Πώς να γράψετε ένα RFP

Δημιουργήστε ένα RFP που θα έχει αποτελέσματα

Αίτηση υποβολής προτάσεων

, που μερικές φορές ονομάζεται RFP ή RFQ για την "αίτηση για προσφορά", είναι ένα έγγραφο που εκδίδει μια εταιρεία όταν θέλει να αγοράσει ένα προϊόν και θέλει να κάνει τις προδιαγραφές της διαθέσιμες στο κοινό. Αυτό συμβαίνει συνήθως όταν αρκετές εταιρείες θα υποβάλουν προσφορά για το έργο ή την εργασία και προσκαλούν πιο ανταγωνιστικές τιμές. Αλλά η προσπάθειά σας θα μπορούσε να προκαλέσει προσφορές που είναι σπατάλη του χρόνου σας ή, χειρότερα, καμία προσφορά, αν δεν προετοιμάσετε σωστά το RFP.

Εδώ είναι πώς να το κάνουμε για την καλύτερη επιτυχία.

Δυσκολία: Μέσος όρος

Χρόνος που απαιτείται: Συχνά διαρκεί αρκετές ημέρες

Εδώ είναι πώς:

1. Κάντε την εργασία σας: Καταλάβετε τι χρειάζεστε, τι θέλετε και τι είναι δυνατό πριν αρχίσετε να γράφετε το RFP σας. Μην εκδίδετε ένα RFP για ένα μηχάνημα που μπορεί να παράγει 1.500 widgets ανά ώρα, αν δεν έχετε πουλήσει ποτέ περισσότερο από 25 το μήνα. Δεν έχει νόημα η έκδοση ενός RFP για ένα πετώντας αυτοκίνητο όταν ένας αγγελιοφόρος μπορεί να περάσει από την κυκλοφορία εξίσου γρήγορα σε ένα ποδήλατο.
2. Διαχωρισμός μεταξύ των αναγκών και των επιθυμιών σας: Εάν θέλετε να αγοράσετε μια εφαρμογή που μπορεί να μεταδίδει εικόνες μεταξύ της έδρας και των φορτηγών σας στην τοποθεσία εργασίας, μπορείτε να ορίσετε τον αριθμό των εικόνων που χρειάζεστε ανά δευτερόλεπτο, το μέγιστο μέγεθος των εικόνων που χρειάζεστε και την απαραίτητη ανάλυση. Σίγουρα, θα ήταν ωραίο να έχουμε τις εικόνες αυτές σε χρώμα, αλλά αυτό είναι πραγματικά απαραίτητο; Αν χρειάζεστε πραγματικά κάποια συγκεκριμένα, χρησιμοποιήστε λέξεις όπως "θα", "θα", και "πρέπει". Αυτό δείχνει ότι αυτές είναι οι απαιτήσεις. Οι προδιαγραφές που είναι απλά "θέλουν" πρέπει να προσδιορίζονται με λέξεις όπως "μπορεί", "μπορεί" και "προαιρετικό".

1. Αποφασίστε τι θα φανεί ο νικητής : Οι προτάσεις που θα λάβετε ως απάντηση στο RFP σας θα διαφέρουν. Κάθε εταιρεία που ανταποκρίνεται θα έχει διαφορετικά πλεονεκτήματα και αδυναμίες. Ορισμένοι θα επικεντρωθούν στο χαμηλότερο κόστος. Άλλοι θα επιδιώξουν την καλύτερη ποιότητα . Ακόμα, άλλοι θα προσφέρουν ένα πλήρες σύνολο χαρακτηριστικών. Αποφασίστε μπροστά αυτό που ψάχνετε - το χαμηλότερο κόστος, την ταχύτερη παράδοση ή κάποιο συνδυασμό των δύο.

1. Οργανώστε το έγγραφο : Οτιδήποτε γράφετε για επαγγελματικούς σκοπούς θα πρέπει να δοθεί μεγάλη σκέψη και θα πρέπει να οργανωθεί. Ένα περίγραμμα είναι ένα καλό μέρος για να ξεκινήσετε. Τουλάχιστον, θα χρειαστεί τμήματα για εισαγωγή, απαιτήσεις, κριτήρια επιλογής, χρονοδιαγράμματα και διαδικασία. Πολλά από αυτά τα τμήματα θα έχουν υποτομές.
2. Γράψτε την εισαγωγή : Εδώ θα εξηγήσετε στους πιθανούς υποψηφίους τους λόγους για τους οποίους δημοσιεύετε το RFP και τι θέλετε να πετύχετε. Η εισαγωγή μπορεί επίσης να περιλαμβάνει σύνοψη των βασικών σημείων από τα άλλα τμήματα, συμπεριλαμβανομένης της ημερομηνίας λήξης. Η εισαγωγή ενός RFP για ένα σύστημα μετάδοσης εικόνων μπορεί να διαβάσει κάτι τέτοιο: "Η εταιρεία XYZ ζητά προτάσεις για ένα εξαιρετικά αξιόπιστο και εύχρηστο σύστημα ικανό να μεταδίδει εικόνες από το κεντρικό γραφείο σε φορτηγά οπουδήποτε στη μητροπολιτική περιοχή. πρέπει να παραληφθεί μέχρι τη Δευτέρα, 5 Μαρτίου 2007, στις 8:00 PST. "
3. Εξηγήστε τις απαιτήσεις : Αυτό το τμήμα είναι ένα από τα πιο σημαντικά και συνήθως παίρνει τον περισσότερο χρόνο. Θα πρέπει να καθορίσετε το μέγεθος και τη σαφήνεια των εικόνων που πρόκειται να μεταδοθούν και την απαραίτητη ταχύτητα. Να είστε συγκεκριμένοι, αλλά μην πείτε στους πλειοδότες πώς θέλετε να ολοκληρωθεί η δουλειά εκτός αν αυτό είναι απαραίτητο. Ίσως θελήσετε να σπάσετε αυτό το μέρος επάνω σε υποτομές ανά σύστημα. Για παράδειγμα: α) μέγεθος και ποιότητα εικόνας b) μετάδοση (η οποία θα μπορούσε να περιλαμβάνει τόσο την επιθυμητή ταχύτητα όσο και τυχόν απαιτήσεις που καθιστούν ασφαλή τη μετάδοση) και γ) επιθυμητές επιλογές (όπου μπορείτε να ορίσετε χρώμα ως επιθυμητή επιλογή).

1. Κριτήρια επιλογής : Εδώ πείτε στους υποψηφίους πώς θα επιλέξετε τη νίκη. Μπορείτε να αποκαλύψετε όσα ή όσο θέλετε. Είναι καλή ιδέα να συμπεριλάβετε μια πρόταση όπως "Ο νικητής, εάν υπάρχει, θα επιλεγεί αποκλειστικά με την κρίση της εταιρείας XYZ". Ορισμένα RFPs της κυβέρνησης είναι πολύ συγκεκριμένα σχετικά με τα κριτήρια επιλογής, αλλά τα περισσότερα εμπορικά RFPs είναι λιγότερο ακριβή. Ίσως θελήσετε να δημιουργήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο που θα διανέμει κάθε προσφορά ένα συγκεκριμένο εύρος βαθμών σε κάθε κατηγορία και, στη συνέχεια, θα πρέπει μια ομάδα να επιλέξει την "καλύτερη" προσφορά από αυτές με τις τρεις πρώτες βαθμολογίες.
2. Χρονοδιαγράμματα : Αυτή η ενότητα αναφέρει σε εταιρείες που θέλουν να υποβάλουν προσφορά στο RFP σας πόσο γρήγορα πρέπει να ενεργήσουν και πόσο χρονικό διάστημα αναμένεται να λάβει η διαδικασία. Να είστε εύλογος όταν καθορίζετε τις προθεσμίες σας. Μην ζητάτε προτάσεις για σύνθετα συστήματα και στη συνέχεια δώστε στους υποψήφιους λίγες μόνο ημέρες να απαντήσουν. Δώστε περισσότερο χρόνο για να προετοιμάσετε μια προσφορά εάν το RFP σας είναι μεγάλο, εάν η επιθυμητή σας αγορά είναι περίπλοκη ή εάν χρειάζεστε μια πιο λεπτομερή απάντηση. Αυτό είναι όπου μπορείτε να πείτε στους πλειοδότες πόσο καιρό θα λάβει η διαδικασία αξιολόγησης, πότε θα ενημερωθούν εάν ήταν επιτυχείς και πότε θα πρέπει να παραδοθούν.

1. Διαδικασία: Χρησιμοποιήστε αυτήν την ενότητα για να εξηγήσετε πώς θα λειτουργήσει η διαδικασία, από την αποστολή του RFP στην ανάθεση της σύμβασης και την έναρξη των εργασιών. Αυτή η ενότητα μπορεί να λέει ότι "Οι προσφορές λήγουν την ημερομηνία που καθορίστηκε στο Βήμα 8 παραπάνω. Όλες οι προσφορές θα ελεγχθούν για να βεβαιωθείτε ότι πληρούν όλες τις απαιτήσεις και ότι ανταποκρίνονται στις προσδοκίες σας. επιθυμείτε) και οι τρεις πρώτες προσφορές θα αξιολογηθούν από την ομάδα προτάσεων για την επιλογή του νικητή του διαγωνισμού και ενός αναπληρωτή. Οι διαπραγματεύσεις με τον νικητή θα αναμένεται να κατακυρωθούν εντός δύο εβδομάδων.
2. Αποφασίστε πώς να στείλετε το RFP : Τα περισσότερα RFPs αποστέλλονται ταχυδρομικά, αλλά δεν χρειάζεται να είναι. Μπορείτε να στείλετε ένα RFP μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μπορείτε να το δημοσιεύσετε στην ιστοσελίδα της εταιρείας σας. Απλά φροντίστε να καθορίσετε το όνομα ή τον αριθμό που θα πρέπει να χρησιμοποιήσουν οι υποψήφιοι για να προσδιορίσουν το RFP στο οποίο ανταποκρίνονται.
3. Αποφασίστε ποιος θα λάβει το RFP: Μπορεί να έχετε ήδη εντοπίσει τους προμηθευτές από τους οποίους θέλετε να αγοράσετε. Η εταιρεία σας μπορεί να έχει ακόμη και κατάλογο αποδεκτών προμηθευτών. Αν όχι, μπορείτε να βρείτε πιθανούς προμηθευτές μέσω του επαγγελματικού δικτύου σας , αναζητώντας στο διαδίκτυο ή ζητώντας αξιόπιστους προμηθευτές άλλων υλικών για τις συστάσεις τους. Μην περιορίζετε τη λίστα σας για το ποιος λαμβάνει το RFP σας μόνο σε "μεγάλες" εταιρείες ή "εγκατεστημένους" πωλητές. Μπορεί να βρείτε καλύτερες ιδέες και ακόμη καλύτερη τιμολόγηση από μικρότερους πωλητές οι οποίοι συχνά ενδιαφέρονται περισσότερο να κερδίσουν την επιχείρησή σας.
4. Αποστολή του RFP.