν πρόσβαση οι υπάλληλοι όπως οι εποπτικοί ή οι διαχειριστές. (Στην πραγματικότητα, αυτό συνιστάται και για τα αρχεία προσωπικού γενικότερα - δίνετε μόνο πρόσβαση στο προσωπικό του ανθρώπινου δυναμικού.)

Περιεχόμενο του ιατρικού φακέλου των εργαζομένων

Αυτοί είναι οι τύποι των στοιχείων που πρέπει να αποθηκεύονται με ασφάλεια στον ιατρικό φάκελο του υπαλλήλου. Σε περίπτωση αμφιβολίας, σκεφτείτε από την πλευρά της προστασίας των ιατρικά συναφών πληροφοριών των υπαλλήλων σας.

• Αιτήσεις και έντυπα ασφάλισης υγείας
• Αιτήσεις και έντυπα ασφάλισης ζωής
• Καθορισμένες πληροφορίες για τους δικαιούχους
• Αιτήσεις για οποιεσδήποτε άλλες παροχές σε εργαζόμενους που ενδέχεται να απαιτούν ιατρικές πληροφορίες, όπως ασφάλιση οραμάτων
• Αιτήματα για καταβληθέντα ή μη καταβληθέντα ιατρικά φύλλα απουσίας
• Οικογενειακές ιατρικές και αδειοδοτικές πράξεις (FMLA) και σχετικές εφαρμογές και γραφειοκρατία

• Υπογραφεί από ιατρό γραφειοκρατία FMLA
• Τεκμηρίωση για τις ασθένειες ενός μέλους της οικογένειας ή ενός παιδιού για το οποίο υποβάλλετε αίτηση για FMLA χρόνο για να παρέχετε συνεχή φροντίδα
• Ιατρικά έγγραφα σχετικά με τις άδειες για τους υπαλλήλους που δεν είναι επιλέξιμοι για εργασία χωρίς άδεια από την FMLA
• Ιατρικές εξετάσεις, σημειώσεις, αλληλογραφία και συστάσεις
• Ιατρικές εξηγήσεις για απουσία ή καθυστέρηση από γιατρό
• Περιορισμοί ιατρικής εργασίας με τεκμηρίωση από τον συνιστώμενο γιατρό
• Αναφορές ατυχημάτων και τραυματισμών, συμπεριλαμβανομένων των εγγράφων που απαιτούνται από την OSHA
• Αναφορές αποζημίωσης των εργαζομένων για τραυματισμό ή ασθένεια
• Κάθε άλλη μορφή ή έγγραφο που περιέχει ιδιωτικές ιατρικές πληροφορίες σχετικά με έναν υπάλληλο.

Εάν διατηρήσετε αυτά τα αρχεία 100 τοις εκατό εμπιστευτικά, οι υπάλληλοί σας θα σας εμπιστευτούν και θα υποστηρίξετε το πνεύμα και τη σημασία του νόμου.

Αποποίηση ευθυνών: Σημειώστε ότι οι πληροφορίες που παρέχονται, ενώ είναι έγκυρες, δεν είναι εγγυημένες για ακρίβεια και νομιμότητα. Ο ιστότοπος διαβάζεται από παγκόσμιο ακροατήριο και οι νόμοι και οι κανονισμοί για την απασχόληση διαφέρουν από κράτος σε κράτος και χώρα σε χώρα. Ζητήστε νομική βοήθεια ή βοήθεια από κρατικούς, ομοσπονδιακούς ή διεθνείς κυβερνητικούς πόρους για να βεβαιωθείτε ότι η νομική σας ερμηνεία και οι αποφάσεις σας είναι σωστές για την τοποθεσία σας. Αυτές οι πληροφορίες είναι για καθοδήγηση, ιδέες και βοήθεια.