Ανάλογα με την εργασία για την οποία υποβάλετε αίτηση, ίσως χρειαστεί να στείλετε με email το βιογραφικό σας σημείωμα και τη συνοδευτική επιστολή στο διαχειριστή μίσθωσης. Οι επαφές δικτύωσης που βοηθούν την αναζήτηση εργασίας σας μπορεί επίσης να σας ζητήσουν να στείλετε με email τα υλικά της αίτησής σας, ώστε να μπορούν να τα εξετάσουν και να μοιραστούν το βιογραφικό σας με μελλοντικούς εργοδότες.
01 Ακολουθήστε τις οδηγίες του εργοδότη
Όταν υποβάλλετε αίτηση για εργασία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ο εργοδότης μπορεί να σας ζητήσει να στείλετε το βιογραφικό σας σημείωμα και τη συνοδευτική επιστολή ως συνημμένο σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Είναι σημαντικό να στέλνετε σωστά τα συνημμένα σας, να συμπεριλάβετε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε, ώστε να διαβαστεί το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και να ενημερώσετε τον παραλήπτη πώς μπορούν να επικοινωνήσουν μαζί σας για να προγραμματίσετε μια συνέντευξη.
02 Πώς να αποθηκεύσετε μια συνοδευτική επιστολή και να συνεχίσετε
Όταν στέλνετε συνοδευτικό επιστολή και συνεχίζετε τα συνημμένα, το πρώτο βήμα είναι να αποθηκεύσετε το βιογραφικό σας ως έγγραφο PDF ή Word . Με αυτόν τον τρόπο ο δέκτης θα πάρει ένα αντίγραφο του βιογραφικού σημειώματος στην αρχική μορφή. Μπορείτε είτε να αποθηκεύσετε το συνοδευτικό σας γράμμα σε μορφή εγγράφου είτε να το γράψετε απευθείας στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Εάν διαθέτετε λογισμικό επεξεργασίας κειμένου διαφορετικό από το Microsoft Word, αποθηκεύστε το βιογραφικό σας ως έγγραφο Word (.doc ή .docx). Το αρχείο, Save As, πρέπει να είναι μια επιλογή στο πρόγραμμά σας.
Ανάλογα με το λογισμικό επεξεργασίας κειμένου, μπορεί να έχετε τη δυνατότητα Αρχείο, Εκτύπωση σε PDF, για να αποθηκεύσετε τα έγγραφά σας ως PDF. Εάν όχι, υπάρχουν δωρεάν προγράμματα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τη μετατροπή ενός αρχείου σε ένα PDF.
Ένα αρχείο PDF διατηρεί τη μορφή του βιογραφικού σας και της επιστολής σας, οπότε ο παραλήπτης θα τα δει καθώς τα γράφετε όταν ανοίγουν τα αρχεία που στέλνετε.
Χρησιμοποιήστε το όνομά σας ως όνομα αρχείου , οπότε ο εργοδότης γνωρίζει το βιογραφικό του και τη συνοδευτική επιστολή του, δηλαδή janedoeresume.doc και janedoecoverletter.doc.
03 Πώς να συμπεριλάβετε μια γραμμή θέματος σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Η γραμμή θέματος είναι ένα από τα πιο σημαντικά μέρη των μηνυμάτων email που στέλνετε για να υποβάλλετε αίτηση για εργασία. Αν δεν συμπεριλάβετε ένα, το μήνυμά σας μπορεί να μην ανοίξει καν.
Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας πρέπει να περιλαμβάνει μια γραμμή θέματος και θα πρέπει να εξηγεί στον αναγνώστη ποιος είστε και για ποια εργασία υποβάλλετε αίτηση. Να είστε συγκεκριμένοι, έτσι ώστε ο παραλήπτης να γνωρίζει τι λαμβάνει. Οι εργοδότες συχνά προσλαμβάνουν για πολλές θέσεις ταυτόχρονα, ώστε να συμπεριλάβετε και το όνομά σας και τον τίτλο εργασίας.
Προσθέστε ένα θέμα στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πριν αρχίσετε να το γράφετε. Με αυτόν τον τρόπο, δεν θα ξεχάσετε να το συμπεριλάβετε αργότερα.
Εδώ είναι τι να γράψετε:
Θέμα: Το όνομά σας - Τίτλος εργασίας
04 Πώς να γράψετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να στείλετε με την συνοδευτική επιστολή σας και να συνεχίσετε
Μόλις αποθηκεύσετε το βιογραφικό σας και τη συνοδευτική επιστολή και είστε έτοιμοι να στείλετε, το επόμενο βήμα είναι να γράψετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα στείλει μαζί με τα έγγραφά σας.
Αρχικά, ανοίξτε το λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Μήνυμα στο επάνω αριστερό μέρος της οθόνης ή κάντε κλικ στο Αρχείο, Νέα, Μήνυμα.
Μπορείτε να πληκτρολογήσετε το συνοδευτικό σας γράμμα απευθείας στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου , να αντιγράψετε και να επικολλήσετε ένα έγγραφο επεξεργασίας κειμένου ή εάν η εταιρεία ζητήσει συνημμένο, να στείλετε τη συνοδευτική επιστολή σας και να συνεχίσετε με το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επομένως, οι επιλογές σας είναι να στείλετε συνημμένο επιστολή συνοδευτικής επιστολής ή να χρησιμοποιήσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως συνοδευτική επιστολή σας.
Αν επισυνάπτετε μια συνοδευτική επιστολή, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας μπορεί να είναι σύντομο. Απλά δηλώστε ότι επισυνάπτεται το βιογραφικό σας και το συνοδευτικό σας γράμμα. Προσφέρετε επιπλέον πληροφορίες και αφήστε τον αναγνώστη να μάθει πώς μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί του.
Αν γράφετε μια συνοδευτική επιστολή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ελέγξτε αυτές τις συμβουλές μορφοποίησης πριν την στείλετε.
Επίσης, φροντίστε να ακολουθήσετε τις οδηγίες στην αποστολή θέσεων εργασίας για τον τρόπο υποβολής της αίτησής σας όταν στέλνετε το συνοδευτικό σας γράμμα και να συνεχίσετε ή μπορεί να μην ληφθεί υπόψη η αίτησή σας.
05 Προσθήκη υπογραφής σε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Είναι σημαντικό να συμπεριλάβετε μια υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με όλα τα στοιχεία επικοινωνίας σας, οπότε είναι εύκολο για τους διαχειριστές και τους υπεύθυνους πρόσληψης να έρχονται σε επαφή μαζί σας. Συμπεριλάβετε το πλήρες όνομά σας, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και τον αριθμό τηλεφώνου σας στην υπογραφή σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οπότε ο διαχειριστής προσλήψεων μπορεί να δει με μια ματιά πώς να επικοινωνήσει μαζί σας.
Αν έχετε ένα προφίλ LinkedIn , συμπεριλάβετε την υπογραφή σας. Κάνετε το ίδιο με οποιονδήποτε άλλο λογαριασμό κοινωνικών μέσων που χρησιμοποιείτε για επαγγελματικούς και επαγγελματικούς σκοπούς.
Για να προσθέσετε την υπογραφή σας στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, κάντε κλικ στο Αρχείο, Εισαγωγή, Υπογραφή εάν έχετε αποθηκευμένη υπογραφή που χρησιμοποιείτε για αναζήτηση εργασίας. Αν δεν έχετε δημιουργήσει μια υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πληκτρολογήστε τα στοιχεία επικοινωνίας (όνομα, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τηλέφωνο, LinkedIn) στο κάτω μέρος του μηνύματός σας.
06 Πώς να επισυνάψετε ένα βιογραφικό σημείωμα και μια συνοδευτική επιστολή σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Αφού το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας είναι έτοιμο για αποστολή, θα πρέπει να επισυνάψετε το βιογραφικό σας σημείωμα και το συνοδευτικό σας γράμμα στο μήνυμά σας. Κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή, επισύναψη αρχείου. Ο πελάτης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας θα εμφανίσει μια λίστα αρχείων στον προεπιλεγμένο φάκελο αρχείων του υπολογιστή σας.
Αν το βιογραφικό σας σημείωμα και το συνοδευτικό σας γράμμα είναι αποθηκευμένα σε διαφορετικό φάκελο, κάντε κλικ στον κατάλληλο φάκελο.
Κάντε κλικ για να επιλέξετε το αρχείο που θέλετε να προσθέσετε στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και στη συνέχεια κάντε κλικ στο Εισαγωγή για να επισυνάψετε το έγγραφο στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Αφιερώστε λίγο χρόνο για να διορθώσετε προσεκτικά το μήνυμα προτού το στείλετε.
Πριν κάνετε κλικ στο κουμπί Αποστολή, στείλτε το μήνυμα στον εαυτό σας για να βεβαιωθείτε ότι όλα τα συνημμένα έρχονται και το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας είναι τέλειο.
Στείλτε ένα αντίγραφο του μηνύματος στον εαυτό σας, καθώς και στην εταιρεία, ώστε να έχετε ένα αντίγραφο για τα αρχεία σας. Προσθέστε τον εαυτό σας ως Bcc (blind carbon copy) κάνοντας κλικ στο Bcc ... και προσθέτοντας τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή, και η συνοδευτική επιστολή σας και το βιογραφικό σας σημείωμα θα είναι στο δρόμο προς τον εργοδότη.