Η συμπλήρωση του εντύπου I-9 για κάθε εργαζόμενο είναι σοβαρή επιχείρηση - Σοβαρά
Όλοι οι εργαζόμενοι, οι πολίτες και οι μη πολίτες, που προσλαμβάνονται μετά τις 6 Νοεμβρίου 1986, πρέπει να συμπληρώσουν το τμήμα 1 του εντύπου I-9 κατά τη στιγμή της μίσθωσης.
Ο εργοδότης είναι υπεύθυνος για την έγκαιρη και σωστή συμπλήρωση του τμήματος 1 του εντύπου I-9 από τον εργαζόμενο.
Ο εργοδότης πρέπει να ελέγξει την επαλήθευση της απασχόλησης και να διασφαλίσει ότι τα τμήματα 2 και 3 του εντύπου I-9 συμπληρώνονται επίσης σωστά. Οι εργοδότες οφείλουν να συμπληρώσουν το τμήμα 2 του εντύπου I-9, εξετάζοντας αποδεικτικά στοιχεία από πρώτο χέρι (μόνο πρωτότυπα και μη ληξιπρόθεσμα έγγραφα) για την αναγνώριση της ταυτότητας και της απασχόλησης εντός τριών (3) εργάσιμων ημερών από την ημερομηνία έναρξης της απασχόλησης.
Ο υπάλληλος πρέπει να είναι παρών και τα πρωτότυπα του έγγραφα πρέπει να επανεξετάζονται προσωπικά. Ο υπάλληλος που ελέγχει τα πρωτότυπα έγγραφα πρέπει να υπογράψει το τμήμα 2 του I-9.
Η φόρμα επιβεβαιώνει ότι έχετε ελέγξει δύο εγκεκριμένες μορφές αναγνώρισης που αποδεικνύουν ότι ο εργαζόμενος έχει νόμιμη εξουσιοδότηση να εργάζεται στις Ηνωμένες Πολιτείες.
Οι εργοδότες ή ο εξουσιοδοτημένος αντιπρόσωπός τους πρέπει να συμπληρώσουν το τμήμα 3 όταν επαληθεύουν ότι ένας υπάλληλος είναι επιλέξιμος να εργαστεί στις ΗΠΑ.
Κατά την επαναπροώθηση ενός υπαλλήλου εντός τριών ετών από την ημερομηνία ολοκλήρωσης του I-9, οι εργοδότες έχουν τη δυνατότητα να συμπληρώσουν ένα νέο έντυπο I-9 ή να συμπληρώσουν το τμήμα 3.
Περιοδικά, πρέπει να ελέγξετε τα έντυπα I-9 για να βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπληρωμένη φόρμα για κάθε υπάλληλο. Θα πρέπει να ελέγξετε την ακρίβεια και την πληρότητα και να αποθηκεύσετε τα στοιχεία του ελέγχου και της τυχόν εκπαίδευσης που έλαβαν τα μέλη του προσωπικού που ολοκλήρωσαν ή αποθηκεύουν τα I-9.
Τοποθεσία ολοκληρωμένων εντύπων I-9
Θα θελήσετε να κρατήσετε όλους τους I-9 υπαλλήλους και τα συνοδευτικά έγγραφα σε ξεχωριστό αρχείο προσωπικού για τους λόγους αυτούς.
Η κυβέρνηση μπορεί να επιθεωρήσει αυτές τις μορφές. Εάν οι δημόσιοι υπάλληλοι επιθεωρήσουν τα έντυπα I-9 σας, δεν θέλετε να τους επιτρέψετε την πρόσβαση στα αρχεία ιδιωτικού προσωπικού των υπαλλήλων σας και στις εμπιστευτικές πληροφορίες που περιέχουν.
Έτσι, προς το συμφέρον της εμπιστευτικότητας των εργαζομένων και της περιορισμένης πρόσβασης, θέλετε να απομονώσετε τους υπαλλήλους σας I-9 σε ένα φάκελο που είναι ειδικά αφιερωμένος στην αποθήκευση I-9.
Αυτό προστατεύει το ιδιωτικό απόρρητο των εργαζομένων σας και εξοικονομεί επίσης τον εργοδότη από το ενδεχόμενο να απαντήσει σε επιπλέον ερωτήσεις που τίθενται από το περιεχόμενο του αρχείου προσωπικού του προσωπικού . Ενδέχεται να ανοίξετε άθελά την επιχείρησή σας σε αυξημένη έρευνα από τους υπαλλήλους της USCIS. Αποφύγετε αυτό.
Τρέχουσα έρευνα αρχείου I-9
Σύμφωνα με την Αμερικανική Μετανάστευση και Τελωνειακή Επιβολή (ICE), η κυβέρνηση μπορεί να επιθεωρήσει τα I-9 σας: "Η διαδικασία διοικητικής επιθεώρησης ξεκινάει από την επίδοση μιας Ειδοποίησης Επιθεώρησης (NOI) σε έναν εργοδότη που επιβάλλει την παραγωγή των Εντύπων I-9.
"Σύμφωνα με το νόμο, παρέχονται στους εργοδότες τουλάχιστον τρεις εργάσιμες ημέρες για την παραγωγή των εντύπων I-9.
Συχνά, η ICE θα ζητήσει από τον εργοδότη να παράσχει δικαιολογητικά έγγραφα, τα οποία μπορεί να περιλαμβάνουν αντίγραφο της μισθοδοσίας, κατάλογο των υπαρχόντων υπαλλήλων, καταστατικό και επιχειρηματικές άδειες ».
Η τρέχουσα τάση είναι ότι το ICE αυξάνει τις προσπάθειες επιβολής του νόμου. Οι εργοδότες αντιμετωπίζουν ολοένα και περισσότερο τις ποινικές διώξεις που επιβάλλονται στους διαχειριστές, τους ιδιοκτήτες και τα μέλη του προσωπικού του ανθρώπινου δυναμικού λόγω μη ολοκλήρωσης και αποθήκευσης των εντύπων I-9 για κάθε εργαζόμενο. Οι επιχειρήσεις έχουν πάρει όλο και περισσότερο σημαντικά πρόστιμα και έχουν απαγορευτεί.
Οι εργοδότες πρέπει να λάβουν τα έντυπα I-9 σοβαρά. Σοβαρά. Χρειάζεται να πούμε περισσότερα;
Δείτε ένα τρέχον έντυπο I-9 και πλήρεις οδηγίες για την εφαρμογή του στο Τμήμα Εσωτερικής Ασφάλειας - US Citizenship and Immigration Services (USCIS).
Επίσης γνωστό ως: αρχεία υπαλλήλων, αρχεία υπαλλήλων, αρχεία ανθρώπινων πόρων, τεκμηρίωση