Πώς η HR μπορεί να ανταποκριθεί στις ανάγκες εξυπηρέτησης των εργαζομένων πιο αποτελεσματικά
Ο ΥΕ τους υποστηρίζει επίσης μέσω μερικών από τα σημαντικότερα και πιο σημαντικά γεγονότα στη ζωή τους, συμπεριλαμβανομένου του γάμου, του τοκετού και της μάχης μιας σοβαρής ασθένειας.
Πολύ συχνά, όμως, οι συνήθεις διοικητικές υπηρεσίες, όπως η απάντηση στις ίδιες ερωτήσεις ξανά και ξανά ή η ολοκλήρωση απλών συναλλαγών, καταναλώνουν το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου του HR.
Μειώστε το φόρτο εργασίας διαχείρισης
Το κλειδί για τη μείωση αυτού του διοικητικού φόρτου εργασίας είναι η κατάρτιση των υπαλλήλων ώστε να καταστούν πιο αυτάρκεις και να αυτοματοποιήσουν πιο κοσμικά καθήκοντα. Αυτό μπορεί να βοηθήσει στην εφαρμογή μιας προσέγγισης διαχείρισης υπηρεσιών. Η διαχείριση των υπηρεσιών απλοποιεί την παράδοση των διοικητικών υπηρεσιών ρουτίνας, χαρίζοντας χρόνο για να εστιάσετε σε δραστηριότητες υψηλής αξίας.
Η τυπική οργάνωση HR έχει πιθανώς συστήματα για τη διαχείριση των δεδομένων των εργαζομένων και των σχετικών με τις αμοιβές δραστηριοτήτων. Ωστόσο, πιθανότατα δεν διαθέτει αυτόματο σύστημα για τη διεκπεραίωση των αιτημάτων των εργαζομένων και την ικανοποίηση των αιτημάτων.
Εξετάστε τι συμβαίνει όταν ένας υπάλληλος λαμβάνει μια κλήση προς το καθήκον της κριτικής επιτροπής : οι πιθανότητες είναι ότι η εταιρεία εξακολουθεί να βασίζεται σε υλικές γραφειοκρατία ή μια σειρά μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να αντιμετωπίσει το αίτημα του υπαλλήλου για το χρόνο μακριά από την εργασία.
Επειδή οι αλληλεπιδράσεις των εργαζομένων συνήθως παρακολουθούνται χρησιμοποιώντας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και υπολογιστικά φύλλα, οι αιτήσεις των εργαζομένων συχνά χάνονται ή παραβλέπονται. Στη συνέχεια συμβαίνουν λάθη, δημιουργώντας περαιτέρω απογοήτευση και πρόσθετη εργασία για τον HR.
Με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, δεν υπάρχει εύκολος τρόπος να διαπιστώσετε εάν έχει σταματήσει η αίτηση ή να εντοπίσετε και να εξαλείψετε τα σημεία συμφόρησης της διαδικασίας.
Ομοίως, είναι δύσκολο να αναλύσουμε και να ανταποκριθούμε στις ανάγκες των εργαζομένων - για παράδειγμα, να εντοπίσουμε τις συχνά ζητούμενες πληροφορίες και να διασφαλίσουμε ότι αυτό είναι διαθέσιμο στο διαδίκτυο.
Οι χειρωνακτικές διοικητικές διαδικασίες αποθαρρύνουν τους υπαλλήλους και προκαλούν τεράστιες διαρροές στις ομάδες HR. Μια πρόσφατη έρευνα διαπιστώνει ότι οι υπάλληλοι HR απασχολούν κατά μέσο όρο 12 ώρες την εβδομάδα με χειρισμούς συνήθων κλήσεων υπαλλήλων και ηλεκτρονικών μηνυμάτων.
Προσέγγιση διαχείρισης υπηρεσιών για την κάλυψη των αναγκών των εργαζομένων
Η προσέγγιση της διαχείρισης υπηρεσιών εξαλείφει τις κουραστική και χρονοβόρες διαδικασίες. Δεν αντικαθιστά απλώς το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο-αλλάζει το πώς η ΥΕ ασχολείται με τους υπαλλήλους.
Σκεφτείτε τη διαχείριση υπηρεσιών ως τον τέλειο συνδυασμό διοικητικού βοηθού και διαχειριστή έργου. Ανταποκρίνεται άμεσα στα αιτήματα των εργαζομένων, προχωρεί σε υποθέσεις, αυτοματοποιεί επαναληπτικές χειρωνακτικές διαδικασίες και ακόμη διαχειρίζεται περίπλοκες διατομεακές δραστηριότητες όπως η επιβίβαση και η έξοδος από το προσωπικό.
Η διαχείριση των υπηρεσιών δεν ξεχνάει ποτέ ή κάνει λάθη, ακολουθεί πάντα με τους ανθρώπους, ώστε τα πράγματα να γίνουν, και σας ενημερώνει εάν υπάρχει ένα πρόβλημα που δεν μπορεί να λύσει. Επίσης, σας δείχνει πού οι υπάλληλοί σας ξοδεύουν το χρόνο τους - έτσι μπορείτε να βελτιστοποιήσετε την ανάπτυξη πόρων και να μεγιστοποιήσετε την παραγωγικότητα.
Η διαχείριση υπηρεσιών δεν αντικαθιστά το τρέχον σύστημα διαχείρισης ανθρώπινων κεφαλαίων - ενσωματώνεται μαζί του και το συμπληρώνει, δίνοντάς σας την προβολή και τον έλεγχο της εργασίας που πιθανώς κάνετε κυρίως μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σήμερα.
Παρέχει επίσης το ίδιο επίπεδο προβολής στους υπαλλήλους. Μπορούν να δουν την κατάσταση των ερευνών τους, αντί να αισθάνονται ότι τα αιτήματά τους εξαφανίστηκαν σε μια μαύρη τρύπα αμέσως μετά την υποβολή τους.
Η παροχή στους εργαζόμενους της δυνατότητας να εποπτεύουν την πρόοδο των αιτημάτων τους μειώνει σημαντικά τον αριθμό των απογοητευμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, των τηλεφωνημάτων και των προσωπικών επισκέψεων στο HR, περικόπτοντας περαιτέρω το διοικητικό φόρτο εργασίας του HR.
Πλεονεκτήματα προσέγγισης διαχείρισης υπηρεσιών
Η διαχείριση των υπηρεσιών ξεκινά με την ανάπτυξη μιας δικτυακής πύλης ανθρώπινου δυναμικού όπου οι εργαζόμενοι μπορούν να βρουν πληροφορίες για το προσωπικό και να ζητήσουν υπηρεσίες HR. Στην ιδανική περίπτωση, οι εργαζόμενοι μπορούν να έχουν πρόσβαση σε αυτήν την πύλη στους υπολογιστές εργασίας τους, τους οικιακούς υπολογιστές, τους φορητούς υπολογιστές και τα smartphones και τα tablet τους.
Αυτό τους επιτρέπει να αποκτήσουν τον έλεγχο των βασικών αναγκών τους σε ανθρώπινο δυναμικό - όπως η εγγραφή παροχών ή οι ενημερώσεις αλλαγής κατάστασης.
Οι εργαζόμενοι επιλέγουν απλώς τις πραγματικές υπηρεσίες που χρειάζονται από έναν κατάλογο υπηρεσιών ή αναζητούν πληροφορίες στη βάση γνώσεων της πύλης.
Όταν ένας υπάλληλος υποβάλλει αίτημα μέσω της πύλης, το σύστημα διαχείρισης υπηρεσιών δημιουργεί αυτόματα μια περίπτωση και τον βοσάρει μέσα από την πλήρη διαδικασία ολοκλήρωσης. Αυτό περιλαμβάνει την ανάθεση της υπόθεσης στον σωστό εμπειρογνώμονα HR, δρομολογώντας αυτόματα την υπόθεση από άτομο σε άτομο καθώς ολοκληρώνεται κάθε βήμα εκπλήρωσης και διατηρώντας ένα πλήρες ιστορικό.
Μπορείτε επίσης να επεκτείνετε αυτή την υπηρεσία σε άλλα τμήματα. Για παράδειγμα, τα συστήματα διαχείρισης υπηρεσιών μπορούν να δημιουργήσουν αυτόματα λογαριασμούς IT ή να ζητήσουν χώρο γραφείου για νέες προσλήψεις ως μέρος της διαδικασίας επιβίβασης.
Το σύστημα διαχείρισης υπηρεσιών καθοδηγεί τις διεργασίες παράδοσης υπηρεσίας HR από άκρο σε άκρο και γνωρίζει πώς εκτελούνται αυτές οι διαδικασίες. Για παράδειγμα, μπορεί να σας ενημερώσει αυτόματα όταν η υπόθεση έχει σταματήσει, ώστε να μπορείτε να ενεργήσετε.
Παράγει επίσης ένα ευρύ φάσμα δεικτών KPI και άλλων μετρικών μεθόδων - όπως το πόσο καλά η ομάδα σας ανταποκρίνεται στις ερωτήσεις των εργαζομένων. Μπορεί ακόμη να αναλύσει τα είδη των ερωτημάτων βάσης γνώσεων, διευκολύνοντας τον εντοπισμό και συμπλήρωση τυχόν κενών περιεχομένου.
συμπέρασμα
Οι επαγγελματίες του ανθρώπινου δυναμικού επιλέγουν να ακολουθήσουν μια σταδιοδρομία στον τομέα του Ανθρώπινου Δυναμικού, επειδή θέλουν να βοηθήσουν τους ανθρώπους, να μην περάσουν τις ημέρες τους, να καταθέσουν έγγραφα, να ενημερώσουν υπολογιστικά φύλλα και να απαντήσουν σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Πολύ συχνά, τα εγκόσμια αιτήματα και οι σωροί γραφικών εργασιών διακόπτουν αυτήν την εργασία, γεγονός που τους απογοητεύει και τους εργαζόμενους που προσπαθούν να βοηθήσουν.
Το HR είναι πάροχος υπηρεσιών και μπορεί να δει το παράδειγμα του συνεργάτη του, του τμήματος πληροφορικής. Η IT έχει αναλάβει ηγετικό ρόλο σε πολλές προσπάθειες της επιχείρησης να εφαρμόσει μια πειθαρχία διαχείρισης υπηρεσιών για την αυτοματοποίηση της υποβολής και της ικανοποίησης των αιτημάτων γραφείου υποστήριξης IT.
Η αυτοματοποίηση αυτών των εργασιών επιτρέπει στην ΤΠ να επικεντρωθεί σε πιο στρατηγικές εργασίες που μπορούν να βοηθήσουν την εταιρεία να επιτύχει τους ευρύτερους επιχειρηματικούς της στόχους και να δείξει καλύτερα την αξία της τεχνολογίας της πληροφορίας.
Μια προσέγγιση διαχείρισης της υπηρεσίας είναι το κλειδί για την αύξηση του προφίλ της HR στους επιχειρηματίες με την παροχή υπηρεσιών υψηλότερης ποιότητας και την αύξηση της ικανοποίησης των εργαζομένων , μειώνοντας συγχρόνως το δικό της φόρτο εργασίας. Η HR μπορεί να αφιερώσει το χρόνο και την τεχνογνωσία της σε πιο στρατηγικές δραστηριότητες που προωθούν την επιχειρηματική της πορεία .