Πώς οι εργαζόμενοι πληρώνονται πίσω όταν δαπανούν χρήματα για τις επιχειρήσεις;
Τα έξοδα ταξιδίου περιλαμβάνουν καταλύματα, πτήσεις, μεταφορές εδάφους, συμβουλές για καπετάνιο, γεύματα και άλλα παρεπόμενα έξοδα που μπορεί να έχει ένας εργαζόμενος ενώ βρίσκεστε στο δρόμο.
Τα λοιπά επιχειρηματικά έξοδα μπορεί να περιλαμβάνουν στοιχεία όπως λήψη πελατών ή υποψήφιων εργαζομένων για μεσημεριανό γεύμα, αγορά βιβλίων ή άλλου εκπαιδευτικού υλικού που καλύπτει ο εργοδότης ή έξοδα οδήγησης για την ανακύκλωση της εταιρικής περιουσίας.
Τα είδη των δαπανών που ένας οργανισμός θα αποζημιώσει βρίσκονται στα επαγγελματικά ταξίδια, την ψυχαγωγία και τις γενικές ασφαλιστικές δαπάνες της εταιρείας στο εγχειρίδιο των εργαζομένων . Γνωρίστε τις πολιτικές της επιχείρησής σας, επειδή ο εργοδότης σας μπορεί να καλύψει εξίσου ποικίλες δαπάνες όπως το στεγνό καθάρισμα και η συμμετοχή στο γυμναστήριο σε εκτεταμένα ταξίδια.
Η ψυχαγωγία των πελατών σε επαγγελματικά ταξίδια είναι ένα άλλο επιστρεπτέο έξοδο, αλλά γνωρίζετε τις πολιτικές της εταιρείας σας ώστε να μην υπερβαίνετε τα όρια δαπανών. Θέλετε να δείξετε φιλοξενία και ευγένεια χωρίς να υπερβείτε τον προϋπολογισμό του εργοδότη σας για τέτοιες δαπάνες.
Οι δημοφιλείς είναι τώρα εταιρικές πιστωτικές κάρτες που ανατίθενται σε άτομα που είναι ανώτεροι υπάλληλοι και σε άλλους εργαζόμενους που συχνά ταξιδεύουν για επαγγελματικούς σκοπούς.
Αντί να πληρώνουν για έξοδα με τα δικά τους χρήματα, οι υπάλληλοι χρεώνουν όλα εκτός από παρεπόμενα και συμβουλές στην πιστωτική κάρτα της εταιρείας.
Αυτή είναι μια βολική προσέγγιση για την εξόφληση δαπανών για τον εργαζόμενο, καθώς οι λογαριασμοί των πιστωτικών καρτών αποδεικνύουν τα ακριβή έξοδα χωρίς ο υπάλληλος να πρέπει να αποθηκεύσει αποδείξεις και να συμπληρώσει τις εκθέσεις δαπανών ταξιδιού.
Συμπλήρωση έκθεσης αποζημίωσης εξόδων
Τόσο στην περίπτωση της χρήσης της πιστωτικής κάρτας της εταιρείας όσο και στην πληρωμή μετρητών, οι εργαζόμενοι πιθανόν θα πρέπει να συμπληρώσουν μια έκθεση αποζημίωσης δαπανών κατά την επιστροφή από το ταξίδι. Με την πιστωτική κάρτα της εταιρείας, θα πρέπει να εξηγήσουν λιγότερο από τις προφανείς χρεώσεις που εμφανίζονται στον λογαριασμό της πιστωτικής κάρτας (πολύ πιο εύκολο από το να χρειάζεται να συμπληρώσετε μια αναφορά εξόδων από την αρχή). Θα χρεώσουν επίσης την εταιρεία για τα πρόσθετα δευτερεύοντα έξοδα που κατέβαλαν με δικά τους χρήματα ή πιστωτική κάρτα.
Όταν ο εργαζόμενος πληρώνει μετρητά, θα πρέπει να καταγράψει και, περιστασιακά, να αιτιολογήσει, κάθε δαπάνη για την οποία ζητείται επιστροφή. Αυτά εξετάζονται από τη λογιστική καθώς και οι δηλώσεις της εταιρείας πιστωτικών καρτών. Μια αδικαιολόγητη δαπάνη, ή μία που αποκλείεται από την πολιτική της εταιρείας, δεν επιστρέφεται - συνεπώς, η ανάγκη να γνωρίζετε τις πολιτικές της εταιρείας σας σχετικά με τα επαγγελματικά ταξίδια.
Οι περισσότερες εταιρείες ορίζουν ημερομηνία κατά την οποία πρέπει να κατατίθενται οι εκθέσεις αποζημίωσης δαπανών για να διασφαλιστεί ότι οι εργαζόμενοι επιστρέφονται και για την ορθή λογιστική. Οι εργαζόμενοι πρέπει να ακολουθούν προσεκτικά αυτούς τους κανόνες, καθώς ορισμένοι οργανισμοί δεν επιστρέφουν δαπάνες που πραγματοποιούνται μετά την προθεσμία. Γνωρίστε τους κανόνες της εταιρείας σας.
Μια άλλη μέθοδος πληρωμής των επαγγελματικών εξόδων των εργαζομένων είναι με ημερήσια αποζημίωση .
Μια ασυνήθιστη ερώτηση ανάγνωσης που σχετίζεται με την επιστροφή εξόδων
Ένας αναγνώστης ρώτησε: "Οι εκπρόσωποί μας εκτός εμπορίου έχουν μεγάλες περιοχές (πολλαπλές πολιτείες) και ταξιδεύουν συχνά, συχνά απαιτούν διανυκτερεύσεις. Μου επεσήμανε μέσω της λογιστικής υπηρεσίας ότι ένας αντιπρόσωπος πωλήσεων είχε πάρει μαζί τους ένα κατοικίδιο σε ένα τέτοιο ταξίδι και χρεώνουν το τέλος κατοικίδιων στο ξενοδοχείο με την πιστωτική κάρτα της εταιρείας. Ισχυρίστηκε ότι το ξενοδοχείο δεν θα διαχωρίσει το ποσό και είχε προγραμματίσει να αποζημιώσει την εταιρεία.
"Είμαι ανόητος και ψάχνω για προτάσεις για το πώς να χειριστώ αυτή την κατάσταση. Τα ένστικτά μου HR μου λένε να γράψω αυτόν τον υπάλληλο για κακή χρήση των κεφαλαίων της εταιρείας αλλά παίρνω αντίσταση από τη διαχείριση πωλήσεων που θέλω να κάνω μια συγκεκριμένη πολιτική για τα κατοικίδια ζώα.
"Η χρήση της πιστωτικής κάρτας της εταιρείας μας δηλώνει σαφώς:" Αυτή η κάρτα θα χρησιμοποιηθεί μόνο για ΕΞΟΔΑ ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ.
Η προσωπική χρήση της κάρτας μπορεί να οδηγήσει σε απώλεια της κάρτας ή τερματισμό. Επιπλέον, οι αντιπρόσωποι πωλήσεων θα είναι υπεύθυνοι για μη εξουσιοδοτημένες χρεώσεις ». Έχετε γράψει για ένα τέτοιο θέμα στο παρελθόν; "
Ανταπόκριση HR: Εδώ πρέπει να εξετάσετε. Μήπως ο υπάλληλος πήγε στη λογιστική και εξήγησε το πρόβλημα ότι το ξενοδοχείο δεν ήταν σε θέση να διαχωρίσει τα τέλη κατοικιδίων ζώων; Ή, πιάστηκε από μια προσεκτική αναθεώρηση των δαπανών της στη λογιστική;
Πρώτον, είναι δύσκολο να πιστέψουμε ότι το ξενοδοχείο δεν ήταν σε θέση να διαχωρίσει τα τέλη κατοικιδίων ζώων. Δεύτερον, αν το ξενοδοχείο δεν ήταν σε θέση να διαχωρίσει το τέλος για το κατοικίδιο ζώο, πώς ξέρει τι να πληρώσει πίσω στη λογιστική;
Αν σχεδιάζει να πληρώσει για την επιβάρυνση του κατοικίδιου ζώου μόνο αν πιάστηκε και δεν προσφέρθηκε προαιρετικά να πληρώσει, δεδομένης της πολιτικής σας, αξίζει πειθαρχική δράση . Αυτό θα εξαρτηθεί επίσης από το πώς αντιμετωπίσατε παρόμοιες καταστάσεις στο παρελθόν. Έχουν οι άλλοι υπάλληλοι να επιστρέψουν την εταιρεία για διάφορες δαπάνες και δεν έλαβαν πειθαρχικά μέτρα;
Συχνά, όταν εξετάζετε μια κατάσταση, θα διαπιστώσετε ότι υπάρχει η πολιτική αφενός και πώς εφαρμόστηκε και εφαρμόστηκε από την άλλη. Δεν θέλετε να αντιμετωπίζετε αυτό το άτομο διαφορετικά από ό, τι άλλοι υπάλληλοι έχουν αντιμετωπιστεί στο παρελθόν.
Πειθαρχική δράση δεν είναι σωστή εάν άλλοι υπάλληλοι απλώς αποζημιώσουν την εταιρεία στο παρελθόν για παρόμοιες δαπάνες. Θυμηθείτε ότι δεν είμαι δικηγόρος, γι 'αυτό είναι απλώς μια γνώμη συναδέλφου του ΥΕ.
Δεν συνιστάται η πολιτική ταξιδιού των ζώων συντροφιάς, διότι αποτελεί παράδειγμα της παρέμβασης της εταιρείας στην προσωπική ζωή ενός εργαζομένου. Εάν οι εργαζόμενοι θέλουν να πληρώσουν για το κατοικίδιο ζώο τους να ταξιδέψουν μαζί τους, δεν είναι η ανησυχία της εταιρείας.
Όσο το κατοικίδιο ζώο δεν επηρεάζει το κόστος του τόπου διαμονής ή την ικανότητά του να συμμετέχει στους επαγγελματικούς σκοπούς του ταξιδιού, δεν είναι η επιχείρηση του εργοδότη. Ο εργαζόμενος θα πρέπει φυσικά να πληρώνει τις πρόσθετες αμοιβές που προκαλεί το ταξινομημένο κατοικίδιο ζώο.
Η ταξιδιωτική σας πολιτική είναι ελαφρώς συγκεχυμένη και θα μπορούσε να χρησιμοποιήσει την ενίσχυση του τμήματος σχετικά με την "ευθύνη για μη εξουσιοδοτημένες χρεώσεις" όταν η πολιτική έχει ήδη δηλώσει ότι επιτρέπονται μόνο οι δαπάνες της εταιρείας.
Περισσότερα: 10 Συμβουλές για τη μείωση του κόστους των επαγγελματικών ταξιδιών Πρέπει οι υπάλληλοι να μοιράζονται δωμάτια;
Αποποίηση ευθυνών: Σημειώστε ότι οι πληροφορίες που παρέχονται, ενώ είναι έγκυρες, δεν είναι εγγυημένες για ακρίβεια και νομιμότητα. Ο ιστότοπος διαβάζεται από παγκόσμιο ακροατήριο και οι νόμοι και οι κανονισμοί για την απασχόληση διαφέρουν από κράτος σε κράτος και χώρα σε χώρα. Ζητήστε νομική βοήθεια ή βοήθεια από κρατικούς, ομοσπονδιακούς ή διεθνείς κυβερνητικούς πόρους για να βεβαιωθείτε ότι η νομική σας ερμηνεία και οι αποφάσεις σας είναι σωστές για την τοποθεσία σας. Αυτές οι πληροφορίες είναι για καθοδήγηση, ιδέες και βοήθεια.