Ποιος θα πρέπει να αναθεωρήσει μια επιστολή προσφοράς σε έναν υποψήφιο για εργασία;
Μιλώντας για επιστολές προσφοράς, ποιο επίπεδο υπαλλήλου ή διευθυντή ανθρώπινου δυναμικού αναμένεται να αναθεωρήσει μια επιστολή προσφοράς που εκπόνησε ένας βοηθός HR και για πόσα μήνες θα πρέπει να συνεχιστεί αυτή η διαδικασία επανεξέτασης εάν ο βοηθός HR είναι νέος υπάλληλος; Εάν ο βοηθός HR είναι έμπειρος υπάλληλος;
Ποιος πρέπει να είναι ο υπογράφων σε μια επιστολή προσφοράς; Πρέπει να είναι ο Υπεύθυνος Ανθρώπινου Δυναμικού ο οποίος προετοιμάζει την επιστολή προσφοράς ή τον υπάλληλο ή διευθυντή υψηλότερου επιπέδου που εξετάζει την επιστολή προσφοράς (εάν αναμένεται να γίνει ανασκόπηση);
Σας ευχαριστώ πολύ για κάθε βοήθεια που μπορείτε να δώσετε απαντώντας σε αυτές τις ερωτήσεις.
Αγαπητέ Μπελίντα,
Οι απαντήσεις μου σε αυτά τα δύο ερωτήματα είναι αυστηρά οι απόψεις μου, καθώς δεν περιλαμβάνονται νομικά ζητήματα στις απαντήσεις. Όταν εργάστηκα ως προσωρινός Διευθυντής Ανθρώπινου Δυναμικού για μια εταιρεία-πελάτη, μεταξύ του πρώην υπευθύνου HR και της ανάληψής μου, ο Βοηθός Ανθρώπου έστειλε επιστολή προσφοράς με λάθος μισθό . Ήξερα αμέσως όταν το έβγαζα από το σωρό των εγγράφων που με χαιρέτησαν κατά την άφιξή μου επειδή ήταν πολύ χαμηλό για τη δουλειά.
Μιλήστε για ένα άμεσο σημείο εκμάθησης.
Αν και αναγνωρίζω ότι σε μερικούς οργανισμούς ο διευθυντής HR, ο διευθυντής ή ο αντιπρόεδρος - ποτέ ένας βοηθός HR, από την εμπειρία μου - υπογράφει τις επιστολές προσφοράς εργασίας που πηγαίνουν στους υποψηφίους, αυτή είναι κακή πρακτική στον ιδιωτικό τομέα. Δεν είναι το πρόσωπο HR που κάνει την προσφορά. Το πρόσωπο HR διαβουλεύεται με τον διαχειριστή μίσθωσης ο οποίος πρέπει να λάβει την τελική απόφαση σχετικά με έναν υποψήφιο και να υπογράψει την επιστολή προσφοράς.
Η επιστολή προσφοράς είναι η δέσμευση του διευθυντή για το νέο υπάλληλο. Κάνοντας την προσφορά, επιβεβαιώνει τη δέσμευσή του για την επιτυχία του νέου υπαλλήλου. Η υποδοχή ενός νέου υπαλλήλου αποτελεί μέρος ολόκληρης της διαδικασίας πρόσληψης, επιλογής και πρόσληψης. Είναι όλα τα στοιχεία στη διαδικασία onboarding .
Η προσφορά εργασίας είναι ένα άλλο μέρος που καλωσορίζει τον νέο υπάλληλο στον οργανισμό σας και κάνει τον νέο υπάλληλο να αισθάνεται ότι θέλει. Στέλνει ένα ισχυρότερο μήνυμα όταν προέρχεται από το νέο προϊστάμενο του μελλοντικού υπαλλήλου.
Εξαιρέσεις από τις Συνιστώμενες Πρακτικές
Στον δημόσιο τομέα, στις εταιρείες Fortune 500 και στους εργασιακούς χώρους που εκπροσωπούν την ένωση, αναγνωρίζω ότι η πρακτική αυτή μπορεί να διαφέρει. Όταν ένας οργανισμός είναι μεγάλος και οι εργαζόμενοι είναι διάσπαρτοι σε πολλές τοποθεσίες, από διοικητική άποψη, αυτό προσθέτει χρόνο και σύγχυση στη διαδικασία λήψης προσφορών εργασίας.
Οι μεγαλύτεροι οργανισμοί έχουν την πρόσθετη πρόκληση της συνέπειας σε πολλαπλές τοποθεσίες, τόσο μεγάλο μέρος της συστηματοποίησης των πρακτικών απασχόλησης στηρίζεται στον ΥΕ.
Σε έναν εργασιακό χώρο που αντιπροσωπεύεται από την ένωση, ειδικά στον δημόσιο τομέα, ο διαχειριστής μπορεί να μην έχει τον τελευταίο λόγο σε ποιον αποκτά τη δουλειά. Μπορεί να καθορίζεται συμβατικά από παράγοντες όπως η αρχαιότητα και η εκπαίδευση. Σε αυτές τις περιπτώσεις, είναι επίσης λογικό τα έγγραφα να προέρχονται από το προσωπικό του HR. Είναι υπεύθυνοι για να διασφαλίσουν ότι οι συνθήκες εργασίας και οι πρακτικές συμμορφώνονται με τη σύμβαση.
Σε οποιαδήποτε από αυτές τις περιπτώσεις, ο ΥΕ πρέπει να ζητήσει από τον πληρεξούσιό του να επανεξετάσει τη μορφή της επιστολής προσφοράς και τη διαδικασία για να εξασφαλίσει ότι είναι σωστή, νόμιμη και προστατεύει τον εργοδότη.
Αν όμως η επιστολή προσφοράς διαφέρει από την τυπική μορφή, δεν υπάρχει συνήθως ανάγκη να ζητηθεί από έναν πληρεξούσιο να αναθεωρήσει κάθε ξεχωριστή επιστολή.
Πρέπει ένας Διευθυντής Ανθρώπινου Δυναμικού ή Διευθυντής να Αναθεωρήσει όλες τις Επιστολές Προσφοράς εργασίας
Η απομάκρυνσή μου από την εμπειρία που ανέφερα προηγουμένως σε αυτό το άρθρο είναι ότι κάθε έγγραφο που υποχρεώνει την εταιρεία νόμιμα ή οικονομικά πρέπει να αναθεωρηθεί από έναν διευθυντή ή διευθυντή ανθρώπινου δυναμικού. Εδώ γιατί:
- Μια επιστολή προσφοράς και πολλά άλλα έγγραφα που αποστέλλονται από το προσωπικό HR δεσμεύουν νομικά την εταιρεία. Σίγουρα, όταν εντοπιστεί σφάλμα ύψους 10.000 $, μπορείτε να αποσύρετε την προσφορά και να εξηγήσετε ότι πρόκειται για τυπογραφικό λάθος που έγινε από έναν άπειρο υπάλληλο, αλλά γιατί να ανοίξει η εταιρεία σε μια κατάσταση στην οποία πρέπει να επεκταθεί μια μεταβαλλόμενη προσφορά μισθών, μια δυστυχισμένη νέα ο υπάλληλος μπορεί ακόμα να πάρει τη δουλειά ή να χάσετε έναν απολύτως κατάλληλο υποψήφιο που έχει αποπληθωριστεί και τραυματιστεί, εξαιτίας ενός σφάλματος. Επιπλέον, θα μπορούσε να ανοίξει την επιχείρησή σας για νομική ενέργεια.
- Για να τιμηθεί η λανθασμένη προσφορά εργασίας, χρησιμοποιώντας το ίδιο παράδειγμα, είναι εξίσου άκαμπτο. Πριν η εταιρεία επεκτείνει την προσφορά, κάποιος στο HR μελέτησε την αγορά, εξέτασε τι κάνουν οι άλλοι εργαζόμενοι σε παρόμοιες θέσεις εργασίας και ολοκληρώνεται με μια κατάλληλη προσφορά εργασίας. Έτσι, οι συνέπειες επεκτείνονται περαιτέρω εάν οι άλλοι εργαζόμενοι μάθουν τη διαφορά μισθών.
- Ανεξάρτητα από το επίπεδο εμπειρίας ενός βοηθού ανθρωπίνων πόρων που πρέπει να προετοιμάσει σε ένα γραφείο ανθρωπίνων πόρων την προσφορά αποστολής, ένα δεύτερο ζευγάρι μάτια που εξετάζει οτιδήποτε μπορεί να υποχρεώσει την εταιρεία οικονομικά ή να ανοίξει την πόρτα σε μια νομική ενέργεια είναι έξυπνο. Οι οργανισμοί αναμένουν περισσότερη επαγρύπνηση και επίβλεψη από τους υπαλλήλους που έχουν τον τίτλο διευθυντή ή διευθυντή.
- Η αδυναμία επικοινωνίας μπορεί να οδηγήσει σε λανθασμένους όρους και συνθήκες απασχόλησης που δεν αποτέλεσαν αντικείμενο διαπραγμάτευσης ή υποσχέθηκαν σε υποψήφιο. Για παράδειγμα, ο βοηθός HR μπορεί να γνωρίζει ότι η δουλειά θα πληρώσει 40.000 δολάρια, αλλά κατά τη διαδικασία της διαπραγμάτευσης, ο υποψήφιος προσφέρθηκε περισσότερο συν ένα μπόνους υπογραφής και, στην καθημερινή απασχολημένη, ο διευθυντής απέτυχε να πει στον βοηθό HR.
Όταν ένας υποψήφιος που λαμβάνει μια λανθασμένη προσφορά, επανεξετάζει την ακεραιότητα της εταιρείας σας. Δημιουργείτε ένα εμπόδιο αποδοχής που δεν ήταν απαραίτητο καθώς ο υποψήφιος ανησυχεί για το πώς να χειριστεί την κατάσταση. - Τα έγγραφα που πηγαίνουν σε άτομα που επιχειρείτε να προσλάβετε στην επιχείρησή σας πρέπει να είναι άψογα. Σηματοδοτούν ένα μήνυμα στον πιθανό υπάλληλο σχετικά με τον πολιτισμό της επιχείρησής σας. Ακόμα και ένα τυπογραφικό λάθος μπορεί να δώσει μια υποψήφια μια παύση. Ένα αντίγραφο του εγγράφου θα διαμένει επίσης στα αρχεία της εταιρείας σας για χρόνια. Έτσι, στις περισσότερες περιπτώσεις, ένα δεύτερο μάτι που εξετάζει το έγγραφο είναι μια έξυπνη πρακτική.
Δεν βλέπω την αναθεώρηση των εγγράφων που υποχρεώνουν την εταιρεία οικονομικά ή δυνητικά, νομικά, ως κριτική για τη γνώση, την εμπειρία ή την επιμέλεια του βοηθού HR. Είναι μια έξυπνη επιχειρηματική πρακτική για όλους αυτούς τους λόγους.
Σημείωση σχετικά με τις προσφορές θέσεων εργασίας: Ο ΥΕ πρέπει να ζητήσει από τον πληρεξούσιο του να αναθεωρήσει τη μορφή και διαδικασία της επιστολής προσφοράς ώστε να διασφαλίσει ότι είναι σωστή, νόμιμη και παρέχει στον εργοδότη νομική προστασία. Αν όμως η επιστολή προσφοράς διαφέρει από την τυπική μορφή, δεν υπάρχει συνήθως ανάγκη να ζητηθεί από έναν πληρεξούσιο να αναθεωρήσει κάθε ξεχωριστή επιστολή.
Έχετε μια ερώτηση να ρωτήσετε;
Παρακαλείσθε να συμπεριλάβετε την ερώτηση Susan στη γραμμή θέματος, ώστε να μπορώ εύκολα να εντοπίσω τις ερωτήσεις του αναγνώστη. Κάντε κλικ εδώ για να στείλετε την ερώτησή σας.
Λόγω του όγκου των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνω, λυπάμαι που δεν μπορώ να απαντήσω προσωπικά σε όλες τις ερωτήσεις ή να δώσω εξατομικευμένη επισκόπηση περί επανεξέτασης, έρευνα ή σχολικές προτάσεις.
Διαβάστε περισσότερα: Ζητήστε από την Susan ερωτήσεις και απαντήσεις
Αποποίηση ευθυνών:
Η Susan Heathfield καταβάλλει κάθε δυνατή προσπάθεια για να προσφέρει ακριβή, συνήθη, ηθική διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού, εργοδότη και συμβουλές στο χώρο εργασίας τόσο σε αυτόν τον ιστότοπο όσο και από αυτήν την ιστοσελίδα, αλλά δεν είναι δικηγόρος και το περιεχόμενο στον ιστότοπο, ενώ δεν είναι εγγυημένη για την ακρίβεια και τη νομιμότητα και δεν πρέπει να θεωρείται ως νομική συμβουλή.
Ο ιστότοπος έχει παγκόσμιο ακροατήριο και οι νόμοι και οι κανονισμοί για την απασχόληση διαφέρουν από κράτος σε κράτος και χώρα σε χώρα, οπότε ο ιστότοπος δεν μπορεί να είναι οριστικός σε όλους τους για τον χώρο εργασίας σας. Σε περίπτωση αμφιβολίας, αναζητήστε πάντα νομική συμβουλή ή βοήθεια από κρατικούς, ομοσπονδιακούς ή διεθνείς κρατικούς πόρους, για να βεβαιωθείτε ότι η νομική ερμηνεία και οι αποφάσεις σας είναι σωστές. Οι πληροφορίες σε αυτόν τον ιστότοπο είναι μόνο για καθοδήγηση, ιδέες και βοήθεια.