Ο τρόπος με τον οποίο διαμορφώνετε την συνοδευτική σας επιστολή, τόσο από ένα περιεχόμενο (τις πληροφορίες που θα συμπεριλάβετε) όσο και από μια παρουσίαση (ποια είναι η συνοδευτική επιστολή σας) προοπτική είναι σημαντική. Ακόμη και όταν κάνετε αίτηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το συνοδευτικό σας γράμμα πρέπει να είναι σωστά μορφοποιημένο, ευανάγνωστο και χωρίς λάθη.
Οι συνοδευτικές επιστολές που αποστέλλονται με βιογραφικά σημειώματα ακολουθούν τη μορφή μιας επίσημης επιχειρησιακής επιστολής . Είναι γραμμένα σε μορφή παραγράφου και περιλαμβάνουν επίσημη χαιρετισμό, κλείσιμο και υπογραφή. Είναι σημαντικό να γράψετε μια στοχευμένη συνοδευτική επιστολή που να δείχνει πώς είστε κατάλληλοι για τη δουλειά για την οποία υποβάλλετε αίτηση. Κάθε συνοδευτική επιστολή που γράφετε πρέπει να είναι μοναδική και προσαρμοσμένη.
Τι περιεχόμενο θα συμπεριληφθεί στην συνοδευτική σας επιστολή
1. Πρώτη παράγραφος - Γιατί γράφετε
2. Μεσαίες παράγραφοι - Τι πρέπει να προσφέρετε
3. Τελική παράγραφο - Πώς θα ακολουθήσετε
Παράγραφος 1: Γιατί γράφετε
- Αν γράφετε σε απάντηση σε μια δημοσίευση εργασίας ( δείγματα επανεξέτασης ), υποδείξτε πού μάθατε για τη θέση και τον τίτλο της θέσης. Το πιο σημαντικό είναι να εκφράσετε τον ενθουσιασμό σας και την πιθανή αντιστοιχία των διαπιστευτηρίων σας με τα προσόντα της θέσης.
- Αν γράφετε μια επιστολή αναζήτησης ( δείγματα ανασκόπησης ) στην οποία μπορείτε να ρωτήσετε για πιθανά ανοίγματα θέσεων εργασίας - δηλώστε τον συγκεκριμένο στόχο εργασίας σας. Δεδομένου ότι αυτό το είδος της επιστολής είναι ανεπιθύμητο, είναι ακόμα πιο σημαντικό να συλλάβει την προσοχή του αναγνώστη.
- Εάν γράφετε επιστολή δικτύωσης ( δείγματα επανεξέτασης ) για να προσεγγίσετε ένα άτομο για πληροφορίες, κάντε το αίτημά σας σαφές.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, ενδέχεται να έχετε αναφερθεί σε δυνητικό εργοδότη από έναν φίλο ή γνωστό. Βεβαιωθείτε ότι αναφέρετε αυτήν την αμοιβαία επαφή με το όνομα στην πρώτη παράγραφο για να ενθαρρύνετε τον αναγνώστη σας να συνεχίσει να διαβάζει!
Παράγραφος 2: Τι πρέπει να προσφέρετε
Για να απαντήσετε σε μια διαφήμιση, ανατρέξτε ειδικά στα προσόντα που αναφέρονται και να παρουσιάσετε πώς σχετίζονται οι ιδιαίτερες ικανότητες και οι εμπειρίες σας με τη θέση για την οποία υποβάλλετε αίτηση.
Σε μια επιστολή αναζήτησης, εκφράστε τις δυνατότητές σας να ικανοποιήσετε τις ανάγκες του εργοδότη αντί να εστιάσετε σε αυτό που μπορεί να σας προσφέρει ο εργοδότης. Αυτό μπορείτε να το κάνετε αποδεικνύοντας ότι έχετε ερευνήσει διεξοδικά την οργάνωση και ότι διαθέτετε δεξιότητες που χρησιμοποιούνται σε αυτήν την οργάνωση.
Δώστε έμφαση στα επιτεύγματά σας και τις ικανότητες επίλυσης προβλημάτων. Δείξτε πώς οι εκπαιδευτικές σας και εργασιακές δεξιότητες είναι μεταβιβάσιμες και συνεπώς σχετικές με τη θέση για την οποία υποβάλλετε αίτηση.
Παράγραφος 3: Πώς θα ακολουθήσετε
Κλείστε επαναλαμβάνοντας το ενδιαφέρον σας για την εργασία και αφήνοντας τον εργοδότη να ξέρει πώς μπορούν να φτάσουν σε εσάς. Συμπεριλάβετε τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Ή προσφέρετε απευθείας για τη συνέντευξη εργασίας ή ενημερωτική συνέντευξη και δηλώστε ότι θα ακολουθήσετε με μια τηλεφωνική κλήση για να οργανώσετε ένα ραντεβού σε μια αμοιβαία βολική στιγμή. Εάν αναφέρετε ότι θα είστε σε επαφή, φροντίστε να πραγματοποιήσετε την κλήση μέσα στο χρονικό πλαίσιο που υποδεικνύεται.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, ο εργοδότης μπορεί να απαγορεύσει ρητά τηλεφωνικές κλήσεις ή μπορεί να απαντάτε σε μια "τυφλή διαφήμιση" που σας εμποδίζει από αυτή την παρακολούθηση.
Εκτός αν συμβαίνει αυτό, προσπαθήστε να φτάσετε στον οργανισμό. Τουλάχιστον, θα πρέπει να επιβεβαιώσετε ότι έχουν ληφθεί τα υλικά σας και ότι η αίτησή σας έχει ολοκληρωθεί.
Αν κάνετε αίτηση εκτός της γεωγραφικής περιοχής του εργοδότη, μπορεί να θέλετε να υποδείξετε εάν θα βρίσκεστε στην πόλη κατά τη διάρκεια συγκεκριμένου χρονικού πλαισίου (αυτό διευκολύνει τον εργοδότη να συμφωνήσει να συναντηθεί μαζί σας).
Εν κατακλείδι, μπορείτε να αναφέρετε ότι οι αναφορές σας είναι διαθέσιμες κατόπιν αιτήματος. Επίσης, αν έχετε ένα χαρτοφυλάκιο ή γράψετε δείγματα για να υποστηρίξετε τα προσόντα σας, δηλώστε τη διαθεσιμότητά τους.
Συμβουλές για τη μορφοποίηση της επιστολής κάλυψης
Μήκος Επιστολής
Μια συνοδευτική επιστολή πρέπει να είναι τριών ή τεσσάρων παραγράφων το πολύ και δεν πρέπει να υπερβαίνει τη μία σελίδα. Αν χρειαστεί, μπορείτε να προσαρμόσετε τα περιθώρια (δείτε παρακάτω) για να ταιριάξετε την επιστολή σας σε μία σελίδα.
Επιλέξτε μια απλή γραμματοσειρά
Η παρουσίαση της επιστολής συνοδευτικής επιστολής έχει σημασία τόσο όσο συμπεριλαμβάνετε. Όταν γράφετε συνοδευτικά γράμματα, είναι σημαντικό να χρησιμοποιήσετε μια βασική γραμματοσειρά που είναι εύκολη στην ανάγνωση. Ανάλογα με τη διαδικασία ενοικίασης, το συνοδευτικό σας γράμμα μπορεί να προβληθεί σε ένα σύστημα παρακολούθησης υποψηφίων ή σε άλλο σύστημα ενοικίασης μέσω διαδικτύου. Αυτά τα συστήματα λειτουργούν καλύτερα διαβάζοντας το απλό κείμενο παρά τη φανταχτερή μορφοποίηση.
Χρησιμοποιώντας μια βασική γραμματοσειρά 12 σημείων θα εξασφαλίσετε ότι το συνοδευτικό σας γράμμα είναι εύκολο να το διαβάσετε. Βασικές γραμματοσειρές όπως Arial, Verdana, Calibri και Times New Roman λειτουργούν καλά. Η γραμματοσειρά της συνοδευτικής επιστολής πρέπει να ταιριάζει με τη γραμματοσειρά που χρησιμοποιείτε στο βιογραφικό σας σημείωμα
Ορίστε τα περιθώριά σας
Τα τυποποιημένα περιθώρια για μια επιχειρησιακή επιστολή είναι 1 ".Ωστόσο, εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα συμπύκνωσης της επιστολής σας για να χωρέσετε σε μία σελίδα, μπορείτε να συντομεύσετε τα επάνω, κάτω και πλευρικά περιθώρια στα 3/4" ή 1/2 "ή ακόμα και λίγο πιο σφιχτά.
Αφήστε άφθονο λευκό χώρο
Μην ξεχάσετε να αφήσετε χώρο κάτω από το χαιρετισμό σας, ανάμεσα σε κάθε παράγραφο και μετά το κλείσιμο σας.
Προσεκτικά επισκευάστε το γράμμα
Πάρτε το χρόνο για να αποδείξετε την επιστολή σας προτού στείλετε ή φορτώσετε. Μπορεί να είναι πιο εύκολο να κάνετε διπλό έλεγχο αν εκτυπώσετε ένα αντίγραφο ή το διαβάσετε δυνατά.
Εξετάστε τα δείγματα της επιστολής κάλυψης
Στη συνέχεια, ρίξτε μια ματιά στα δείγματα συνοδευτικών επιστολών , καθώς και συμβουλές αναθεώρησης για τη δημιουργία συνοδευτικών επιστολών που θα έχουν το μέγιστο θετικό αντίκτυπο στους εργοδότες.