Όταν λαμβάνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από μια πηγή που δεν αναγνωρίζετε, τι κάνετε;
Είναι πιθανό να κοιτάξετε πρώτα τη γραμμή θέματος και, στη συνέχεια, να αφαιρέσετε την πρώτη ή τις δύο παραγράφους για να δείτε την ουσία του μηνύματος. Εάν δεν φαίνεται σχετικό, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πηγαίνει κατευθείαν στα σκουπίδια.
Οι περισσότεροι άνθρωποι έχουν έναν εσωτερικό μηχανισμό φιλτραρίσματος, που αναπτύχθηκε από την ανάγκη να προστατευθούμε από το φράγμα των πληροφοριών που έρχονται σε μας συνεχώς. Κανείς δεν έχει χρόνο να αναθεωρήσει τα πάντα, επομένως ρίχνουμε μια γρήγορη ματιά και στη συνέχεια αποφασίζουμε αν θα εξετάσουμε περαιτέρω ή απλά θα πετάξουμε το μήνυμα.
Θέμα Γραμμή
Εάν χρησιμοποιείτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για να προσεγγίσετε προοπτικές, τότε θα πρέπει να λάβετε υπόψη αυτό το εσωτερικό φίλτρο. Δεν έχει σημασία πόσο καλά δημιουργημένο ή συναρπαστικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας είναι εάν η προοπτική σας δεν διαβάζει ποτέ πέρα από τη γραμμή θέματος. Ως αποτέλεσμα, το θέμα και η πρώτη παράγραφο είναι μακράν οι πιο σημαντικές συνιστώσες των ηλεκτρονικών μηνυμάτων αναζήτησης.
Η υποκείμενη γραμμή πρέπει να σχεδιαστεί έτσι ώστε να είναι σχετική με τις προοπτικές σας. Από την άλλη πλευρά, μην καταφύγετε σε περιπλοκές.
Χρησιμοποιώντας ένα θέμα όπως η "χθεσινή συνάντηση", όταν δεν συναντήσατε την προοπτική, θα κάνει τον παραλήπτη να είναι θυμωμένος. Υπάρχει μια λεπτή γραμμή ανάμεσα σε μια συναρπαστική γραμμή υποκειμένου και μια εξαπατή γραμμή, οπότε αν δεν είστε σίγουροι σε ποια κατηγορία εμπίπτει το θέμα σας, δοκιμάστε να το στείλετε σε λίγους φίλους ή συναδέλφους και να ζητήσετε μια δεύτερη γνώμη.
Ο χαιρετισμός
Μόλις έχετε έτοιμη τη γραμμή θέματος, ήρθε η ώρα να κοιτάξετε το σώμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Πάντα ξεκινάτε με το όνομα του παραλήπτη αν το γνωρίζετε, επειδή ένας γενικός χαιρετισμός όπως "Αγαπητέ ιδιοκτήτης σπιτιού" θα διαγράψει άμεσα το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο. Εάν δεν γνωρίζετε το όνομα του ατόμου, καλύτερα να παρακάμψετε πλήρως το χαιρετισμό και να πηγαίνετε κατευθείαν στο κείμενο του σώματος.
Το άνοιγμα
Η πρώτη σας παράγραφος πρέπει να κατασκευαστεί χρησιμοποιώντας τους ίδιους βασικούς κανόνες όπως και για το διαφημιστικό ταχυδρομείο - δηλαδή, πρέπει να ριχνίσετε αμέσως τον αναγνώστη σας και να του δώσετε κάτι που τα κάνει να θέλουν να συνεχίσουν να διαβάζουν. Συνήθως αυτό είναι το σημείο όπου ο παραλήπτης θα συνειδητοποιήσει ότι πρόκειται για ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πωλήσεων, οπότε θα χρειαστεί να γράψετε κάτι αρκετά ενδιαφέρον για να ξεπεραστεί αυτό που "καλέσει να διαγράψει" ο καθένας παίρνει κατά την ανάγνωση ανεπιθύμητης αλληλογραφίας.
Το υπόλοιπο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας θα πρέπει να εξειδικεύσει την κύρια προϋπόθεση που παρέχετε στην πρώτη ή την δεύτερη παράγραφο σας. Διατηρήστε τις παραγράφους σας σύντομες και μην χρησιμοποιείτε υπερβολικά τολμηρή ή πλάγια γραφή ή φανταχτερά γραμματοσειρά. Και δεν περιλαμβάνουν τα γραφικά, επειδή επιβραδύνουν την εμφάνιση μηνυμάτων και συχνά φαίνονται τρελά. Ακόμη χειρότερα, πολλά προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν μεταφορτώνουν εικόνες εκτός εάν ο παραλήπτης το ζητήσει ειδικά για ένα συγκεκριμένο μήνυμα, οπότε αν χρησιμοποιήσετε πολλές εικόνες, θα καταλήξετε με πολλά κενά πλαίσια στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.
Πρόσκληση σε δράση
Τέλος, δουλέψτε σε μια πρόσκληση για δράση και τουλάχιστον δύο τρόπους για να φτάσετε στην προοπτική (το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και το τηλέφωνο είναι οι προφανείς επιλογές, αλλά είναι χρήσιμο να παρέχετε έναν σύνδεσμο στον ιστότοπό σας και μια φυσική διεύθυνση επίσης). Συμπεριλάβετε το όνομα, τον τίτλο και το όνομα της εταιρείας σας στη γραμμή υπογραφής.