Ορισμός και περιγραφή HRIS
Κανονικά συσκευάζονται ως βάση δεδομένων, εκατοντάδες εταιρείες πωλούν κάποια μορφή ΧΡΗΣ και κάθε HRIS έχει διαφορετικές δυνατότητες.
Επιλέξτε το HRIS προσεκτικά με βάση τις δυνατότητες που χρειάζεστε στην επιχείρησή σας. Καθώς το HRIS είναι όλο και πιο εξελιγμένο, η επιλογή έχει αρκεί για να παραλύσει πρακτικά ένα τμήμα ανθρώπινου δυναμικού .
Βασικές εκτιμήσεις καθώς εξετάζετε τις επιλογές HRIS
Η επιλογή ενός ΚΠΣ είναι μια αγχωτική κατάσταση καθώς υπάρχουν πολλές επιλογές. Η επιλογή των επιλογών που είναι οι καλύτερες για τις ανάγκες σας στην επιχείρησή σας είναι προκλητική. Επίσης, είναι δύσκολο να περάσουμε από τις πληροφορίες που παρέχονται από κάθε σύστημα.
Οι πωλητές είναι συχνά αναθέτονται πωλητές που προφορικά μπορεί να σας πω ότι το σύστημα θα καλύψει τις ανάγκες σας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει αυτό έξω με πολλές πηγές, συμπεριλαμβανομένων των τρεχόντων πελατών, σε απευθείας σύνδεση ομάδες συζήτησης, LinkedIn, άλλα μέλη SHRM, καθώς και σχόλια Google.
Αυτοί είναι οι άλλοι παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη καθώς επιλέγετε το HRIS σας.
- Θυμηθείτε ότι ακόμη και αν η επιχείρησή σας είναι μόνο λίγοι σήμερα, μπορεί να έχει διπλάσιες ή ακόμα και 10 φορές περισσότερους υπαλλήλους στο μέλλον, οπότε επιλέξτε ένα σύστημα που μπορεί να αναπτυχθεί με την επιχείρησή σας.
- Ένας άλλος βασικός παράγοντας που πρέπει να λάβετε υπόψη είναι ότι πολλά HRIS είναι σε θέση να ολοκληρώσουν μόνο ένα μέρος από αυτό που χρειάζεστε για να ολοκληρώσετε την αυτοματοποίηση. Σε αυτές τις περιπτώσεις, θα θέλετε να βεβαιωθείτε ότι τα συστατικά των πρόσθετων ή πρόσθετων συστημάτων συνεργάζονται άψογα. Και πάλι, μην λάβετε το λόγο του πωλητή σχετικά με τα συστήματα που εργάζονται μαζί. Κάνετε την έρευνά σας.
- Ελέγξτε επίσης για να δείτε τι είδους εκπαίδευση και συνεχή υποστήριξη είναι διαθέσιμες για το προσωπικό σας. Θα πρέπει επίσης να διασφαλίσετε ότι οι υποσχέσεις του συμβούλου πωλήσεων σχετικά με την εκπαίδευση και την παρακολούθηση μετά την αγορά θα γράφονται σωστά στη σύμβασή σας για την αγορά του HRIS. Και, ελέγξτε με άλλους οργανισμούς για να βεβαιωθείτε ότι η επιλεγμένη εταιρεία σας έχει ιστορικό τρέχουσας και χρήσιμης υποστήριξης.
Λειτουργικότητα καλύτερων επιλογών HRIS
Τυπικά, τα καλύτερα Συστήματα Πληροφοριών Ανθρώπινου Δυναμικού (HRIS) παρέχουν συνολικά:
Διαχείριση όλων των πληροφοριών των εργαζομένων . Δεδομένα όπως τα ονόματα, οι τίτλοι, οι διευθύνσεις και οι μισθοί αποτελούν βασική αρχή. Ιστορικό μισθών και θέσεων, δομές αναφοράς, ιστορικές εκτιμήσεις απόδοσης και άλλες κρίσιμες πληροφορίες για τους εργαζομένους.
Έγγραφα σχετικά με την εταιρεία , όπως εγχειρίδια για τους εργαζομένους, διαδικασίες έκτακτης εκκένωσης και οδηγίες ασφαλείας.
Διαχείριση παροχών, συμπεριλαμβανομένης της εγγραφής , των αλλαγών κατάστασης και της ενημέρωσης προσωπικών πληροφοριών. Σε ένα ιδανικό σύστημα, μπορείτε να επιτρέπετε στους εργαζόμενους να αναζητούν και να ανασκοπούν τις δικές τους πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένης της παρακολούθησης των διακοπών.
Πλήρης ενοποίηση με λογιστικά συστήματα μισθοδοσίας και άλλων εταιρειών και λογιστικά συστήματα . Όταν αυτά συνδέονται, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι οι μισθοί είναι σωστοί.
Δεν υπάρχει ποτέ καμία αποσύνδεση μεταξύ του τι είναι το επίσημο ποσοστό αμοιβής και των πληροφοριών που έχει η μισθοδοσία. Εάν τα συστήματα δεν ενσωματώνονται, είναι εύκολο να ενημερώσετε έναν μισθό σε ένα σύστημα και όχι στην άλλη.
Παρακολούθηση και διαχείριση συνέχισης του αιτούντος : Όταν το σύστημά σας είναι απρόσκοπτο, ο υπεύθυνος προσλήψεων μπορεί να κάνει κλικ σε ένα μισθωμένο κουμπί και όλες οι πληροφορίες από τον αιτούντα μεταφέρονται στην πλευρά των υπαλλήλων . Αυτό εξοικονομεί τόσο μεγάλο χρονικό διάστημα επειδή η καταχώρησή σας και η γραφειοκρατία πρακτικά εξαφανίζονται.
Εάν ο αιτών υποβάλει τις δικές του πληροφορίες κατά την υποβολή αίτησης, μπορείτε να διασφαλίσετε την ακρίβεια. Εάν η επιστολή προσφοράς παράγεται από το ίδιο σύστημα με το σύστημα μισθοδοσίας, ο μισθός θα ταιριάζει απόλυτα και δεν υπάρχει παρεξήγηση.
Σχέδια ανάπτυξης επιδόσεων: Δεν αρκεί μόνο να έχουν σχέδια, αν καταγράφονται σε ένα κεντρικό σύστημα, τότε μπορούν εύκολα να ακολουθήσουν τον υπάλληλο από θέση σε θέση.
Η ανώτατη ηγεσία μπορεί να εκτελεί εκθέσεις για να δει πού είναι οι άνθρωποι και τι σχεδιάζουν οι μεμονωμένοι προϊστάμενοι όσον αφορά τον προγραμματισμό διαδοχής για το μέλλον τους.
Πειθαρχικές ενέργειες: Είναι σημαντικό να παρακολουθείτε ποιος έχει ανασταλεί, υποβιβάσει ή ότι έχουν λάβει άλλες αρνητικές ενέργειες εναντίον τους - ακόμα και μετά την έξοδο του υπαλλήλου από τον οργανισμό σας. Όταν μια εταιρεία καλεί και ζητά μια αναφορά πρώην υπαλλήλου , είναι εύκολο για έναν διαχειριστή στο τμήμα ανθρωπίνων πόρων να αναζητήσει και να αναφέρει το αν το πρόσωπο είναι επιλέξιμο για επαναπατρισμό.
Εγγραφές κατάρτισης: Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό σε μια εταιρεία όπου απαιτούνται πιστοποιήσεις και άδειες. Σε άλλες εταιρείες, τα αρχεία κατάρτισης μπορεί να μην έχουν αυτό το επίπεδο σπουδαιότητας, αλλά ίσως εξακολουθείτε να διαπιστώνετε ότι η πληροφόρηση είναι χρήσιμη καθώς αναπτύσσετε τους υπαλλήλους σας, έναν βασικό παράγοντα που θέλουν από την εργασία.
Συνοπτικά, το HRIS που εξυπηρετεί με τον καλύτερο δυνατό τρόπο τις εταιρείες ακολουθεί τις εξής πληροφορίες:
- την παρακολούθηση και τη χρήση του PTO ,
- τις αυξήσεις των αποδοχών και την ιστορία,
- τους βαθμούς πληρωμής και τις θέσεις που κατέχουν,
- τα σχέδια ανάπτυξης επιδόσεων ,
- την κατάρτιση που έλαβε,
- η πειθαρχική δίωξη που έλαβε,
- τις προσωπικές πληροφορίες των εργαζομένων και, περιστασιακά,
- τη διαχείριση και τα βασικά σχέδια διαδοχής των εργαζομένων,
- - υψηλό δυναμικό αναγνώρισης των εργαζομένων και -
- την παρακολούθηση των αιτούντων, τη συνέντευξη και την επιλογή.
Οφέλη από το σωστό HRIS
Ένα αποτελεσματικό HRIS παρέχει πληροφορίες σχετικά με οτιδήποτε χρειάζεται η επιχείρηση για να παρακολουθήσει και να αναλύσει τους υπαλλήλους, τους πρώην υπαλλήλους και τους αιτούντες. Η εταιρεία σας θα πρέπει να επιλέξει ένα Σύστημα Πληροφοριών Ανθρώπινου Δυναμικού και να το προσαρμόσει για να καλύψει τις ανάγκες σας. Εάν η επιχείρησή σας βρίσκεται σε αναπτυξιακή πορεία, επιλέξτε ένα σύστημα που μπορεί να αναπτυχθεί μαζί σας.
Είναι αρκετά φθηνό να εφαρμόσετε ένα βασικό HRIS, αλλά βεβαιωθείτε ότι ό, τι εφαρμόζετε ανταποκρίνεται στις πραγματικές ανάγκες της εταιρείας σας. Θέλετε να είστε σε θέση να εκτελείτε αναφορές κύκλου εργασιών; Δημοσίευση οργανωτικών γραφημάτων;
Να επιτρέπεται στους διαχειριστές να έχουν πρόσβαση ηλεκτρονικά σε προηγούμενες εκτιμήσεις απόδοσης; Θέλετε να γίνουν τα πάντα μέσω του τμήματος HR ή θέλετε τα διευθυντικά στελέχη να έχουν πρόσβαση στις πληροφορίες τους;
Με ένα κατάλληλο HRIS, το προσωπικό του ανθρώπινου δυναμικού δίνει τη δυνατότητα στους υπαλλήλους να πραγματοποιούν τις δικές τους ενημερώσεις σχετικά με τις παροχές και να αντιμετωπίζουν τις αλλαγές, απελευθερώνοντας έτσι το προσωπικό του HR για πιο στρατηγικές λειτουργίες . Επιπρόσθετα, διευκολύνονται τα δεδομένα που απαιτούνται για τη διαχείριση των εργαζομένων, την ανάπτυξη γνώσεων, την εξέλιξη της σταδιοδρομίας και την ανάπτυξη, καθώς και την ίση μεταχείριση.
Τέλος, οι διαχειριστές μπορούν να έχουν πρόσβαση στις πληροφορίες που χρειάζονται για να τηρήσουν νομικά, δεοντολογικά και να υποστηρίξουν αποτελεσματικά την επιτυχία των υπαλλήλων που τους αναφέρουν. Μπορούν να εκτελούν τις δικές τους αναφορές και να εισάγουν σχέδια στο σύστημα για να βοηθήσουν στη διαδοχή.
Το Σύστημα Πληροφοριών Ανθρώπινου Δυναμικού (HRIS) είναι μια λογισμική ή ηλεκτρονική λύση για την εισαγωγή δεδομένων, την παρακολούθηση δεδομένων και τις ανάγκες ενημέρωσης δεδομένων των λειτουργιών ανθρώπινου δυναμικού, μισθοδοσίας, διαχείρισης και λογιστικής σε μια επιχείρηση.
Κανονικά συσκευάζονται ως βάση δεδομένων, εκατοντάδες εταιρείες πωλούν κάποια μορφή ΧΡΗΣ και κάθε HRIS έχει διαφορετικές δυνατότητες. Επιλέξτε το HRIS προσεκτικά με βάση τις δυνατότητες που χρειάζεστε στην επιχείρησή σας.