Ερωτήσεις που πρέπει να ζητήσετε να προσδιορίσετε τις ανάγκες της τεχνολογίας των πληροφοριών σε ανθρώπους
Αλλά πώς το HR και άλλα στελέχη γνωρίζουν ότι επιλέγουν την καλύτερη τεχνολογία πληροφοριών HR για να διαχειριστούν όλες τις λεπτομέρειες και ότι η λύση που επιλέγουν θα σταθεί η δοκιμασία του χρόνου;
Ακολουθούν τα βασικά ερωτήματα που πρέπει να ρωτήσετε και να απαντήσετε κατά τη διαδικασία επιλογής της τεχνολογίας πληροφοριών ανθρώπινου δυναμικού.
- Ποιος είναι ο βαθμός ευελιξίας και επεκτασιμότητας που παρέχει το λογισμικό τεχνολογίας πληροφορικής του ανθρώπινου δυναμικού; Οι επαγγελματίες HR θα πρέπει να καθορίσουν αν το λογισμικό μπορεί να εισάγει δεδομένα από πολλά υπολογιστικά φύλλα Excel, βάσεις δεδομένων και έγγραφα σε χαρτί και το επίπεδο με το οποίο μπορεί να διασυνδέεται με όλα τα είδη άλλων συστημάτων και δεδομένων που απαιτούνται.
Το λογισμικό θα πρέπει να είναι σε θέση να λαμβάνει και να φιλτράρει πληροφορίες από πολλές πηγές. Στην ιδανική περίπτωση, αυτή η διαδικασία πρέπει επίσης να αυτοματοποιηθεί. Πολλές λύσεις ηλεκτρονικής εγγραφής απαιτούν χειροκίνητη επεξεργασία των δεδομένων προτού να μεταβούν σε έναν μεταφορέα για να ενημερώσουν τα συστήματά τους. Η αυτοματοποίηση της μορφής ενημέρωσης, του χρονοδιαγράμματος μετάδοσης και της μεθόδου παράδοσης μπορεί να βοηθήσει στην εξάλειψη των ζητημάτων τιμολόγησης και επιλεξιμότητας. - Το λογισμικό θα είναι σε θέση να φιλοξενήσει τους επιχειρηματικούς κανόνες του HR και θα ωφελήσει τους μεταφορείς; Μια πραγματικά ικανή μηχανή εγγραφής θα αξιολογήσει κάθε δραστηριότητα εγγραφής και θα εφαρμόσει οποιονδήποτε απαραίτητο συνδυασμό κανόνων, μηνυμάτων, προγγελιών και επιλογών ειδικά σχεδιασμένων για να ικανοποιήσουν τις ακριβείς απαιτήσεις επιλεξιμότητας που επιθυμείτε. Το λογισμικό πρέπει να συμμορφώνεται με τους κανόνες επιλεξιμότητας που έχουν η εταιρεία και οι μεταφορείς.
- Θα μπορέσει η τεχνολογία της πληροφορικής να αναπτυχθεί και να κλιμακωθεί με τον οργανισμό; Ο ΥΕ θα πρέπει να αξιολογήσει την ικανότητα της τεχνολογίας να αναπτυχθεί καθώς η εταιρεία προσλαμβάνει νέους υπαλλήλους , γραφεία, αλλαγές παροχών και κανόνες. Ο Ύπατος Εκπρόσωπος θα πρέπει να ρωτήσει για τα κατώτατα όρια για κάθε ένα από αυτά
- Είναι το λογισμικό της τεχνολογίας της πληροφορικής ικανό να ενσωματωθεί με άλλα συστήματα; Οι μισθοδοτικές και άλλες λειτουργίες συχνά μοιράζονται τις ίδιες πληροφορίες με τη διαχείριση παροχών . Το HR μπορεί να αποκτήσει μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα όταν τα δεδομένα και άλλες πληροφορίες των εργαζομένων που εισάγονται σε ένα σύστημα μοιράζονται με ένα άλλο σύστημα. Η παρακολούθηση της πρόσληψης των εργαζομένων είναι μια άλλη απαραίτητη λειτουργία.
- Ποιος είναι υπεύθυνος για την υλοποίηση ή την κατασκευή της λύσης; Ποιο επίπεδο εκπαίδευσης περιλαμβάνεται; Ορισμένες λύσεις απαιτούν από τον πελάτη να εμπλακεί πολύ με την αρχική εφαρμογή, η οποία μπορεί να είναι συντριπτική για τους ήδη πολυάσχολους διαχειριστές HR.
Ο ΥΕ πρέπει να έχει σαφή κατανόηση του επιπέδου εκπαίδευσης και τεχνικής εμπειρογνωμοσύνης που θα απαιτηθεί και του αναμενόμενου χρόνου. Η αμφισβήτηση των παρόχων λύσεων σχετικά με αυτό το θέμα μπορεί να δώσει πληροφορίες για λεπτές περιοχές που αρχικά θα μπορούσαν να φαίνονται απλές, αλλά να περιλαμβάνουν σημαντική τεχνολογική εμπειρογνωμοσύνη. Ο ΥΕ μπορεί στη συνέχεια να καθορίσει συγκεκριμένα καθήκοντα που μπορεί να είναι τόσο δυσκίνητα ώστε να εμποδίζουν ρεαλιστικά την ολοκλήρωση, μειώνοντας ενδεχομένως την αξία της τεχνολογίας των πληροφοριών HR και της ΑΤΕ. - Εάν υπάρχει εκπαίδευση , υπάρχει χρέωση; Θα πρέπει επίσης να αξιολογηθούν τα έξοδα εκπαίδευσης, συμπεριλαμβανομένου του χρόνου και των εξόδων ταξιδίου για εκτός ταξιδιού. Ο Ανθρώπινος Δυναμικός πρέπει να συνειδητοποιήσει κάθε σκληρό και ήπιο κόστος που συνεπάγεται η υιοθέτηση της τεχνολογίας της πληροφορικής.
- Ποιος θα κατέχει τα δεδομένα; Η απάντηση στο ερώτημα αυτό πρέπει να είναι ο οργανισμός ανθρώπινου δυναμικού . Οι εταιρείες πρέπει να μπορούν να μεταφέρουν τα δεδομένα τους σε οποιονδήποτε πάροχο υπηρεσιών εφαρμογών (Application Service Provider - ASP). Εάν τα δεδομένα βρίσκονται στον ιδιόκτητο διακομιστή του μεταφορέα, η εταιρεία μπορεί μερικές φορές να χρεώσει επιπλέον τέλη σε περίπτωση αλλαγής μεταφορέων.
- Ποιοι τύποι συντήρησης και συντήρησης απαιτούνται; Όταν το λογισμικό εγκαθίσταται στους σταθμούς εργασίας ή στους διακομιστές μιας επιχείρησης, συχνά απαιτούνται τακτικές ενημερώσεις για αυτήν την τεχνολογία και μπορεί να είναι δυσκίνητη για το σχεδιασμό και τη διαχείριση. Οι ενημερώσεις στην τεχνολογία πληροφοριών HR συχνά γίνονται αυτόματα με το λογισμικό διαθέσιμο στο διαδίκτυο μέσω ενός μοντέλου ASP (Service Provider) ή ενός λογισμικού ως υπηρεσίας (SaaS).
- Ποια μέτρα ασφαλείας ενσωματώνονται στην τεχνολογία πληροφορικής του ανθρώπινου δυναμικού ; Εάν το λογισμικό είναι διαθέσιμο online, μέσω ενός μοντέλου ASP ή SaaS, ο πάροχος θα πρέπει να προσφέρει καθημερινά αντίγραφα ασφαλείας, διακομιστές δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και πρόσθετα προστατευτικά επίπεδα. Θα πρέπει να υπάρχουν πρόσθετα συστήματα και διαδικασίες για τη διασφάλιση της απώλειας πληροφοριών ή πρόσβασης από μη εξουσιοδοτημένο προσωπικό . Η ΥΕ, σε συνεννόηση με άλλα διευθυντικά στελέχη , θα πρέπει να έχει την αποκλειστική εξουσία να αποφασίζει ποιος θα έχει πρόσβαση στην τεχνολογία πληροφοριών του ανθρώπινου δυναμικού και σε ποιο βαθμό.
- Οι εργαζόμενοι θα μπορούν να εγγραφούν σε προγράμματα παροχών και να κάνουν αλλαγές σε πραγματικό χρόνο στα προσωπικά τους δεδομένα και να προγραμματίσουν επιλογές; Η πρόσβαση των εργαζομένων πρέπει να είναι δεδομένη, λαμβάνοντας υπόψη τη γενικευμένη γενική πρόσβαση στους υπολογιστές.
Η πλειοψηφία του πληθυσμού των εργαζομένων έχει πρόσβαση στο διαδίκτυο στο σπίτι. Η αυτοεξυπηρέτηση των εργαζομένων παρέχει τεράστιες δυνατότητες για εξοικονόμηση χρόνου και χρημάτων. Ένα καλό σύστημα αυτοεξυπηρέτησης θα καθοδηγήσει τους εργαζομένους ομαλά μέσα από την εισαγωγή πληροφοριών για τον εαυτό τους και τα εξαρτώμενα από αυτούς άτομα.
Το σύστημα θα πρέπει να παρουσιάζει με σαφήνεια τα διαθέσιμα σχέδια και να επιτρέπει στους υπαλλήλους να κάνουν επιλογές στο μέγεθός τους, απλουστεύοντας αυτές τις ενέργειες σε όλη τη διαδικασία με οδηγούς. Οι εργαζόμενοι θα πρέπει επίσης να είναι σε θέση να προσθέτουν εξαρτώμενα μέλη και να αλλάζουν πληροφορίες ανάλογα με τις ανάγκες, 24 ώρες την ημέρα, επτά ημέρες την εβδομάδα, όλο το χρόνο.
Αυτές είναι πρόσθετες ερωτήσεις που πρέπει να απαντήσετε καθώς αξιολογείτε τις ανάγκες της τεχνολογίας των ανθρώπινων πόρων του οργανισμού σας.
- Θα παρέχει η τεχνολογία στους ανθρώπινους πόρους την εξουσία να αποφασίζει ποιος θα έχει πρόσβαση και σε ποιο βαθμό; Κατά μήκος της ίδιας φλέβας που παρέχει πρόσβαση των εργαζομένων, η τεχνολογία θα πρέπει να δώσει στον HR τον τελευταίο λόγο. Ο ΥΕ θα πρέπει να έχει την εξουσία να εγκρίνει όλα τα δεδομένα προτού μεταδοθεί στους μεταφορείς και θα πρέπει επίσης να καθορίσει το βαθμό στον οποίο έχουν πρόσβαση οι εργαζόμενοι και οι άλλοι.
- Ποιοι τύποι δυνατοτήτων αναφοράς είναι διαθέσιμοι από την τεχνολογία πληροφοριών HR; Η τεχνολογία αναφοράς πρέπει να προσφέρει πολλαπλές προβολές και μορφές (υπολογιστικό φύλλο, PDF, HTML), μεγάλη αξιολόγηση εικόνας και δυνατότητα ανίχνευσης για τη βελτίωση της λήψης αποφάσεων. Ο ΥΕ πρέπει να είναι σε θέση να αξιολογεί, ανά πάσα στιγμή, εγγραφές σε συγκεκριμένα σχέδια, εκκρεμείς δράσεις και μεταβολές στις δημογραφικές πληροφορίες των εργαζομένων σε σχέση με τα οφέλη και τα άλλα στοιχεία των εργαζομένων.
- Παρέχει το λογισμικό συγκεκριμένες λειτουργίες που βοηθούν το HR να εξοικονομήσει χρόνο; Ανάλογα με τις δικές της ανάγκες σε τμήματα, το HR μπορεί να θέλει να ενημερωθεί για την ικανότητα της τεχνολογίας να επεξεργάζεται πληροφορίες σε παρτίδες, να διαχειρίζεται τις ειδοποιήσεις και να χρεώνει τις πολιτικές COBRA , να παρέχει εργαλεία συμφιλίωσης και ειδικών αναφορών.
- Το λογισμικό προσφέρει συγκεκριμένα χαρακτηριστικά για να βοηθήσει το HR να επικοινωνεί καλύτερα με τους υπαλλήλους; Ορισμένα προγράμματα δίνουν στο HR την ευελιξία να επικοινωνεί με τους υπαλλήλους σε διάφορα επίπεδα - μέσω μαζικής αλληλογραφίας, ηλεκτρονικών πινακίδων και με συγκεκριμένα κριτήρια φίλτρου (όπως τοποθεσία, τμήμα, ασφαλιστικά προγράμματα, κατάσταση εγγραφής, κατάσταση συνταξιοδότησης κ.α.). Σύστημα πληροφορικής πληροφορικής. Έχοντας πολλά μέσα επικοινωνίας μπορεί να αυτοματοποιήσει περαιτέρω τις διαδικασίες και να βοηθήσει το HR να στοχεύσει καλύτερα μηνύματα.
- Το σύστημα πληροφορικής πληροφορικής παρέχει ένα μέσο ελέγχου και ισορροπίας; Εκτός από την παροχή δυνατότητας στις HR να εγκρίνει συναλλαγές, πολλά συστήματα πληροφορικής για ανθρώπινο δυναμικό παρέχουν επίσης δυνατότητες για το HR να λειτουργεί ως gatekeeper στον έλεγχο των τιμολογίων των μεταφορέων για να βεβαιωθεί ότι συμφωνούν με τα δεδομένα του συστήματος. Αυτό μπορεί:
-για την ακρίβεια των τιμολογίων των μεταφορέων,
-σε χρόνο και χρήμα,
- να υποστηρίξει την έγκαιρη παράδοση των εγγραφών των εργαζομένων , και
-επιβεβαίωση της επιλεξιμότητας όταν οι εργαζόμενοι πηγαίνουν για φροντίδα.
- Πώς θα ανταλλάσσονται πληροφορίες με τους μεταφορείς; Και, ποιος θα είναι υπεύθυνος για αυτή την αλληλεπίδραση; Η ενσωμάτωση του συστήματος πληροφορικής πληροφορικής θα πρέπει να κριθεί όχι μόνο από τον αριθμό των φορέων με τους οποίους το λογισμικό έχει σχέσεις αλλά από τον τύπο σύνδεσης που επιτρέπει. Η εξασφάλιση επιτυχούς αλληλεπίδρασης με τους μεταφορείς μέσω λογισμικού διαχείρισης των οφελών απαιτεί πολλά βήματα, όπως:
- συλλογή αρχικής απογραφής δεδομένων εφαρμογής,
- ο καθορισμός της αρχικής ολοκλήρωσης για τη συνεχή ανταλλαγή πληροφοριών,
-αντιμετώπιση της καθημερινής ή της εβδομαδιαίας αλληλεπίδρασης, ώστε να διασφαλίζεται ότι τα δεδομένα λαμβάνονται και εφαρμόζονται με ακρίβεια ·
-ανασκόπηση συνεχόμενων ενημερώσεων
-εφόσον πληρούνται οι απαιτήσεις του φορέα για την εγγραφή, τηρούνται οι ρυθμιστικές αρχές. και
-προώθηση μιας προδραστικής σχέσης με κάθε μεταφορέα για τη βελτίωση της σχέσης ανταλλαγής δεδομένων.
Η γνώση του ποιος είναι υπεύθυνος για κάθε εργασία είναι απαραίτητος για την πλήρη κατανόηση μιας προσφοράς προϊόντων. Κάθε πάροχος λογισμικού θα προσφέρει ένα διαφορετικό επίπεδο ολοκλήρωσης, παρέχοντας μερικές από τις εργασίες που περιγράφονται παραπάνω. Ο Ανθρώπινος Δυναμικός θα πρέπει να αναζητήσει να συνεργαστεί με πωλητές που επιδεικνύουν ισχυρές, συνεχείς, ομαλές σχέσεις με τους επιλεγμένους μεταφορείς της εταιρείας.
Πολλοί πάροχοι επιτρέπουν τη μετάδοση ενός γενικού αρχείου ANSI 834, το οποίο μπορεί ή δεν μπορεί να γίνει αποδεκτό από τον μεταφορέα, γεγονός που συχνά επηρεάζεται από το μέγεθος της ομάδας. Οι διαχειριστές θα πρέπει να αναζητούν παρόχους που προσφέρουν καθαρές, επικυρωμένες μεταφορές (που να διασφαλίζουν την επιλεξιμότητα της συναλλαγής), προσαρμοσμένες στις ανάγκες κάθε μεταφορέα για την αποφυγή προβλημάτων. Θα πρέπει επίσης να εξετάζουν τους παρόχους που διαθέτουν ένα ειδικό τμήμα EDI (Electronic Data Interchange) για να αλληλεπιδράσουν με τη δική του γλώσσα μεταφοράς.
- Ποιο επίπεδο εξυπηρέτησης πελατών παρέχεται; Υπάρχει πρόσθετη χρέωση για την υπηρεσία; Το ανθρώπινο δυναμικό θα πρέπει να καθορίζει το επίπεδο πρόσβασης στη βοήθεια που παρέχεται και τι συνίσταται στη βοήθεια εξυπηρέτησης πελατών μέσω διαδικτύου, μέσω διαδικτυακής συνομιλίας, ηλεκτρονικής υποστήριξης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συνομιλιών με ζωντανό άτομο ή συνδυασμού αυτών. Δεδομένης της ευαισθησίας των παροχών και άλλων πληροφοριών για τους ανθρώπους, οι διαχειριστές πρέπει να αναμένουν απάντηση σε ερωτήσεις εντός 24 ωρών από μια άμεση επαφή που μπορεί να βοηθήσει.
- Ποιο είναι το κόστος του συστήματος πληροφορικής των ανθρώπινων πόρων και τι αντισταθμίζει τα οφέλη; Ο ΥΕ πρέπει να αξιολογήσει το πλήρες κόστος του συστήματος πληροφορικής πληροφορικής, συμπεριλαμβανομένων όλων των ετήσιων, μηνιαίων και εφάπαξ χρεώσεων, παράλληλα με τα παρεχόμενα οφέλη. Ένα ελαφρώς ακριβότερο σύστημα μπορεί περισσότερο από το να πληρώσει για τη διαφορά με χαρακτηριστικά που επιτρέπουν στους υπαλλήλους να διατηρούν τα δικά τους αρχεία και να προσφέρουν μεγαλύτερη άνεση, εξοικονόμηση χρόνου και ακρίβεια. Αυτοί οι παράγοντες θα πρέπει να ληφθούν υπόψη και να σταθμιστούν κατά την επιλογή ενός συστήματος τεχνολογίας πληροφοριών προσωπικού.
Η ανάγκη για συστήματα πληροφορικής πληροφορικής αυξάνεται. Με το προσωπικό HR που βρίσκει μια τεράστια ποικιλία επιλογών στα συστήματα πληροφορικής πληροφορικής, είναι όλο και πιο σημαντικό να αναλύουμε και να ζυγίζουμε όλες τις διαθέσιμες επιλογές.
Η επιλογή ενός συστήματος πληροφορικής πληροφορικής θα πρέπει να εξεταστεί ως μια επένδυση που θα αυξηθεί με τις ανάγκες του τμήματος και της εταιρείας . Αυτές οι ερωτήσεις θα σας οδηγήσουν στο κατάλληλο σύστημα πληροφορικής πληροφορικής για την εταιρεία σας.