Όπως με όλα τα αρχεία υπαλλήλων, περιορίστε την πρόσβαση εκτός από εκείνους που πρέπει να γνωρίζουν
Το αρχείο μισθοδοσίας επιτρέπει στο λογιστικό προσωπικό να πληρώνει τον εργαζόμενο χωρίς να έχει πρόσβαση σε εμπιστευτικές πληροφορίες των εργαζομένων. Το λογιστικό προσωπικό μπορεί να διατηρεί αρχεία μισθοδοσίας όπου είναι λογικό να πληρώνει ο εργαζόμενος.
Σε περιπτώσεις όπου η μισθοδοσία και η λογιστική είναι εξωτερικά, αυτή είναι μια ακόμη πιο συνιστώμενη πρακτική για τα αρχεία μισθοδοσίας του εργαζομένου.
Το αρχείο μισθοδοσίας περιορίζει την πρόσβαση σε εμπιστευτικές πληροφορίες για τους υπαλλήλους. Ο φάκελος μισθοδοσίας των εργαζομένων επιτρέπει στο λογιστικό και οικονομικό προσωπικό να έχει τις πληροφορίες που χρειάζονται για να πληρώσει τον εργαζόμενο σε μια εύχρηστη θέση. Η τοποθεσία πρέπει να είναι ασφαλής και να μην είναι προσβάσιμη σε άλλους υπαλλήλους.
Θα χρειαστεί να εντυπωσιάσετε στο λογιστικό προσωπικό το γεγονός ότι οι πληροφορίες στα αρχεία μισθοδοσίας είναι εμπιστευτικές και δεν θα πρέπει να μοιράζονται χωρίς την άδεια και την υπογραφή από το προσωπικό HR. Επίσης, το λογιστικό προσωπικό δεν πρέπει να μοιράζεται καμία πληροφορία σχετικά με τις αυξήσεις των εργαζομένων, τις προσφορές, τα μπόνους και άλλες πληροφορίες που είναι εμπιστευτικές σχετικά με τους υπαλλήλους.
Το ανθρώπινο δυναμικό δεν χρειάζεται να παρακολουθεί την πρόσβαση των λογαριασμών στα αρχεία μισθοδοσίας των εργαζομένων. Όπως συνιστάται για τα σχετικά αρχεία υπαλλήλων, όπως το προσωπικό και τα ιατρικά αρχεία, θα πρέπει να περιορίσετε την πρόσβαση στο αρχείο μισθοδοσίας.
Μόνο τα άτομα που χρειάζονται τις πληροφορίες για να κάνουν τη δουλειά τους πρέπει να δουν το περιεχόμενο.
Περιεχόμενο αρχείου μισθοδοσίας υπαλλήλου
Πρόκειται για μια προτεινόμενη, αλλά όχι εντελώς ολοκληρωμένη, λίστα με αυτά που περιλαμβάνονται σε ένα αρχείο μισθοδοσίας των εργαζομένων.
- Προσφορά επιστολή υπογεγραμμένη από τον υπεύθυνο προσλήψεων, τον ανθρώπινο δυναμικό και τον υπάλληλο
- Εξουσιοδότηση πληρωμής υπογεγραμμένη από τους ανθρώπινους πόρους και τον διαχειριστή μίσθωσης όταν υπάρχει σύμβαση υπαλλήλου
- Form W-4
- Γραφική εργασία και εξουσιοδότηση σχετικά με οποιαδήποτε παροχή εργαζομένων που συνεπάγεται έκπτωση μισθοδοσίας
- Έντυπο άδειας άμεσης κατάθεσης
- Υποχρεωτικά έντυπα λογιστικής χρόνου
- Ωριαία εβδομαδιαία φύλλα χρόνου
- Εγγραφές ρολογιών ώρας, όπου χρησιμοποιούνται
- Αρχεία συμμετοχής
- Αιτήσεις επιστροφής εξόδων, συμπεριλαμβανομένων εγγράφων και αποδείξεων για ταξίδια και άλλες εξουσιοδοτημένες δαπάνες
- Δελτία επιστροφής χρημάτων και αποδείξεις πληρωμής, βιβλία κ.ο.κ.
- Πληρώστε εκ των προτέρων έντυπα αιτήσεων
- Εταιρικά έγγραφα δανείων και χρονοδιάγραμμα πληρωμών
- Διαταγές και αρχεία καταδίκης
- Εξουσιοδότηση για απελευθέρωση ιδιωτικών πληροφοριών
- Τα έγγραφα που σχετίζονται με κάθε εργαζόμενο αυξάνουν
- Γραφική εργασία που σχετίζεται με οποιοδήποτε μπόνους , μερίδιο κέρδους ή βραβείο αναγνώρισης
- W-2 μορφές
- Εξουσιοδότηση για οποιαδήποτε άλλη ενέργεια μισθοδοσίας που επιτρέπει η εταιρεία σας
Επίσης γνωστά ως αρχεία υπαλλήλων, αρχεία υπαλλήλων, αρχεία ανθρώπινων πόρων, τεκμηρίωση
Η Susan Heathfield καταβάλλει κάθε δυνατή προσπάθεια για να προσφέρει ακριβή, κοινή λογική, ηθική διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού, εργοδότη και συμβουλές στο χώρο εργασίας σε αυτή την ιστοσελίδα, αλλά δεν είναι δικηγόρος. Το περιεχόμενο στον ιστότοπο δεν πρέπει να εκλαμβάνεται ως νομική συμβουλή. Ο δικτυακός τόπος έχει έναν παγκόσμιο ακροατήριο και οι νόμοι και οι κανονισμοί για την απασχόληση διαφέρουν από κράτος σε κράτος και χώρα σε χώρα, επομένως τα άρθρα δεν μπορούν να είναι οριστικά για όλα αυτά για τον χώρο εργασίας σας.
Σε περίπτωση αμφιβολίας, αναζητήστε πάντα νομική συμβουλή. Οι πληροφορίες στον ιστότοπο παρέχονται μόνο για οδηγίες.