Μάθετε πώς να γράφετε ένα γράμμα συμπάθειας για να βοηθήσετε έναν εργαζόμενο που θρηνεί
Ανεξάρτητα από το τι άλλο κάνετε για να βοηθήσετε το υπάλληλό σας ή τον συνεργάτη σας να χειριστεί τη θλιβερή κατάστασή τους, είναι σχεδόν πάντα ενδεδειγμένο να γράψετε μια συμπάθεια επιστολή . Οι σημειώσεις συμπαιγνίας αποτιμώνται πάντοτε από υπαλλήλους που εκτιμούν ότι λαμβάνουν το μήνυμά σας συμπόνοιας κατά τη διάρκεια της περιόδου θλίψης τους.
Αυτό το πρότυπο παρέχει έναν οδηγό έτσι ώστε να μπορείτε να γράψετε τη δική σας συμπάθεια επιστολή στο χώρο εργασίας σας. Υπογραμμίζει τους παράγοντες που θα κάνουν τις σημειώσεις σας συμπάθειας να μεταφέρουν το σωστό μήνυμα συμπαράστασής σας.
Γράψτε μια επιστολή συμπάθειας για να εκφράσετε τα καρδιαγγειακά συλλυπητήρια
Ξεκινήστε το μήνυμα συμπαθείας σας στο κανονικό χαρτικά σας με το όνομα και τη διεύθυνσή σας και την ημερομηνία. Ή, αν έχετε επιλέξει να γράψετε μια σημείωση σε μια κάρτα ή κομμάτι χαρτικής, ξεκινήστε με την ημερομηνία.
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχει γίνει όλο και περισσότερο αποδεκτό ως μέσο επικοινωνίας, αλλά μια επίσημη χειρόγραφη επιστολή ή δακτυλογραφημένο σημείωμα είναι καλύτερες επιλογές για συλλυπητήρια γράμματα. Τα μηνύματα ηλεκτρονικής αλληλεγγύης αφήνουν τη διαρκή εντύπωση ότι η αλληλογραφία σας ήταν δουλειά ως συνήθως - όχι καθόλου το μήνυμα συμπάθειας που προσπαθούσατε να μεταδώσετε.
Στη συνέχεια, γράψτε, Αγαπητέ (Όνομα Εργαζομένων),
Ξεκινήστε την επιστολή σας με μια περιγραφή της εκδήλωσης και τη συμπάθειά σας. Ανάλογα με τη σχέση σας με τον υπάλληλο (για παράδειγμα, επιστολή συμπάθειας προσωπικού του HR προς τον υπάλληλο), μπορεί να χρειαστεί να γράψετε ένα σημείωμα εταιρείας, αλλά ίσως θελήσετε επίσης να γράψετε μια δεύτερη προσωπική σημείωση.
Το επίκεντρο αυτού του άρθρου είναι η επίσημη επιστολή συμπαράστασης της εταιρείας. Είναι γενικά πιο τυπική από μια σημείωση που στέλνετε σε έναν προσωπικό φίλο ή συνεργάτη.
Παράδειγμα: Θέλουμε να εκφράσουμε τη συμπάθειά μας για την πρόσφατη απώλεια της μητέρας σας. Χάνοντας ένα στενό μέλος της οικογένειας είναι πάντα λυπηρό και θέλουμε να ξέρετε ότι λυπούμε πολύ για την απώλειά σας.
Προσφέρετε να βοηθήσετε τον εργαζόμενο κατά τη διάρκεια της περιόδου θλίψης χωρίς να δεσμεύσετε εταιρικούς πόρους ή να δημιουργήσετε ένα προηγούμενο που δεν θα μπορείτε να προσφέρετε σε όλους τους υπαλλήλους.
Παράδειγμα: Παρακαλούμε να μας ενημερώσετε αν υπάρχει κάτι που μπορούμε να κάνουμε για να σας βοηθήσουμε καθώς αντιμετωπίζετε την απώλεια της μητέρας σας.
Προσθέστε επιπλέον πληροφορίες σχετικά με τους πόρους της εταιρείας που είναι διαθέσιμες για τους υπαλλήλους κατά τη διάρκεια των περιόδων θλίψης τους.
Παράδειγμα: Τα μέλη του προσωπικού του Ανθρώπινου Δυναμικού σας βοήθησαν να αποκτήσετε πρόσβαση στις πληροφορίες σχετικά με τα οφέλη σας και μοιραστήκαμε μαζί σας την πολιτική μας για την απώλεια . Αν έχετε ανάγκες που υπερβαίνουν τις παραμέτρους της πολιτικής, ενημερώστε μας για να μπορέσουμε να αντιμετωπίσουμε την κατάστασή σας σε ατομική βάση.
Η προηγούμενη πρακτική της εταιρείας ήταν να χορηγήσει πρόσθετο χρόνο αδείας για να αντιμετωπίσει ζητήματα που σχετίζονται με το θάνατο, ταξίδια εκτός κράτους και χρονοβόρα νομικά προβλήματα.
Τερματίστε τη σημείωσή σας με μια επανειλημμένη προσφορά υποστήριξης. Ο εργαζόμενος μπορεί να μην χρειάζεται ή να θέλει τίποτα από σας, αλλά είναι σημαντικό να κάνετε την προσφορά. Θα βρείτε σπάνια τη βοήθειά σας που επιδιώκετε, αλλά, θα έχετε αποδείξει ότι σας ενδιαφέρει.
Παράδειγμα: Δεσμευόμαστε να σας βοηθήσουμε σε αυτό το δύσκολο χρόνο στο ταξίδι της ζωής. Η απώλεια της μητέρας σας είναι λυπηρή και υποστηρίζουμε τις προσπάθειές σας να προχωρήσετε.
Ενημερώστε μας πώς μπορούμε να βοηθήσουμε.
Τερματισμός: Χρησιμοποιήστε τη συνήθη υπογραφή σας. Χαιρετισμοί είναι ένα κοινό σημάδι με το οποίο να τερματίσετε ένα μήνυμα συμπάθειας. Ή, θα πρέπει να βρείτε τον δικό σας άνετο τρόπο για να τερματίσετε και να κλείσετε τη συγκατάθεση επιστολή.
Πρόσθετα κλεισίματα περιλαμβάνουν:
- Θερμή
- με εκτιμιση
- Με θερμούς χαιρετισμούς
- Σε σκέφτομαι
- Καλύτερος
- Τις καλύτερες ευχές μου
- Με συμπάθεια
Αυτά είναι τα συστατικά μιας συμπαθητικής επιστολής με συνδέσμους για τα βήματα που μια επιχείρηση μπορεί να πάρει νωρίτερα στη διαδικασία υποστήριξης ενός υπαλλήλου στις θλιβερές στιγμές θλίψης και θλίψης της ζωής.
Δείτε περισσότερα σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο ένας εργοδότης μπορεί να βοηθήσει τους υπαλλήλους και τους συναδέλφους να αντιμετωπίσουν το πένθος και τη θλίψη .
Λάβετε υπόψη σας, καθώς γράφετε το μήνυμα συμπαράστασής σας, ότι είναι απίθανο να γνωρίζετε όλες τις λεπτομέρειες της σχέσης του υπαλλήλου σας με τους συγγενείς του. Επιπλέον, σπάνια θα έχετε όλες τις λεπτομέρειες σχετικά με την ασθένεια των εργαζομένων ή την τραγωδία του μέλους της οικογένειάς σας.
Οπότε, περιορίστε τις υποθέσεις που εκφράζετε στην αλληλογραφία σας. Κρατώντας το μήνυμα ουδέτερο είναι η καλύτερη σας προσέγγιση όταν γράφετε τα συμπονετικά σας γράμματα. (Για παράδειγμα, ένας εργαζόμενος και η μητέρα του μπορεί να είχαν μια μακρινή, δυσαρεστημένη σχέση για είκοσι χρόνια.) Δεν γνωρίζετε, οπότε μην γράφετε ένα μήνυμα συμπάθειας που προϋποθέτει μια στενή και αγάπη σχέση. ),
Δείγμα συμπαθητικού γράμματος
Αγαπητή Ελισάβετ,
Λυπούμαστε τόσο πολύ για το θάνατο της μητέρας σας. Η απώλεια ενός μέλους της οικογένειας είναι πάντα δύσκολη. Ενημερώστε μας αν υπάρχει κάτι που μπορούμε να κάνουμε για να σας βοηθήσουμε κατά τη διάρκεια αυτής της προσπάθειας.
Είστε επιλέξιμοι για τρεις ημέρες αμειβόμενης άδειας, όπως αναφέρεται στην πολιτική περί θανάτου των υπαλλήλων μας. Στο παρελθόν χορηγήσαμε πρόσθετους μη αμειβόμενους μισθούς για τους εργαζόμενους όταν τα ταξίδια και οι προσωπικές επιχειρήσεις που σχετίζονταν με το θάνατο απαιτούσαν περισσότερο χρόνο μακριά από την εργασία.
Ας ενημερώσετε τον διευθυντή σας ή τους ανθρώπινους πόρους εάν πρέπει να ζητήσετε επιπλέον χρόνο. Μπορούμε επίσης να εργαστούμε με ένα ευέλικτο πρόγραμμα εάν η οικογενειακή σας επιχείρηση πρέπει να ολοκληρωθεί κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας.
Είμαστε αποφασισμένοι να σας βοηθήσουμε σε αυτό το δύσκολο χρόνο στο ταξίδι της ζωής. Συμμεριζόμαστε την απώλεια της μητέρας σας και θέλουμε να υποστηρίξουμε τις προσπάθειές σας να προχωρήσετε με τις επιχειρηματικές σας δραστηριότητες. Ενημερώστε μας πώς μπορούμε να βοηθήσουμε.
Χαιρετισμοί,
Σούζαν
Διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού
Ο διευθυντής του υπαλλήλου μπορεί επίσης να εξετάσει την αποστολή μιας συμπαθητικής επιστολής ή σημείωσης. Αυτό είναι καταλληλότερα γραμμένο σε μια κάρτα και αποστέλλεται ανεπίσημα αφού η επιστολή της επίσημης εταιρείας έχει ήδη αποσταλεί από το προσωπικό του ανθρώπινου δυναμικού.
Οι συνάδελφοι και οι φίλοι ενθαρρύνονται επίσης να επεκτείνουν τη συμπάθεια ως απάντηση στις βάναυσες στιγμές της ζωής.