Όταν δεν έχεις τίποτα θετικό να πεις
Είναι στην πραγματικότητα προς το συμφέρον του ατόμου για εσάς να παραβλέψετε ευγενικά τη σύνταξη μιας επιστολής αναφοράς, αν δεν μπορείτε να δώσετε κάτι περισσότερο από μια ευσεβή υποστήριξη.
Μια λιγότερο από θετική αναφορά μπορεί να προκαλέσει την ίδια βλάβη με αρνητική αναφορά. Οι εργοδότες είναι συνήθως ικανοί να διαβάζουν μεταξύ των γραμμών και θα αναλάβουν αυτό που δεν λέτε.
Αν απορρίπτετε, το άτομο μπορεί να μεταβεί σε μια άλλη αναφορά που μπορεί να είναι σε θέση να παρέχει μια λαμπερή σύσταση. Μια απλή διέξοδος είναι να πείτε ότι δεν είστε αρκετά εξοικειωμένοι με το έργο ή το ιστορικό τους για να δώσετε μια αναφορά. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να ελαχιστοποιήσετε τυχόν δυνητικά συναισθήματα τραυματισμού. Δείτε πώς μπορείτε να απορρίψετε αίτημα αναφοράς .
Αίτηση πληροφοριών
Αν είστε ενθουσιασμένοι που πρέπει να σας ρωτήσω, αλλά δεν είστε σίγουροι τι να πείτε, ρωτήστε το άτομο για ένα αντίγραφο του βιογραφικού τους και μια λίστα με τα επιτεύγματα. Αυτό θα σας δώσει οδηγίες που θα χρησιμοποιείτε κατά τη σύνταξη μιας επιστολής.
Αν γράφετε μια συστατική επιστολή για έναν φοιτητή που κάνει αίτηση για δουλειά ή πρακτική άσκηση, μπορείτε επίσης να ζητήσετε μια λίστα με τα σχετικά μαθήματα.
Ζητήστε πληροφορίες σχετικά με το τι είναι η σύσταση. Εάν πρόκειται για μια συγκεκριμένη εργασία, ζητήστε την καταχώριση εργασίας. Εάν πρόκειται για ένα σχολείο, ρωτήστε για το είδος του προγράμματος για το οποίο υποβάλλετε αίτηση.
Αυτό θα σας βοηθήσει να εστιάσετε την επιστολή σας στις δεξιότητες και τις ιδιότητες που σχετίζονται με τη θέση ή το σχολείο.
Επίσης, φροντίστε να ρωτήσετε το άτομο στο οποίο πρέπει να υποβάλετε την επιστολή και πώς να το στείλετε. Ορισμένα γράμματα πρέπει να αποστέλλονται σε έντυπη μορφή και άλλα αποστέλλονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οπότε είναι σημαντικό να ακολουθείτε προσεκτικά τις οδηγίες.
Ξεκινήστε με τα Βασικά
Ξεκινήστε αναφέροντας πόσο καιρό γνωρίζετε το άτομο. Αναφέρετε συνοπτικά λεπτομέρειες σχετικά με το πώς γνωρίζετε το άτομο (για παράδειγμα, εάν το άτομο εργάστηκε για εσάς, αν είστε γείτονες αν το άτομο ήταν φοιτητής σας κ.λπ.). Επίσης, συμπεριλάβετε οποιεσδήποτε σχετικές ημερομηνίες - εάν ήταν υπάλληλος, συμπεριλάβετε ημερομηνίες απασχόλησης. Αν ήταν φοιτητής, δηλώστε πότε.
Συμπεριλάβετε λεπτομέρειες
Συνεχίστε με την περιγραφή των δεξιοτήτων και των επιδόσεων του ατόμου και τι τους κάνει ιδανικό υποψήφιο για έναν πιθανό νέο εργοδότη. Συμπεριλάβετε δύο ή τρία εκκρεμή χαρακτηριστικά και προσπαθήστε να δώσετε ένα παράδειγμα χρόνου που το άτομο εμφανίζει αυτά τα χαρακτηριστικά.
Προσπαθήστε να επιλέξετε τα χαρακτηριστικά που συνδέονται με τη θέση για την οποία υποβάλλει αίτηση. Αν είναι δυνατόν, κοιτάξτε τον κατάλογο εργασίας μπροστά από το χρόνο ή ρωτήστε το άτομο τι είδους δουλειά υποβάλλει. Ελέγξτε την περιγραφή της εργασίας (ή αναζητήστε ηλεκτρονικά τις λίστες εργασίας για τον τύπο εργασίας που υποβάλλει το άτομο για το οποίο υποβάλλετε αίτηση).
Αναζητήστε ποιότητες που περιλαμβάνονται στην περιγραφή εργασίας που σας υπενθυμίζουν το άτομο για το οποίο γράφετε τη σύσταση. Τέλος, συνοψίζοντας γιατί συστήνετε αυτό το άτομο για απασχόληση.
Προσφορά να ακολουθήσει
Στο τέλος της επιστολής, μπορεί επίσης να θέλετε να δώσετε έναν αριθμό τηλεφώνου ή μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Με αυτόν τον τρόπο, οι εργοδότες μπορούν να παρακολουθήσουν εάν έχουν ερωτήσεις ή θέλουν περισσότερες πληροφορίες.
Ακολουθεί μια λίστα με τις πληροφορίες που πρέπει να συμπεριληφθούν σε μια επιστολή συστάσεων και ένα πρότυπο επιστολής συστάσεως που θα χρησιμοποιηθεί για να ξεκινήσει η δική σας επιστολή.
Να είστε επαγγελματίας
Βεβαιωθείτε ότι έχετε διαβάσει και επισκευάσει προσεκτικά την επιστολή σας πριν την αποστείλετε, αναζητώντας οποιαδήποτε γραμματική ή ορθογραφικά σφάλματα. Σκεφθείτε να ζητήσετε από ένα φίλο ή μέλος της οικογένειας να επεξεργαστεί την επιστολή σας για εσάς. Γράψτε την επιστολή σας με τη σωστή μορφή επιστολών επιχειρήσεων . Επιλέξτε μια σαφή, ευανάγνωστη γραμματοσειρά όπως Times New Roman ή Arial.
Ακολουθώ οδηγίες
Υποβάλετε την επιστολή σας ακριβώς όπως σας ζητά το άτομο. Εάν δεν σας λένε πώς να στείλετε το γράμμα (ή σε ποιον να στείλετε το γράμμα), ρωτήστε.